Manuale di gestione - Azienda ULSS 8

Servizio Sanitario Nazionale - Regione del Veneto 

Azienda Unità Locale Socio - Sanitaria n. 8 

sede: via Forestuzzo, 41 - 31011 Asolo (TV) 

tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Manuale di gestione 

del protocollo informatico 

dell’Azienda U.L.SS. n. 8 di Asolo 

(art. 5 DPCM 31 ottobre 2000) 


del protocollo informatico 

1




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Sommario 

Manuale di gestione del protocollo informatico..............................................................1 

dell’Azienda U.L.SS. n. 8 di Asolo...................................................................................1 

Parte Prima ......................................................................................................................5 

Introduzione e atti preliminari........................................................................................5 

1. Introduzione ................................................................................................................5 

2. Il Protocollo Informatico ............................................................................................7 

3. Atti di organizzazione preliminari..............................................................................7 

3.1 Tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei flussi documentali e degli archivi ...... 7 

3.2 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) .................................................. 8 

3.3 Definizione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR).................................................. 8 

3.4 Figure coinvolte nella gestione del servizio di Protocollo....................................................... 9 

3.4.1 Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli 

archivi ............................................................................................................................................ 9 

3.4.2 Responsabile del procedimento amministrativo ............................................................................. 9 

3.4.3 Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla consultazione .........................................10 

3.4.4 Protocollista ...................................................................................................................................10 

3.5 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi .. 10 

3.5 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni.............................. 11 

4. Gestione e Conservazione dei documenti ..................................................................12 

4.1 Classificazione dei documenti .............................................................................................. 12 

4.2 Massimario di selezione......................................................................................................... 13 

4.3 Archivio ................................................................................................................................. 13 

4.3.1 Archivio Corrente ..........................................................................................................................13 

4.3.2 Archivio di deposito.......................................................................................................................13 

4.3.2 Archivio storico .............................................................................................................................14 

Parte Seconda.................................................................................................................15 

Il documento...................................................................................................................15 


del protocollo informatico 2




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

1. Il documento...............................................................................................................15 

1.1 Il documento amministrativo ................................................................................................. 15 

1.2 Il documento informatico....................................................................................................... 15 

1.3 Il documento sanitario............................................................................................................ 15 

1.4 Supporti dei documenti.......................................................................................................... 16 

1.5 Posta elettronica e Firma digitale........................................................................................... 16 

2. Modalità di trasmissione............................................................................................16 

2.1 Documenti in arrivo ............................................................................................................... 16 

2.1.1 Documenti cartacei in arrivo..........................................................................................................17 

2.1.2 Documenti informatici in arrivo ....................................................................................................17 

2.1.3 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti ..............................................................17 

2.2 Documenti in partenza........................................................................................................... 18 

2.2.1 Documenti cartacei in partenza......................................................................................................18 

2.2.2 Documenti informatici in partenza ................................................................................................18 

2.3. Documenti interni ................................................................................................................. 19 

2.4 Modello per i documenti in partenza o interni....................................................................... 20 

2.4.1 Redazione del documento in partenza o interno: originale, copia e minuta..................................20 

Parte Terza.....................................................................................................................22 

La Registrazione a protocollo........................................................................................22 

1. La registrazione a protocollo .....................................................................................22 

2. Segnatura....................................................................................................................23 

3. Operazioni complementari: acquisizione e smistamento del documento in arrivo o 

in partenza .................................................................................................................23 

3.1 Differimento dei termini di protocollazione .......................................................................... 23 

4. Annullamento di una registrazione ...........................................................................24 

5. Documenti da non protocollare .................................................................................24 

6. Documenti da protocollare ........................................................................................25 

7. Documenti soggetti a trattamento specifico ed a registrazione particolare .............25 

8. Documenti soggetti a privacy.....................................................................................25 

9. Protocollazione di documenti particolari ..................................................................26 

9.1 Ricezione di lettere anonime e prive di firma........................................................................ 26 

9.2 Telefax ................................................................................................................................... 26 

9.3 Gare di appalto....................................................................................................................... 27 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

9.4 Posta elettronica..................................................................................................................... 27 

9.5 Documenti di competenza di altri soggetti e di altre Amministrazioni ................................. 27 

9.6 Documenti in partenza con più di tre destinatari .................................................................. 28 

10. Protocollazione di documenti riservati....................................................................28 

11. Acquisizione tramite scanner di documenti cartacei ..............................................28 

12. Il registro di protocollo ............................................................................................29 

Parte Quarta ..................................................................................................................30 

Il sistema informatico ....................................................................................................30 

1. Il sistema di protocollo...............................................................................................30 

1.1 Il sistema informatico di protocollo....................................................................................... 30 

1.1.1 Descrizione funzionale...................................................................................................................30 

1.1.2 Descrizione operativa.....................................................................................................................30 

2. Piano di sicurezza dei documenti informatici ...........................................................30 

2.1 Sicurezza fisica ...................................................................................................................... 30 

2.2 Sicurezza logica ..................................................................................................................... 31 

2.3 Sicurezza organizzativa ......................................................................................................... 33 

3. Abilitazioni di accesso ................................................................................................34 

4. Il protocollo di emergenza .........................................................................................34 

4.1 Gestione informatizzata del protocollo di emergenza............................................................ 35 

4.2 Gestione del protocollo di emergenza con registro cartaceo ................................................. 36 

Parte Quinta...................................................................................................................38 

Disposizioni Finali..........................................................................................................38 

1. Entrata in vigore ........................................................................................................38 

2. Modalità di aggiornamento........................................................................................38 

3. Ulteriori riferimenti ...................................................................................................38 



1. Introduzione 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Parte Prima 

Introduzione e atti preliminari 

Ai sensi di quanto previsto dall’art. 50 del DPR 445/2000, entro il 1 gennaio 2004 

tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere a realizzare o revisionare sistemi 

informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei 

procedimenti amministrativi. 

