Ilmainen portaali toimintavarmuuden itsearviointiin Huoltovarmuuskeskuksen Huoviportaali tarjoaa yrityksille ilmaisen työkalun arvioida ja kehittää omaa toimintavarmuuttaan. Artikkelin on aikaisemmin jo julkaistu-KEHITTYVÄ ELINTAR- VIKE LEHDESSÄ NRO 6/2013. Aiheen ajankohtaisuuden vuoksi julkaisemme sen myös Huoltoupseerissa. Valmiuspäällikkö Viljo Holopainen Elintarviketeollisuuspoolista kertoo, että tavoitteena on tuottaa portaaliin välineitä ja menetelmiä, joilla yritykset voivat kehittää kykyään toimia häiriötilanteissa. Kypsyysanalyysin avulla yritykset voivat arvioida omaa jatkuvuudenhallinnan tasoaan, tunnistaa kehittämisalueita ja vertailla omaa tasoa alan toimijoiden yleiseen tasoon. − Ennen arviointia kussakin yrityksessä pitää miettiä kysymysten avulla, mikä on oleellista juuri heidän yrityksessään ja vasta sitten ryhtyä hyödyntämään työkalua, Holopainen täsmentää. Huovi-portaalin kypsyysanalyysissa on kuusi kysymysosa-aluetta: jatkuvuudenhallinnan johtaminen, suunnittelu ja strategiat, henkilöstön tehtävät jatkuvuudenhallinnan kehittämisessä, kumppanuuksien ja resurssien jatkuvuudenhallinta, toimintojen jatkuvuudenhallinta sekä jatkuvuudenhallinnan kehittämisen mittarit. Viisi tasoa kuvaa nykytilannetta Analyysi voidaan tehdä vaiheittain. Analyysissa on satakunta arvioitavaa asiaa, joista kukin yritys vastaa niihin, jotka ovat sille oleellisimpia. Analyysin kussakin kohdassa yritys vastaa, millä tasolla se on nyt ja mille tasolle se kehittää toimintaansa. Arviointitulosten avulla yritys näkee nykytilansa ja sen, mitä pitää tehdä tavoitetilan saavuttamiseksi. Tasoja on viisi. Esimerkiksi kriisiviestinnän ensimmäisellä tasolla kriisitilanteen aikaista viestintää ja viestinnän vastuita ei ole suunniteltu ja täsmennetty, mutta ylin johto saattaa tiedostaa tarpeen laatia kriisiviestinnän ohjeen. Toisella tasolla ylin johto on käynnistänyt ohjeistamisen, ja kriisiviestinnästä päätetään tapauskohtaisesti. Kolmannella tasolla kriisiviestinnästä on ylimmän johdon hyväksymä ohje, joka sisältää kriisitilanteen aikaiset sisäisen ja ulkoisen viestinnän vastuut ja eri kohderyhmien yhteystiedot. Ulkoista ja sisäistä tiedottamista varten on tehty tiedotemalleja eri häiriötilanteita varten, ja kriisiviestinnästä vastaavat 30 harjoittelevat kriisiviestintää säännöllisesti. Kriisiviestintäohje, tiedotemallit ja kohderyhmien yhteystietojen ylläpito on vastuutettu, ja kriisiviestinnän keinojen toteutuksessa on huomioitu sähkökatko ja tietoverkon toimimattomuus. Neljännellä tasolla kriisiviestinnästä vastaavat harjoittelevat kriisiviestintää säännöllisesti, ja harjoituksiin osallistuu kriittisten toimintayksiköiden liiketoiminnasta vastaavia henkilöitä. Harjoitusten tulosten perusteella kehitetään kriisiviestinnän menettelyjä. Viidennellä tasolla kriisiviestintä on jatkuvan parantamisen kohde. Kriisiviestintämenettelyjä ja -ohjeita arvioidaan vuosittain, ja menettelyjä kehitetään tulosten perusteella. Analyysi tuo kehittämistarpeet esiin Johtaja Tuija Kyrölä