PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA - OEI

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 2 de 20CONTROL DE REVISIONESRevisión Fecha Modificaciones1Marzo2013Edición inicialNOTA: se identificará en rojo en el cuerpo del documento la última modificación realizada

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 3 de 20INDICE1. OBJETO2. CAMPO DE APLICACIÓN3. DEFINICIONES4. NOMENCLATURAS5. DOCUMENTACIÓN PARA CONSULTA Y RELACIONADA6. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA7. RESPONSABILIDADES7.1 Auditor Jefe (AJ)7.2 Auditor (A)7.3 Auditor en prácticas (AP)8. CUALIFICACION DE AUDITORES9. INDEPENDENCIA10. PROGRAMA DE AUDITORÍA11. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA11.1 SELECCIÓN DE UNA MUESTRA REPRESENTATIVA11.1.1 Muestreo con selección aleatoria simple.12. FRECUENCIA DE REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS13. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA13.1 Reunión Inicial13.2 Ejecución de la Auditoría13.3 Preparación de las conclusiones de la auditoría y borrador del informe13.4 Elaboración del Informe13.5 Reunión de cierre14. EVALUACIÓN DEL PAC Y PROPUESTA DE DECISIÓN15. CONTROL DE CALIDAD16. REGISTROS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 4 de 201. OBJETODescribir el proceso de planificación, realización y evaluación de las auditorías de Control Internode la OEI, realizadas para garantizar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, normas yreglamentos de la Organización, así como la Normativa y Reglamentación aplicable. Así mismo,describe el proceso de calificación de auditores y establece reglas para su independencia.2. CAMPO DE APLICACIÓNEs aplicable a las auditorías internas que se realizan en la OEI, tanto en su Sede como en las OficinasNacionales que la integran. Así mismo, es de aplicación a los Programas en los que intervenga unsocio / contraparte.3. DEFINICIONESComité de Evaluación: Órgano técnico de decisión de la OEI, que tiene por finalidad analizar losinformes de auditoría y verificar el seguimiento realizado a los Planes de Acción Correctiva, enadelante PAC, que sean necesarios como consecuencia de la detección de No Conformidades.Estará formado por el Auditor Jefe que realizó la auditoría, la DGCA y el responsable de ControlInterno.Control Interno: es un proceso efectuado por la Dirección y el resto de personal, diseñado con elobjeto de proporcionar el mayor grado de seguridad en cuanto a la consecución de los siguientesobjetivos: Eficacia y eficiencia, fiabilidad de la información y cumplimiento de las leyes y normasaplicables.Auditoría interna: Consiste en la evaluación periódica y sistemática del grado de eficacia, eficienciay efectividad del sistema de control interno y procesos implantado en la OEI, así como del resultadode su gestión y la Mejora Continua.Programa de Auditorías: Documento en el que se establece, anualmente, la previsión de larealización de las auditorías al conjunto de las Oficinas Nacionales y los Departamentos queintegran la OEI. Debe ser aprobado por el Secretario General y distribuido a todo el personal.Plan de auditoría: Documento que detalla en que va a consistir la revisión a realizar, las fechas, losrecursos a emplear y otros aspectos que se consideren necesarios para el desarrollo de la auditoria.Informe de Auditoría: documento que detalla los hallazgos detectados y las conclusiones delauditor y que sirve de base para la elaboración del PAC por parte de la Oficina Nacional oDepartamento Auditado.4. NOMENCLATURASAJ: Auditor Jefe.A: AuditorNC: No ConformidadAC: Acción Correctiva.PAC: Plan de Acciones CorrectivasAMPAC: Ampliación de PAC

