arkistonmuodostussuunnitelma - Arkistolaitos

2. hankkeidenvuosiluetteloaiheittain5.2. HankearkistotHankeasiakirjojen käsittelyä, arkistointia ja säilyttämistä varten on laadittu arkistonmuodostussuunnitelma,joka tarkistetaan tarpeen tulessa.Valtioneuvoston hankerekisterin arkistonmuodostussuunnitelmaan merkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterinarkistoraporttien pysyvästä säilytyksestä on annettu arkistolaitoksen päätös 29.1.2008(KA/2181/431/2007). Arkistolaitoksen seulontapäätöstä noudatetaan kaikkien hankerekisteriinmerkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterin tietojen osalta taannehtivasti hankerekisterin käyttöönotosta,vuodesta 1995 lähtien eduskunnan asettamia hankkeita lukuun ottamatta. Hankkeiden arkistonmuodostussuunnitelmansaa tarvittaessa HAREn ylläpitäjiltä tai muilta vastuuhenkilöiltä.Hanketta koskevan arkiston muodostuminen alkaa hankkeen valmistelutoimenpiteistä ja päättyy,kun kaikki hanketta koskevat toimet on suoritettu. Asiakirjat voivat olla joko sähköisessä muodossatai paperiasiakirjoina taikka molemmissa muodoissa samanaikaisesti. HAREen rekisteröityjä hankkeitakoskevat asiakirjat arkistoidaan hankkeittain muista arkistoista erilleen. Jokainen hanke, myösalahanke muodostaa oman asiakirjakokonaisuuden. Hankearkistot sijoitetaan arkistossa hankkeentunnuksen mukaiseen järjestykseen.Kaikki asettamispäätökset viedään sähköisessä muodossa HAREn tekstiarkistoon. Myös muita hankeasiakirjojavoi viedä HAREn tekstiarkistoon. Ministeriöiden omissa sähköisissä järjestelmissähankeasiakirjoja säilytetään ministeriön oman arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. Näitä järjestelmiäei ole otettu huomioon tässä suunnitelmassa.Arkistolaitoksen arkistolain (831/94) 8 §:n nojalla tekemä päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestätarkoittaa sitä, että asiakirjat säilytetään pysyvästi paperilla, ellei säilytysmuodosta ole toisin päätetty.Pysyvästi säilytettävien hankeaineistojen säilytysmuoto Kansallisarkistossa on paperi. Asiakirjatvoidaan säilyttää sen lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät asiakirjatvoidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa mutta asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilyttäminenpysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen erillispäätöstä.33