Ciò infatti consente di: 

- accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri 

cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi 

documentali; 

- migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa, per il tramite di strumenti che 

rendono possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione 

amministrativa da parte dei soggetti interessati. 

In quest’ottica pertanto, ciascuna amministrazione: 

a) definisce un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati 

b) individua le aree organizzative omogenee e i relativi uffici 

c) istituisce i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e 

degli archivi 

d) nomina i responsabili di tali servizi 

e) redige e adotta il manuale di gestione del protocollo informatico 

f) introduce un sistema informatico per la gestione documentale. 

In tale ambito, al Manuale di Gestione è attribuita la funzione di descrivere il sistema di 

gestione e conservazione dei documenti e di fornire le istruzioni per il corretto 

funzionamento del servizio (art. 5 DPCM 31/10/2000). 

E’ quindi uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione è 

chiamata ad effettuare, può rappresentare un primo e significativo passo verso la 

certificazione di qualità del servizio. 

Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede infatti che il Manuale affronti alcuni aspetti 

cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei 

documenti informatici, l’introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di 

selezione, nonché la definizione delle linee strategiche legate al sistema archivistico, al 

sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Il Manuale, ancora, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo 

informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o 

processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione 

d’insieme - senza soluzioni di continuità - dal protocollo all’archivio storico. 

In particolare nel Manuale di gestione sono riportati i seguenti argomenti: 

a) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di 

protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area 

organizzativa omogenea; 

b) la definizione dei tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per 

l’introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli di settore o di 

reparto; 

c) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, 

incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari 

modalità di trasmissione; 

d) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti 

con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree 

organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre 

amministrazioni; 

e) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; 

f) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di 

trattamento; 

g) il sistema di classificazione; 

h) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con 

particolare riferimento alle modalità di utilizzo; 

i) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo 

informatico ed in particolare l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed 

organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di 

protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura, nonché le 

modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di 

ogni sessione di attività di registrazione; 

j) le modalità di utilizzo del registro di emergenza; 

k) il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla 

trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti 

informatici; 

l) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno 

alle informazioni documentali; 

m) le modalità per l’eventuale utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di 

documenti all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea. 



2. Il Protocollo Informatico 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Al fine di ottemperare a quanto previsto dal DPR 445/2000 riassunto nei paragrafi 

precedenti, l’Azienda ULSS n. 8 di Asolo ha adottato il sistema GUPAR , quale sistema di 

gestione del protocollo informatico. 

L'introduzione delle tecnologie informatiche nell'ambito della tenuta del Protocollo ha 

prodotto un cambiamento che ha coinvolto l'intero assetto organizzativo dell'Ente. 

L'utilizzo del software “GUPAR” rende possibile e facilita un'operatività che, pur restando 

centralizzata (Protocollo unico), consente, allo stesso tempo, l'intervento di più punti 

decentrati. La procedura informatizzata permette, infatti, ad uffici diversi, disseminati in 

luoghi anche distanti tra loro, di svolgere contemporaneamente lo stesso lavoro, senza 

sovrapposizioni, nel rispetto di determinati vincoli procedurali. 

In questo modo, tra l’altro, si evitano ridondanze e duplicazioni nelle operazioni gestionali, 

essendo unico lo strumento di registrazione delle informazioni necessarie per poi compiere 

le varie attività. 

3. Atti di organizzazione preliminari 

Le aziende, per attivare il protocollo informatico, devono adeguare il proprio assetto 

organizzativo e funzionale alle disposizioni normative in materia e provvedere a: 

• nominare il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della 

gestione dei flussi documentali e degli archivi; 

• individuare le Aree organizzative omogenee (AOO) che adotteranno il protocollo 

unico; 

• definire le Unità organizzative responsabili in cui è articolata ciascuna AOO le 

quali afferiscono al medesimo protocollo informatico (UOR); 

• eliminare i protocolli diversi dal protocollo informatico (protocolli multipli, di 

settore, di telefax) e introdurre il protocollo unico; 

• adottare un titolario di classificazione degli atti; 

• approvare il massimario di conservazione e scarto dei documenti; 

• attivare il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi 

documentali e degli archivi; 

• individuare dei locali idonei per la conservazione e movimentazione degli archivi 

di deposito di ciascuna AOO e per l'archivio storico; 

• regolamentare il servizio mediante l’adozione del manuale di gestione. 

3.1 Tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei flussi 

documentali e degli archivi 

Nell’ambito della propria organizzazione, la tenuta del protocollo informatico, la gestione 

dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, del testo unico, 

afferisce all’Unità Operativa Affari Generali. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

A detta funzione ed Ufficio sono ricondotti i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del 

Testo unico. 

II responsabile di tale Ufficio, in possesso dei requisiti di cui all’art. 61, comma 2 del testo 

unico svolge le funzioni di Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo 

informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (d’ora in poi “Servizio”) e i 

compiti di cui all’art. 4 del DPCM 31 ottobre 2000. 

Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, il titolare individua il 

proprio sostituto. 

3.2 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) 

E’ considerata Area Organizzativa Omogenea (AOO) l’insieme definito di unità 

organizzative dell’azienda ULSS che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di 

comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. 