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 5 de 205. DOCUMENTACIÓN PARA CONSULTA Y RELACIONADA1. Normas Internacionales de Auditoría Interna, emitidas por el IIASB.2. NIA 530 en cuanto a la definición de muestras de auditoría.3. Código de Ética de la profesión de auditoría interna4. Código Deontológico: todos los miembros del equipo auditor firmaran este código, el cualseguirá vigente incluso una vez finalizada la relación laboral con la OEI.6. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNALa Auditoría Interna es el departamento responsable de verificar y analizar permanentemente losregistros contables, financieros, procedimientos, planes, políticas, normas y reglamentos querealiza y/o aplica la OEI, para ello realiza las siguientes funciones:1. Realizar periódicamente, auditorías financieras y de gestión interna, en las distintasdependencias de la OEI, de conformidad con los Programas y planes de trabajo aprobados.2. Elaborar documentos de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno y políticas,de conformidad con las funciones de cada departamento, con el fin de obtener resultadoseficientes y que permitan evaluar la correcta aplicación de los mismos según los objetivosestablecidos por la OEI.3. Evaluar la adecuación y eficacia de los controles en respuesta a los riesgos, operaciones ysistemas de información y comunicación de la OEI, respecto de lo siguiente: Logro de los objetivos estratégicos Fiabilidad de integridad de la información financiera y operativa, Eficacia y eficiencia de las operaciones y programas, Protección de activos, y Cumplimiento de leyes, regulaciones, políticas, procedimientos y contratos.4. Concluir sobre la eficacia y eficiencia de los procesos críticos de la organización en términos dellogro y/o alcance de las metas y objetivos establecidos por la OEI.El auditor interno tendrá, las siguientes potestades:1. Libre acceso, en el ejercicio de sus funciones, a todos los libros, los archivos, los valores, lascuentas bancarias y los documentos de la OEI, así como a otras fuentes de informaciónnecesarias para el ejercicio de su actividad. El auditor interno podrá acceder, para sus fines, encualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos, así como a lossistemas electrónicos de las transacciones que se realicen con los bancos, proveedores y otrasinstituciones, para lo cual los responsables de administración deberán facilitarle los recursosque se requieran.2. Solicitar, a cualquier persona que administre o custodie fondos, los informes, datos ydocumentos para el normal cumplimiento de su competencia.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 6 de 203. Solicitar, a cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades quedemande el ejercicio de la auditoría interna.4. Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdocon el ordenamiento jurídico aplicable.7. RESPONSABILIDADES7.1 Auditor Jefe (AJ)Miembro del equipo auditor que organiza y dirige la auditoría con las siguientes funciones: Elaborar los planes de auditoría. Establecer la logística de la auditoría. En consulta con el equipo auditor, el auditor jefe indicará pautas de actuación y asignará tareasa los miembros del equipo auditor, así como la responsabilidad de auditar procesos, funciones,sitios, áreas o actividades específicas. En esta asignación de tareas se tendrán en cuenta lascompetencias necesarias, el empleo eficaz y eficiente del equipo auditor, así como lasdiferentes funciones y responsabilidades de los auditores. Dirigir la reunión inicial y reunión de cierre. Convocar y dirigir las reuniones de coordinación que considere oportunas con los miembros delequipo auditor y del departamento o Sede auditada. Evaluar y decidir sobre las evidencias encontradas por su equipo y por él mismo. Elaborar y firmar el Informe de auditoría, siendo el responsable del contenido del mismo. Cumplimentar los documentos de trabajo de auditoría correspondiente. Informar al departamento o Sede auditado de las no conformidades, observaciones,oportunidades de mejora y puntos fuertes detectados. Asegurar la confidencialidad de los documentos (en cualquier soporte) necesarios para larealización de la auditoría. Evaluar el PAC del departamento o Sede auditada, como miembro del Comité de Evaluación. Realizar seguimiento del PAC / AMPAC y de las recomendaciones realizadas.7.2 Auditor (A)Miembro del equipo auditor con las funciones siguientes: Seguir las pautas marcadas por el auditor jefe para la realización de la auditoría. Informar al AJ de las evidencias encontradas de forma objetiva, clara y concreta. Cumplimentar los documentos de trabajo de auditoría correspondiente y entregarlo al AJ. Asegurar la confidencialidad de los documentos (en cualquier soporte) necesarios para larealización de la auditoría.7.3 Auditor en prácticas (AP)Candidato a auditor en proceso de calificación que asiste a la preparación y desarrollo de laauditoría con objeto de formarse como auditor. Tiene las mismas funciones que el auditor, aunquedurante la auditoría estará supervisado por un auditor.8. CUALIFICACION DE AUDITORESLas auditorías pueden ser realizadas por personal de nuestra organización o por personal externo:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 7 de 20Personal interno: El equipo auditor en la OEI estará formado por personas cualificadas, en base a: Experiencia: mínimo 2 años experiencia profesional en auditoría interna o externa Al menos 1 auditoría como Auditor en Prácticas. Titulación Superior: Grado en ADE, Económicas, Contaduría, Derecho o titulaciones similares. Máster de auditoría, Máster en el área de finanzas; o contar con cualquiera de los certificadosreconocidos internacionalmente, como por ejemplo el Certified Internal Auditor (CIA). Experiencia de trabajo en entornos internacionales y en el sector de la OEI.Personal externo: Cuando la Secretaría General decida realizar las auditorías de Control Internocontratándolas externamente, el auditor deberá aportar evidencias de su experiencia (mínimo 2años de experiencia profesional y al menos 5 auditorías en el sector de nuestra actividad). Asímismo se solicitará Titulación Superior y un curso de auditorías de al menos 40 horas.Plazas vacantes:Las vacantes que, por cualquier razón, tengan lugar en los puestos del departamento de auditoríainterna, deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de lavacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas enel expediente que se confeccione al efecto.La disminución de plazas por movilidad laboral u otros movimientos en la auditoría interna, deberáser previamente autorizada por el auditor interno.Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la auditoría interna, deberán considerar, entodo momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamientodel sistema de control interno de la institución.El Contrato de trabajo del auditor siempre será por tiempo indefinido y a tiempo completo.9. INDEPENDENCIALa independencia está fundada en la autonomía funcional del auditor. Los auditores seránindependientes del área, Sede o departamento auditado. Dependerá directamente de SecretaríaGeneral (Ver organigrama de la organización) y no podrán auditar su propio trabajo.10. PROGRAMA DE AUDITORÍAAnualmente la Secretaría General establecerá un programa de auditoría para todos losdepartamentos y Oficinas Nacionales de la OEI.El Programa de Auditoría Anual como mínimo deberá establecer Objeto y Alcance del programa,Equipo auditor previsto y fechas estimadas de realización.Así mismo, deberá identificar los Programas en los que la ejecución de todo o parte del mismo, serealiza por un socio / contraparte. Como regla general, se establece la necesidad de auditarinternamente estos programas cuando los fondos gestionados por el socio / contraparte superenlos 300.000

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 8 de 20Para la confección del programa se tendrá en cuenta las recomendaciones del Comité deEvaluación en cuanto a los resultados obtenidos en el anterior ejercicio.11. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍALa elaboración y distribución del Plan de Auditoría, es responsabilidad del Auditor Jefe.Para la planificación de las auditorias, se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes cuestiones: Los Hallazgos (No conformidades, Observaciones y Riesgos) detectados en anteriores auditoríasinternas y externas; Los objetivos y el alcance de la auditoría. El tamaño de la Oficina Nacional y la definición de muestra representativa, que permitaasegurar que los resultados obtenidos en la auditoría, son representativos de la realidad de laOficina Nacional / Departamento auditado. La duración de la auditoría que irá en función de los hallazgos detectados en las auditoríasprevias, del alcance y de los objetivos de la Auditoría. Los objetivos de la actividad objeto de revisión y los medios con los cuales controla sudesempeño; El idioma y la cultura (si procede); Asignación de recursos y comunicación de las tareas.Quedando registrados todos estos aspectos en el Plan de Auditoría y sus posibles modificaciones.El AJ podrá realizar los cambios oportunos en la asignación de tareas a medida que progrese laauditoría para asegurar el logro de los objetivos de la auditoría.El AJ designado contactará con el departamento o Sede auditada, para tomar / revisar lainformación necesaria para la planificación de la auditoría. Se deberá solicitar información respectode la Legislación y Reglamentación vigente en las Oficinas Nacionales y que pueda ser de aplicación.Con esta información y la detallada anteriormente el AJ elabora el Plan de auditoría para reflejar ladistribución prevista de los trabajos por día, auditor, y en su caso, centro de actividad.El plan es enviado al área de administración de la oficina o departamento correspondiente, concopia a la DGCA.El Plan de auditoría será enviado con al menos 15 días de antelación. En los casos en los que seproduzcan cambios con respecto a la planificación ya comunicada (en las fechas acordadas para laauditoría, composición del equipo auditor, inclusión de auditores en prácticas, etc.) se recogerán enuna nueva versión del plan de auditoría que será enviada de nuevo.11.1 SELECCIÓN DE UNA MUESTRA REPRESENTATIVAEl Auditor Jefe, es responsable de la correcta selección de la muestra, conforme a lo establecido enel Anexo VII. En caso contrario se deberá justificar en el Informe de Auditoría.El objetivo del auditor, al utilizar el muestreo de auditoría, es proporcionar una base razonable apartir de la cual alcanzar conclusiones sobre la población de la que se selecciona la muestra.Muestreo de auditoría (muestreo): Aplicación de los procedimientos de auditoría a un porcentajeinferior al 100% de los elementos de una población relevante para la auditoría, de forma que todas

