es su propio jefe no descansa combustible dulce ... - Canon Chile

Red Circle N º 12 / Abril 2007
Toda elección de un software de gestión electrónica
de documentos debe venir precedida de una fase
de estudio y análisis que detalle minuciosamente
los requisitos necesarios para el diseño e implantación
de un sistema.
de costos y mejora de la productividad, es decir,
mayor eficacia y eficiencia:
• Inmediata localización y búsqueda precisa
de los documentos. El usuario trabaja directamente
con el documento en pantalla, eliminado
así los costos de localización, recuperación
y rearchivo. Igualmente se eliminan gastos de
mensajería, fax, etc.
• Drástico recorte del espacio de almacenamiento
y reaprovechamiento del mismo. Los
originales en papel menos consultados pueden
enviarse a un espacio más barato o a
un almacén de custodia (un CD-ROM puede
almacenar 120 páginas de listados ó 15.000
páginas escaneadas).
•Eliminación de los documentos duplicados. Los
documentos están accesibles en todo momento
desde cualquier puesto de trabajo, lo que
implica una reducción del material de archivo,
al suprimirse los listados en papel y las copias.
•Total control y seguridad. El acceso a los documentos
queda restringido a aquellos usuarios
que tengan la clave de entrada al sistema.
•No existen documentos extraviados o perdidos.
• Mejora de la calidad del servicio ofrecido; se
responde en el acto a las demandas de documentos
de los clientes, pudiendo enviarse una
copia de los mismos inmediatamente, o dando
acceso remoto al sistema.
Todo ello se traduce en un aumento de la productividad
y en una mejora de la gestión. En
definitiva la respuesta del sistema es más ágil
y eficaz, permitiendo una ventaja competitiva a
la empresa.
Puesta en marcha de solución
EDMS.
Por último, y aunque se escapa a los propósitos
de esta comunicación, es importante señalar
que toda elección de un software de gestión
electrónica de documentos debe venir precedida
de una fase de estudio y análisis que detalle
minuciosamente los requisitos necesarios para
el diseño e implantación de un sistema de este
tipo dentro de la organización. Son numerosos
los autores especialistas en la materia que detallan
una serie de pautas a seguir a la hora de
realizar esta fase de análisis y diseño, todos ellos
con aportes muy oportunos, por lo que aquí nos
limitaremos a exponer de forma resumida los
principales pasos que se han de seguir.
Análisis del sistema actual: en gran medida se
trata de realizar una “auditoria de la información”
para, de este modo, analizar, evaluar y mejorar el
uso que se realiza de los recursos informativos
de la organización. Desde el punto meramente
documental es necesario analizar tres factores
clave de ésta, a saber, un análisis de la tipología
documental (tipos documentales existentes, número
e incremento de cada uno de ellos, cómo y
desde dónde se generan en forma y contenido),
un análisis del almacenamiento documental y
un análisis de la recuperación y consumo de la
información (cómo son localizados y recuperados
los documentos, cuánto tiempo se requiere
para ello, cuántos son encontrados y cuántos de
ellos son de utilidad para los usuarios, de qué
modo y para qué se utiliza su contenido informativo).
Establecimiento de objetivos: Se detallan las
metas y los objetivos que se pretenden alcanzar
con la implantación del nuevo sistema de gestión
electrónica de la documentación.
Redacción de requisitos a cumplir por el sistema:
fase igualmente compleja, pues se deben detallar
los requisitos que debe cumplir el nuevo sistema.
Desde el punto de vista puramente tecnológico
se deben analizar numerosas cuestiones,
las cuales incluyen, por ejemplo; la elección del
diseño de la arquitectura del sistema (hardware,
sistemas operativos, modelos de trabajo en red,
etc.), la selección de tecnologías existentes en
la actualidad (groupware, workflow, gestión de
contenidos Web, etc.) y la integración con otras
tecnologías y herramientas informáticas que
se estén utilizando en la actualidad (programas
ofimáticos, de edición y gestión de imágenes, de
gestión financiera, gestores de bases de datos,
etc.)
Preselección de productos para su evaluación:
en esta fase se procederá a analizar la documentación
de los últimos desarrollos que hayan aparecido
en el mercado. Teniendo en cuenta los requisitos
establecidos en la anterior fase y, tras la
consulta de esta documentación técnica, es muy
recomendable realizar un cuadro de evaluación
de productos, o lo que en el mundo anglosajón se
conoce como Request for Information (RFI). Este
documento deberá contemplar toda una batería
de preguntas específicas sobre las funcionalidades
que son requeridas para la selección previa
de una herramienta informática de este tipo. El
resultado de todo ello deberá ser la preselección
de aquellos productos que más se acercan a lo
establecido anteriormente.
Selección, adquisición y seguimiento: evaluación
del funcionamiento y las capacidades reales
de los preseleccionados a través de demostraciones
prácticas, analizando la experiencia.
Si desea conocer más acerca de nuestras
soluciones no dude en contactarse con
nosotros: cormazabal@canon.cl
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