Akti 3/2013 - Arkistolaitos

Arkistolaitoksen asiakaslehti
3/2012
sivu 6
Maailman arkistoväki
kokoontui Brisbanessa
sivu 10
Yhteinen tehtäväluokitus
lisääntyy kunnissa
sivu 22
Arkistolaitos toi esille
vuoden 1812 tapahtumia

2
akti 3/2012
akti 3/2012
3
akti 3/2012 Sisältö Pääkirjoitus
Julkaisija
Arkistolaitos
Osoite
Kansallisarkisto
PL 258
00171 Helsinki
Lehden taitto
Mainostoimisto HINKU
Painopaikka
Kopijyvä Oy
Kotisivu
www.arkisto.fi
Tilaukset ja palaute
akti@narc.fi
ISSN 1798-2065
3
Pääkirjoituksessa pohditaan, miten houkutella uusia
tutkijoita arkistoihin.
4
Lyhyet
6
Arkistokonferenssi Brisbanessa tarjosi ajattelemisen
aihetta identiteetti-teemasta.
8
Arkistorakentamisen monet esimerkit olivat esillä
Brisbanen arkistokonferenssissa.
9
Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhaltavat
uudet tuulet.
10
12
14
Tuore gradututkielma kertoo, että yhteinen tehtäväluokitus
on käytössä yhä useammassa kunnassa.
Ministeri Pertti Salolaisen arkisto saadaan tutkijoiden
käyttöön ulkopuolisella rahoituksella.
Kolme pitkän linjan sukututkijaa kertoo, mikä toi
heidät alun perin arkistoon.
Päätoimittaja
Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto
Toimituskunta
yksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto
tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto
Toimitussihteeri
Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti
minna.nurro@pp.inet.fi
Kannen kuva
Kenth Sjöblom
Australialaisten ystävällinen perusasenne oli kohdallaan
myös sikäläisen kansallisarkiston päämajassa
Canberrassa.
Pääkirjoituksen kuva
Kansallisarkisto
16
Arkistouralla: arkistopäällikkö Jarmo Koistinen,
Liikennevirasto
17 Arkistolöytöjä
18
Asiakirjojen hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan.
19 Käsitätkö
20
22
Lahden kaupunki on ottanut monta askelta kohti
sähköistä arkistointia.
Suomessa ja Venäjällä on muistettu monin tavoin
vuotta 1812.
Tietopalvelua syksyllä 2012
Arkistot ja kirjastot satsaavat yhä enemmän palveluittensa
markkinoimiseen ja aineistojensa käytettävyyden kehittämiseen.
Niin tekee myös arkistolaitos. Ainutkertaisia asiakirjoja on digitoitu
ja laitettu maailman kaikkien kansalaisten käytettäviksi kotisivuillemme.
Astia on sähköinen tilausjärjestelmämme, joka on rakennettu
palvelemaan arkistotietojen tarvitsijoita Suomessa. Kotikoneella
tilaaminen on ollut tätä kirjoitettaessa mahdollista reilun kuukauden
ajan, ja kokemukset siitä ovat suhteellisen positiivisia niin tietopalveluhenkilökunnan
kuin sähköisiä palveluja käyttämään tottuneiden
tutkijoiden keskuudessa. Aikaisempaa tilauskäytäntöä
hiottiin toistasataa vuotta, joten antakaamme puolitoistavuotiaalle
aikaa kasvaa.
Jotta pystymme palvelemaan yhä laajempaa osaa kansasta meidän
on suunnattava huomio tiedon etsimisen helpottamiseen, hakusanoittamisen
kehittämiseen ja Portin kaltaisten auttajien monipuolistamiseen.
Muuten joudumme vuosittain toteamaan, että työmme
ei ole onnistunut houkuttelemaan uusia tutkijoita saleihimme.
Tämä haaste on yhteinen niin kirjastoille kuin arkistoillekin.
Tässä lehdessä haastatellut kolme sukututkijaa ovat havainneet
saman kuin me tietopalvelussa työskentelevät: internet hurmaa,
siihen uskotaan ja sitä on mukava käyttää kotona. Kuvitelma siitä,
että kaikki tapahtunut on verkossa, leviää. Kuitenkin tosiasia on,
että suomalaisista asiakirjoista on digitaalisessa muodossa käytettävissä
toistaiseksi häviävän pieni osa.
Arvioidessaan Rainer Knapaksen kirjoittamaa Kansalliskirjastomme
historiaa kokenut arkistojen käyttäjä Pekka Tarkka nosti esille
Knapaksen arvion kirjaston kahden kulttuurin yhteiselosta. ”Tutkijoiden
ja kirjastonhoitajien yhteisössä työ perustuu kokoelmien sisäistettyyn
tuntemukseen, kun taas muistiorganisaation tekniikan
taitajat ajattelevat tietojärjestelmien palvelukykyä ja mitattavissa
olevaa yhteiskunnallista hyötyä.” (HS 23.9.2012). Jos kirjasto-sanan
korvaa arkistolla, ajatus on edelleen yhtä relevantti. Tietopalvelussa
työskentelevien haasteet ovat yhä vaativammat: toisaalta
on opastettava ”yhden tiedon” etsijää yhtä hyvin kuin autettava
syvälle asiakirjojen maailmaan tähtäävää tutkijaa. Työ jatkuu.
Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

4
akti 3/2012
akti 3/2012
5
Lyhyet
Rauman merimiehistä
väitöstutkimus
vaikutteinen arkistorakennus Turun keskustan Parkinmäelle. Tutkijoille
maakunta-arkiston ovet avattiin helmikuussa 1933.
Maakunta-arkiston merkkivuotta on juhlistettu verkkonäyttelyllä.
Näyttely esittelee arkiston toimintaa sekä toimipistettä
ja sen muuttumista vuosien varrella. Turun maakunta-arkiston
perustamisvaiheet ja 80-vuotinen toiminta ovat osa arkistolaitoksen
historiaa, mutta ne sivuavat myös turkulaista kunnallisja
kulttuurielämää. Voit tutustua verkkonäyttelyyn osoitteessa
www.arkisto.fi/tma80.
Juhani Klemi
Sähköisten siirtojen myötä verotustietojen mikrofilmitulostus ja paperiarkistojen
siirrot ovat jääneet verohallinnossa historiaan. VAPApalveluun
on viety muun muassa vuosien 2006–2011 luonnollisten
henkilöiden sekä yhteisöjen tiedot.
Vuoden arkistoteko -palkinto
Jukka Kukkoselle
Arkistojen päivän toimikunta on jakanut Vuoden arkistoteko
-palkinnon erikoistutkija Jukka Kukkoselle. Hänet palkittiin
merkittävästä työstä kuvallisen aineiston hyväksi ja valokuva-arkistojen
asiantuntijana. Kukkonen työskentelee Suomen valokuvataiteen
museossa.
Tähän asti aineisto on ollut suvun jäsenten hallussa. Vastaanotettu
aineisto, joka sisältää mm. puolisoiden keskinäistä kirjeenvaihtoa,
valokuvia ja leikekirjoja, valottaa sekä presidenttiparin yksityiselämää
että Alli Paasikiven toimintaa ”maan äitinä” erilaisissa yhteyksissä.
Yhteensä aineistoa on noin yhden hyllymetrin verran ja siihen sisältyviä
kirjeitä on useita satoja.
Arkisto on järjestämisen ja luetteloinnin jälkeen tutkijoiden käytettävissä
arkistolaitoksen pääjohtajan luvalla.
Kansallisarkisto
Kukkosen toimintaa on leimannut uranuurtava selvitys-, tutkimus-
Kansallisarkistossa erityisavustajana työskentelevä Jari
Lybeck väitteli marraskuussa tohtoriksi Turun yliopistossa.
Tutkimuksen aiheena oli Rauman merimiesväestö 1800-luvun
puolivälissä.
Inspiraation aiheeseen hän sai omalta isältään, joka työskenteli
merimiehenä. Tutkimuksessaan Lybeck keskittyi merimiehiin ja
heidän perheisiinsä. Tästä näkökulmasta ei merihistoriaa juuri
ole tarkasteltu.
”Merimiesväestö oli sisäisesti jakautunutta. Osa oli ’aristokratiaa’
ja osa taas eli avustuksien varassa”, Lybeck kertoo. ”Päällystö
oli sosiaalisesti paljon tavallisten merimiesten yläpuolella. Erityisesti
tämä piti paikkansa aluksen päällikköön, ’jumal taevas,
kapten laevas’”.
Lähdemateriaalin hän hankki pääasiassa Turun maakunta-arkistosta,
jossa säilytetään Rauman merimieshuoneen arkistoa.
Myös museoiden ja Åbo Akademin kokoelmat tarjosivat lähdeaineistoa
tutkimukseen.
Kansallisarkistossa Lybeck kir-
joittaa arkistolaitoksen 200-
vuotishistoriaa. Tutkimuksessa
hän selvittää, millainen vaikutus
laitoksella on ollut tutkimukseen
ja yhteiskuntaan
historiansa aikana. Juhlavuotta
vietetään vuonna 2016.
Jari Lybeck teki väitöskirjaa
isänsä muistoa vaalien.
Turun maakunta-arkisto täytti 80 vuotta
Timo Hulkko
Turun maakunta-arkiston perustamisesta tuli kesäkuussa
kuluneeksi 80 vuotta. Virallisesti Turun maakunta-arkisto
perustettiin valtioneuvoston päätöksellä 9.6.1932. Samana vuonna
valmistui arkkitehti Yrjö A. Waskisen suunnittelema klassillis-
Turun maakunta-arkisto kätkee sisäänsä lähes 20 hyllykilometriä
asiakirjoja.
Menetelmä rekisteriaineistojen
säilytykseen
Arkistolaitos on kehittänyt menetelmän, jolla rekisteri- ja
tietokanta-aineistot voidaan siirtää pysyvään säilytykseen
arkistolaitokseen. Menetelmän avulla aineistot säilyvät VAPA-palvelussa
yksinomaan sähköisessä muodossa.
Kun aineistot siirretään VAPA-palveluun ja säilytetään sähköisessä
muodossa, voivat tutkijat käyttää niitä monipuolisemmin.
Aineistoa on muun muassa helpompi ryhmitellä ja
tilastoida. Arkistolaitoksen verkkosivuilla on tarkempi ohje aineistojen
siirtämiseen VAPA-palveluun. Löydät ohjeen osoitteesta
www.arkisto.fi/lyh/rekisterit.
Sähköisiä verotietoja arkistolaitokseen
Verohallinto on syksyn aikana siirtänyt verotustietoja sähköisen
säilyttämisen VAPA-palveluun. Tiedot on siirretty verohallinnon
tietojärjestelmästä suoraan online-siirtona arkistolaitokseen.
ja julkaisutyö valokuvahistorian ja kuva-arkistotyön alalla. Kukkosen
työ suomalaisen kuvallisen kulttuuriperinnön parissa alkoi
1970-luvun alussa ja on jatkunut näihin päiviin asti. Hän on ollut
luomassa tiedon traditiota suomalaiselle kuva-aineistolle ja valokuvahistorialle.
