Akti 3/2013 - Arkistolaitos
Akti 3/2013 - Arkistolaitos
Akti 3/2013 - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
10<br />
akti 3/2012<br />
akti 3/2012<br />
11<br />
Yhteisen tehtäväluokituksen<br />
ja eAMS:n käyttöönotto<br />
kiinnostaa kunnissa<br />
Jyväskylän yliopistossa alkuvuodesta 2011 tehdyn<br />
kyselyn mukaan kuntien yhteinen tehtäväluokitus<br />
oli käytössä kaikkiaan 70:llä vastanneista<br />
204 kuntaorganisaatiosta. Sen sijaan<br />
sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman eli<br />
eAMS:n käyttäjiä löytyi vain 13 kuntaorganisaatiosta.<br />
Kyselyn toteutti artikkelin kirjoittaja Anssi<br />
Heikkilä pro gradu -työtään varten.<br />
Verrattuna arkistolaitoksen vuonna 2009 toteuttamaan<br />
kyselyyn olivat kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttäjämäärät<br />
nousseet 26 kunnallisesta organisaatiosta 70 käyttäjään.<br />
Tämä osoittaa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytön lisääntyneen<br />
merkittävästi viime vuosina. Suurin muutos on kuitenkin<br />
tapahtunut niiden kuntaorganisaatioiden joukossa, jotka eivät aiemmin<br />
edes suunnitelleet kuntien yhteisen tehtäväluokituksen<br />
käyttöönottoa. Vuonna 2011 näitä organisaatioita oli enää viisi.<br />
Tilanne on hyvin samanlainen eAMS:n kohdalla. Sen käyttöönottoa<br />
ei harkitse enää kuin 20 kuntaorganisaatioita aiemman 94 sijaan.<br />
Voikin sanoa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n<br />
lyöneen itsensä läpi kuntaorganisaatioiden tietoisuuteen.<br />
Vuoden 2009 tilanteeseen verrattuna eAMS:n käyttäjämäärän lisääntyminen<br />
on kuitenkin jäänyt vähäiseksi. Tämän taustalla on<br />
se, että moni kuntaorganisaatio on haluton katkaisemaan vanhaa<br />
arkistoaan ennen kuin on varmistunut siitä, että yhteinen tehtäväluokitus<br />
ja eAMS ovat varmasti käyttöönoton vaivan arvoisia ja<br />
käyttökelpoisia.<br />
Moni vastaaja halusikin ensin kuulla muiden kokemuksia eAMS:n<br />
käytöstä ja/tai kokeilla miten yhteinen tehtäväluokitus soveltuu<br />
oman organisaation toimintaan. Osa halusi myös ensin varmistua,<br />
että arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä avataan kuntaorganisaatioille.<br />
Valmis luokitus houkuttaa<br />
Lähes puolet yhteistä tehtäväluokitusta käyttävistä kuntaorganisaatioista<br />
oli ottanut käyttöönsä valmiin kolmitasoisen luokituksen.<br />
Alemmille tasoille menevät tarkennukset pitäisi arkistolaitoksen<br />
mukaan tehdä omassa organisaatiossa, mutta tähän ei<br />
useimmilla kuntaorganisaatioilla ole haluja tai resursseja. Kuntayhtymät<br />
ovat myös huomattavan usein tyytyneet pelkästään päätehtävätason<br />
luokitteluun. Kuntayhtymät keskittyvät usein tiettyihin<br />
toimintoihin, jolloin niille olisi hyödyksi suppeampi, mutta<br />
tarkemmin omaan toimialaan keskittynyt tehtäväluokitus.<br />
Kaikissa kuntaorganisaatioissa nähtiin kuntien yhteisen tehtäväluokituksen<br />
ja arkistolaitoksen tekemän eAMS-perusmallin käytön<br />
ongelmina niiden epätasapainoisuus, osin myös soveltumattomuus<br />
oman organisaation toimintoihin. Perusmallin ongelmat johtuvat<br />
paljolti sen perustumisesta yhteiseen tehtäväluokitukseen.<br />
Kuitenkin suurimpana ongelmana nähtiin puutteet sekä luokituksen<br />
ja perusmallin käytönohjauksessa että yleisissä resursseissa.<br />
Käytännön ohjeistusta toivotaan lisää<br />
Moni kuntaorganisaatio toivoo paljon enemmän käytännön ohjeistusta<br />
ja arkistolaitoksen jalkautumista maakuntiin opastamaan<br />
luokituksen ja perusmallin käyttöä.<br />
Samalla toivotaan, että kuntaorganisaatioiden johto saataisiin mukaan<br />