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 9 de 20las unidades de muestreo tengan posibilidad de ser seleccionadas con el fin de proporcionar alauditor una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre toda la población.Población: conjunto completo de datos del que se selecciona una muestra y sobre el que el auditordesea alcanzar conclusiones.11.1.1 Muestreo con selección aleatoria simple.La OEI, con carácter general, ha optado por la realización de un muestreo con selección aleatoriasimple, sin perjuicio de la utilización de otras técnicas, que a juicio del Auditor Interno puedan sernecesarias para la consecución de los objetivos previstos. Es la modalidad de muestreo másconocida, que garantiza la probabilidad de selección de cualquier elemento, y la independenciade selección de cualquier otro. Con ésta metodología, se extraen al azar un número determinadode elementospoblación, de acuerdo a los siguientes pasos:Definir la población, supone conocer el número total de documentos/registros.Definir el tamaño de la muestra, VER ANEXO VII.Extraer al azar los elementos.12. FRECUENCIA DE REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIASEn cuanto a los plazos de realización, las auditorias no deben llevarse a cabo transcurridos más de24 meses desde la fecha del Informe de Auditoría anterior.13. DESARROLLO DE LA AUDITORÍATodas las auditorías se llevarán a cabo de acuerdo con este procedimiento, junto con los requisitosespecíficos que pudieran existir respecto al cumplimiento de la Normativa y Reglamentaciónaplicables en cada caso.La auditoría se desarrollará siguiendo las siguientes etapas: Reunión inicial, Ejecución de la auditoria, Preparación de las conclusiones de la auditoria y borrador del informe Reunión de cierre Elaboración del informe13.1 Reunión InicialLa auditoría comienza con la reunión inicial, cuyos objetivos son: Presentar al equipo auditor y sus funciones. La confirmación del plan de auditoría. Confirmar el objeto, alcance y sistemática a utilizar durante la auditoría: Realizar aclaraciones al proceso de Auditoría, como son: temas relativos a la confidencialidad;método de presentación de la información, incluyendo la sistemática de categorización dehallazgos. Confirmar el estado de los hallazgos de la revisión o auditoría anterior, cuando corresponda. Informar sobre el carácter muestral inherente al propio proceso de auditoría.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 10 de 20A dicha reunión inicial debería asistir la Dirección de la Oficina o jefe del departamento auditado ylos responsables de las distintas áreas objeto de revisión.En el informe de auditoría se incluirán los asistentes a la reunión.13.2 Ejecución de la AuditoríaDurante toda la auditoría, los miembros del equipo auditor deberán registrar en sus documentos detrabajo, el resumen de los aspectos auditados y el detalle de los hallazgos.Los métodos para recopilar la información y realizar las revisiones deben incluir, entre otros:EntrevistasObservación de los procesos y las actividadesRevisión de la documentación y registros.Revisión del cumplimiento de la Legislación y Reglamentación vigente.Revisión del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la OEIDeterminación de muestrasVerificación del cumplimiento de los procedimientos, normas y políticas establecidos por la OEI,para ello se utilizará el Check list de auditoría. ANEXO V.13.3 Preparación de las conclusiones de la auditoría y borrador del informeUna vez finalizadas las actividades de auditoría y comprobaciones necesarias, se celebrará unareunión del equipo auditor para la preparación de las conclusiones de la auditoría y la elaboracióndel informe. En esta reunión el equipo auditor debe:Revisar los hallazgos encontrados durante la auditoría y cualquier otra información apropiada;Elaborar el borrador del informe que contendrá las observaciones y hallazgos detectados parala posterior puesta en común con la Sede o departamento auditado.Acordar las conclusiones de la auditoría.13.4 Elaboración del InformeEl auditor jefe es el responsable del contenido del informe de auditoría.En la elaboración del informe de auditoría hay que considerar:1. Destinatarios del informe2. Fecha de realización de la auditoria y Equipo Auditor.3. Codificación del informe de auditoría: los Informes de auditoría interna se codificaráncorrelativamente en función de los informes que en cada Oficina Nacional se hayan realizado,adjuntando el año de realización. Ejemplo: La quinta auditoría en la oficina de Paraguay,correspondiente a la anualidad 2014, se codificará 5/2014.4. Este código se deberá incluir en todos los Planes, documentos y comunicaciones que se realicenrelativos al informe de auditoría interna.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 11 de 205. Alcance de la auditoría6. Objetivo de la auditoría que responderán a los riesgos detectados y asociados a la actividad yque entre otros será la verificación de la implantación de las recomendaciones realizadas en losPAC, en caso de que aplique.7. Limitaciones al alcance: en el caso que las tareas definidas en el Plan de Auditoría o en laejecución de la misma, se vean limitadas por cualquier circunstancia, se deberá reflejar estehecho, indicando los detalles y circunstancias que correspondan. Así mismo, se deberáinformar, a la Oficina o Departamento auditado, de las consecuencias que puede generar esarestricción en las labores de la auditoria. Se deberá indicar los procedimientos y pruebas que nopudieron realizarse y de ser el caso la imposibilidad de establecer conclusiones.8. Metodología utilizada y procedimientos aplicados, se describirá el muestreo realizado, lametodología de trabajo aplicada para la obtención de las conclusiones y el tipo de pruebasrealizadas.9. Desviaciones al plan inicial en caso de existir10. No Conformidades, Observaciones, consecuencias y recomendaciones, se describirán loshallazgos detectados por el auditor como resultado de su revisión y que serán clasificadas en noconformidad u observación según sea su nivel de relevancia.11. Oportunidades de Mejora: Se reflejarán aquellos aspectos que, el equipo auditor, hayaidentificado como puntos potenciales que puedan conducir a una mejora y eficacia del sistema,tanto en la gestión, como en la aplicación (gestión documental, metodologías, recursos y/omedios, Controles internos, etc.).12. Puntos Fuertes: Aquellas