Arkistojen päivän toimikunta jakoi lisäksi kaksi kunniamainintaa.
Dosentti Tuula Juvonen sai kunniamaininnan toiminnasta sukupuoli-
ja seksuaalivähemmistöjen historian keruun, tallentamisen
ja näkyväksi tekemisen puolesta. Työ on tehty yhteistyössä työväenmuseo
Werstaan ja Työväen Arkiston kanssa.
Toinen kunniapalkinnon saaja on filosofian lisensiaatti Harry Halén
Unholan Aitta -nimisen sarjan julkaisemisesta. Julkaisusarja sisältää
38 osaa ja perustuu pitkäjänteiseen, vuosikymmeniä kestäneeseen
tutkimustyöhön arkistolähteiden parissa. Tutkielmat
perusteellisine hakemistoineen johdattelevat lukijoita monien jo
unohtuneiden kansanryhmien ja heidän vaiheidensa jäljille Suomessa
ja Venäjällä.
Jukka Kukkonen työhuoneessaan Suomen valokuvataiteen
museossa 1998.
Paasikivien yksityisarkistoa
Kansallisarkistoon
Presidentti J. K. Paasikiven arkisto täydentyi hyvin henkilökohtaisella
aineistolla, kun Alli Paasikiven sisaren pojantytär
Ritva Rouhunkoski luovutti isotätinsä jäämistön Kansallisarkistoon
marraskuun alussa.
Virve Laustela / Suomen valokuvataiteen museo
Presidentin rouva Alli Paasikivi jakoi palkintoja lasten kesäleirillä
Marielundissa vuonna 1955.
Arkistotarkastukset päättyvät
Arkistolaitos ei jatka tarkastustoimintaa nykyisessä muodossaan
vuoden 2013 alusta lähtien. Paikan päällä tehtyjen
tarkastusten sijaan tulee paino jatkossa olemaan organisaatioiden
itsearvioinnissa.
Syynä tarkastusten päättymiseen ovat arkistolaitoksen vähentyneet
resurssit. Lähtökohtana uudistuksessa on, että viranomaiset
ymmärtävät itse hyvin hoidetun asiakirjahallinnan välttämättömyyden
substanssitehtävien hoidossa ja oikeusturvan takaamisessa.
Tästä syystä viranomaisten on noudatettava asiakirjahallintaa koskevia
määräyksiä, ohjeita ja lakeja.
Arkistolaitos tulee luomaan itsearviointiin uusia työkaluja. Niiden
avulla organisaatiot voivat arvioida paremmin omaa asiakirjahallintaansa
ja kehittää toimintatapojaan.
Arkistolaitos jatkaa edelleen viranomaisten neuvontaa, koulutusta
ja konsultointia. Akuutteihin tilanteisiin pyritään reagoimaan nopeasti
ja kehittämään toimivia ratkaisuja.
Koulutuksessa on otettu käyttöön sähköinen oppimisympäristö,
jonka avulla yhä useammat asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat
osallistua koulutuksiin.

6 akti 3/2012 akti 3/2012
7
Identiteetti teemana Brisbanen
arkistokonferenssissa
International Council on Archives eli ICA järjesti kansainvälisen arkistokonferenssin Australian Brisbanessa
20.–24.8.2012. Neljän vuoden välein pidettävän konferenssin teemoista yksi oli identiteetti.
Identiteettiä käsiteltiin muun muassa Australian alkuperäisasukkaiden
näkökulmasta useammassakin alustuksessa.
Asiaan tuli myös lisävalaistusta asiakirjanäkökulmasta Brisbanen
jälkeen Canberrassa, jossa vietin muutaman päivän tutustumassa
tarkemmin Australian arkistotoimen organisoitumiseen.
Australialaisten suhde saaren alkuperäisiin asukkaisiin on todettu
varsin monimutkaiseksi kokonaisuudeksi. Konferenssin aluksi
Auntie Carol Curry toivotti meidät tervetulleeksi kansansa maille
pitämään konferenssia ja toi näin alkuperäisasukkaiden tervehdyksen
ja hyväksynnän konferenssillemme. Anteeksipyyntö aikaisempien
vuosien julmasta kohtelusta esitettiin virallisesti vasta
vuonna 2009.
Varastetut sukupolvet pakkoadoptoitiin
Myöhään tullut virallinen anteeksipyyntö on laiha lohtu, kun otetaan
huomioon, että tuhansia alkuperäisiä australialaisia vietiin
pois perheistään kasvamaan ”parempiin olosuhteisiin” vuosina
1860–1960. Ilmiötä kutsutaan nimellä Stolen Generations.
Pakkoadoptiot eivät koskeneet vain alkuperäisasukkaita, vaan
myös muuten heikoiksi katsotuista lähtökohdista kotoisin olevia
lapsia vietiin pois vanhemmiltaan. Lisäksi ns. child migrant -ilmiö
oli olemassa. Tällä tarkoitettiin, että esimerkiksi Englannissa tai
Maltalla orpokodeissa olevia lapsia siirrettiin Australiaan White
Australia Policyn hengessä. Tämän politiikan ideana oli muun muassa
säännöstellä ei-valkoista maahanmuuttoa Australian mantereelle.
Valtava osa perheistään erotettuja lapsia oli kuitenkin alkuperäiskansojen
edustajia. Yksi kuuluisimpia kauhun paikkoja oli Ballaratin
orpokoti, jossa lapset joutuivat kohtaamaan henkistä, fyysistä
ja seksuaalista väkivaltaa. Perimmäisenä ideana oli katkaista lasten
suhde alkuperäiseen identiteettiinsä, mikä ei tosin käynyt niin
helposti kuin aatteen puuhamiehet ja -naiset ajattelivat.
Pakkoadoptiota ei käsitelty Australiassa vuosiin. Sittemmin ongelma
on tunnistettu, joskaan sen laajuudesta ei välttämättä ole
kenelläkään aavistusta.
Tietojen löytyminen ison työn takana
Ongelma on se, että arkistot ovat hyvin hajanaisia ja niihin on paikoin
vaikea päästä käsiksi. Lisäksi osa arkistoista on tuhottu asianosaisten
suojelemiseksi, mikä tuntuu arkistonäkökulmasta varsin
erikoiselta lähestymistavalta. Korostettakoon, että tuhoajina olivat
paikallisviranomaiset, eivät arkistoinstituutiot.
Arkistonhoitajalta vaaditaan suurta proaktiivisuutta ja osaamista,
jotta halutut tiedot perheistään erotetuista lapsista löydetään.
Australian arkistoviranomaiset ovat tehneet erinomaisia hakuteoksia,
joiden avulla tiedon lähteitä voi kartoittaa. Hyvin usein tieto
jää kuitenkin löytymättä, mikä on surullista sekä arkistonhoitajan
että ennen kaikkea omaisiaan etsivän henkilön kannalta.
Jotta esimerkiksi orpokodissa tapahtuneen väkivallan takia nostettu
oikeusjuttu voi menestyä oikeusasteissa, tarvitaan valtavan
tarkat tiedot:
• Päivämäärän tarkkuudella hyväksikäytön ajankohta.
• Päivämäärän tarkkuudella ajankohta, jolloin trauma on
alkanut oireilla.
• Tarkka kuvaus hyväksikäytöstä ja tapahtumista.
Kun kokemus on traumaattinen ja tapahtunut lapsuudessa vuosikymmeniä
aikaisemmin, voi vain kuvitella, kuinka hyvin yllä oleviin
kysymyksiin kyetään vastaamaan oikeussalikelpoisesti. Arkistonhoitajalta
vaaditaankin ylimääräisten virkakilometrien juoksemista,
jotta mahdollisimman moneen kysymykseen saadaan vastaus
ja oikeus voi toteutua.
teksti ja kuvat: Aino Heikkinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Mikäli tarkempi matkakuvaus Brisbanen seminaarista kiinnostaa,
suosittelen Ritva Toivosen artikkelia Liikearkistoyhdistyksen Faililehdessä
3/2012.
Pääkuva: Australian vaakuna, jonka mukaan on nimetty ruokalaji
Coat of Arms. Siinä on puolet emun- ja puolet kengurunlihaa.
Alla: Australian kansallisarkiston pihalla konferenssivieraita
tervehti paikallinen papukaija.
Kaukaisten kollegojen
terveisiä
ICA:n seminaariin osallistui yli tuhat arkistoalan ammattilaista
ympäri maailmaa, Argentiinasta Zimbabween saakka.
Tässä muutaman kaukaisen kollegan terveiset suomalaisille
arkistoalan ammattilaisille:
Kuka olet
Anne Naupa, chief archivist
Missä työskentelet
Vanuatun Kansallisarkistossa.
Mikä on ollut Brisbanen arkistopäivien
tärkein anti
Kaikki on tuntunut mullistavalta ja
mielenkiintoiselta! Uusien ihmisten
tapaaminen on ollut jännittävää, samoin eri haasteista keskusteleminen.
Kuriositeettina minua jäi vaivaamaan kiinalaisten
ongelmat hankkia pätevää arkistoväkeä töihin.
Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi
Terveisiä Vanuatulta! Teknologia on siitä ihanaa, että
voimme olla yhteydessä arkistopäivien ulkopuolellakin!
Kuka olet Mpho Ngoepe, lecturer
Missä työskentelet
Etelä-Afrikan yliopistossa informaatiotutkimuksen
laitoksella.
Mikä on ollut Brisbanen arkistopäivien
tärkein anti
On ollut mielenkiintoista kuulla
kaupallisten yhteistyötahojen kuten
Googlen hyödyntämisestä arkistomaailmassa. Wikileaks on
herättänyt paljon keskustelua uudesta näkökulmasta.
Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi Dumela!
Kuka olet
Julia Waters, records manager
Missä työskentelet
Queenslandin museossa.
Mikä on ollut Brisbanen arkistopäivien
tärkein anti
Päivillä on korostunut kulttuuriperintölaitosten
eli kirjastojen, arkistojen
ja museoiden yhteistyön tärkeys. Meihin luotetaan edelleen.
Jotta tämä luottamus säilyy, digitointia ei pidä kiirehtiä
liikaa.
Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi
Lämpimästi tervetuloa Queenslandiin ja Australiaan.

8
akti 3/2012
akti 3/2012
9
Arkistorakentaminen esillä
Brisbanen kongressissa
Arkistorakentamisen uusia tuulia esiteltiin kongressissa
yhtenä teemakokonaisuutena. Esillä
olivat lähinnä Ranskan, Saksan ja Korean arkistolaitosten
uusimmat rakennushankkeet, arkistojen
tekniset vaatimukset, olosuhdesuositukset
sekä niiden seurantakäytännöt. Myös luonnonkatastrofeja
ja arkistojen varautumista niihin käsiteltiin.