L’unità locale socio-sanitaria n. 8 della Regione del Veneto è un’Azienda dotata di 

personalità giuridica pubblica ed autonomia imprenditoriale, con sede legale in Asolo 

(TV), Via Forestuzzo n. 41. 

L’Azienda ULSS n. 8 è strutturata in un’unica Area Organizzativa Omogenea, 

denominata “ULSS 8 di Asolo” ed è, quindi, dotata di un solo servizio di 

protocollazione dei documenti in entrata, in uscita ed interni, che adotta un’unica 

sequenza numerica per l’attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni 

anno solare. 

La corrispondenza, tramite servizio postale o servizio equiparato o via telematica, perviene 

all’AOO dell'Azienda, nella quale si adotta il protocollo informatico gestito dal servizio 

per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli 

archivi. 

3.3 Definizione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) 

Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, sopraccitata, sono state individuate più 

unità organizzative responsabili. 

L’Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) è una struttura operativa dell’AOO costituita 

da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee 

nell’ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione di 

affari o procedimenti sanitari/amministrativi. 

L’organizzazione delle Unità Organizzative Responsabili dell’unità locale socio-sanitaria 

si articola in strutture operative, dipartimenti, strutturati e funzionali, ed unità operative, 

complesse e semplici. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Il dettaglio delle UOR che afferiscono alla AOO “ULSS 8 di Asolo” vengono riportate 

nell’ALLEGATO N. 1. 

La struttura sarà suscettibile di variazioni sia in relazione all’inserimento di nuove UOR, 

sia di singoli utenti. Tali modifiche dovranno essere definite dalla Direzione Generale. 

3.4 Figure coinvolte nella gestione del servizio di Protocollo 

Le figure coinvolte nella gestione del servizio di protocollo informatico sono le seguenti: 

• Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi 

documentali e degli archivi; 

• Responsabile del procedimento amministrativo; 

• Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla consultazione; 

• Operatore di Protocollo o Protocollista. 

3.4.1 Responsabile del servizio di protocollo informatico, della 

gestione dei flussi documentali e degli archivi 

È il soggetto cui, presso l’Azienda, è affidata la responsabilità del coordinamento del 

Servizio per la tenuta del protocollo informatico. 

Ad esso competono le funzioni di cui al combinato disposto dell’art. 61 del DPR 445/2000 

e dell’art. 4 del DPCM 31.10.2000. 

Fra queste, il responsabile: 

• attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, 

distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla 

modifica delle informazioni; 

• garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano 

nel rispetto delle disposizioni del DPR 445/2000; 

• garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di 

protocollo; 

• garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività 

di registrazione di protocollo e di gestione dei documenti e dei flussi documentali; 

• autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni a protocollo. 

3.4.2 Responsabile del procedimento amministrativo 

È la persona cui è attribuita la responsabilità circa la gestione del documento. 

In attesa che vengano implementate nel sistema le tipologie dei procedimenti 

amministrativi con i relativi responsabili e termini, il Responsabile del Procedimento 

Amministrativo è individuato, per l’Azienda, nei Direttori e Responsabili degli Uffici di 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Riferimento, destinatari diretti dei documenti in arrivo e produttori dei documenti in 

partenza verso l’esterno o all’interno tra gli Uffici di Riferimento stessi. 

Il Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) è abilitato a svolgere le stesse 

operazioni curate in via ordinaria, all’interno dell’AOO o dell’Ufficio di Riferimento, dal 

protocollista (registrazione di protocollo dei documenti in partenza ed interni, 

fascicolazione di tutte le tipologie documentali). 

3.4.3 Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla 

consultazione 

Gli utenti (addetti di Ufficio di Riferimento) sono abilitati ad accedere al sistema 

informativo, esclusivamente in visualizzazione e limitatamente ai documenti del rispettivo 

U di R. 

La visibilità dei documenti dell’Ufficio di Riferimento, per ciascun addetto, può essere 

ricompresa fra un livello massimo (visibilità di tutti i documenti) e minimo (visibilità 

esclusivamente dei documenti trattati dall’addetto). 

E’ obbligo del Responsabile dell’Ufficio di Riferimento indicare al Responsabile del 

servizio di protocollo, il livello di accesso in visualizzazione che si intende consentire per 

ciascun addetto. 

3.4.4 Protocollista 

Il protocollista è la persona che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione dei 

documenti (in arrivo, in partenza e scambiati tra Uffici di Riferimento). 

Il protocollista può acquisire l’immagine elettronica del documento mediante uno scanner, 

nonchè associare il file prodotto da un programma di composizione testi. 

3.5 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi 

documentali e degli archivi 

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea è istituito un “Servizio per la tenuta del 

protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi”. Esso è 

funzionalmente individuato nell’Ufficio Protocollo e fa capo a questa struttura. A capo di 

tale Servizio è preposto un dirigente o un funzionario dotato di specifica preparazione 

professionale tecnico archivistica. 

Al Servizio sono attribuite le funzioni, anche di coordinamento, relative alla gestione 

documentale, ossia le attività finalizzate alla classificazione, organizzazione, assegnazione 

e reperimento dei documenti amministrativi. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la direzione del Servizio è 

affidata al vicario nominato su proposta del Responsabile stesso [art. 3 lettera b) delle 

regole tecniche]. 

