arkistonmuodostussuunnitelma - Arkistolaitos

3.2 RekisteröintiMinisterille saapuneet kansalaiskirjeet ja niihin laaditut vastaukset tulisi rekisteröidä. Ministerinvirkamiesvalmisteluun siirtämät kansalaiskirjeet rekisteröidään ministeriön hallintodiaariin. Kansalaiskirjeavaa tällöin uuden hallinnollisen asian ministeriön asiankäsittely- tai rekisteröintijärjestelmässä.Kansalaiskirjeet, joihin ministeri tai erityisavustaja vastaa, arkistoidaan ministeriön virkaarkistonsijasta hallituksen arkistoon. Sähköpostitse saapuneita kirjeitä kohdellaan samoin kuin perinteisiäkirjeitä. Kirjeet sekä niihin sähköisesti laaditut vastaukset tulostetaan ja rekisteröidään,ellei niiden käsittely tapahdu sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, joka soveltuu pysyvään säilytykseen.3.3 Järjestämis- ja luovuttamisvastuuAsiakirjojen järjestämistä ja valtioneuvoston kansliaan luovuttamista valvoo asianomainen ministeriö.Järjestämisestä ja luovuttamisesta vastuullinen taho kussakin ministeriössä on ministerin ja valtiosihteerinsihteeri sekä erityisavustajat omalta osaltaan. Valtioneuvoston kanslia ottaa vastaan vainasianmukaisesti järjestettyä aineistoa.3.4 LuovutusajankohtaAsiakirjat luovutetaan valtioneuvoston kanslian arkistoon hallituksen vaihtuessa. Asiakirjoja voiluovuttaa myös kesken hallituskauden. Erityisen suositeltavaa tämä on silloin, kun ministeri, erityisavustajatai valtiosihteeri jättää tehtävänsä kesken kauden.Jos edellisen hallituksen käsittelemä asia siirtyy seuraavan hallituksen käsiteltäväksi, ei siihen liittyviäasiakirjoja tarvitse luovuttaa hallituksen vaihtuessa. Tällöin asiakirjat arkistoidaan seuraavanhallituksen arkistoon. Mikäli on todennäköistä, että eroavan hallituksen aineistoa tarvitaan edelleenaktiivisesti ministeriössä, voidaan sen siirtämistä valtioneuvoston kanslian arkistoon siirtää myöhemmäksi.Nämä menettelytavat ovat kuitenkin poikkeuksia sääntöön, jonka mukaan asiakirjat luovutetaanvaltioneuvoston kansliaan hallituksen vaihduttua.23