Ranska oli jälleen vahvasti esillä. Ranskassa kansallisarkisto
on saanut hiljattain kolmannen rakennuksen, joka sijaitsee
Pierrefitte-sur-Seinen alueella, 10 km Pariisin keskustasta.
Kansallisarkiston aineistot on päätetty sijoittaa kolmeen paikkaan;
Pariisin historialliseen arkistokeskukseen aineistot Ranskan vallankumoukseen
saakka, erikoisaineistot Fontainebleaun arkistoon
(1969) ja aineistot vallankumouksen jälkeiseltä ajalta nykypäiviin
Pierrefitteen.
Muutto Pierrefitteen käynnistyi kuluvan vuoden heinäkuussa. Alkuvaiheessa
sinne siirretään 220 hyllykilometriä kahdesta muusta
em. arkistokeskuksesta, jonka jälkeen vapaata tilaa jää vielä 100
hyllykilometriä, minkä on laskettu riittävän 30 vuodeksi. Tutkijapalvelu
käynnistetään ensi vuonna 320-paikkaisessa tutkijasalissa.
Rakennus on kooltaan vaikuttava, 60 000 m². Sen suunnittelussa
Ranskan kansallisarkisto
Ranskan kansallisarkiston uusi rakennus Pierrefittessä.
on rakenteellisin keinoin (paksut seinät, vähävetinen betoni) pyritty
aikaansaamaan mahdollisimman turvalliset säilytysolosuhteet.
Paloturvallisuudessa on päädytty vesisumu-sammutusjärjestelmään.
Arkistosäilytyksen kustannukset puhuttavat
Ranskassakin on jo pitkään pohdittu arkistosäilytyksen kustannusten
vähentämistä. Olosuhteiden stabiiliusvaatimusta on lievennetty
niin, että nyt hyväksytään lämpötilan aikaisempaa suurempi
vaihteluväli + 16 – 23 °C ja suhteellisen kosteuden tavoite
on välillä 45–55 %. Tärkeää on kuitenkin välttää suuria poikkeamia
ja äkillisiä muutoksia. Lisäksi korostetaan olosuhteiden hallintaa
tiloittain, ei pelkästään koko rakennuksen puitteissa. Myös raitisilman
osuuden mitoitusta on pienennetty.
Vasta valmistunut departementin arkisto Lillessä (Les Archives
Départementales du Nord) on esimerkki arkistorakennuksesta,
joka tuottaa itse tarvitsemansa energian. Rakennus on varustettu
mm. aurinkokennoilla ja kattopuutarhalla. Ranskassa on pyritty
hyödyntämään myös vanhoja historiallisia rakennuksia arkistokäytössä,
lähinnä paikallisarkistoissa.
Saksassa on jo 1970-luvulta lähtien kehitelty arkistorakentamisen
energiataloudellisia malleja. Kuuluisa esimerkki tästä on Kölnin
kaupunginarkiston rakentaminen 1970-luvun alussa.
Jatkuu sivun 21 lopussa.
Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhaltavat
uudistuksen tuulet: tänä syksynä on otettu
käyttöön sähköinen oppimisympäristö, ja ensi
vuonna koulutuksen sisältöjä ja toteutusta yhdenmukaistetaan
entistä enemmän.
Arkistolaitos on ottanut syksyllä 2012 käyttöön sähköisen
oppimisympäristön. Ensimmäiseksi sen välityksellä on toteutettu
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi, jonka ovat
tuottaneet yhteistyössä Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto.
Tämän lehden ilmestyessä kurssi on jo loppusuoralla.
Kurssi on koostunut kahdesta lähiopetusjaksosta ja niiden välillä
verkkoympäristössä toteutettavista välitehtävistä. Mukanaolo opetusjaksoilla
ja hyväksytysti tehdyt välitehtävät oikeuttavat perustutkinnon
suorittamiseen. Erillistä loppukuulustelua ei enää tarvita.
Verkko tuo uusia haasteita oppimiseen
Peruskurssin suorittaminen edellyttää opiskelijalta itseopiskelua
ja vastuunottamista, koska osittain verkkokurssina toteutettuna
luentotunnit puolittuvat. Lähiopetusjaksoilla käsitellään yhdessä
keskeisimmät asiat asiakirjatiedon elinkaaren kaikista vaiheista, ja
oppimisaineisto on verkkoympäristössä aiempaa laajempi. Kurssikokonaisuudesta
pitää pystyä näin ollen löytämään keskeisimmät asiat.
Verkossa sekä opiskelijoilla että opettajilla on entistä paremmat
mahdollisuudet yhteistyöhön. Perinteisillä peruskursseilla oppimistilanteessa
on noin 30–50 henkilöä, joista osa on rohkeita
osallistujia ja osa hiljaisia. Näin ollen moni kysymys voi jäädä
askarruttamaan mieltä. Oppimisympäristön pitäisi alentaa kysymysten
ja keskustelujen kynnystä. Verkko-opettajana toimiminen
puolestaan edellyttää koko kurssin kestävää ja tiivistä yhteistyötä
opiskelijoiden kanssa.
Rodeo/Lasse Kristensen
Arkistolaitoksen koulutustoiminta
uudistuu
Tietoja vuoden 2013 kurssitoiminnasta
Ensi vuonna arkistolaitos yhdenmukaistaa koulutussisältöjään
ja koulutuksen toteutusta entistä enemmän. Peruskurssi uudistetaan
ja käyttöön otetaan uusi koulutustuote, asiakirjahallinnan
peruskurssi, johon yhdistetään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
peruskurssi ja sähköisen asiakirjahallinnon peruskurssi. Uusi peruskurssi
toteutetaan osittaisena verkkokoulutuksena.
Teemapäivät keskittyvät muutoksenhallintaan: kuntaorganisaatioiden
muutosten vaikutukset asiakirjahallintaan ja sähköinen
asiakirjahallinta muutostilanteissa. Lisäksi yksi teemapäivä on
suunnattu sosiaali- ja terveydenhuoltoon, jossa vaiheittain otetaan
käyttöön Kelan eArkisto ja valmistaudutaan KanSAn eli kansallisen
sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon.
Oppia ajasta ja paikasta riippumatta
Oppimisympäristön kautta voidaan tarjota oppimis- ja koulutuspalveluja
entistä paremmin ajasta ja paikasta riippumatta tiedonhallinnan
parissa työskenteleville. Arkistolaitos pyrkii edistämään erityisesti
työssä ja työn ohessa tapahtuvaa oppimista ja pätevöitymistä.
Näin tuetaan oppijien yksilöllisiä oppimispolkuja ja -taitoja.
teksti: Raili Oittinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
Arkistolaitos järjestää julkishallinnon organisaatioille
koulutusta, jonka tavoitteena on tuottaa valmiuksia
tiedonhallinnan tehtävien hoitamiseen. Vuosittain järjestetään
lähes 50 koulutustilaisuutta, joihin osallistuu noin
2 000 henkilöä. Perusosaamisen lisäksi erityisenä haasteena
on edistää organisaatioiden valmiuksia siirtyä sähköiseen
toimintaympäristöön.

10
akti 3/2012
akti 3/2012
11
Yhteisen tehtäväluokituksen
ja eAMS:n käyttöönotto
kiinnostaa kunnissa
Jyväskylän yliopistossa alkuvuodesta 2011 tehdyn
kyselyn mukaan kuntien yhteinen tehtäväluokitus
oli käytössä kaikkiaan 70:llä vastanneista
204 kuntaorganisaatiosta. Sen sijaan
sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman eli
eAMS:n käyttäjiä löytyi vain 13 kuntaorganisaatiosta.
Kyselyn toteutti artikkelin kirjoittaja Anssi
Heikkilä pro gradu -työtään varten.
Verrattuna arkistolaitoksen vuonna 2009 toteuttamaan
kyselyyn olivat kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttäjämäärät
nousseet 26 kunnallisesta organisaatiosta 70 käyttäjään.
Tämä osoittaa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytön lisääntyneen
merkittävästi viime vuosina. Suurin muutos on kuitenkin
tapahtunut niiden kuntaorganisaatioiden joukossa, jotka eivät aiemmin
edes suunnitelleet kuntien yhteisen tehtäväluokituksen
käyttöönottoa. Vuonna 2011 näitä organisaatioita oli enää viisi.
Tilanne on hyvin samanlainen eAMS:n kohdalla. Sen käyttöönottoa
ei harkitse enää kuin 20 kuntaorganisaatioita aiemman 94 sijaan.
Voikin sanoa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n
lyöneen itsensä läpi kuntaorganisaatioiden tietoisuuteen.
Vuoden 2009 tilanteeseen verrattuna eAMS:n käyttäjämäärän lisääntyminen
on kuitenkin jäänyt vähäiseksi. Tämän taustalla on
se, että moni kuntaorganisaatio on haluton katkaisemaan vanhaa
arkistoaan ennen kuin on varmistunut siitä, että yhteinen tehtäväluokitus
ja eAMS ovat varmasti käyttöönoton vaivan arvoisia ja
käyttökelpoisia.
Moni vastaaja halusikin ensin kuulla muiden kokemuksia eAMS:n
käytöstä ja/tai kokeilla miten yhteinen tehtäväluokitus soveltuu
oman organisaation toimintaan. Osa halusi myös ensin varmistua,
että arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä avataan kuntaorganisaatioille.
Valmis luokitus houkuttaa
Lähes puolet yhteistä tehtäväluokitusta käyttävistä kuntaorganisaatioista
oli ottanut käyttöönsä valmiin kolmitasoisen luokituksen.
Alemmille tasoille menevät tarkennukset pitäisi arkistolaitoksen
mukaan tehdä omassa organisaatiossa, mutta tähän ei
useimmilla kuntaorganisaatioilla ole haluja tai resursseja. Kuntayhtymät
ovat myös huomattavan usein tyytyneet pelkästään päätehtävätason
luokitteluun. Kuntayhtymät keskittyvät usein tiettyihin
toimintoihin, jolloin niille olisi hyödyksi suppeampi, mutta
tarkemmin omaan toimialaan keskittynyt tehtäväluokitus.
Kaikissa kuntaorganisaatioissa nähtiin kuntien yhteisen tehtäväluokituksen
ja arkistolaitoksen tekemän eAMS-perusmallin käytön
ongelmina niiden epätasapainoisuus, osin myös soveltumattomuus
oman organisaation toimintoihin. Perusmallin ongelmat johtuvat
paljolti sen perustumisesta yhteiseen tehtäväluokitukseen.