Al Servizio sono assegnati i seguenti compiti [articolo 61, comma 3, del testo unico]: 

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, 

distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla 

modifica delle informazioni; 

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano 

nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; 

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di 

protocollo di cui all'articolo 53; 

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate 

entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo 

possibile; 

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63 in luoghi sicuri differenti; 

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività 

di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, 

incluse le funzionalità di accesso; 

g) autorizza le operazioni di annullamento; 

h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del 

personale autorizzato e degli incaricati. 

3.5 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli 

interni 

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di 

protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa inizia da 1 al principio di ogni anno e 

si chiude al 31 dicembre. 

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche [art. 57 del testo 

unico]. 

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di 

numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche 

se questi documenti hanno alcuni elementi comuni o sono strettamente correlati tra loro 

[art. 55 del testo unico]. 

Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono 

eliminati tutti gli altri sistemi e registri di protocollazione dei documenti. 

Il responsabile del servizio di protocollo generale effettua periodicamente controlli a 

campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena 

documentale e sull’utilizzo di un unico registro informatico nell’Amministrazione centrale, 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

verificando anche, attraverso ispezioni mirate, la classificazione e la fascicolazione 

archivistica. 

4. Gestione e Conservazione dei documenti 

4.1 Classificazione dei documenti 

Nel sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta oltre al documento in quanto 

tale, è l’insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri e, più in 

particolare, con quelli che riguardano un medesimo affare o un medesimo procedimento 

amministrativo. 

La classificazione dei documenti rappresenta lo strumento che consente il rispetto del 

vincolo archivistico, favorendo la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti 

dall'Azienda nel corso della propria attività. Consiste in operazioni finalizzate alla 

organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico, in relazione alla materia, 

alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione. Essa è eseguita in base 

al Titolario di Classificazione. 

Con l’entrata in vigore del protocollo unico è adottato un unico Titolario di 

Classificazione. 

Il Titolario di Classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti 

amministrativi e sanitari secondo la funzione esercitata, in titoli, classi e fascicoli 

permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a 

medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. 

L’attivazione del protocollo unico presuppone l’adozione di un titolario di classificazione 

unico. 

Il Titolario adottato per l’Amministrazione centrale è descritto nell’ALLEGATO 2. 

Per i documenti in arrivo, il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione 

e può essere successivamente integrato dal responsabile del procedimento. 

Con l’introduzione delle tecnologie informatiche e l’integrazione del titolario 

nell’applicazione GUPAR, le potenzialità del titolario quale strumento di ricerca si 

manifestano nel modo più completo ed efficace. 

La struttura del titolario - aperta, flessibile e mai rigida - consente ogni ulteriore 

sviluppo, adeguamento o aggiornamento, sia in caso di inidonea definizione delle 

competenze individuate, sia per la classificazione di documentazione non prevista, 

prodotta in applicazione di disposizioni normative attributive di nuove funzioni 

dell’Ente. 

L’aggiornamento del titolario compete esclusivamente al responsabile della tenuta del 

protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella 

normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. 

Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i 

soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni 

per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 

4.2 Massimario di selezione 

Il massimario di conservazione e scarto dei documenti, modificabile solo con 

provvedimento del direttore generale, è l’elenco, coordinato con il titolario di 

classificazione e la tabella dei procedimenti, dei documenti prodotti e ricevuti dall’Azienda 

e AA.OO.OO. con i relativi tempi di conservazione. 

Non appena redatto, sarà adottato per l’Azienda il Massimario di selezione. 

4.3 Archivio 

L’archivio è il complesso dei documenti prodotti, acquisiti o utilizzati dall’Azienda 

ULSS n. 8 nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. 

L’archivio Generale è unico e conservato in luoghi differenti pur se, in relazione alla sua 

gestione, si suddivide in: 

• Archivio corrente 

• Archivio di deposito 

• Archivio storico 

4.3.1 Archivio Corrente 

L’archivio corrente è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti 

amministrativi: 

• in corso di istruttoria o di trattazione; 

• conclusi da breve periodo e pertanto rivestenti ancora un forte interesse ai fini dello 

svolgimento dell’attività corrente. 

I responsabili delle U.O.R. o dei procedimenti amministrativi sono tenuti alla corretta 

custodia dei documenti relativi agli affari ed ai procedimenti amministrativi loro afferenti e 

non ancora conclusi. 

4.3.2 Archivio di deposito 

L’archivio di deposito è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti 

amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o verso i quali 

sussistono saltuarie esigenze di consultazione ai fini dell’attività corrente. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta 

all’anno), ogni Unità Organizzativa Responsabile deve trasferire all’Archivio Generale i 

fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi. 

4.3.2 Archivio storico 

L’archivio storico è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti 

amministrativi conclusi e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla 

conservazione permanente. 



1. Il documento 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Parte Seconda 

Il documento 

I documenti dell’Azienda ULSS 8 sono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della 

propria attività amministrativa e sanitaria. Essi si distinguono in documenti in arrivo, 

documenti in partenza e documenti interni. 

I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni 

previste di seguito. 

1.1 Il documento amministrativo 

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, 

fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o 

eventi giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell’attività 

dell'azienda (art. 22 L. 241/90, art. 1 DPR 445/2000). 

Un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, del 

contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai 

fini dell'attività amministrativa, così come prevede l’art. 1 del DPR 28 dicembre 2000, 

n. 445. 

1.2 Il documento informatico 

Per documento informatico si intende qualsiasi supporto informatico contenente dati o 

informazioni aventi efficacia probatoria, cioè è la rappresentazione informatica di atti, fatti 

o dati giuridicamente rilevanti (art. 3 L. 547 del 23/12/1993). 