áreas o hallazgos de auditoría que de forma expresa, el AJ considerenecesario resaltar, por considerar que su implantación en otras Oficinas puede ser beneficiosopara la mejora de los procesos del sistema de gestión.13. Seguimiento de la implantación de recomendaciones anteriores, en caso de aplicar.14. Conclusiones, para el desarrollo de las conclusiones se considerará entre otros aspectos laimplantación y eficacia del sistema de gestión, así como la identificación y revisión de losriesgos por parte de la Oficina Nacional y/o departamento auditado.Hallazgos: Son hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de la OEI, de laSede y/o departamento objeto de revisión y que debido a su nivel de importancia seráncomunicados como No Conformidad/Observación en el informe. Para ello, deben sersignificativos, deben estar basados en hechos y evidencias precisas documentadas en lospapeles de trabajo y deben ser objetivos y redactados con toda la información y antecedentesnecesaria para facilitar su comprensión.No Conformidad: Una No conformidad es un incumplimiento total o parcial de un requisito denuestro sistema de gestión o de la Legislación y Reglamentación vigente en la oficina objeto dela auditoría. Aquellas no conformidades que provengan de anteriores auditorías deberánquedar categorizadas como No conformidad MAYOR y se advertirá a la Oficina Nacional odepartamento del riesgo que supone la ausencia de implantación de la Acción Correctiva.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 12 de 20Observaciones: Se categorizarán como Observación, aquellos hallazgos de auditoría que, si bienconstituyen un incumplimiento de nuestro Sistema de Gestión, su importancia o consecuenciapara la Gestión de la Oficina, a juicio del auditor no revisten la gravedad de una no conformidad(situaciones puntuales, aclaración de algunos aspectos ambiguos, falta de alguna de lasRiesgos: Es la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente el cumplimiento y eltratamiento de los objetivos, por lo que constituyen el punto determinante para la decisiónsobre que procesos y áreas serán objeto de evaluación en profundidad.Proceso de identificación y revisión de riesgos por la ON o departamento auditado, el auditorevaluará el proceso realizado así como la mitigación de los riesgos o la ejecución de planes deacción.Implantación y eficacia del sistema de gestión: descripción/valoración expresa de la situaciónen la que se encuentra la Oficina o departamento respecto al cumplimiento de requisitos y sueficacia para el logro de los Objetivos, así como el grado de cumplimiento de la Legislación yReglamentación vigente en el país que le sea de aplicación.13.5 Reunión de cierreEl desarrollo de la reunión de cierre se realizará siguiendo el siguiente esquema:Lectura del borrador del informe de auditoría y explicación de los hallazgos. El auditor jefecomentará las oportunidades de mejora detectadas durante la auditoría y los Puntos Fuertes en losque el equipo auditor haya percibido un mayor valor añadido. Se leerán las No conformidadesdetectadas y se informará sobre la orientación que el PAC debe tener.El AJ deberá enviar el Informe definitivo en un plazo no superior a una semana, desde la reunión decierre. En casos justificados este plazo podrá ampliarse por un periodo similar.En un plazo de 30 días naturales (salvo que por necesidades se especifique y se justifique otroplazo) por medio de un PAC, la Oficina Nacional o departamento deberá establecer, para cada noconformidad:Un análisis de las causas / motivos por los que se ha producido la No Conformidad.Un plan de acción para prevenir la aparición de nuevo de la no conformidad.Un responsable/s de su cumplimiento.Una fecha de cumplimientoEl PAC deberá estar suficientemente sustentado por evidencias que den confianza de querealmente las no conformidades detectadas en auditoría están resueltas, o en vías de ello.El PAC será enviado mediante correo electrónico al Auditor Jefe que realizó la auditoría.14. EVALUACIÓN DEL PAC Y PROPUESTA DE DECISIÓNLa evaluación del PAC en todos los casos será realizada por el AJ, en coordinación con el Comité deEvaluación.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAINTERNACódigo: P-01Edición 1 Página 13 de 20Se debe asegurar que el PAC:Describe las acciones correctivas y las correcciones aprobadas y adjunta las evidenciasdocumentales correspondientes. En caso de no conformidades de tipo Mayor, se deberánadjuntar evidencias de la implantación y cierre de las mismas.Identifica responsables de acciones correctivas.Indica los plazos de seguimiento y cierre.En el caso que el PAC no resuelva satisfactoriamente las no conformidades detectadas en laauditoría, El Comité de Evaluación solicitará por escrito a la Oficina nacional o al departamentoauditado, una ampliación del mismo (AMPAC), que deberá ser enviado en un plazo inferior a 15días.El Comité de Evaluación, resolverá y cerrará las no conformidades, una vez tenga las evidenciassuficientes que puedan dar lugar a la corrección de las no conformidades detectadas durante laauditoria.Se comunicará (vía correo electrónico) a la Oficina o departamento auditado del cierre definitivo dela auditoría.15. CONTROL DE CALIDADEl Comité de Evaluación, sin la participación del auditor interno, realizará la revisión de calidadtrimestral de los informes de auditoría. Para ello el AJ suministrará el plan de auditoría, losdocumentos de trabajo, el informe de auditoría, el PAC y el seguimiento realizado al PAC, así comoel cierre de las no conformidades.El informe de revisión de control de calidad contendrá como mínimo:Una descripción del informe de auditoría a revisarObservaciones detectadasEvaluación al proceso de seguimientoAcciones de mejoraConclusiones16. REGISTROSToda la documentación que se emplee durante el proceso descrito en este documento tienecarácter confidencial, no pudiendo transcribirse a terceros o reproducirse sin permiso expreso de laOEI. Se consideran registros del presente procedimiento los siguientes:Programa de Auditoría ANEXO IPlan de auditoría. ANEXO IIInforme de auditoría ANEXO IIICódigo Deontológico ANEXO IVCheck list de Auditoría. (Documentos de trabajo) ANEXO VPlan de acciones correctivas (PAC) Formato libreEvaluación y Decisión Formato Libre (correo electrónico)Informe de Revisión de Control de Calidad ANEXO VITabla para la selección de Muestra representativa. ANEXO VII

