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140 Administration, logistique, infrastructure
de séjour et/ou travail, cumul d’emploi, divers congés…). Il est nécessaire de formaliser l’ensemble des
procédures internes pour éviter des doublons avec les tâches effectuées par les secrétaires de groupes
ou a contrario les choses non réalisées.
Cette organisation implique un renforcement du service par l’adjonction d’un agent, qui pourrait être
issu d’un redéploiement en interne.
Cette proposition d’organisation et de fonctionnement devra être optimisée grâce à une évolution des
outils vers des applications en ligne. Par exemple, la mise en place d’un outil de gestion des congés en
ligne est en cours de réflexion avec le service informatique et serait une aide aux agents, donnerait une
meilleure vision aux responsables et allègerait le travail de saisie des secrétaires de groupes et services.
Une réflexion doit aussi être menée sur le métier de gestionnaire RH, pour tendre vers une réduction de
la gestion au profit d’un meilleur accompagnement des agents. De plus, nos nombreuses collaborations
internationales nécessitent, pour les agents du service une bonne connaissance de l’anglais.
Communication
L’objectif est d’améliorer les circuits d’information et d’augmenter la communication au plus près des
agents (organisation de réunions en plus des mails et des notes).
Plusieurs propositions sont faites :
• mettre en place un livret d’accueil en français et en anglais + kit de présentation du laboratoire
en français et en anglais en liaison avec le service communication,
• organiser des séminaires : évolution de la règlementation, explication des procédures (promotions,
carrières au moment des campagnes, sensibilisation à la rédaction du dossier annuel
d’activité, recrutements des étrangers, des stagiaires pour sensibiliser sur les conditions, les
délais, les pièces à fournir...),
• contribuer à la rédaction d’une « lettre de la Division »,
• revoir le site intranet pour accroître l’attractivité et la visibilité du site en étroite liaison avec les
services communication et informatique,
• créer un espace dédié pour offres de stages, de CDD, annonces des postes aux concours
ou en NOEMI en vue d’augmenter notre visibilité à l’extérieur,
• faire évoluer le tableau de bord : développer des requêtes avec la contribution du service
informatique.
Logistique infrastucture
Achats magasin
Organisation Fonctionnement
Il est fortement suggéré d’adapter nos procédures en fonction des nouvelles pratiques :
• gestion des procédures douanières pour les opérations d’import export de matériels (Procédure
de dédouanement à domicile),
• achat sur catalogues,