le rapport final et l'audit de la c.e. - Fondazione Mediterraneo

FORUM CIVIL EUROMED Naples, 28-30/11/2004 59/723. Liens avec d autres informations ou rapports3.1 Audits précédentsLe projet n a pas fait l objet d une mission d audit avant la présente mission.3.2 Autres informationsLe bénéficiaire, par sa lettre datée du 03/11/2003, a sollicité le paiement de la première avance, d unmontant de 240.000 EUR, soit 80% du montant de contribution totale prévue au contrat. Le paiementde l avance a été suspendu en attendant les résultats de l audit.Le bénéficiaire, par lettre datée du 30/10/2003, a sollicité un avenant au contrat pour modifier la datede début de l éligibilité des dépenses. En effet, selon les interlocuteurs la tenue des réunionspréparatoires avait engendré certaines dépenses avant la signature du contrat. Il s agirait des réunionsdécisives pour le démarrage des travaux du Forum Civil (tenues à Bruxelles et à Paris) pour les (futurs)membres du comité de pilotage et des réunions appelées « consultations nationales » dans divers paysparticipants au Forum. (Document n° 1).Le bénéficiaire, en plus du Forum Civil de Naples, a géré en 2003 pour la Commission, les contratsde financement suivants :a) projet (n° MED/B74100/IB/1999/0186-06) CINEMAMED,d un montant total de 1.160.000 EURb) projet MEDPRIDE - Partner (N° B7 4100/2000/2165-090-P402),d un montant total de 44.304 EUR.4. Résultats4.1 Constatations Système1. Organisation et infrastructures. Le siège de la FLM se trouve dans le bâtiment de Via Depretis n°130, à Naples. Il s agit d un bâtiment de cinq étages comprenant les bureaux, les salles d archives etles salles de conférence (de capacités diverse : 2 salles de 150 personnes, 1 salle de 80 personnes, 1salle de 60 personnes, 1 salle de 50 personnes, + 6 salles de 15 à 25 personnes), équipées avec lematériel audio visuel et informatique raccordé au réseau ADSL internet. (Document n° 24).La FLM en tant qu institution publique reçoit, de l Etat italien, une dotation annuelle de 500.000 .(Documents n° 17 et 18). La FLM a obtenu le 05/8/2003 l agréation des locaux pour la tenue descours de formation dans ses salles, mentionnées ci-dessus. (Document n° 23).2. Comptabilité. La tenue d une comptabilité - suivant la législation italienne - n est pas obligatoirepour les institutions sans but lucratif. La FLM a un système comptable général qui a été utilisé pourle projet. Il s agit d une comptabilité à double entrée, un journal et un livre de caisse. Lesinscriptions comptables sont assurées par le comptable, après visa du président. L extrait de lacomptabilité inscrite dans le livre de caisse a été remis aux chargés de la mission. (Document n° 13).Le bilan annuel de la FLM est contrôlé par trois réviseurs (Document n° 22).3. Compte bancaire. La FLM a ouvert le 14/11/2003 et alimenté le compte courant n° 667/1000/1413auprès de la banque Gruppo San Paolo. Il s agit d un compte spécial, le compte du projet ForumCivil de Naples, utilisé pour les mouvements financiers effectués via la banque.Les retraits de ce compte, alimentent la caisse. Lors de la vérification des pièces justificativeséchantillonnées aucune anomalie n a été trouvée. Les dépenses remboursées par la caisse étaientsupportées par des pièces justificatives adéquates. Un extrait bancaire avec le récapitulatif de toutesles opérations effectuées du 14/11 au 28/11/2003 a été remis aux chargés de la mission. (Documentn° 21).4. Archives. Les archives sont répertoriées et tenues sur support informatique de façon exemplaire. Lavérification des dépenses a ainsi été facilitée. Nous avons également obtenu un tableau très complet(Document n° 3) avec les données relatives aux participants du Forum.