SECRETARIA GENERAL DEL AYUNTAMIENTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaria General del Ayuntamiento
Responsable
Área Responsable
Dirección de Gobierno
Área Responsable
Departamento de Archivo General
Nombre del Procedimiento Trámite para baja de cajas de archivos.
Propósito
Eliminar la documentación carente de valores para
hacer espacio y recibir nuevas.
Alcance
Desde la verificación y selección en el libro de registro
de las cajas, hasta el registro de cajas nuevas.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Verifica y selecciona en el libro de registro las cajas que aparecen
como vigentes.
2 Reúne la cantidad de cajas necesarias para realizar el embarque de
eliminación de acuerdo a la vigencia y contenido de valor de la
información.
3 Revisa el contenido de los documentos de las cajas y determina:
¿Contiene documentos con información?
Sí, separa los documentos y/o expedientes, resguarda y continúa con la
actividad no. 10.
No, elabora relación de cajas sin valor, resguarda y continúa con la
actividad no. 4.
4 Elabora propuesta de baja, anexa la relación de cajas, firma y sella,
obtiene fotocopia y turna:
5 Recibe del Secretario General del Ayuntamiento oficio de autorización
de baja y la designación del personal de la Contraloría Interna
Municipal que dará fe.
6 Solicita de manera económica al titular de la Secretaría de Desarrollo
Urbano y Ecología, vehículo para traslado de cajas autorizadas.
7 Agenda el proceso de entierro de las cajas autorizadas e informa de
manera económica a las dependencias correspondientes.
8 Traslada las cajas al basurero municipal en fecha programada, en
coordinación con personal designado y realiza el proceso de entierro
de las cajas.
9 Elabora acta administrativa de bajas de cajas, recaba firmas del
personal involucrado, firma y sella, se anexa relación de las cajas y se
resguarda para su archivo.
10 Relaciona en cajas nuevas los expedientes o documentos con valor
sustraídos de las cajas que se dieron de baja, registra en el libro y
asigna código consecutivo para su ubicación.
11 Accede al sistema de archivo municipal, al libro de registro, cancela
los códigos dados de baja y registra las cajas nuevas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
El valor puede ser: históricos,
fiscales, judiciales y/o
administrativos.
*Original de propuesta de baja
y relación de cajas al
Secretario General del
Ayuntamiento.
* Copia de baja y relación de
cajas para archivo.
Dependencias que participan:
*Contraloría Interna Municipal
*Secretaría de Desarrollo
urbano y Ecología.
FIRMAN:
*Auditor de Contraloría Interna
Municipal
*Personal de Secretaría de
Desarrollo Urbano y Ecología,
y Jefe del Departamento de
Archivo General.
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
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