Il documento informatico, da chiunque formato, la sua registrazione su supporto 

informatico e la sua trasmissione mediante strumenti telematici, ha piena rilevanza 

giuridica e ha lo stesso valore del documento redatto nella forma scritta. E' da considerarsi 

a tutti gli effetti di legge originale e fonte principale di notizia. 

1.3 Il documento sanitario 

Il documento sanitario è la rappresentazione grafica, informatica, iconografica, 

elettromagnetica dell'attività clinica, scientifica e amministrativa delle strutture sanitarie 

aziendali. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

I documenti di un'Azienda Sanitaria Locale o di un'Azienda Ospedaliera sono quelli 

prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività amministrativa e sanitaria. 

1.4 Supporti dei documenti 

I documenti possono essere cartacei, informatici, telematici o di posta elettronica. 

1.5 Posta elettronica e Firma digitale 

Il mezzo di comunicazione di base da utilizzare per lo scambio di documenti elettronici 

soggetti a registrazione di protocollo, è la posta elettronica. 

Ogni comunicazione telematica viene integrata da un file xml, generato automaticamente 

dal protocollo mittente, dal quale il protocollo destinatario ricaverà le informazioni 

necessarie atte ad identificare il messaggio (Circolare AIPA 07/05/2001, n. 28). 

A garanzia dell’autenticità ed integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati con 

mezzi elettronici, al pari di quanto svolto dalla forma autografa per i documenti cartacei, è 

la firma digitale. 

I requisiti assolti dalla Firma Digitale sono: 

• Autenticità: con un documento firmato digitalmente si può essere certi dell'identità 

del sottoscrittore; 

• Integrità: sicurezza che il documento informatico non è stato modificato dopo la 

sua sottoscrizione; 

• Non ripudio: il documento informatico sottoscritto con firma digitale, ha piena 

validità legale e non può essere ripudiato dal sottoscrittore, così come riportato nel 

DPR 445/2000; 

• Riservatezza: solo il destinatario può leggere il messaggio. 

Con l'adozione della Firma Digitale l’Azienda ULSS n. 8 ha iniziato il processo di 

eliminazione del cartaceo utilizzando strumenti adeguati e tecnologicamente affidabili. 

2. Modalità di trasmissione 

La trasmissione dei documenti all’interno e all’esterno dell’Azienda avviene mediante 

utilizzo della posta ordinaria, raccomandata, telegrafo, fax, posta elettronica, consegna a 

mano, ecc. 

2.1 Documenti in arrivo 

Il documento in arrivo è il documento avente rilevanza giuridico-probatoria acquisito dal 

servizio protocollo, nell'esercizio delle proprie funzioni. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

2.1.1 Documenti cartacei in arrivo 

La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, 

telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.), pervenga indirizzata 

genericamente alla ULSS 8, alle Direzioni, agli Uffici di una qualunque struttura 

territoriale della ULSS 8, è recepita, di norma, dall’Ufficio Protocollo di competenza, in 

relazione all’indirizzo indicato. 

La posta pervenuta all’Ufficio Protocollo viene tutta aperta ed attentamente vagliata per lo 

smistamento alle strutture competenti. 

Per rispetto del segreto epistolare, non vengono aperte le lettere che rechino espressamente 

la dicitura “Riservata”/“Personale”/”Confidenziale. 

Il servizio protocollo provvede alla registrazione, alla classificazione del documento in 

arrivo nonché allo smistamento all'Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) che, a sua 

volta, procede all’individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo 

(R.P.A.) 

Il Responsabile del Procedimento Amministrativo ha il compito della corretta creazione e 

gestione del fascicolo relativo a quel determinato procedimento. 

2.1.2 Documenti informatici in arrivo 

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica 

riservata a questa funzione ed accessibile solo all’ufficio preposto alla loro registrazione di 

protocollo. 

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali 

e degli archivi provvede a renderlo pubblico utilizzando ogni possibile mezzo di 

comunicazione. 

I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi 

valutati ai sensi dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a 

registrazione di protocollo e ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati 

all’indirizzo elettronico dell’ufficio preposto alla ricezione dei documenti informatici. 

2.1.3 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti 

Qualora venga richiesto dall’utente il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta 

consegna diretta di un documento cartaceo, in assenza di moduli predisposti di ricevuta, 

gli uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo possono rilasciare 

una fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto un timbro con la data e l’ora di arrivo 

e la sigla dell’operatore. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

In alternativa, l’ufficio esegue la registrazione di protocollo e rilascia la ricevuta prodotta 

dal sistema di protocollo informatico con gli estremi della segnatura. 

Nel caso di ricezione dei documenti informatici, l’informazione a notifica al mittente 

dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato 

dall’Amministrazione. 

2.2 Documenti in partenza 

Si intendono documenti in partenza i documenti sanitari ed amministrativi di valenza 

giuridico-probatoria redatti dal personale appartenente all’azienda nell’esercizio delle 

proprie funzioni ed inviati ad altre Amministrazioni e /o a privati. 

2.2.1 Documenti cartacei in partenza 

I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio abilitato alla 

spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, 

segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, a cura dell’ufficio produttore. 

La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti in partenza sono effettuate 

dal Responsabile ovvero dal Collaboratore o Sostituto di UOR; questi soggetti sono 

incaricati anche delle operazioni di creazione e di gestione del fascicolo relativo all’affare 

o al procedimento amministrativo cui il documento medesimo si riferisce. 

E’ consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel 

caso di molteplici soggetti in indirizzo. 

Ogni documento deve riguardare un unico oggetto riportato in maniera non generica, ma 

sintetica e chiara. 