ANEXO IPrograma de Auditoría

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA (201X -­‐ 201X)SECRETARIO GENERAL:DGCA:AUDITORES:OBJETIVO:ALCANCE:Definir las oficinas nacionales que seran objeto de revisión en el periodoSeptiembre 201X a Agosto 201X.-­‐ Vsita anual a las oficinas que se ha determinado una debilidad en eldepartamento administrativo.-­‐ Vsita bianual de las oficinas restantesEQUIPO:DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS POR AUDITOR JEFEXXXXXXXXXXAuditor JefeOficinaArgentinaBrasilChileGuatemalaEl Salvador/Costa RicaHondurasParaguayUruguayColombiaBoliviaEcuadorMéxicoNicaraguaPanamáPerúRep. Dom.EspañaFECHAS:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA (2013 -­‐ 2014) -­‐ FECHASMESES SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRILMAYO JUNIO JULIO AGOSTOSEMANAS 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35PAISESArgentinaBoliviaBrasilChileColombiaCosta ricaEcuadorEl SalvadorEspaña -­‐ SGGuatemalaHondurasMexicoNicaraguaPanamáParaguayPerúRep.DominicanaUruguayPROYECTOSRETORNO IITotal0000000000000000000PlanificadoRealizado00000

ANEXO IIPlan de Auditoría

.DATOS DEL DEPARTAMENTO / OFICINA AUDITADADIRECTOR:ADMINISTRACIÓN:RRHH:PROGRAMAS: COORDINADORES / TECNICOSCONTABILIDAD/FINANCIERO:SISTEMAS:Auditor Jefe:Auditor:Auditor en prácticas:*Quitar lo que no procedaEQUIPO AUDITORDirige reuniones inicial y final, coordina equipoauditor y es responsable del contenido del informe.*Participa en el desarrollo de la auditoría según laspautas del Auditor Jefe.*En proceso de calificación como auditor. Lasmismas funciones y responsabilidades del Auditor,pero supervisado por éste.DIRECCIONES DE LOS CENTROS A AUDITAROBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍALos objetivos de la auditoría son:Determinar la conformidad del sistema de gestión de la (OFICINA NACIONAL/DEPARTAMENTO) con loscriterios de auditoría, evaluar su capacidad para cumplir con los requisitos de los procedimientos aplicables,así como evaluar su eficacia para cumplir los objetivos especificados y cuando corresponda, identificarposibles áreas de mejora.Esta evaluación se realizará para las actividades de: GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACIÓN,FECHA INICIO AUDITORÍA:Hora aproximada de INICIO:FECHA FIN AUDITORÍA:Hora aproximada de FINALIZACIÓN:1 de 3Referencia: MEL/CE Fecha de revisión: 01/05/2013 Revisión: _1_

ACTIVIDADESDía Auditor Proceso Procedimiento/Documento1CODIGO ETICOPRESUPUESTOSOBJETIVOSIDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓNDIRECCIÓNRIESGOSCONTRATACIONES (ProveedoresEstructura)SEGUIMIENTO PLANES DE ACCIÓNINFORME DE GESTIÓNORGANIGRAMASREGLAMENTO DE PERSONALRRHHFUNCIONES Y RESPONSABILIDADESCONTRATOSFORMACIÓNPROMOCIONES INTERNAS2CONCERTACIONEJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DECONVENIOS/PROGRAMAS/PROYECTOS PROYECTOS (Área Técnica yAdministrativa)JUSTIFICACIÓNSISTEMASSISTEMAS INFORMATICOSCONTROL DE LA DOCUMENTACIÓNARCHIVO/GESDOC3CONTABILIDADTESORERIAINVERSIONES FINANCIERASCOMPRAS Y CUENTAS A PAGARPROVISIONESPROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS CUENTAS A PAGAR INTRA OEINOMINASINVERSIONES INMOBILIARIASCAJA CHICAFRAUDECONTROL DE ACTIVOS FIJOSFirma del Auditor Jefe2 de 3Referencia: MEL/CE Fecha de revisión: 01/05/2013 Revisión: _1_

NOTAS:1. La reunión inicial tiene como fin presentar el equipo auditor, explicando sus funciones y responsabilidades.Deben tratarse, en la medida en que sea procedente, además los siguientes aspectos:- Presentación de las actividades que se desarrollan.- Confirmar del objeto, alcance y sistemática a utilizar durante la auditoría.- Revisar y modificar (si procede) el plan de auditoría, entendiendo por modificaciones aquellosajustes que se realicen por disponibilidad de los departamentos/personas a auditar.- Confirmar los canales de comunicación formales entre el equipo auditor y la Oficina /Departamento auditado.- Confirmar que están disponibles los recursos y la logística necesaria para el equipo auditor.- Confirmar los procedimientos de protección, emergencia y seguridad en el trabajo pertinentespara el equipo auditor.- Realizar aclaraciones al proceso de Auditoría, como son: temas relativos a la confidencialidad;método de presentación de la información, incluyendo la sistemática de categorización dehallazgos.- Confirmar el estado de los hallazgos de la revisión o auditoría anterior, cuando corresponda.2. La reunión final tiene por objeto dar lectura al informe de auditoría donde se reflejan los resultados de laauditoría. Deberían estar presentes las mismas personas que estuvieron en la reunión inicial.3 de 3Referencia: MEL/CE Fecha de revisión: 01/05/2013 Revisión: _1_

ANEXO IIIInforme de Auditoría

Informe de Auditoría Interna OEI (OFICINA NACIONAL/DEPARTAMENTO) Nº X-­‐201XA:C.C.:Ref: Auditoría realizada en la oficina nacional OEI (XXXXX)1. DATOS GENERALESA. DATOS DE LA OFICINA NACIONAL / DEPARTAMENTOOficina NacionalDirecciónDirectorResponsable De AdministraciónResponsable de ProyectosFUNCIÓNNOMBREAUDITOR JEFEAUDITOR2. FECHA DE REALIZACION DE LA AUDITORIALa auditoría se realizó durante los días XXX al XXX de XXXX de XXXXX.3. OBJETIVO y ALCANCE DE LA AUDITORIADeterminar la conformidad del sistema de gestión de la (OFICINA NACIONAL/DEPARTAMENTO) con los criterios deauditoría, evaluar su capacidad para cumplir con los requisitos de los procedimientos aplicables y los Requisitos legales,así como evaluar su eficacia para cumplir los objetivos especificados y cuando corresponda, identificar posibles áreas demejora.Esta evaluación se realizará para las actividades de: GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACIÓN, ADMINISTRACIÓN DE4. LIMITACIONES AL ALCANCE(En el caso que las tareas definidas en el Plan de Auditoría o en la ejecución de la misma, se vean limitadas por cualquiercircunstancia, se deberá reflejar este hecho, indicando los detalles y circunstancias que correspondan. Así mismo, sedeberá informar, a la Oficina o Departamento auditado, de las consecuencias que puede generar esa restricción en laslabores de la auditoria. Se deberá indicar los procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y de ser el caso laimposibilidad de establecer conclusiones.)1 de 5Nº de Informe: Oficina nacional/Departamento:

5. CAMBIOS SIGNIFICATIVOS CON RESPECTO A LA ANTERIOR VISITA.6. PROCEDIMIENTOS/DOCUMENTOS REVISADOS Y METODOLOGIA UTILIZADA.Objeto derevisiónDIRECCIÓNRRHHCONVENIOS/PROGRAMAS/PROYECTOSSISTEMASCONTROLDOCUMENTACIÓNPROCESOSCONTABLES YFINANCIEROSProcedimiento/DocumentoRevisadoMuestraObtenidaCODIGO ETICOPRESUPUESTOSOBJETIVOSIDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOSCONTRATACIONESSEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓNINFORME DE GESTIÓNEntrevista al Director de la Oficina NacionalORGANIGRAMASREGLAMENTO DE PERSONALFUNCIONES Y RESPONSABILIDADESCONTRATOSFORMACIÓNPROMOCIONES INTERNASRevisión y actualización de documentos y registros; Entrevistas personales con los responsablesdel área, Contratos de personal, Plan de Formación y registrosCONCERTACIÓNFORMULACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS(Área Técnica y Administrativa)JUSTIFICACIÓNIndagaciones al personal Técnico y Administrativo. Revisión de ProyectosSISTEMAS INFORMATICOSCOPIAS DE SEGURIDADPERMISOS DE ACCESOPruebas de reconstrucción Indagaciones al personal administrativoSISTEMA DE ARCHIVOCONOCIMIENTO Y UTILIZACIÓN DE DOCUMENTOSGESDOCIndagaciones al personal técnico/administrativoTESORERÍAINVERSIONES FINANCIERASINVERSIONES INMOBILIARIASCONTROL DE ACTIVOS FIJOSCOMPRAS Y CUENTAS A PAGARPROVISIONESCUENTAS A PAGAR INTRA OEINOMINASFRAUDECAJA CHICAIndagaciones al personal administrativo Revisión de documentación (certificados de depósitos)Revisión de los últimos arqueos de caja realizados2 de 5Nº de Informe: Oficina nacional/Departamento:

