le rapport final et l'audit de la c.e. - Fondazione Mediterraneo

FORUM CIVIL EUROMED Naples, 28-30/11/2004 60/724.2 Constatations Financières1. La déclaration des dépenses arrêtées au 09 janvier 2004, présentée pendant la mission, est détailléepar rubrique du budget (document n°10). On y trouve les prévisions et les coûts du Forum Civil deNaples. Ces coûts sont analysés par rubrique ou poste budgétaire du contrat.- Les dépenses payées au 09/01/2004 s élèvent à 293.248,03 (1). Une partie a été payée parvirement via le compte courant CC 1413 (149.858,71 ), et le reste par la caisse.- Les dépenses restant à payer s élèvent à 184.150,52 (2).Le montant total des dépenses déclarées est la somme de (1)+(2), soit 477.398,55 .2. La vérification des dépenses payées ou des dépenses à payer a été réalisée sur un échantillonraisonné dans chaque poste du budget. Cet échantillon représente une valeur totale de 279.378,3 ,soit 58,52% du montant total des dépenses déclarées. La vérification appelle les remarquessuivantes :2.1. Présentation de la déclaration des dépensesUne fiche comptable reprenait pour chaque item toutes les pièces justificatives.Ainsi, sur une ligne pour chaque pièce justificative, était mentionnée la situation qui figurait pourcette dépense dans la comptabilité : donation, payée avec indication du mode de paiement, ou àpayer. Au bas de cette fiche figurait également pour rappel la somme totale des coûts analysés endonation, dépense payée et ce par mode de paiement (caisse ou banque), dépense à payer.2.2. Eligibilité des dépensesLa période d éligibilité des dépenses va du 24 octobre 2003 jusqu à la fin du contrat, soit le 23 juillet2004. Des dépenses inéligibles ont été identifiées pour un total de 31.017 , encourues en dehors dela période d éligibilité. Ces dépenses concernent la réalisation des réunions préparatoires suivantes :a) Réunions du comité de pilotage à Bruxelles le 8/7/2003 et à Paris le 22/9/2003.b) Réunion du comité de pilotage tenue à Paris les 22 et 23/9/2003.Lors du contrôle des dépenses de la FLM ont identifiées pour ces deux réunions pour un total de1.472 . Ces dépenses sont inéligibles.c) Des consultations nationales, tenues à Tunis les 4-5/10/2003, au Maroc les 11-12/10/2003, enAlgérie le 22/10/2003, au Liban les 11-12/10/2003 et en Espagne le 04/10/2003.Les dépenses déclarées par le REMDH pour ces consultations sont inéligibles. Lors du contrôleont été identifiées des dépenses pour un total de 29.545 .Recommandation. Les dépenses encourues en dehors de la période contractuelle ne sont paséligibles. Le total de 31.017 relatif à des réunions antérieures au contrat doit être déduit desdépenses déclarées. Le forfait de 7% pour frais administratifs doit être recalculé en conséquence.4.3 Autres constatations1. Gestion administrative du Forum pour la vérification de la présence des participants et leursdépenses:Les tableaux de gestion opérationnelle (Documents n° 3, 15 et 16) ont démontré leur utilité dansl organisation et la gestion du Forum. La méthode de gestion et de suivi mis en place, a permitd éviter certains abus et des erreurs décelables rapidement (par exemple, quelqu un qui a perçu unemême indemnité deux fois).