Huoltovarmuuskeskuksesta kertoo, että Huovi-portaalissa on mukana 24 poolia, joista 19:llä on jo nyt koko alaa kattava tilannekuva käytettävänään. − Valveutuneet, järkevät ja vastuulliset esimiehet huolehtivat, että toiminnot sujuvat yllättävissäkin tilanteissa. Jatkuvuuden hallinta on häiriötilanteiden minimointia. Häiriötilanteet aiheuttavat tappioita ja kaaosta työntekoon, Kyrölä kiteyttää. Elintarvikeketjussa on tehty kypsyysanalyyseja vaihtelevasti: Alkutuotantopoolissa osuus on nyt noin 80 prosenttia, Elintarviketeollisuuspoolissa sekä kauppa- ja jakelupoolissa vajaa 50 prosenttia. Analyysien perusteella tärkeimmät kehityskohteet ovat johtaminen, toimintojen kriisiluokittelu ja riippuvuuksien tunnistaminen, jatkuvuuden hallinnan koulutus sekä suositusten soveltaminen toimintaverkoissa. − Kypsyysanalyysi tuo esiin häiriötilanteiden ja kriisinhallinnan menettelyjen heikkouksia, vahvuuksia ja kehitystarpeita ja luo jatkuvuudenhallinnan arviointiin ja kehittämiseen järjestelmällisyyttä, Tuija Kyrölä vakuuttaa. Hän suosittelee, että kypsyysanalyysi käydään läpi sellaisella porukalla, joka osaa aidosti vastata kysymyksiin. Yksin tehty arviointi ei useinkaan johda tarvittaviin kehittämistoimiin. Portaalissa myös työpajoja Portaali tuottaa valtakunnallisesti huoltovarmuuden tilannekuvaa, ja yritykset saavat poolikohtaiset raportit. Yritysten edustajat rekisteröityvät portaaliin käyt- Pirjo Huhtakangas täjiksi verkkopankkitunnuksilla ja luovat käyttöönsä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteröitymisen jälkeen kirjautumiset tapahtuvat käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kypsyysanalyysin lisäksi sieltä löytyvät muun muassa alan uutiset, uusimmat dokumentit, poolien ohjeistuksia, oppaita, hankkeita ja häiriötietopankki. Portaalissa toimii myös teollisuusautomaation tietoturvan työpajoja. − Työpaja on luottamuksellinen ryhmä, johon kutsutaan jäseneksi. Siellä voidaan esimerkiksi ideoida harjoituksia. Portaalissa voi olla myös yrityksen omia ryhmiä, joihin muut eivät pääse. Esimerkiksi Tampereen seudulla toimii Pirkanmaan turvallisuusklusteri, jonka jäsenet tiedottavat toisilleen tärkeistä asioista, Kyrölä kertoo. Valio kehittää valmiuksiaan Suurista elintarvikeyrityksistä muun muassa Valio Oy hyödyntää Huovi-portaalia. − Valio on Suomen elintarvikehuollon kannalta tunnistettu kriittiseksi yritykseksi. Haluamme kehittää valmiuksiamme merkittävistä häiriöistä toipumiseksi, Valion turvallisuuspäällikkö Seppo Morander kertoo. Hänen mukaan Huovi on yksityiskohtainen työkalu toimintojen tarkastelemiseksi. − Siinä on kysymyksiä hyvin laajasti kaikilta osa-alueilta. Huovi on antanut yhden menettelyn säännölliseen asioiden tarkasteluun ja samalla ulkopuolisen näkemyksen, Morander tarkentaa. Huovin kypsyysanalyysi on auttanut tunnistamaan Valion toiminnassa asioita monelta eri suunnalta ja eri näkökannoista. å
Parempaa laatua ammattikäyttöön Würth Oy Würthintie 1 • 11710 Riihimäki Puh 010 3080 •e-mail: myynti@wurth.fi www.wurth.fi
Change language