7. HALLAZGOS: (NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES, CONSECUENCIAS Y RECOMENDACIONES)En este apartado se exponen las observaciones, consecuencias y recomendaciones sobre los hallazgos encontrados:NºClasificación Hallazgos ÁreaD:1NoconformidadC:R:CO:D:1 ObservaciónC:R:CO:D = Descripción del Hallazgo , C = Consecuencia, R = Recomendación, CO= Comentario de la oficina3 de 5Nº de Informe: Oficina nacional/Departamento:

8. OPORTUNIDADES DE MEJORA9. PUNTOS FUERTES10. CONCLUSIONESAJ: XXXXX XXXXX XXXXXAuditoría Interna OEIXXXXX, XX de XXXXX de XXXXXSe adjuntan al presente informe los siguientes documentos:Listado de participantesListado de legislación aplicableListado de proyectosOtros:4 de 5Nº de Informe: Oficina nacional/Departamento:

11. ANEXO RELACIÓN DE PARTICIPANTES (marcar con X el tipo de participación)Nombre y apellidosDepartamento o cargo5 de 5Nº de Informe: Oficina nacional/Departamento:

ANEXO IVCódigo Deontológico

CÓDIGO DEONTOLÓGICO PARA EL PERSONAL QUE PRESTE SERVICIOS A LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOSIBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN LA CULTURA Y LA TECNOLOGÍA.D. xxxxxxx mayor de edad, con DNI (o documento análogo): XXXXXXX, por medio de la presente mecomprometo de forma irrevocable ante la OEI a:1. Actuar de forma que se preserve una imagen positiva y eficaz de la OEI guardando la debida diligenciaen relación con todas las labores efectuadas, actuando en todo momento de buena fe y en aras al lealcumplimiento de mis obligaciones para con la OEI.2. Durante mi relación con la OEI y tras ella, guardar el más estricto secreto sobre todos los asuntos,documentos y registros confidenciales de carácter técnico, organizativo, comercial y económico de laOEI y aquella que pudiera tener conocimiento dentro del marco de mis actividades.3. Adoptar todas las precauciones para evitar que se divulguen, directa o indirectamente, por causapropia o de las personas de las que soy responsable, documentos o informaciones de los que pudieratener conocimiento dentro del marco de mis actividades. Estas precauciones incluyen:• Manipular y mantener debidamente archivada la documentación.• No dejar incontrolada documentación confidencial en salas de reuniones y visitas.• Evitar que personas ajenas accedan a lugares de trabajo y archivos.4. En caso de acceso y tratamiento de datos de carácter personal, por exigencias del trabajo quedesempeño, aseguraré la confidencialidad de los mismos respetando y cumpliendo en todo momentolos procedimientos y directrices instaurados en la OEI al efecto y la legislación vigente aplicable.5. Conocer y cumplir, según sea de aplicación, toda la legislación, reglamentos y documentos de la OEIque sean de aplicación a las actividades que me han sido encomendadas.6. No alegar mi calidad de persona perteneciente a la OEI con fines ajenos a las misiones que se me hayanconfiado por La Organización.7. En particular, durante los procesos de auditoria, inspección o cualquier tipo de evaluación de laconformidad:• Detectar desviaciones / no conformidades basadas en evidencias objetivas y no en opinionespersonales o valoraciones subjetivas.• No tener inconveniente en modificar una opinión si se demuestra que estaba equivocado.• No ceder ante presiones o coacciones que pueda recibir si está convencido de sus criterios y no ledemuestran lo contrario.El compromiso de cumplimiento de lo anterior, es vinculante en el desempeño de servicios para la OEI.En testimonio del citado compromiso y declaración, firmo el presente documentoEn , a de de .Página 1 de 1

