SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5 Secretario de Educación Municipal, recibe, revisa y analiza el o
los documentos entregados por Secretario Particular tomando en
cuenta las observaciones de prioridad hechas por el mismo, una
vez revisada la documentación determina situación y tratamiento
para el mismo.
No, requiere contestación y/o seguimiento, gira instrucciones
para archivar y resguardar el documento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Si, requiere respuesta y/o seguimiento, El Secretario de
Educación Municipal gira instrucciones a Secretario Particular
para que se elabore oficio de respuesta y seguimiento o se turne
a la Dirección de la Secretaría que corresponda para la atención
y seguimiento del asunto mencionado en documento, o si se trata
de invitación se registre en la agenda en fecha y horario señalado
en el mismo.
6 Secretario Particular recibe instrucciones y agenda evento con
datos según invitación o instruye a Asistente del Secretario para
la elaboración de oficio de respuesta y seguimiento, se turne a la
Dirección de la Secretaría que corresponda para su atención y
seguimiento.
7 Asistente del Secretario de Educación recibe instrucciones y
procede a la elaboración de los oficios (FORMATO UNICO) de
respuesta y seguimiento o se turne dirigiendo a la Dirección de
la Secretaría que corresponda para atención y seguimiento,
cuidando la redacción, gramática y ortografía, asignado el
consecutivo de número de oficio, dejando registro en bitácora los
datos del mismo para su control, una vez concluida la elaboración
del oficio, entrega al Secretario Particular para su revisión y
gestión de la firma del Secretario de Educación Municipal.
8 El Secretario Particular revisa y analiza oficio con la respuesta y
seguimiento o comisión a la Dirección de la Secretaría que
corresponda y pasa a firma y sello del Secretario de Educación
Municipal.
9 Secretario de Educación Municipal revisa y analiza oficio con la
respuesta y seguimiento o comisión a la Dirección de la
Secretaría que corresponda y procede a firmar y sellar el
documento, se lo entrega a Secretario Particular para que realice
el envío correspondiente.
10 Secretario Particular entrega el oficio de respuesta y seguimiento
o comisión a la Dirección de la Secretaria que corresponda
sellado y firmado al Asistente del Secretario para que realice el
envío y entrega correspondiente.
11 Asistente del Secretario, procede a entregar el oficio a mensajero
disponible e instruye sobre el envío y entrega del mismo.
12 Mensajero recibe oficio e instrucciones de Asistente del
Secretario y procede con el traslado y entrega del oficio,
asegurando que la dependencia o institución selle, firme con la
fecha y hora de recibido en la copia del documento; retornando a
la oficina de la Secretaría entrega en recepción el o los
documentos.
13 Recepción recibe el o los documentos, asegurando que contenga
sello, firma, fecha y hora de recibido y procede a su archivo y
resguardo correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Al día siguiente
En el mismo día de
revisión por parte del
Secretario
Una vez recibida
instrucción por parte
del Secretario de
Educación.
Una vez recibida
instrucción por parte
del Secretario
Particular.
Una vez Asistente del
Secretario hace
entrega del oficio
concluido
Una vez Secretario
Particular hace
entrega del oficio
concluido.
Una vez Secretario de
Educación entrega
oficio sellado y
firmado
Una vez Secretario
Particular le hace
entrega del oficio
sellado y firmado
Una vez recibe
instrucciones de
Asistente del
Secretario.
En cuanto recibe
documento por parte
de Mensajero.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Pág. 3