Kuitenkin suurimpana ongelmana nähtiin puutteet sekä luokituksen
ja perusmallin käytönohjauksessa että yleisissä resursseissa.
Käytännön ohjeistusta toivotaan lisää
Moni kuntaorganisaatio toivoo paljon enemmän käytännön ohjeistusta
ja arkistolaitoksen jalkautumista maakuntiin opastamaan
luokituksen ja perusmallin käyttöä.
Samalla toivotaan, että kuntaorganisaatioiden johto saataisiin mukaan
eAMS-hankkeeseen. Valitettavan monen vastaajan huolena
on se, ettei johto arvosta eikä ymmärrä asiakirjahallinnon merkitystä.
Tämä näkyy sitten asiakirjahallinnon henkilö- ja taloudellisten
resurssien puutteena.
Arkistopiirillä merkitystä käyttöönotossa
Arkistopiiri vaikuttaa yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttöönottoon.
Hämeenlinnan maakunta-arkiston ja Kansallisarkiston
vaikutuspiiriin kuuluvista vastaajista yli puolet oli ottanut yhteisen
tehtäväluokituksen käyttöön ja noin joka viides käyttää myös
eAMS:aa. Tämä ei ole yllätys, sillä tehtäväluokitusasiat kuuluvat
Kansallisarkistolle, jolloin tehtäväluokituksen ja eAMS:n opastuksesta
vastaava henkilökunta löytyy Helsingistä.
Muiden arkistopiirien alueella kuntien yhteinen tehtäväluokitus
oli käytössä vähintään joka neljännellä. Ainoan poikkeuksen muodostaa
Turun maakunta-arkiston piiri, jossa yhteisen tehtäväluokituksen
käyttö oli alle neljäsosan. Tämä voi selittyä sillä, että Turun
maakunta-arkisto ei ole ollut asian suhteen kovin aktiivinen.
Yleensäkin maakunta-arkistojen aktiivisuus kuntien yhteisen tehtäväluokituksen
ja eAMS:n suhteen vaikuttaa varmasti molempien
käyttöönottoon arkistopiirin alueella. Turun maakunta-arkiston
piiriin kuuluu myös paljon pieniä kuntia, joilla ei ole ollut tarvetta
siirtyä heti kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen.
Alle 10 000 asukkaan kunnat kommentoivat usein, että niiden
mielestä yhteinen tehtäväluokitus ja eAMS on suunnattu enemmän
suurille kunnille, eikä niitä näin ollen ole koettu tarpeellisiksi.
Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytössä erottuu arkistopiireistä
edukseen Mikkelin maakunta-arkiston alue. Tämä selittyy paljolti
sillä, että Mikkelistä löytyy Sähköinen arkisto kuntien käyttöön
-hanketta (SARKK) vetävän Kuntien Tiera Oy:n toimipiste. Myös
Oulun maakunta-arkiston alueella jo yhdeksän kuntaorganisaatiota
oli alkuvuonna 2011 ottanut yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön.
Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen
ja eAMS:n
käyttö arkistopiireittäin.
Kuntien yhteinen eAMS Vastaajia
tehtäväluokitus käytössä kaikkiaan
käytössä
arkistopiireittäin
HMA/KA 27 11 50
JOMA 5 0 20
JYMA 3 0 10
MMA 9 1 23
OMA 9 0 35
TMA 6 0 34
VMA 11 1 32
Yhteensä 70 13 204
Artikkeli perustuu Anssi Heikkilän
toukokuussa 2012 Jyväskylän yliopistossa
valmistuneeseen pro gradu
-työhön "Kuntaorganisaatioiden näkemykset
kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta
sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta",
joka
on saatavilla sähköisesti osoitteessa:
http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-
201205241725.
Kuntia pitäisi rohkaista eAMS:n käyttöön
Toisaalta eAMS:n kohdalla maakuntien käyttöönotot ovat jääneet
muutamaan yksittäistapaukseen. Tähän olisi arkistolaitoksen syytä
puuttua, vaikkapa kierrättämällä luokitus- ja eAMS-osaajia eri
maakunta-arkistoissa opastamassa yhteisen tehtäväluokituksen
ja perusmallin käyttöä. Aktissa 2/2012 esitetty arkistolaitoksen
mahdollinen organisaatiomuutos, jossa piirijaosta ollaan siirtymässä
matriisimaiseen toimintatapaan, voisi helpottaa yhteisen
tehtäväluokituksen ja eAMS:n osaamisen leviämistä.
teksti: Anssi Heikkilä, arkistonhoitaja, Pohjolan Voima -konserni

12
akti 3/2012
akti 3/2012
13
Ministeri Pertti Salolaisen arkisto kuntoon
ulkopuolisella rahoituksella
Lasse J. Laine
Ministeri Pertti Salolaisen arkisto siirtyy
Kansallisarkistolle. Laajan ja merkittävän
aineiston järjestäminen toteutetaan
Snellman-säätiön rahoituksella. Niukkojen
toimintaresurssien aikana tällainen
yhteistyö on lähes ainoa tapa saattaa
aineistot tutkijoiden käyttöön kohtuullisessa
ajassa.
Ministeri Pertti Salolainen on luovuttanut Kansallisarkistolle
laajan yksityisarkistonsa. Se sisältää niin
virkauraan kuin yksityiselämään liittyvää aineistoa noin
parikymmentä hyllymetriä.
Muistelmiaan Salolainen ei aio kirjoittaa. Kun arkisto on
järjestetty, avautuu se luvanvaraisesti tutkijoiden käytettäväksi.
Salolaisen omien sanojen mukaan vaaditaan
suurta siviilirohkeutta antaa eletty elämänsä vieraisiin
käsiin. Kansallisarkiston huomaan hän on kuitenkin
muistiinpanot ja moninaiset dokumentit rohjennut antaa.
Ura Arkadianmäellä ja maailmalla
Ministeri Salolainen kertoo numeron kahdeksan näytelleen
merkittävää roolia urallaan. Kahdeksan vuoden
sykli on toteutunut sekä ministerinä, suurlähettiläänä
että erilaisten valiokuntien jäsenenä ja puheenjohtajana.
Nyt meneillään olevan toimikauden päättyessä Salolainen
tulee olleeksi kansanedustajana peräti 35 vuotta.
Työuransa alkuvuosina kauppatieteiden maisteri Salolainen
työskenteli Yleisradion uutistenlukijana, talousohjelmien
toimittajana ja tuottajana, BBC:n toimittajana,
Ylen Lontoon kirjeenvaihtajana ja STK:n osastopäällikkönä.
Uraan mahtuu myös kahdeksan vuotta Suomen
Lontoon suurlähettiläänä.
Kansainvälisten tehtävien, politiikan ja lukuisten luottamustointen
ohella Salolainen on toiminut myös Kokoomuksen
puheenjohtajana. Hengästyttävän monipuolinen
ansioluettelo herättää kunnioitusta.
Salolainen on ollut kiinnostunut luonnosta
ja ympäristönsuojelusta koko ikänsä.
Pertti Salolaisen Pohtiolammella kuvaama komea kalasääksi.
Mukana Suomen historian käännekohdassa
Eräs Suomen valtiollisen historian merkittävimpiä käännekohtia
on ollut Suomen liittyminen Euroopan unioniin. Ministeri Salolainen
toimi tuolloin Suomen neuvotteluvaltuuskunnan johtajana
sekä Suomen ETA- että EU-sopimusten pääneuvottelijana. Pitkät
ja haasteelliset neuvottelut eivät olleet kivuttomia Salolaiselle yksityishenkilönäkään.
Uhkailun ja häirinnän taltuttamiseen tarvittiin
jopa suojelupoliisin turvatoimia.
Arkistoaineistossa on runsaasti dokumentaatiota, muistiinpanoja
ja tiedotusvälineiden uutisointia tapaamisista ja neuvotteluista lukuisten
poliittisten merkkihenkilöiden kanssa.
Ympäristöasioiden pioneeri
Ministeri Salolainen arvioi olleensa eduskunnan ensimmäinen
vihreä perustettuaan 1970-luvulla eduskunnan ympäristö- ja luontoryhmän.
Hänen kiinnostuksensa luontoon ja luonnonsuojeluun
alkoi jo varhaisina poikavuosina. Jopa Salolaisen ylioppilasaine käsitteli
luonnonsuojelua.
Salolainen toi Suomeen kansainvälisen WWF-järjestön tasan 40
vuotta sitten. Hän on ollut merkittävä neuvottelija lukuisten kansallispuistojen
ja suojelualueiden perustamisvaiheissa. Luonnonpuolustajan
osa ei aina ole ollut helppo – vihamiehiä on riittänyt
tälläkin saralla.
Rakkaus ja kunnioitus luontoa kohtaan ilmenevät myös Salolaisen
läpi iän jatkuneessa harrastuksessa, valokuvauksessa. Erämaan,
villieläinten ja luonnonilmiöiden kuvaaminen eri puolilla maailmaa
on ollut vastapainoa yhteiskunnalliselle ja poliittiselle työlle. Ministerin
otoksia on nähty useissa valokuvanäyttelyissä ja luonnonsuojelukohteiden
hyväksi järjestetyissä myyntitilaisuuksissa.
Kansallisarkistoon luovutetussa arkistossa on luontokuvia käsitteleviä
lehtileikkeitä sekä kansalaisten lähettämiä kirjeitä ja vetoomuksia.
Salolaisen ottamat luontokuvat eivät kuitenkaan sisälly
luovutettuun aineistoon.
Kiinnostava arkisto jälkipolville
Arkiston järjestäminen kestää kymmenen kuukautta. Kronologisesti
ja osin aihepiireittäin ryhmitelty aineisto helpottaa arkistonjärjestäjän
työtä. Urakan valmistuttua voidaan arkiston aarteita
käyttää monentyyppiseen tutkimukseen, mutta vain luovuttajan
luvalla. Mielenkiintoinen aineisto on varmasti hyvä inspiraation
lähde vaikkapa väitöskirjaa suunnittelevalle tutkijalle.
teksti: Anna-Leena Solhagen, tiedottaja, Kansallisarkisto
Yhdessä arkistot kuntoon
Kansallisarkisto on jo pitkään tehnyt yhteistyötä
yksityisarkistojen luovuttajien kanssa aineistojen saattamiseksi
käyttökuntoon. Käytännössä tämä on tarkoittanut sitä,
että luovuttaja tai sitä lähellä oleva taho on rahoittanut arkiston
järjestämisen. Työn on tehnyt Kansallisarkiston valitsema
ammattilainen Kansallisarkiston ohjauksessa ja valvonnassa.
Tällaisen proaktiivisen yhteistyön tarve, jossa luovuttaja ottaa
vastuuta arkistonsa järjestämiskustannuksista, tulee yhä tärkeämmäksi
arkistolaitoksen resurssien niukentuessa. Tavoitteena
on, että varsinkin yhteisötoimijoiden arkistojen järjestäminen
ja kuvailu tapahtuu arkistolaitoksen kustannuksella
vain poikkeustapauksissa.
