negeri johor - Jabatan Audit Negara

d) Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan AsetBagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset diurus dengan baik,setiap Jabatan/Agensi Negeri hendaklah memastikan peraturan-peraturan seperti berikutyang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dipatuhi:i) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan aset diguna hanya bagitujuan rasmi sahaja dan mengikut tujuan asal perolehannya. Setiap aset hendaklahdikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan, pengeluaran/penggunaannya direkodkan dengan teratur serta kerosakan aset dilaporkan denganmenggunakan borang yang ditetapkan. Aset juga perlu disimpan di tempat yangselamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai yangbertanggungjawab;ii) Pekeliling tersebut juga menghendaki sekurang-kurangnya dua PegawaiPemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis. Pemeriksaan asetdilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun dan verifikasi stok dilaksanakanmengikut tempoh yang ditetapkan. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan LaporanPemeriksaan Inventori disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada KetuaJabatan dan seterusnya kepada Perbendaharaan Negeri di mana berkenaan;iii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 menetapkan penggunaan kenderaanJabatan dikawal dengan melantik seorang Pegawai Pengangkutan yangbertanggungjawab meluluskan kegunaan kenderaan dan menyediakan fail sejarahbagi setiap kenderaan, menyelenggarakan Buku Log dengan lengkap dan kemas kiniserta menyediakan Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api setiap bulan bagimengawal kegunaan bahan api;iv) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 pula menetapkan penggunaankenderaan pegawai Gred JUSA dikawal dengan teratur di mana pembelian minyaksetahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan;v) Selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999, Kad IndenMinyak perlu dikawal dengan teratur melalui penyelenggaraan Buku RekodPergerakan Kad Inden yang lengkap dan kemas kini. Penyata pembelian ataupenyata kad perlu disemak sebelum bayaran dilakukan; danvi) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1999 menetapkan kad elektronik bagipembayaran tol dikawal dengan teratur dan rekod berhubung denganpenggunaannya diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.e) Penyenggaraan AsetBagi memastikan aset disenggarakan dengan baik, setiap Jabatan/Agensi Negerihendaklah memastikan:i) Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dankemas kini; jadual penyenggaraan disediakan dan dilaksanakan seperti dirancang;penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap; program penyenggaraandinilai dan penyenggaraan aset oleh pihak swasta diselia dan dipantau bagimemastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi. PekelilingPerbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 adalah berkaitan; dan54