I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla 

registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafiche del 

sistema informativo. 

Ogni documento in partenza deve essere conservato in copia presso l’archivio corrente 

dell’Organo o Servizio che lo ha prodotto. La copia deve riportare la segnatura completa. 

Se il documento è accompagnato da allegati, unitamente alla copia del documento occorre 

conservare copia degli allegati o l’elenco degli stessi, con indicazione della collocazione in 

archivio di altri esemplari identici agli allegati spediti. 

2.2.2 Documenti informatici in partenza 

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, 

ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Per la spedizione dei documenti informatici l’Azienda si avvale dei servizi di 

autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell’elenco 

pubblico tenuto dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, ai sensi 

dell’articolo 27, comma 3, del testo unico. 

Gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, all’indirizzo elettronico 

dell’ufficio di spedizione, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, 

segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. 

L’ufficio di spedizione provvede: 

• ad effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura 

temporale offerti dal certificatore scelto dall’Amministrazione; 

• a verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica; 

• ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo 

dei rispettivi documenti spediti. 

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti 

formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza 

telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni 

anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto della corrispondenza, 

comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni 

che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese 

pubbliche (cfr. articoli 17, comma 1, del testo unico). 

Le caselle di posta elettronica per la spedizione possono essere assegnate ai diversi settori. 

2.3. Documenti interni 

Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra gli Uffici dell’azienda. 

La registrazione spetta al Responsabile del Procedimento Amministrativo. 

Sono documenti interni anche le semplici comunicazioni tra uffici che hanno un valore 

semplicemente informativo. 

Si distinguono funzionalmente in: 

a) documenti di preminente carattere informativo; 

b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. 

Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie 

informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa; di 

norma non vanno protocollati. 

Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i documenti 

redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o 

provvedimenti sanitari ed amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di 

protocollo. 

La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti interni è effettuata, come 

nel caso dei documenti in partenza, dal Responsabile ovvero dal Collaboratore o Sostituto 

dell’Ufficio di Riferimento, i quali sono incaricati anche delle operazioni di creazione e di 

gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento medesimo si 

riferisce. 

2.4 Modello per i documenti in partenza o interni 

I documenti in partenza o interni riportano, indipendentemente dal supporto sul quale sono 

stati scritti, le seguenti informazioni, utili alla gestione ed individuazione del documento 

stesso: 

a) logo dell’azienda e dicitura “Azienda ULSS n. 8 della Regione del Veneto”; 

b) l’Ufficio di Riferimento; 

c) indirizzo completo dell’Azienda (via, numero, c.a.p., città); 

d) numero di telefono; 

e) numero di telefax; 

f) indirizzo istituzionale di posta elettronica del Servizio competente; 

g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso; 

h) numero di protocollo; 

i) numero di repertorio (qualora il documento sia soggetto a repertoriazione); 

j) indice di classificazione composto da titolo e classe e categoria; 

k) numero degli allegati; 

l) oggetto del documento; 

m) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa 

o informatica (digitale), del dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma 

autografa o informatica (digitale), nonché del responsabile della composizione del 

testo. In tutte le comunicazioni dovrà essere apposta, in calce al foglio di 

corrispondenza, la seguente dicitura ai sensi dell’art. 4, della L. 7.8.1990, n. 241: 

“Responsabile del procedimento”:………………… 

(indicare il nominativo del responsabile dell’unità organizzativa competente); 

“Responsabile dell’istruttoria”: …………………… 

(indicare il nominativo del responsabile degli adempimenti inerenti il singolo 

procedimento)”. 

2.4.1 Redazione del documento in partenza o interno: originale, 

copia e minuta 

Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, cioè 

in originale e in copia. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica 

negli elementi sostanziali e formali destinato all’invio, così come descritto nel precedente 

paragrafo. 

La copia è la riproduzione e rappresentazione letterale e integrale di altro documento, sia 

cartaceo sia informatico. 

La minuta di un documento si riferisce alla sua stesura provvisoria e pertanto soggetta a 

integrazioni e modifiche prima della redazione definitiva. 

Sia l’originale che la copia vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno 

apposte soltanto sulla minuta. 

In particolare, le comunicazioni, con le quali viene dato riscontro a precedente 

corrispondenza, dovranno sempre indicare il protocollo della stessa, compilando l’apposito 

spazio sotto la voce “risposta al foglio n. ----- del ---------“. 

Si precisa, altresì, che le comunicazioni ai singoli responsabili delle strutture e dei servizi 

di questa Azienda dovranno essere effettuate indicando in indirizzo il nome e cognome del 

destinatario con la relativa qualifica. Le comunicazioni inviate ai dipendenti dovranno 

indicare la qualifica degli stessi. Più in generale, ogni atto contenente il richiamo ad uno o 

più dipendenti, specificatamente indicati, dovrà recare, a fianco del nome e cognome, 

anche la qualifica degli stessi. 

L’Ufficio Protocollo non darà corso alla corrispondenza non in regola con i predetti 

requisiti, restituendo la medesima alla struttura proponente. 



1. La registrazione a protocollo 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Parte Terza 

La Registrazione a protocollo 

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Area Organizzativa Omogenea è effettuata una 

registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata del protocollo (rif. art. 

53, comma 1, del testo unico). 

La registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l’operatore di 

inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’art. 53, comma 3, del testo 

unico. 

Ciascuna registrazione comporta la memorizzazione di un insieme di dati obbligatori e di 

dati opzionali. 

