LAPORAN - Jabatan Audit Negara

5.4.4.3. Klausa Berkaitan Meja Bantuan (Help Desk) Tidak Dinyatakan DalamDokumen KontrakPembangunan sesuatu sistem memerlukan Meja Bantuan untuk membantumenyelesaikan masalah yang timbul dan melancarkan proses penambahbaikan sistem.Semakan Audit mendapati Kontrak Perluasan Sistem ePBT yang ditandatangani pada 7Januari 2008 tidak dinyatakan mengenai klausa Meja Bantuan. Keadaan inimenyebabkan Vendor tidak terikat untuk memberi bantuan kepada Majlis. PegawaiTeknologi Maklumat Jabatan terpaksa meminta bantuan daripada PBT lain dan Vendoruntuk menyelesaikan masalah yang dihadapi menyebabkan masalah lewat diselesaikan.Pada pendapat Audit, pengurusan kontrak adalah tidak memuaskan kerana salinankontrak tidak diberikan kepada Majlis menyebabkan hak dan kepentingan dalampembangunan aplikasi, pembekalan perkakasan dan latihan yang diberikan tidakdapat dipastikan.5.4.5. PemantauanPemantauan yang cekap dan berkesan hendaklah dilaksanakan oleh Jabatan sebagaiagensi pelaksana bagi memastikan Sistem ePBT berfungsi dengan efisien. Majlis sebagaiagensi pengguna berperanan sebagai penyelaras sistem perlu mewujudkan mekanismepemantauan dalaman yang berkesan. Semakan Audit terhadap aspek pemantauan yangdilaksanakan oleh Majlis mendapati perkara seperti berikut:5.4.5.1. Jawatankuasa Tetap Kemajuan ICT Tidak Membincangkan Masalah ePBTsecara TerperinciJawatankuasa Tetap Kemajuan ICT diwujudkan oleh Majlis adalah untuk memastikan danmemantau pelaksanaan ICT termasuk Sistem ePBT. Jawatankuasa yang dipengerusioleh Yang Dipertua Majlis telah bermesyuarat 4 kali pada tahun 2010 dan 5 kali padatahun 2009. Semakan Audit terhadap minit mesyuarat mendapati Jawatankuasa hanyamembincangkan perkara umum berkenaan masalah dan status sedia guna Sistem ePBT.Jawatankuasa tidak membincangkan secara terperinci masalah sebenar yang dihadapisemasa pelaksanaan seperti masalah kod akaun piawai dan penyediaan penyatakewangan. Keadaan ini menyebabkan masalah yang dihadapi tidak dapat ditanganidengan berkesan.5.4.5.2. Laporan Kemajuan Dan Masalah Yang Dihadapi Majlis Tidak DihantarKepada JabatanBagi memastikan Sistem ePBT dapat dilaksanakan dengan efisien, segala permasalahanyang dihadapi perlu dilaporkan oleh Majlis kepada Jabatan agar tindakan pembetulandapat diambil dan tindakan penyeragaman di semua PBT dapat dilaksanakan. SemakanAudit mendapati tiada bukti menunjukkan laporan kemajuan penggunaan danpermasalahan yang dihadapi oleh Majlis dihantar kepada Jabatan sebagai makluman dantindakan. Laporan kemajuan penggunaan Sistem ePBT hanya dihantar berdasarkan4747