ANEXO VCheck List de Auditoría

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:DIRECCIÓNDGCAProcedimiento/Registro/CODIGO ÉTICOSe dispone del Código Ético en la páginaweb de la oficinaEl Código Ético se encuentra a disposicióndel personal de la oficinaExisten datos verificables del cumplimientode lo establecido en el CódigoDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesEn caso de no alcanzar los resultadosplanificados, se han tomado acciones.PRESUPUESTOSe ha elaborado el presupuesto de la ONSe realiza seguimiento del presupuestoEn caso de desviación con lo presupuestado,se toman accionesOBJETIVOSDispone la ON de objetivos de mejoraSe han distribuido a los responsablesSe realiza seguimiento de los mismos confrecuencias adecuadasEn caso de desviaciones respecto de loplanificado, se toman accionesRIESGOSDispone la ON de una adecuadaidentificación de RiesgosLos riesgos identificados, se han evaluado(Probabilidad x consecuencia)Se dispone de un Plan de Contingenciaactualizado1 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:COMPRAS DE ESTRUCTURADispone la ON de procedimiento deContratacionesLos límites establecidos son coherentes conla realidad del paísSe deberán auditar al menos: 2 contratos deLicitación pública, 4 de concurso con/sinpublicidad, 4 comparativos, Comprasdirectas.Ref. contratosSe ha nombrado a un responsable deproveedoresDispone la ON de una Base de datos deproveedoresSe realiza seguimiento a los proveedoresuna vez finalizada la prestación (MAIL)Se toman acciones en caso de incidenciasrepetitivas. Cuáles.INFORME DE GESTIÓNSe ha realizado el informe de gestión de laONSe han tomado acciones en caso dedesviacionesHan sido eficaces.Resultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:2 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:ADMINISTRACIONTÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/Contabilidad GeneralBancosDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesPagosEmisión de ChequesArqueo de cajaAnticiposActivos fijosInversiones financierasAplicación del Control InternoSeparación de funcionesControl de ArchivoSe dispone de un control de ArchivoResultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:3 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:RR.HH.TÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/OrganigramaSe dispone de Organigrama actualizado dela ONHa sido distribuido entre el personal de laONReglamento Específico de PersonalExiste y se encuentra actualizadoSe ha desarrollado un Régimen deDisciplinario y se ha comunicado alpersonal.Se ha utilizado en los últimos 12 meses.Se dispone de una metodología para lapromoción internaSe ha aplicado en los últimos 12 mesesIdentificación de funciones Fichadescripción de puestos de trabajoSe ha definido el objetivo del puestoSe han identificado las funciones delpersonal de la ON. Están actualizadasEjemplos:Contratos de PersonalEl personal laboral de la ON dispone decontrato de trabajo, de acuerdo con lalegislación del PaísPlan de formaciónDispone la ON de Plan de formaciónactualizadoSe han detectado las necesidades deformación del personal de la ONGrado de avance del Plan de formaciónSe registra la formación impartida en laFicha de personal (Ficha descripción depuestos de trabajo)Se Evalúa la eficacia de la formaciónEjemplos:Se toman acciones en caso de no alcanzarlos objetivos propuestosEvaluación del desempeño del personalDispone la ON de metodología para laevaluación del desempeño de su personalSe realiza seguimiento con la frecuenciaestablecida. Por quiénSe toman acciones en caso de no alcanzarlos objetivos. Son eficacesDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesResultado del muestreo alcanzado: (nº de personas en la ON)Puntos fuertes:4 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:Debilidades:Comentario General:5 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:PROGRAMAS/PROYECTOSTÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/ConcertaciónSe dispone de Convenio firmadoEl contenido mínimo según procedimientoExcepcionesSe ha remitido copia a SGLa codificación del proyecto (ERP) es correctaSe ha solicitado la dotación de fondos para elproyecto, en que fechaÁrea Técnica -­‐ FormulaciónObjetivos a cumplir.Resultados esperadosAlcance del ProyectoRecursos asignadosDescripción detallada de las fases del proyecto.Condiciones de sostenibilidad del proyectoContexto social del proyectoBeneficiariosRiegos del ProyectoAprobación definitiva de la formulación(Interna/Financiador)Se han cumplido los plazos para la aprobacióndefinitiva de la formulación del proyectoÁrea Técnica -­‐ EjecuciónSe ha definido la formación y experiencia delTécnico que ejecuta el ProyectoEl Director de la ON, ha definido lasresponsabilidades Técnicas. Administrativas yfinancieras del ProyectoSe ha comenzado la ejecución con fondospropios. En caso afirmativo, existe justificaciónSe ha comenzado la ejecución antes de laaprobación definitiva de la formulación. En casoafirmativo, existe justificaciónExisten singularidades, se ha informadoSe ha realizado el Informe de Inicio, por elTécnico. Se ha enviado cumpliendo los plazosmarcadosSe realiza seguimiento en las etapas intermediasdel Proyecto Actividades, medios y recursos; la ejecución financiera; logro de resultados; eficiencia; cambios en el entornoSe toman acciones en caso de desviacionesrespecto de la formulación. En caso afirmativo,han resultado eficaces las accionesSe encuentra actualizado GESPRO (Área Técnica)Se han solicitado prorrogas.(+ 6 meses/-­‐ 6 meses). Se han comunicado conDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / Conclusiones6 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:antelación a la fecha de finalización deactividades.Se han justificado e informado al financiadorSi la prorroga es de + de 6 meses, se dispone definanciadorSe mencionan las causas de la solicitud deprórroga, en los informes de seguimiento y/ofinal.Existen Modificaciones en la FormulaciónSustanciales: Se ha informado al financiador. Sehan autorizado.No sustanciales y Accidentales (10%): Se hainformado al financiador. Cómo (informeSe han identificado los Riesgos del Proyecto: Externos Financieros Internos Asociados al personalSe han identificado los ImpactosSe ha realizado el Análisis de los Riesgos(Probabilidad x Impacto)Se ha realizado una planificación de lasRespuestas a los Riesgos (Plan de Contingencia)Se han determinado los riesgos residuales.Se encuentra actualizado el registro de losriesgosÁrea Financiera -­‐ PresupuestosEl presupuesto del proyecto, es completo ycorrecto (Costes Directos e indirectos)Se realiza seguimiento y se establecen accionesen caso de desviación.Se han incluido Gastos No SubvencionablesSe encuentra actualizado GESPRO (ÁreaFinanciera):Compromisos de pagoFechas de inicio y finCentro de costePorcentaje de gestión y administraciónSe dispone de cuenta bancaria dedicadaEl uso de la cuenta es mancomunadoSe realizan inversiones financieras de riesgoPagosExisten evidencias de la conformidad con elproducto recibidoEl comprobante del pago se adjunta a la facturaSe adjunta un recibo firmado por el beneficiarioSe adjunta fotocopia del cheque a la facturaSe adjunta comprobante de la transferencia a lafactura pagadaSe adjunta comprobante si se realizó el pagomediante giro postal.Se adjunta comprobante si el pago se realiza contarjeta de crédito institucionalSe cumplimentan las ordenes de gasto por7 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:personas autorizadasconsultoresLas facturas, contienen la información mínimanecesariaSe realizan anticipos a proveedores y/oempleadosSe han aplicado correctamente los cambios demonedasSe ha aplicado correctamente el procedimientode contratación de personal de proyectosSe aplican las prohibiciones de contratar.Área Técnica y Económica -­‐ JustificaciónContenido del Informe Técnico Final (apdo 6) Descripción resumida del proyecto. Análisis técnico de la ejecución delproyecto. Principales dificultades encontradas. Modificaciones en la planificacióninicialmente prevista. Valoración de la organización y gestióndel proyecto. Perspectivas de sostenibilidad. Actualización del cronograma. Principales enseñanzas y leccionesaprendidas. Recomendaciones para el futuro. Relación de Anexos.Contenido del Informe Económico Final (apdo7.3)Es coherente la información incluida en elinforme económico y los datos del ERPTodos los gastos del proyecto están soportadosmediante facturas o documento similarSi se utilizan recibos, se ha solicitado yautorizado su utilizaciónLos documentos de valor probatorio del gasto, seencuentran numeradosSe aplican los tipos de cambioLos documentos de valor probatorio del gasto, seencuentran sellados (código proyecto,financiador, imputación total o parcial alproyecto)Se acreditan los gastos Directos y los IndirectosSe han producido remanentes no invertidos en elProyecto. Se ha informado al financiador.Se ha realizado Evaluación Externa solicitud expresa del financiador)este caso se ha solicitado autorización DGCASe ha definido el Alcance de la EvaluaciónLa contratación del equipo evaluador ha seguidolos criterios definidos en el procedimiento (apdo8)Convenio)La contratación del equipo auditor ha seguido los8 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:criterios definidos en el procedimiento (apdo 9)La aprobación del informe final se realiza por laDGCA/Director ONSe realiza una segunda revisión del informe. PorQuiénSe han encontrado inconsistencias o debilidadesSe han resuelto en plazoSe dispone de aprobación final por parte delfinanciadorSe han cumplido los plazos marcados en elprocedimiento (apdo 5)En caso contrario se ha justificado e inofrmado.Se conservan registros durante 5 añosResultado del muestreo alcanzado: (nº de proyectos en la ON/proyectos auditados)Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:9 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:SISTEMASINFORMÁTICOSTÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/Existe procedimientoSe realizan Copias de seguridadFrecuenciasResponsablesAlmacenamiento y custodia de los discosProtección de servidores (control de acceso)Recuperación de datosSoftware actualizado de control de virusProcedimientos para asegurar que losficheros informáticos de Proceso de Datosestán claramente identificadosDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesResultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:10 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:COMPRAS YPROVEEDORES(Contrataciones)TÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/DocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesProcedimiento de Selección y Evaluación deldesempeño de los subcontratistasResultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:11 de 12