Teksti: Marja Pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto
Kuvassa ministeri
Pertti Salolainen ja
tutkija Vesa-Matti
Ovaska tarkastelevat
aineistoa.
Anna-Leena Solhagen)

14
akti 3/2012
akti 3/2012
15
Kolme uskollista
Kansallisarkistossa
lannissa kahden vuoden ajan ja tutustuin siellä erääseen perheeseen.
Heillä oli suuressa hallissa iso sukutaulu, jossa esiteltiin suvun
juuret Wilhelm Valloittajaan saakka. Se lisäsi mielenkiintoani
myös omia juuriani kohtaan.”
Ensimmäinen vierailusi arkistossa
Arkistoaikakauslehti Aktissa ja sen edeltäjässä
Arkistoviestissä on haastateltu säännöllisesti
oman alamme ammattilaisia. Entäpä ne, joiden
vuoksi työtämme teemme Kolme Kansallisarkiston
uskollista asiakasta, rouvat Irja Manninen,
Tuula Saarinen ja Ritva Tattari kertovat,
kuinka heistä tuli sukututkijoita ja muistelevat
kokemuksiaan arkistoista. Kaikki kolme ovat julkaisseet
aktiivisesti, ja ura jatkuu edelleen.
Tutkijapalvelijana olen työskennellyt haastateltavien
kanssa vuosikymmeniä. Varhaisimmat muistoni ovat Ritva Tattarista.
Sukututkijalegenda, oikeusneuvosmies Pentti J. Voipio
järjesti vuonna 1979 silloisen Valtionarkiston luentosalissa neuvottelutilaisuuden,
jossa me jonkinlaista korvausta vastaan sukututkimustyötä
tekevät neuvottelimme laatuvaatimuksista ja ehkä
myös palkkioista. Ritva oli jo kokenut tekijä luultavasti kaikessa
muussa paitsi laskutuksessa: hän teki työtä Pentin lailla rakkaudesta
sukututkimukseen.
Kuinka kiinnostuit sukututkimuksesta
”Jo koululaisena sain tutustua oman sukuni asiakirjoihin. Sieltä
juurtaa kiinnostukseni menneisyytemme tutkimukseen”, kertoo
Irja Manninen.
Tuula Saarisen alku oli proosallisempi: ”Kun olin kansakoulun
ensimmäisellä luokalla, haukuttiin minua mustalaisen kakaraksi.
Menin tätini puheille ja sain tietää, että isoäitini äiti Maija Greta
Ahonen oli ollut samannäköinen kuin minä. Vuosien jälkeen
päätin aloittaa sukututkimuksen nimenomaan hänen taustansa
selvittämiseksi.”
Ritva Tattari kertoo, että hän sai isältään 10-vuotislahjaksi Pikku
Jättiläisen. Hän selaili sitä ja löysi viiden sukupolven kaavakkeen,
jota alkoi täyttää välittömästi. ”Kului kymmenen vuotta. Olin Eng-
Ritva Tattari kertoo tulleensa silloiseen Valtionarkistoon ensimmäisen
kerran kesällä 1976. ”En tuntenut ketään, jolta olisin voinut
kysyä, miten siellä työskennellään. Vastaanotto oli hyvin ystävällinen.
Puhelinkeskusrouva kehotti merkitsemään nimeni vieraskirjaan,
se oli silloin keskuksen luona. Tutkijasaliin tultuani virkailija
Kaarina Zetterberg opasti minua ns. mustien kirjojen pariin ja
myöhemmin mikrofilmien käyttöön. Hän kehotti kääntymään ongelmissa
aina virkailijoiden puoleen.”
Myös Irja Manninen kertoo aloittaneensa arkistotutkimuksensa
vuonna 1976. Kokemukset olivat Ritvan kaltaiset. Erityisenä huomiona
hän kertoo, että ns. vanha tutkijasali oli silloin hyvin tyhjä,
etenkin iltaisin. Arkisto oli avoinna tuohon aikaan maanantaista
perjantaihin klo 8–20 ja lauantaisin klo 8–16.
Tuula Saarinen kertoo jääneensä eläkkeelle 1992 ja uskaltautuneensa
heti saman vuoden syksyllä Kansallisarkistoon. Sen hän
koki pelottavaksi. Tuula ihmetteli hiljaisuutta, joka vallitsi tutkijasaleissa.
”Aina en heti ymmärtänyt olla puhumatta, enkä ymmärtänyt, miksi
en saanut ottaa kahta mappia pöydälleni – olinhan ollut sihteerinä
ja tiesin, kuinka tärkeää on pitää mapit järjestyksessä. Nyt sen
käsitän. Apua olen saanut aina, kun olen sitä pyytänyt”, hän sanoo.
Mielenkiintoisin maakunta tutkia juuriasi
”Uusimaa”, vastaa Irja Manninen ykskantaan.
Mustat kirjat olivat ensimmäisiä asiakirjoja, joihin Ritva Tattari
tarttui aloittaessaan sukututkimuksen.
kin tapaamaan silloin muita sukututkijoita. Kaikkia lähteitä ei tietenkään
ole tavoitettavissa Internetin avulla, joten arkistovierailut
ovat edelleen tarpeellisia”, miettii Tuula Saarinen.
Toiveesi sukututkijana arkistolaitokselle
”Toivon, että arkistolaitos vaatisi saada kaikki sata vuotta vanhemmat
ja miksei nuoremmatkin kirkonkirjat tutkijoiden vapaasti
käytettäviksi. Avoimuutta ja yhteisöllisyyttä, sitähän kirkkokin toitottaa
piispoja myöten”, Ritva Tattari lausuu.
”Olen löytänyt paljon virheellisiä tietoja. Esimerkiksi Internetissä
tutkittaessa on tulkittu väärin syntyneiden, vihittyjen ja kuolleiden
tietoja. Arkistolaitoksen toimipisteissä pitäisi olla laatikko, jonne
voisi laittaa korjauksia ja tutkimusvinkkejä genealogikollegoille.
Tämä voisi nopeuttaa virheellisten sukujohtojen korjaamista.”
”Keski-Suomi on mieluisin alueeni tutkia sukuani, vaikka esivanhempiani
on toki muualtakin Suomesta. Muuttoliike ja esimerkiksi
perukirjat kiinnostavat minua erityisesti”, kertoo Tuula Saarinen.
”Toivoisin myös, että arkisto tiedottaisi enemmän aineistoista,
jotka voivat kiinnostaa sukututkijoita. Olen tutkinut 30 vuotta ja
vieläkään en tiedä mitä kaikkea täältä voi löytyä”, hän jatkaa.
Ritva Tattari on sitä mieltä, että Ala-Satakunta on mukavin alue
samoilla sukujuurien parissa. Hänen isänsä suku on Loimaalta.
Sukututkimuksen edellytykset ovat muuttuneet paljon viime vuosikymmenien
aikana. Rouvat ovat yksimielisiä siitä, että Internetin
merkitys sukututkimukselle on ollut valtava. Se on valitettavasti
näkynyt myös arkistojen ja kirjastojen tutkijasaleissa.
”Vain tarkistuksien vuoksi pitää tulla Kansallisarkistoon, ja tieten-
Kansallisarkisto on Tuula Saariselle, Ritva Tattarille
ja Irja Manniselle paitsi paikka tutkia, myös tilaisuus
tavata ystäviä ja vaihtaa kuulumisia.
Tuula Saarinen toteaa myös, kuten tuhannet tutkijakollegansakin,
että sukututkijoiden pitäisi päästä tutkimaan myös sata vuotta
nuorempia kirkonkirjoja.
”Kuinka nykyään voi enää olla tuomittavaa avioliiton ulkopuolella
syntyneen lapsen alkuperän kirjaaminen tai seurakuntalaisen
mahdollinen poliittinen kanta Jokainen nykyihminen ymmärtää,
että parasta on, että lapsia syntyy, ja äänestäminen on jokaisen
kansalaisvelvollisuus poliittisesta kannasta riippumatta”, hän korostaa.
teksti: Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto
kuvat: Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

16 akti 3/2012
akti 3/2012
17
Arkistouralla
Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa
työskentelevät arkistoalan ammattilaiset
kertovat urastaan ja työstään. Tässä numerossa
puheenvuoron saa Liikenneviraston arkistopäällikkö
Jarmo Koistinen. Liikennevirasto
aloitti toimintansa vuoden 2010 alussa, ja
siinä yhdistyivät Tiehallinto, Ratahallintokeskus
ja Merenkulkulaitoksen väylätoiminnot.
Väyliä pitkin
Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen
Yleisin vastaus tähän kysymykseen taitaa olla sattumalta. Niin se
on minunkin kohdallani. Historianopintojen loppuvaiheessa sain
tutkimusapulaisen paikan, kun Merenkulkulaitos kirjoitutti historiaansa
professori Yrjö Kaukiaisella. Työtä tehdessäni huomasin
viraston arkiston kaipaavan huolenpitoa. Niinpä kirjoitin johdolle
muistion, että voisin tehdä yhden kesän töitä arkistossa ja pistää
sen kuntoon. Vähänpä silloin vielä tästä alasta tiesin.
Millaisia ovat nykyiset työtehtäväsi
JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI
Tällä hetkellä toimin Liikenneviraston arkistopäällikkönä. Asiakirja-
aineistoa on noin kuusi hyllykilometriä ja lisäksi 350 000 karttaa
ja piirustusta. Meillä on arkistotiimi, johon kuuluu lisäkseni kolme
arkistonhoitajaa sekä tällä hetkellä kaksi korkeakouluharjoittelijaa.
Olemme ulkoistaneet rata- ja vesitiepiirustusarkistojen käyttö- ja
hoitopalvelun. Tehtäviini kuuluu muun muassa viraston arkistotoimen
kehittäminen. Tärkeimpänä asiana näen tällä hetkellä edeltävien
virastojen toimintatapojen ja mallien yhdenmukaistamisen
Liikenneviraston toimintatavoiksi. Työn iloa lisäävät asialleen
omistautuneet tiimiläiset.
Miten digiaika on muuttanut työtäsi
Digiaikaan siirtyminen on osaltaan helpottanut tiedon löytymistä,
mutta väyläinfra-aineistosta iso osa on vielä perinteisinä tekstiasiakirjoina
tai piirustuksina. Aiemmissa tehtävissä olin voimakkaasti
mukana asianhallintaratkaisujen kehittämisessä. Olen aina
nähnyt alamme laaja-alaisena analogisen ja digitaalisen tiedon
parissa työskentelynä enkä yhteen tietopalvelusektoriin lukittuna.