La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito, è effettuata mediante 

la memorizzazione nel sistema delle seguenti informazioni obbligatorie: 

• il numero di protocollo, assegnato in automatico dal sistema e registrato in forma 

non modificabile; 

• la data di registrazione del protocollo, assegnata in automatico dal sistema e 

registrata in forma non modificabile; 

• mittente (o mittenti) per i documenti ricevuti, o in alternativa, destinatario (o 

destinatari) per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; 

• data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; 

• oggetto del documento, registrato in forma non modificabile. 

I dati opzionali sono tutti quegli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei 

documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico: 

• data di arrivo; 

• il numero di allegati; 

• tipo di documento; 

• acquisizione in formato immagine dei documenti cartacei tramite scanner; 

• ecc… 



2. Segnatura 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento, in forma 

permanente, non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo 

per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 

La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente 

entrambe la natura di atto pubblico. Non potranno, quindi, essere effettuate registrazioni di 

protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce. 

Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, sul frontespizio mediante 

l’apposizione di un timbro o segno analogo. 

Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di 

segnatura sono quelle elencate nell’articolo 55 del DPR 445/2000, e precisamente: 

• codice identificativo dell’Amministrazione; 

• codice identificativo dell’area organizzativa omogenea; 

• data di protocollo; 

• progressivo di protocollo. 

Sul documento in partenza o interno la segnatura viene posta, di norma, sul frontespizio. 

Manualmente o con supporto di una “printer pen” contestualmente alla registrazione. 

3. Operazioni complementari: acquisizione e smistamento del 

documento in arrivo o in partenza 

Per ciò che concerne il flusso documentale in arrivo, previo verifica ed assegnazione da 

parte del Responsabile dell’Unità Operativa Affari Generali, il Servizio di Protocollo 

Generale provvede alle operazioni di registrazione e segnatura nonché alla classificazione 

del documento ed alla assegnazione al responsabile del Ufficio di Riferimento competente, 

mediante il sistema informatico. 

L’Ufficio responsabile del Procedimento provvede alla fascicolazione ed alla evasione. 

Per quanto riguarda il flusso documentale in partenza o interno, il Responsabile ovvero il 

Collaboratore o Sostituto dell’Ufficio di Riferimento, provvedono autonomamente alla 

registrazione e classificazione del documento (da redigersi secondo l’impostazione grafica 

del modello istituzionale prescelto), oltre che alla sua fascicolazione. 

3.1 Differimento dei termini di protocollazione 

La registrazione a protocollo deve essere effettuata in giornata e, comunque, non oltre le 48 

ore dalla ricezione dell’atto. Eccezionalmente, il Responsabile della UOR od il 

Responsabile della Tenuta del Protocollo, in presenza di un notevole carico di lavoro 

temporaneo, può autorizzare la protocollazione in tempi successivi (fissando comunque un 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

limite di tempo), conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro-datario 

d’arrivo. Fanno altresì eccezioni tutte le situazioni in cui si presentano un numero di giorni 

festivi consecutivi superiori a due. 

Il timbro-datario apposto sulla corrispondenza in arrivo ne attesta l’avvenuta ricezione; non 

è però sostitutivo della segnatura di protocollazione, la sola ad avere valore legale. I 

documenti devono intendersi acquisiti con l’atto di registrazione nel Sistema di Protocollo 

o nelle modalità di gestione del protocollo di emergenza di seguito illustrate. 

Per la documentazione a scadenza certa (v. concorsi, domande per la partecipazione a 

determinati benefici, ecc.) è comunque necessario, in sede di protocollazione, dare ad essa 

la precedenza. 

4. Annullamento di una registrazione 

È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l’apposizione 

della dicitura «annullato». 

L’annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzato unicamente dal 

Responsabile del servizio di protocollo generale a seguito di richiesta scritta (trasmessa 

anche via fax o e-mail) indicante il numero di protocollo da annullare e i motivi 

dell’annullamento. 

Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella banca dati per essere 

sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le 

stampe, nonchè gli estremi di autorizzazione all’annullamento del protocollo. 

La procedura di annullamento deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in 

posizione sempre visibile, tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni 

originarie. 

Nel record di protocollo devono apparire inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora 

dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha proceduto allo 

stesso. 

5. Documenti da non protocollare 

Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi del comma 5, l’art. 4 del 

DPR 428/1998 e del comma 5, art. 53 del DPR 445/2000: 

• gazzette ufficiali 

• bollettini ufficiali P.A. 

• notiziari P.A. 

• materiali statistici senza accompagnatoria 

• giornali e riviste 



• libri 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

• opuscoli, depliant, materiali pubblicitari 

• inviti a manifestazioni 

Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo: 

• certificati medici dei dipendenti 

• richieste di ferie 

• richieste di permessi retribuiti 

• richieste di rimborso spese e missioni 

• variazione dati sedi ditte fornitrici 

• listini prezzi 

6. Documenti da protocollare 

Le restanti tipologie di documenti sono soggette a protocollazione. 

7. Documenti soggetti a trattamento specifico ed a registrazione 

particolare 

Esistono tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari, sono 

soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare: 

• deliberazioni 

• contratti 

• documenti di natura contabile (mandati di pagamento, fatture, buoni d’ordine e 

simili) 

• provvedimenti del personale 

• provvedimenti afferenti al Dipartimento di Prevenzione 

Tali documenti non vengono protocollati (comma 5 , art. 53 del DPR 445/2000). 

Ciascuno dei documenti elencati, infatti, costituisce una serie. La registrazione consiste 

nell’apposizione di un numero progressivo riferito alla serie di appartenenza, che riparte da 

1 ogni anno. 

