REPORTE COMERCIAL CANON | SOLUCIÓN PARA EL MANEJO DEL DOCUMENTOs MANEJO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS Considere que una persona promedio recibe más información que la que puede proc<strong>es</strong>ar. El uso del email, la Internet, las transaccion<strong>es</strong> electrónicas, red<strong>es</strong> inalambricas, blackberri<strong>es</strong>, etc., son un ejemplo de ello. Como consecuencia de lo anterior, el prometido ambiente de trabajo sin papel<strong>es</strong> paso a ser un mito hace rato. ¿Cómo podemos lidiar con <strong>es</strong>e mar de datos electrónicos y/o impr<strong>es</strong>os de modo que <strong>no</strong>s sean útil<strong>es</strong>, comprensibl<strong>es</strong> y contextualizabl<strong>es</strong>? Cristián Ormazábal Product Marketing & Manager, Ca<strong>no</strong>n <strong>Chile</strong> S.A. Los expertos d<strong>es</strong>de hace poco mas de diez años comenzaron a preocuparse por el campo de la información empr<strong>es</strong>arial. Se ha <strong>su</strong>scitado un interés por el <strong>es</strong>tudio de la información en todas <strong>su</strong>s vertient<strong>es</strong>, lo cual unido a las nuevas tendencias en g<strong>es</strong>tión junto al d<strong>es</strong>arrollo de las tec<strong>no</strong>logías de información han dado origen a una nueva disciplina de<strong>no</strong>minada “G<strong>es</strong>tión de la Información”. Dentro de <strong>es</strong>te nuevo <strong>es</strong>cenario hemos pasado de manejar documentos impr<strong>es</strong>os unilineal<strong>es</strong> a textos multilineal<strong>es</strong> caracterizados por el hipertexto, en donde las organizacion<strong>es</strong> de todo tipo pueden llegar a manejar información de carácter multimedial. De <strong>es</strong>ta manera, <strong>es</strong> sólo cu<strong>es</strong>tión de tiempo el que las organizacion<strong>es</strong> dentro de las cual<strong>es</strong> <strong>no</strong>s d<strong>es</strong>envolvemos sean consideradas como sistemas de información formados por numerosos núcleos y depósitos de información interconectados entre si. Básicamente un sistema de manejo (g<strong>es</strong>tión) electrónica de documentos <strong>es</strong> un sistema computacional utilizado para almacenar, rastrear y recuperar de forma rápida y sencilla documentos generados electrónicamente, documentos impr<strong>es</strong>os digitalizados e incluso imágen<strong>es</strong>. La historia de los sistemas de EDMS (electronic documents management system) o de g<strong>es</strong>tión electrónica de documentos partió en los años 80 cuando ciertas compañias comenzaron a d<strong>es</strong>arrollar aplicacion<strong>es</strong> que básicamente digitalizaban original<strong>es</strong>, almacenaban <strong>es</strong>as “imágen<strong>es</strong>” y posteriormente permitían indexar y recuperar la información según ciertos criterios de búsqueda por parte de los u<strong>su</strong>arios. No obstante en la actualidad hablamos de solucion<strong>es</strong> de software capac<strong>es</strong> de manejar metadatos, permitir integración, captura, indexación, almacenaje, con<strong>su</strong>lta, encriptación y recuperación de documentos e imágen<strong>es</strong>, sean <strong>es</strong>tas electrónicamente generadas o bien <strong>es</strong>caneadas d<strong>es</strong>de un medio impr<strong>es</strong>o. EDMS Los sistemas EDMS vienen a r<strong>es</strong>olver problemas comun<strong>es</strong> relacionados con la producción de documentos. Imaginemos en caso de un banco. Una empr<strong>es</strong>a de <strong>es</strong>te tipo anualmente generará millon<strong>es</strong> de documentos por concepto de cuentas corrient<strong>es</strong>, productos bancarios, contratos, cobranzas, etc. Para el almacenaje de <strong>es</strong>tos documentos físicos <strong>es</strong> común el uso de bodegas de gran tamaño, las que además deben ofrecer ciertos nivel<strong>es</strong> mínimos de seguridad y calidad en el cuidado de los papel<strong>es</strong>. En la práctica <strong>es</strong> común ver bodegas con problemas <strong>es</strong>tructural<strong>es</strong> (el papel <strong>es</strong> p<strong>es</strong>ado), problemas con el manejo y acc<strong>es</strong>ibilidad de los documentos, así como problemas de deterioro de los papel<strong>es</strong> debido a las condicion<strong>es</strong> bajo las cual<strong>es</strong> han sido expu<strong>es</strong>tos. Todo <strong>es</strong>to conlleva costos. Así, el manejo electrónico de documentos <strong>es</strong> la tec<strong>no</strong>logía que permite –entre otras cosas–convertir un texto/documento físico en una imagen electrónica y de <strong>es</strong>ta manera montarlo en el universo de la informática. La g<strong>es</strong>tión electrónica de documentos o EDMS se traduce en important<strong>es</strong> beneficios en áreas de productividad, eficiencia y reducción de costos en las empr<strong>es</strong>as ayudando a mejorar la toma de decision<strong>es</strong>, optimiza los proc<strong>es</strong>os administrativos tradicional<strong>es</strong> e incluso maximiza las ganancias al permitir incrementar la calidad de los servicios ofrecidos a los client<strong>es</strong>. Mediante el EDMS una organización típica puede reducir de forma radical los costos de fotocopiado e impr<strong>es</strong>ión. Además evitar el traslado de documentos físicos, eliminar archivos muertos 1 , facilitar al personal la con<strong>su</strong>lta y disposición de documentos, r<strong>es</strong>tringir y controlar el acc<strong>es</strong>o a la información, automatizar los proc<strong>es</strong>os de revisión y autorización. También manejar imágen<strong>es</strong> como fotos, dibujos, <strong>es</strong>quemas, gráficos, etc. en los sistemas ERP mejorando tiempos y eficientando proc<strong>es</strong>os. 1: Archivos en bandeja de salida que <strong>no</strong> son retirados por el u<strong>su</strong>ario, generando valiosas pérdidas. 16
Red Circle N º 12 / Abril 2007 En la práctica <strong>es</strong> común ver bodegas con problemas <strong>es</strong>tructural<strong>es</strong> (el papel <strong>es</strong> p<strong>es</strong>ado), problemas con el manejo y acc<strong>es</strong>ibilidad de los documentos, así como problemas de deterioro de los papel<strong>es</strong> debido a las condicion<strong>es</strong> bajo las cual<strong>es</strong> han sido expu<strong>es</strong>tos. Todo <strong>es</strong>to conlleva costos. Encuadernación y Empaste Documentos Alistamiento Documentos Digitalización Documentos Captura de Datos Validación Con<strong>su</strong>ltas y busquedas Proc<strong>es</strong>amiento Archivo digital R<strong>es</strong>paldo en CD o DVD
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