Aiemmassa virastossa olin rakentamassa tietopalveluille yhden
luukun periaatetta, ja uudistuksen myötä haave siirtyi mukanani
Liikennevirastoon.
Urallesi on osunut useita merkittäviä organisaatiouudistuksia.
Miten ne heijastuvat arkeen
Aloittaessani Merenkulkulaitoksessa se oli toipumassa tie- ja vesirakennushallituksen
vesitietoimialan liittämisestä Merenkulkulaitoksen
väylätoimintoihin. Toimintojen ja erilaisten organisaatiokulttuurien
yhteensovittamiseen meni jokunen vuosi. Sittemmin
Merenkulkulaitoksesta erotettiin omiksi liiketoiminnoikseen jäänmurto
ja muut aluspalvelut sekä luotsauspalvelu.
Toistaiseksi viimeisin organisaatiouudistus oli kokoluokaltaan jotain
aivan muuta. Aluksi olin puheenjohtajana ministeriön nimeämässä
tietopalvelujaoksessa, jonka tehtävänä oli alustavasti
suunnitella tietopalvelut uusille virastoille. Saimme aikaiseksi kattavan
yhteenvedon eri virastojen tilanteista. Seuraavaksi kuuden
viraston edustajat jakautuivat kahdeksi ryhmäksi, joista toinen
aloitti Liikenteen turvallisuusviraston ja toinen Liikenneviraston
tietopalveluiden aloitusvalmiuden suunnittelun. Olin jäsenenä
turvallisuusviraston ryhmässä ja vedin Liikenneviraston ryhmää
projektipäällikkönä. Siinä oli ehkä elämäni hektisimmät neljä kuukautta.
Ilman todella ammattimaista porukkaa ja venymistä aloitusvalmiutta
ei olisi saavutettu.
Miten yhteistyö arkistolaitoksen kanssa sujuu
Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppoa tehdä yhteistyötä.
Uran alkutaipaleella kaipasin keskitettyä suunnittelua esimerkiksi
diaarikaavojen osalta. Nyttemmin tähän tarpeeseen on osittain
vastattu sähköisen asianhallinnan kehitystyössä (eAMS). Joskus
mietin, mikseivät virastojen arkistoluettelotkin voisi olla arkistolaitoksen
ylläpitämässä pilvessä tiedonhakua helpottamassa. Tämäkin
ajatus on tietojeni mukaan etenemässä arkistolaitoksen
sisällä.
Arkistolöytöjä
Palstalla esitellään arkistojen kätköistä
löytyneitä kuriositeetteja.
Ämmien kanssa veneessä,
daamin kera keinussa
Viipurin kaupunginarkiston arkistonhoitajan Kaarle
Soikkelin vuonna 1916 laatima arkistoluettelo oli aarrekarttanani
tehdessäni arkistokaivauksia Naisvuoren uumenissa Mikkelin
maakunta-arkistossa. Viipurin maistraatin arkiston kätköistä, vanhaan
arkistoluetteloon tunnisteella J II 7 merkitystä paperinyytistä
kuoriutui esiin asiakirjanippu, joka sisälsi 1700-1800-luvun vaihteessa
kirjoitettuja ja jäljennettyjä runoja.
Näiden pääasiassa romanttisten ja uskonnollisten säkeiden joukosta
löytyi myös tuntemattoman tekijän todennäköisesti 1800-luvun
alussa laatima, selvästikin miehille suunnattu Drottningholm
Spelet -niminen lautapeli.
Pelaajan tehtävänä on purjehtia noppaa heittäen mahdollisimman
nopeasti pitkin Mälarenia Tukholman keskustasta Drottningholmin
linnaan. Matkallaan halki Tukholman saariston pelaaja joutuu
kohtaamaan erilaisia kommelluksia.
1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasiakirjat
Hän pistäytyy ovat harvinaisia krouveissa ja saa ja kokea arvokkaita. sulokkaita hetkiä daamin
kanssa keinuen. Långholmenilla matkalaista vaanivat tulliviranomaiset
ja saarella sijainneen kehruuhuoneen naiset aiheuttavat
ruman välikohtauksen tunkeuduttuaan veneeseen. Myös ilkeä
kohtaaminen Mariebergissa kapakoitsijan vaimon kanssa ja pitkäksi
venyvä tapaaminen tyttöjen seurassa Hässingenin saarella
hidastavat matkan tekoa.
JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI
Hoppukaan ei tosin ole aina hyväksi. Maalin jo häämöttäessä liian
vauhdikas eteneminen voi aiheuttaa kumoon purjehtimisen ja pelistä
pois putoamisen.
Tukholman ympäristön kartta, W.M. Carpelan (1817).
Kokeile itse merimiestaitojasi ja nosta
ankkurit ylös! Reittiohjeet ovat seuraavat:
Tukholman kaupunginarkisto
Nro 1
Nro 3
Tukholma
Viivähdät kalastajan luona yhden
heittovuoron ajan. Sakkoa yksi piste.
Mikkelin maakunta-arkisto
Nro 6 Skuutti purjehtii nro:on 11.
Nro 7 Smedsudden. Sakkoa yksi piste.
Nro 9 Hinaaja hinaa nro:on 11.
Nro 12 Långholmenin tulli. Sakkoa kolme pistettä.
Nro 14 Ämmiä veneessä, ruma tapaaminen.
Mene takaisin nro:on 5.
Nro 16 Lotja pysyy ankkurissa yhden heittovuoron ajan.
Nro 19 Sluuppi purjehtii nro:on 25.
Nro 21 Mariebergin krouvi. Sakkoa neljä pistettä.
Nro 23 Kapakoitsijan vaimo veneessä, ilkeä kohtaaminen.
Mene takaisin nro:on 12.
Nro 25 Lilla Hässingen. Sakkoa viisi pistettä.
Nro 29 Metsästäjän luona odotetaan yhden
heittovuoron ajan.
Nro 31 Stora Hässingen. Sakkoa kuusi pistettä.
Nro 33 Viivyt tyttöjen luona neljän heittovuoron ajan.
Sakkoa kahdeksan pistettä.
Nro 36 Hässingsgrundet. Pysähdyt kahden
heittovuoron ajaksi.
Nro 38 Härkä kiskoo nro:on 41.
Nro 39 Daamin kanssa keinumassa.
Pysähdy yhden heittovuoron ajaksi.
Nro 41 Ekensbergin krouvi. Sakkoa seitsemän pistettä.
Nro 45 Hägersten ohitetaan.
Nro 46 Björnholmen ohitetaan.
Nro 52 Kumoon purjehtimisen vuoksi putoat pois pelistä.
Nro 55 Krankholmen ohitetaan.
Nro 58 Pettersberg ohitetaan.
Nro 59 Drottningholm. Peli voitetaan.
teksti: JARI OINOnen, tutkija, Mikkelin maakunta-arkisto

18
akti 3/2012
akti 3/2012
19
Seminaari pohti siirtymistä
asiakirjahallinnasta tietojen
hallintaan
Mikkelin ammattikorkeakoulu järjesti lokakuun
alussa seminaarin, jossa käsiteltiin paljon puhuttua
teemaa julkisen hallinnon palveluiden kehittämisestä
ja asiakirjahallinnan – tai nykyisin mieluummin
tiedon hallinnan – linkittymisestä tähän
kehitystyöhön.
Asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan -seminaarin
useimmissa esityksissä nousi esille tunnettu tosiasia asiakirjahallinnon
lainsäädännön vanhentuneisuudesta ja vaikeuksista kehittää
sähköistä toimintaympäristöä tietolähtöisesti. Asiakirjojen
hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan. Seminaari keräsi noin
sata kuulijaa.
Selvitys listaa kehittämistoimia
Seminaarissa julkaistiin julkishallinnon asiakirjahallinnon lainsäädännön
ja toiminnan uudistamista käsittelevä selvitys, jonka
Mikkelin ammattikorkeakoulu oli tilannut Itä-Suomen yliopistolta.
Professori Tomi Voutilaisen selvityksessä käsitellään laajasti
muun muassa arkistolaitoksen sähköisen asiakirjahallinnon kehittämistä.
Arkistolaitoksen katsotaan vieneen asiakirjahallinnon pysähtynyttä
kehitystä eteenpäin. Arkistolaitoksen tavoitteet julkisen hallinnon
tiedonhallinnan yhdenmukaistamiseksi ja kehittämiseksi ovat
selvityksen mukaan olleet perusteltuja ja kehitystyökin suhteellisen
tuloksellista. Siitä huolimatta keinoissa olisi toivomisen varaa.
Selvityksen johtopäätöksissä esitetään kymmenen ideaa lainsäädännön
ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen muuttamiseksi. Niitä
ovat esimerkiksi asiakirjahallinnon ohjausvastuiden selkiyttämi-
Julkisen hallinnon yhteiset
asianhallinnan määritykset
olisivat enemmän kuin tervetulleita.
Professori Tomi Voutilainen vaati puheenvuorossaan
toimenpiteitä julkisen hallinnon
tietojen hallinnan tehostamiseksi.
nen, lainsäädännön ja käsitteiden uudistaminen, säilytysvastuiden
määrittely ja julkisen hallinnon tehtäväluokitusten yhdenmukaistaminen.
Ne kaikki ovat kannatettavia ja niitä arkistolaitos on korostanut
sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessään, ohjauksessaan ja
koulutuksessaan. Julkisen hallinnon yhteiset asianhallinnan määritykset
olisivat enemmän kuin tervetulleita; niitä olisi tarvittu jo
kauan sitten.
Lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjoihin
Lainsäädännön jälkeenjääneisyys näkyy muun muassa arkistolaitoksen
jokapäiväisissä ohjaus- ja norminantotehtävissä. Näitä tehtäviä
on hyvin vaikea, toisinaan jopa mahdotonta hoitaa nykyisen
lainsäädännön mukaisesti, koska sen käsitteet ja toimivaltuudet
eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä.
Arkistolaitoksen toimivalta sähköisessä toimintaympäristössä on
hyvin kapea, mutta siltä odotetaan hyvin monenlaista ohjausta ja
Mikkelin ammattikorkeakoulu
tukea asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehittämisessä. Käytännössä
arkistolaitos on ainoa taho, joka tekee organisaatiokohtaista
ohjaustyötä. Vaikka lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjojen
hallintaan ja operoi asiakirjan käsitteellä, ei asiakirjoja säilytetä
niiden muodon tai paperin takia, vaan sen takia, että niiden tietosisällöllä
on merkitystä.
Vanhentuneet käsitteet vaikeuttavat työtä
Vanhentunut lainsäädäntö näkyy muun muassa siinä, että arkistolaitoksen
on hankalaa valmistella sähköisten tietojen käsittelyyn,
hallintaan ja säilyttämiseen liittyviä normeja. Erityisesti arkistolaissa
määritellyt käsitteet eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä,
joten normien kirjoittaminen on hyvin haasteellista. Palveluissa ja
tietojärjestelmissä on otettava huomioon pysyvä säilytys ja tietojen
käytettävyys sähköisessä toimintaympäristössä.