CHECKLIST PARA AUDITORIAAUDITOR: OFICINA: FECHA:REQUISITOSADICIONALESTÉCNICO RESPONSABLEProcedimiento/Registro/CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓNDocumentoReferenciadoComentarios del Auditor / ConclusionesResultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General:12 de 12

ANEXO VIInforme de Revisión de Control de Calidad

.COMITÉ DE EVALUACIÓN:(Detallar los integrantes del comité de evaluación que participaran en el proceso de control de calidad)FECHA DE EVALUACIÓN:Numero identificativo:Oficina / Departamento auditado:Auditor jefe:Comentario adicional:DESCRIPCIÓN DEL INFORME A AUDITAR(detallar en caso de requerir hacer algúncomentario adicional sobre el informe a revisarque se considere necesario)OBSERVACIONES DETECTADAS(Detallar todas las observaciones detectadas en la revisión de calidad)EVALUACIÓN AL PROCESO DE SEGUIMIENTO:(Describir si se ha realizado un proceso de seguimiento sobre los hallazgos encontrados en la auditoria y enque ha consistido)ACCIONES DE MEJORA(Detallar todas las acciones de mejora que deberá realizar el auditor y considerar para sus próximasauditorias)CONCLUSIONESFirma Comité de Evaluación:XXXXXXXXXXXXXXXX1 de 3

INFORME DEAUDITORÍAAUDITORProcedimiento/Registro/PLANIFICACIONSe ha comunicado el Plan de Auditoría conal menos 15 días de antelación. A quiénEl contenido del Plan es correcto ycompleto:Identificación de roles de A.I.Objeto y AlcanceFechas de realizaciónManuales, procedimientos, documentos arevisar.Menciona expresamente la revisión de lasNC identificadas en anteriores auditoríasDocumentoReferenciadoNº DEINFORMEFECHAINFORMEComentarios del Evaluador / ConclusionesMenciona expresamente la revisión de losRiesgos identificadosINFORME DE AUDITORIAEl contenido formal del Informe de A.I. escorrecto y completoLa redacción de las NC: DESCRIPCION del hecho, MAGNITUD del incumplimiento y EVIDENCIA del incumplimientodetectadoLa redacción de las Observaciones escorrecta.Se incluyen Puntos fuertes y Áreas demejoraSe indica la muestra representativaalcanzada. En caso contrario, se justificaSe establecen conclusiones basadas en loshallazgos de la auditoría.Se detectó algún incumplimiento legalExistió alguna circunstancia que imposibilitóalcanzar los resultados esperados. Cuáles.Se ha comunicado. A quiénSe informa a la ON de los plazos para elenvío del PAC2 de 3

Se informa del contenido necesario del PAC.(Entrega de la Guía para la elaboración delPAC)PLAN DE ACCION CORRECTIVA (PAC)Se ha recibido en plazo.El contenido formal del PAC es correcto ycompletoLas Acciones Correctivas se encuentranenfocadas a la eliminación de las causas quelas produjeronSe establecen plazos y responsables de laimplantación de las Acciones CorrectivasSe realiza seguimiento del PAC confrecuencias adecuadasSe han enviado las evidencias necesarias,que permitan, al AJ, emitir una conclusiónacerca del cierre de la No Conformidad.El AJ comunica el cierre de las Noconformidades. A quiénNombre del evaluador:Fecha de la evaluación:Resultado del muestreo alcanzado:Puntos fuertes:Debilidades:Comentario General del Evaluador:3 de 3

ANEXO VIITabla para la selección de Muestra representativa

Objeto derevisiónDIRECCIÓNRRHHCONVENIOS/PROGRAMAS/PROYECTOSSISTEMASCONTROLDOCUMENTACIÓNProcedimiento/DocumentoMínimaCODIGO ETICO 100%PRESUPUESTOS 100%OBJETIVOS 100%IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE100%RIESGOSCONTRATACIONES (ProveedoresEstructura)20%10%(min 5 contratos)MuestrarepresentativaUniverso>51 registros< 50 registrosSEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓN 100%INFORME DE GESTIÓN 100%Entrevista al Director de la Oficina NacionalORGANIGRAMAS 100%REGLAMENTO DE PERSONAL 100%FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 20%>20 registros(min 4 personas)CONTRATOS 20%>20 registros(min 4 contratos)FORMACIÓN 20%>20 registros(min 4 cursos)PROMOCIONES INTERNAS 100%Revisión y actualización de documentos y registros; Entrevistas personales con losresponsables del área, Contratos de personal, Plan de Formación y registros PromociónCONCERTACIÓNFORMULACIÓN, EJECUCIÓN YSEGUIMIENTO DE PROYECTOS (ÁreaTécnica y Administrativa)JUSTIFICACIÓN50%25%(min 5 convenios)50%25%(Min 5 Proyectos)50%25%(Min 5 Proyectos)20 registros20 registros20 registrosIndagaciones al personal Técnico. Revisión de ProyectosSISTEMAS INFORMATICOS n/a n/a10%>100 registrosCOPIAS DE SEGURIDAD20%20 registros(Min 4 personas)Pruebas de reconstrucción Indagaciones al personal administrativoSISTEMA DE ARCHIVO20%>100 registros(Min 20 archivos)CONOCIMIENTO Y UTILIZACIÓN DEn/an/aDOCUMENTOSGESDOC20%>100 registros(Min 20 archivos)Indagaciones al personal técnico/administrativo

Objeto derevisiónPROCESOSCONTABLESYFINANCIEROSProcedimiento/DocumentoMínimaMuestrarepresentativaUniversoTESORERÍAINVERSIONES FINANCIERASINVERSIONES INMOBILIARIASCONTROL DE ACTIVOS FIJOSCOMPRAS Y CUENTAS A PAGARVer Procedimiento de Control Área FinancieraPROVISIONESCUENTAS A PAGAR INTRA OEINOMINASFRAUDECAJA CHICAIndagaciones al personal administrativo Revisión de documentación