eAMS-hankkeeseen. Valitettavan monen vastaajan huolena<br />
on se, ettei johto arvosta eikä ymmärrä asiakirjahallinnon merkitystä.<br />
Tämä näkyy sitten asiakirjahallinnon henkilö- ja taloudellisten<br />
resurssien puutteena.<br />
Arkistopiirillä merkitystä käyttöönotossa<br />
Arkistopiiri vaikuttaa yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttöönottoon.<br />
Hämeenlinnan maakunta-arkiston ja Kansallisarkiston<br />
vaikutuspiiriin kuuluvista vastaajista yli puolet oli ottanut yhteisen<br />
tehtäväluokituksen käyttöön ja noin joka viides käyttää myös<br />
eAMS:aa. Tämä ei ole yllätys, sillä tehtäväluokitusasiat kuuluvat<br />
Kansallisarkistolle, jolloin tehtäväluokituksen ja eAMS:n opastuksesta<br />
vastaava henkilökunta löytyy Helsingistä.<br />
Muiden arkistopiirien alueella kuntien yhteinen tehtäväluokitus<br />
oli käytössä vähintään joka neljännellä. Ainoan poikkeuksen muodostaa<br />
Turun maakunta-arkiston piiri, jossa yhteisen tehtäväluokituksen<br />
käyttö oli alle neljäsosan. Tämä voi selittyä sillä, että Turun<br />
maakunta-arkisto ei ole ollut asian suhteen kovin aktiivinen.<br />
Yleensäkin maakunta-arkistojen aktiivisuus kuntien yhteisen tehtäväluokituksen<br />
ja eAMS:n suhteen vaikuttaa varmasti molempien<br />
käyttöönottoon arkistopiirin alueella. Turun maakunta-arkiston<br />
piiriin kuuluu myös paljon pieniä kuntia, joilla ei ole ollut tarvetta<br />
siirtyä heti kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen.<br />
Alle 10 000 asukkaan kunnat kommentoivat usein, että niiden<br />
mielestä yhteinen tehtäväluokitus ja eAMS on suunnattu enemmän<br />
suurille kunnille, eikä niitä näin ollen ole koettu tarpeellisiksi.<br />
Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytössä erottuu arkistopiireistä<br />
edukseen Mikkelin maakunta-arkiston alue. Tämä selittyy paljolti<br />
sillä, että Mikkelistä löytyy Sähköinen arkisto kuntien käyttöön<br />
-hanketta (SARKK) vetävän Kuntien Tiera Oy:n toimipiste. Myös<br />
Oulun maakunta-arkiston alueella jo yhdeksän kuntaorganisaatiota<br />
oli alkuvuonna 2011 ottanut yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön.<br />
Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen<br />
ja eAMS:n<br />
käyttö arkistopiireittäin.<br />
Kuntien yhteinen eAMS Vastaajia<br />
tehtäväluokitus käytössä kaikkiaan<br />
käytössä<br />
arkistopiireittäin<br />
HMA/KA 27 11 50<br />
JOMA 5 0 20<br />
JYMA 3 0 10<br />
MMA 9 1 23<br />
OMA 9 0 35<br />
TMA 6 0 34<br />
VMA 11 1 32<br />
Yhteensä 70 13 204<br />
Artikkeli perustuu Anssi Heikkilän<br />
toukokuussa 2012 Jyväskylän yliopistossa<br />
valmistuneeseen pro gradu<br />
-työhön "Kuntaorganisaatioiden näkemykset<br />
kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta<br />
sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta",<br />
joka<br />
on saatavilla sähköisesti osoitteessa:<br />
http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-<br />
201205241725.<br />
Kuntia pitäisi rohkaista eAMS:n käyttöön<br />
Toisaalta eAMS:n kohdalla maakuntien käyttöönotot ovat jääneet<br />
muutamaan yksittäistapaukseen. Tähän olisi arkistolaitoksen syytä<br />
puuttua, vaikkapa kierrättämällä luokitus- ja eAMS-osaajia eri<br />
maakunta-arkistoissa opastamassa yhteisen tehtäväluokituksen<br />
ja perusmallin käyttöä. <strong>Akti</strong>ssa 2/2012 esitetty arkistolaitoksen<br />
mahdollinen organisaatiomuutos, jossa piirijaosta ollaan siirtymässä<br />
matriisimaiseen toimintatapaan, voisi helpottaa yhteisen<br />
tehtäväluokituksen ja eAMS:n osaamisen leviämistä.<br />
teksti: Anssi Heikkilä, arkistonhoitaja, Pohjolan Voima -konserni
Change language