Lainsäädäntö on vaikuttanut myös siihen, että sähköisiä palveluita
on kehitetty siilomaisesti ja asiakirjapohjaisesti, jolloin ei ole
syntynyt toivottuja palveluketjuja eikä toiminta ole tehostunut.
Päällekkäinen arkistointi on ongelma, kun arkistonmuodostaja on
organisaatio eikä tehtävä. Tietojärjestelmät ovat edelleen paperisen
ja sähköisen tiedonhallinnan sekoituksia.
On todella tärkeää, että asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehittämistä
koskevat ohjausvastuut saadaan linjattua ja että ne keskitetään
yhteen ministeriöön. Samalla arkistolaitoksen asema sähköisen
tiedonhallinnan kehittäjänä ja ohjaajana täsmentyy.
Lainsäädännön uudistaminen ja asiakirjahallinnon ohjausvastuiden
selkiyttäminen on viranomaisyhteistyötä. Sen takia ammattikorkeakoulun
järjestämässä seminaarissa ei voinut välttyä ihmetteleviltä
kommenteilta, miksi ammattikorkeakoulu ajaa tällaista
asiaa. Professori Voutilaisen mukaan selvitystyöllä on haettu työkaluja,
jotka käynnistävät lainsäädännön muuttamista koskevan
keskustelun.
teksti: Päivi Happonen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto
Käsitätkö
Palstalla arkistolaitoksen
asiantuntijat avaavat alan termistöä.
eAMS, TOS ja TOJ
Arkistonmuodostussuunnitelma on asiakirjatiedon
elinkaarihallinnan suunnittelun ja ohjauksen väline,
joka perustuu organisaation toiminnan ja tehtävien analyysiin.
Sen tavoite on ohjata arkiston muodostumista analogisten
asiakirjojen elinkaarihallinnassa. Viranomaisten on
pidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa, josta selviävät
tehtävien hoidon yhteydessä kertyvät asiakirjat sekä niiden
säilytysajat ja -tavat.
Sähköisessä toimintaympäristössä on voitava osoittaa tiedon
syntymisen konteksti ja varmistettava, että asiakirjatieto
täyttää alkuperäisyyden, eheyden, luotettavuuden ja
käytettävyyden vaatimukset. eAMS on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma,
joka ohjaa asiakirjatiedon muodostumista,
käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä operatiivisissa
järjestelmissä. eAMS perustuu organisaation tehtäväluokitukseen
ja siinä kuvataan organisaation tehtävät, tehtävien
käsittelyvaiheet, asiakirjatiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden
oletusmetatietoarvot (säilytysajat, julkisuusluokka, salassapitoajat,
käyttöoikeudet yms.).
eAMS:n rinnakkaistermi on tiedonohjaussuunnitelma eli
TOS. Se lanseerattiin arkistolaitoksen vetämässä eAMShankkeessa,
mutta aluehallinnon uudistamishankkeen asiakirjahallintaryhmässä
se esitettiin ensimmäistä kertaa julkisesti.
Tietojärjestelmänä eAMS on tiedonohjausjärjestelmä eli
TOJ. Sähköinen tiedonohjaus ulotetaan kaikkiin tietojärjestelmiin,
joissa asiakirjatietoa käsitellään. Tietojärjestelmän
ja tiedonohjauksen kesken välitetään tehtäväluokitukseen
liittyviä metatietoarvoja. Niiden lisäksi välitetään tietoja käsittelyvaiheista,
niihin liittyvistä asiakirjatyypeistä ja metatietoarvojen
määräytymiseen liittyvistä käsittelysäännöistä.
teksti: Karin Gref, tutkija, Kansallisarkisto

20
akti 3/2012
akti 3/2012
21
”Kohti paperitonta arkistoa”, toteavat kaupunginaktuaari Pertti Kurimo ja asiakirjahallinnon suunnittelija Helena Mattsson.
Lahden kaupunki etenee kohti
sähköistä arkistointia
Lahden kaupunki on tehnyt vuodesta 2006 alkaen
aktiivista työtä asiakirjojen sähköisen arkistoinnin
kehittämiseksi. Tavoitteena on saada
arkistolaitoksen lupa sähköiseen säilyttämiseen
vuoden 2013 alusta.
Monivaiheisen työn tuloksena Lahti käynnisti vuosi sitten
ensimmäisenä Suomen kunnista sähköisen säilyttämisen
lupaprosessin myös pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Luvan
saamisen edellytyksenä oleva monivaiheinen testaus- ja selvitystyö
on Lahdessa jo pitkällä. Marraskuussa 2012 suoritetaan
esiauditointi, jossa arvioidaan kaupungin tietoturvan tasoa sekä
tietojärjestelmien SÄHKE2-vaatimusten toteutumista.
Visiona paperiton asiakirjahallinto
Lahden kaupunginaktuaari Pertti Kurimo on ollut koko ajan mukana
sähköisen arkistoinnin kehittämisessä ja kertoo, että visiona on
jo monien vuosien ajan ollut pääsy paperittomaan asiakirjahallintoon.
Näin säästettäisiin huomattavasti työaikaa, materiaalia sekä
arkistotiloja.
Kansallisarkisto ja kuntaorganisaatiot tiedostivat sähköisen arkistoinnin
edellyttämän tehtäväluokittelun ja arkistonmuodostussuunnitelmien
(eAMS) – nykyiseltä nimeltään tiedonohjaussuunnitelmien
(TOS) – laadintatyön mittavaksi urakaksi, joten
Kansallisarkisto käynnisti kuntien yhteisen eAMS-hankkeen.
Lahden kannalta hanke käynnistyi oikeaan aikaan, sillä sähköisen
arkistoinnin TOS-laadintatyön tarve todentui, kun Lahden entinen
asianhallintajärjestelmä tuli tiensä päähän ja edessä oli uuden järjestelmän
hankinta ja käyttöönotto.
eAMS-hanke vei asiaa eteenpäin
Kansallisarkisto asetti 12.6.2007 kuntien eAMS-hankkeen, jonka tehtävänä
oli laatia kunnallisille organisaatioille sähköistä tiedonhallintaa
ja asianhallintaa ohjaava sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma
(eAMS). Projektin oli määrä saada työnsä päätökseen 30.6.2008.
Kansallisarkiston edustaja toimi projektiryhmän puheenjohtajana ja
jäseniksi kutsuttiin suurimpien kaupunkien arkistopäälliköt tai vastaavat.
Lahtea edusti kaupunginaktuaari Kurimo.
Projektissa lähdettiin tekemään kunnille yhteistä tehtäväluokitusta,
laatimaan prosessikuvauksia ja asiakirjoille metatietoja. Prosessien
laadinta jaettiin eri kaupungeille. Lahden osalle tuli osa sivistystoimesta,
osa taloushallinnosta ja useita tehtäviä tekniseltä toimialalta.
”Projektiryhmän asettamisen myötä alkoi tuntua realistiselta tavoitteelta,
että pian päästään sähköiseen arkistointiin”, kertoo Pertti Kurimo.
Ajanpuute koitui hankkeen kohtaloksi
Kansallisarkiston ja kuntien yhteinen eAMS-hanke toteutui ajanpuutteen
vuoksi vain osittain. Työn tuloksena saatiin kuntien yhteinen
tehtäväluokitus kolmelle alatasolle vietynä. Lisäksi saatiin
eAMS-lomakepohjia, joissa kuntien tehtävät ja niissä syntyvät käsittelyvaiheiden
ja asiakirjojen metatiedot ovat luonnostasolla ja
osa hyvinkin vajavaisesti kuvattuja. Tehtäväluokitus ja eAMS-mallit
ovat edelleen Kunta IT:n portaalissa nähtävänä.
Lahden kaupunki ja Kansallisarkisto olivat tehneet tiivistä yhteistyötä
kuntien eAMS-hankkeessa. Sen päätyttyä syntyi ajatus lyödä Lahden
ja Kansallisarkiston ”hynttyyt yhteen” ja tehdä yhdessä kuntien
eAMS valmiiksi. Projektisuunnitelma laadittiin 11.3.2009, mutta hankkeelle
ei saatu rahoitusta eikä projekti siten koskaan alkanut.
Lahti jatkoi TOS-työtä omin voimin
Lahti ei kuitenkaan antanut periksi, vaan jatkoi syksyllä 2009
eAMS/TOS-laadintatyötä entisillä työryhmillä. Kaupunkiin oli hankittu
uusi asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmä ja se oli saatava
käyttöön. Tämä ei ollut mahdollista ilman tiedonohjaussuunnitelmia
(TOS).
”Totesimme kuitenkin tässä vaiheessa, että jos ikinä haluamme
saada TOS-kuvaukset tehdyiksi, meidän on saatava ainakin yksi
päätoiminen henkilö koordinoimaan, ohjaamaan ja saattamaan
TOS-laadintatyö valmiiksi. Vaatimuksena oli laaja-alainen kuntaalan
käytännön työn sekä arkistotoimen ja atk:n osaaminen. Tässä
tehtävässä aloitti tammikuussa 2010 asiakirjahallinnon suunnittelija
Helena Mattsson”, kertoo Pertti Kurimo.
Vuoden 2010 alusta Lahden uudelleenorganisoitu TOS-työ käynnistyi
ripeästi ja sen tuloksena uusi asianhallintajärjestelmä otettiin
vaiheittain käyttöön 1.5.2010 alkaen.
Nyt menossa ylläpito ja laadunvarmistus
”Nyt järjestelmä on käytössä kaikilla kaupungin toimialoilla mukaan
lukien kirjaaminen sekä kokousasioiden ja kokousasiakirjojen
hallinta. TOS-laadintatyössä on siirrytty ylläpito- ja laadunvarmistustyöhön”,
kertoo Helena Mattsson.
”Kiireistä urakkatyötä tämä reilu kahden vuoden työrupeama on
ollut, mutta motivaatiota ja innostusta on riittänyt. Olemme saaneet
koottua hyvän, oman tehtäväalueensa osaajista koostuvan
TOS-työryhmän. Lisäksi yhteistyö Kansallisarkiston ja muiden alan
toimijatahojen kanssa on ollut erinomaista”, kiittelee Mattsson.
Lahden TOS-työ on mahdollista ostaa tuotepakettina, sillä Lahti on
tuotteistanut sen.
”Koska meiltä tiedusteltiin TOS-työmme tulosten saatavuutta
muiden kuntien käyttöön, niin päädyimme tuotteistamaan ja hinnoittelemaan
sen. Työn määrä on ollut todella mittava ja vaatinut
monen henkilön työpanoksen”, toteaa Helena Mattsson.
Teksti: Helena Mattsson, asiakirjahallinnon suunnittelija
ja Pertti Kurimo, kaupunginaktuaari, Lahden kaupunki
Kuva: Senni Anttonen, Lahden kaupunki
Jatkuu sivulta 8
Siitä on saanut nimensä ns. Kölnin malli, jolle on tunnusomaista
painovoimainen ilmanvaihto ja tuplaseinät vähentämään
ulkoilman vaikutusta. Rakennuksessa oli ilmanvaihtoa
varten myös pienet ikkunat. Rakennuksella oli
sittemmin surullisen tunnettu kohtalo.
Kölnin mallia on kuitenkin toteutettu toistaiseksi suhteellisen
vähän. Vuonna 1991 valmistunut Landesarchiv Schleswig-Holsteinin
arkistorakennus noudattelee Kölnin mallia
muuten, mutta ilmanvaihto ja raitisilman osuus on vähennetty
minimiin. Myös uusi Liittovaltion arkisto Berliinissä
on toteutettu Kölnin mallin periaattein. Rakennuksen ulkoseinissä
on kaksoisrakenne ja hyvä eristys. Makasiineissa
on koneellinen ilmastointimahdollisuus, jota käytetään kuitenkin
vain tarvittaessa, esimerkiksi lämpötilan noustessa
yli 21 °C:een.
Erilaisia vaatimuksia sovitellaan
Tällä hetkellä keskustellaan ilmastoinnin vaatiman energiantarpeen
vähentämisen ja toisaalta turvallisten sisäilmasto-olosuhteiden
saavuttamisen yhteensovittamisesta.
Passiivienergiamalli on tullut suhteellisen hitaasti arkistorakentamiseen,
mutta sen käyttö yleistyy ja nyt puhutaan
plus-energiamallistakin. Passiivienergiamallia edustava
Saksin osavaltion arkisto Dresdenissä kuluttaa lämmitykseen
13 kWh/m² vuodessa. Vertailtaessa rakennusten
energiankulutusta on toki otettava huomioon alueen
maantieteellinen sijainti; jo Pohjois- ja Keski-Euroopan välillä
on merkittäviä ilmastoeroja.
Puhuttaessa arkistorakennusten energiankulutuksesta
keskitytään yleensä vain makasiinitiloihin. Arkistorakennuksessa
on kuitenkin paljon muita tiloja, kuten toimisto- ja
tutkijatilat, joiden energiatalous on myös otettava huomioon.
Tutkijakäynnit ovat digitoinnin vaikutuksesta yleisesti
vähentyneet, mutta tutkijatiloja tarvitaan arkistoissa vielä
pitkään. Uusia tilatarpeita aiheuttavat digitointia odottavien
aineistojen varastointi sekä niiden kunnostus ja puhdistus.
Arkistorakennusten erityispiirteenä on pitkä elinkaari, joten
kestävän kehityksen periaatteet sopivat erinomaisesti
arkistorakentamiseen. Tärkeää on ottaa huomioon myös
tilojen muunneltavuus tulevia tarpeita varten. Mutta säästöhaasteiden
keskellä arkistoammattilaisten tehtävien prioriteetti,
asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen varmistaminen,
on kaikissa tilaratkaisussa edelleen se olennaisin
asia.
teksti: Jorma Vappula, suunnittelujohtaja, Kansallisarkisto

22
akti 3/2012
akti 3/2012
23
Arkistolaitos toi esiin vuoden
1812 merkityksen Suomelle
Kuluvan vuoden aikana Suomessa ja Venäjällä
on muistettu suurvaltapoliittisesti merkittävää
vuotta 1812. Arkistolaitos on ollut aktiivisesti
mukana järjestämässä erilaisia juhlatapahtumia,
jotka ovat saaneet runsaasti näkyvyyttä myös
mediassa.
Kun Suomi vuonna 1809 liitettiin autonomisena suuriruhtinaskuntana
Venäjän keisarikuntaan, näytti uuden ”kansakunnan” tulevaisuus
vielä hyvin hämärältä. Suomen autonomiaa 1780-luvulta
lähtien ajaneelle Georg Magnus Sprengtportenille ja hänen hengenheimolaisilleen
se oli vuosikymmenien määrätietoisen politiikan
täyttymys.
Kansan enemmistöä muutos kuitenkin epäilytti. Vuosisatainen yhteys
Ruotsiin oli katkennut ja uskollisuutta piti nyt osoittaa venäläisille,
joita vastaan oli juuri käyty verinen sota. Armeijan pääosa oli
edelleen Ruotsin puolella, sitä ei ollut edes vielä ehditty kotiuttaa
rauhan tultua.
Turussa sovittiin Suomen uusi suunta
Keisari Aleksanteri I:n ja Ruotsin kruununprinssi Karl Johanin
tapaaminen elokuussa Turussa oli suurvaltapoliittisesti erittäin tärkeä.
Karl Johan vahvisti Ruotsin uuden politiikan. Se luopuisi yrityksistä
palauttaa Suomi yhteyteensä ja saisi hyvitykseksi Norjan.
Suomessa ja Ruotsissakin elätelty toive vanhan valtioyhteyden
palauttamisesta voitiin vuoden 1812 suurvaltapoliittisten ratkaisujen
jälkeen lopullisesti haudata. Autonomisen Suomen oli elettävä
ja kehityttävä Venäjän yhteydessä.
Arkistolaitos antoi vahvan panoksen vuoden 1812 juhlintaan sekä
Suomessa että Venäjällä. Pääjohtaja Jussi Nuorteva toimi Turun
tapahtumakokonaisuutta valmistelleen järjestelytoimikunnan puheenjohtajana
ja maakunta-arkiston johtaja Veli-Matti Pussinen
sen sihteerinä.
Helsingissä vuoden 1812 juhlinta käynnistyi jo huhtikuussa 2012.
Silloin tuli kuluneeksi 200 vuotta siitä, kun Aleksanteri I määräsi
Helsingin autonomisen suuriruhtinaskunnan pääkaupungiksi. J.A.
Ehrenströmin ja C.L. Engelin johdolla ryhdyttiin luomaan uudelle
pääkaupungille asemakaavaa ja laatimaan piirustuksia suuriruhtinaskunnan
hallitusvirastoille.
Yleisluettelo Vanhan Suomen arkistoista
Vuoden 1812 alussa Suomen suuriruhtinaskunta laajeni merkittävästi,
kun siihen liitettiin Uudenkaupungin ja Turun rauhoissa
1721 ja 1743 menetetyt alueet, niin sanottu Vanha Suomi. Vanhaan
Suomeen palautettiin Ruotsin vallan aikaiset lait ja ruotsinkielinen
hallinto. Se oli suuri muutos, jonka toteuttaminen vei jopa vuosikymmeniä.
Kansallisarkiston syyskuussa avatun näyttelyn yhteydessä julkistettiin
pitkään odotettu yleisluettelo Vanhan Suomen arkistot – Arkiven
från Gamla Finland (SKS). Sen toimittivat professori Eljas
Orrman ja dosentti Jyrki Paaskoski. Julkaisu on tutkimukselle
erittäin hyödyllinen, sillä Vanhan Suomen hallinto on aiemmin tunnettu
vain pinnallisesti.
Näyttely huipensi juhlavuoden
Vuoden 1812 vietto Suomessa huipentui Kansallisarkistossa 18.
syyskuuta 2012 avattuun näyttelyyn. Avajaiset oli ajoitettu Suomen
sotaväen uudelleen perustamisen 200-vuotisjuhlapäivään.
Näyttelyn avaajana toimikin aiheeseen sopien puolustusvoimain
komentaja, kenraali Ari Puheloinen. Kaartin pataljoona järjesti
heti avajaisten jälkeen paraatin Kasarmitorilla, minkä jälkeen Kansallisarkiston
näyttely oli vielä illalla avoinna yleisölle.
Arkistolaitoksen julkaisusarjassa ilmestyi näyttelyä ja vuoden
1812 tapahtumia taustoittava teos Kotkien varjot, Suomi vuonna
1812 – Örnarnas skuggor, Finland år 1812 (Arkistolaitos). Sen toimittivat
Jussi Nuorteva ja Pertti Hakala.
Sujuvaa arkistoyhteistyötä Venäjän kanssa
Venäjällä Napoleonia vastaan käyty isänmaallinen sota sai osakseen
valtavan huomion. Opetus- ja kulttuuriministeriön tuella Kansallisarkisto
osallistui Venäjän sotahistoriallisen arkiston (RGVIA)
Moskovassa järjestämään suureen näyttelyyn. Vastavuoroisesti
venäläisistä arkistoista ja kirjastoista saatiin digitoituja aineistoja
Helsingissä ja Turussa järjestettyihin näyttelyihin.
Rajan ylittävä näyttely-yhteistyö perustui siihen yhteistyöhön,
jota vuodesta 2007 alkaen on tehty systemaattisesti Venäjän eri
arkistojen kanssa. Se on poikinut jo yli 600 000 sivua kopioita
Suomen historian kannalta keskeisistä aineistoista. Hyvä yhteistyö
molempien maiden kannalta poikkeuksellisen tärkeän vuoden
1812 juhlinnassa vahvistaa tätä yhteistyötä ja – toivoaksemme
– avaa ovia uusiin, historiallisesti kiinnostaviin aineistoihin
Venäjällä.
Teksti ja kuvat: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto
Turussa elokuussa 2012 paljastettu Aleksanteri I:n ja Karl
Johanin patsas.
Venäläisiä sotahistorian harrastajia ja Kansallisarkiston
näyttelyn järjestäjiä Turun kaupunginkirjaston pääovella.
HEIDI MUSTAJOKI
Kansallisarkiston näyttely tuo esille vuoden 1812
merkittäviä tapahtumia. Se on avoinna yleisölle vuoden
loppuun saakka.
Vasemmalla: Isänmaallisen sodan voitonjuhlia vietettiin
syyskuussa 2012 Moskovan punaisella torilla.

Kansallisarkistossa 10.1.2013 klo 18–22
Puhujia:
VTT Jukka Tarkka:
Suomettuminen oli uhka ja uusi alku
Ylitarkastaja, FT Jussi Jääskeläinen:
Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen
kohteena Suomen sodassa
Professori Maria Lähteenmäki:
Rajan sulkeutuminen 1918 Karjalan
kannaksen väestön kriisinä
Tutkija, VTT Gia Virkkunen:
1930-luvun lama ja siitä selviytyminen
erityisesti maaseudulla
Professori Martti Häikiö:
Kriisejä ja ratkaisuja Suomen
historiassa
Café Hausenissa musiikillinen ilta ja maistiainen Titanicilta
Opastettuja kiertokäyntejä / Kirjatori
Yksityiset keskusarkistot esittäytyvät
www.arkisto.fi/tieteidenyo