8. Documenti soggetti a privacy 

Gli archivi, le banche dati e il protocollo, sia cartacei sia informatici, devono essere 

regolamentati nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela dei dati personali e 

dal relativo regolamento di attuazione. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

9. Protocollazione di documenti particolari 

Si forniscono di seguito alcune indicazioni pratiche circa i comportamenti operativi da 

adottare di fronte ad alcune situazioni che accadono comunemente negli uffici di 

protocollo. 

9.1 Ricezione di lettere anonime e prive di firma 

La protocollazione dei documenti attesta la certezza giuridica della data, della forma e 

della provenienza di un documento con esclusione di ogni valutazione relativa al contenuto 

o alle caratteristiche dello stesso. 

Le lettere anonime non vengono protocollate ma inoltrate, se contengono informazioni o 

dati di interesse per l’Azienda, agli Uffici di competenza i quali valutano l’opportunità di 

dare seguito alle comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare. 

I documenti privi di firma o con firma illeggibile, riconducibili ad un mittente certo (ente, 

studio privato, etc..), vengono protocollati ed inoltrati alle Unità Operative competenti. 

9.2 Telefax 

Il documento trasmesso tramite fax da privati, da PP.AA., da enti pubblici o privati 

risponde al requisito della forma scritta e non richiede l’invio del documento originale 

purché il responsabile del servizio di protocollo informatico possa accertarne la fonte di 

provenienza. 

Qualora non sia possibile verificare la fonte di provenienza è necessario: 

• riprodurre il documento ricevuto via telefax, se il supporto cartaceo non garantisce 

la conservazione nel tempo, e apporre la dicitura “ documento ricevuto via telefax”; 

• acquisizione successiva da parte del responsabile del servizio di protocollo 

informatico. 

Il Responsabile di Protocollo, dopo aver accertato la corrispondenza della fotocopia al 

documento ricevuto via telefax e aver accertato la correttezza degli elementi relativi alla 

segnatura, procede alla distruzione del documento che, se recante particolari indicazioni, 

può essere conservato nel fascicolo di riferimento. 

Il documento interno ricevuto via telefax è conservato agli atti dell’ufficio; deve comunque 

indicare la dicitura “documento ricevuto via telefax”. 

Il documento in partenza via telefax dovrà indicare la seguente dicitura “il presente 

documento, ai sensi del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000, non sarà seguito dal 

documento originale”. 

Il timbro di protocollo (segnatura) è apposto sul documento e non sulla copertina. 



9.3 Gare di appalto 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

La corrispondenza in busta chiusa riportante la dicitura “offerta”, “gara d’appalto” o simili, 

o comunque quella dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene 

aperta, restando comunque obbligatoria, per quest’ultima, la registrazione, con 

l’apposizione del numero di protocollo e della data e ora di registrazione direttamente sulla 

busta che va trasmessa all’Ufficio/Servizio competente. 

Dopo aver effettuato la registrazione e segnatura della busta si potrà fotocopiare la busta 

per acquisirla successivamente tramite scanner. 

In caso di impossibilità di protocollo contestualmente alla consegna della busta, per poter 

attestare la data di consegna della documentazione di gara, si dovrà apporre sulla stessa un 

timbro con la data e l’ora di arrivo e la sigla dell’operatore che la riceve. 

La busta deve essere conservata quale parte integrante della documentazione di gara. 

9.4 Posta elettronica 

I messaggi di posta elettronica, corredati di firma digitale e formulati nel rispetto della 

normativa vigente, vanno protocollati. 

Sono protocollati solo i messaggi di posta elettronica che pervengono nella casella 

istituzionale di posta elettronica. 

Se il messaggio è inviato ad una casella di posta elettronica diversa da quella istituzionale 

per la protocollazione, il messaggio sarà restituito al mittente con indicazione della casella 

istituzionale e per conoscenza sarà inviato anche alla casella istituzionale. 

Il documento di posta elettronica non corrispondente al formato stabilito dall’AIPA, il cui 

contenuto è rilevante ai fini giuridici e probatori, dovrà essere stampato con l’apposizione 

della dicitura “documento ricevuto per posta elettronica”, successivamente è protocollato 

come un normale documento cartaceo. 

9.5 Documenti di competenza di altri soggetti e di altre 

Amministrazioni 

Qualora pervenga all’Azienda ULSS n. 8 un documento di competenza di altro ente, altra 

persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, 

altrimenti viene restituito al mittente. 

Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente 

registrato al protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al 

mittente, procedendo ad una annotazione di annullamento della registrazione. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

9.6 Documenti in partenza con più di tre destinatari 

Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale. 

Nella registrazione di protocollo va riportata la dicitura “Tutti i destinatari - vedi elenco 

allegato alla minuta”. 

In questo caso alla registrazione di protocollo va associato il file contenente l’elenco dei 

destinatari, mentre l’elenco cartaceo dei destinatari va vistato dal responsabile del 

procedimento e allegato alla minuta. 

10. Protocollazione di documenti riservati 

Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico 

per: 

• documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; 

• documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza della Direzione 

Generale che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento 

degli obiettivi prefissati; 

• documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al 

buon andamento dell’attività amministrativa. 

Gli atti riservati vanno registrati nel protocollo attraverso procedure particolari con accesso 

riservato, e vanno conservati, a cura del responsabile del Servizio competente, con le 

cautele che ne garantiscano la riservatezza e ne impediscano l’accesso a soggetti non 

autorizzati. 

Gli atti riservati costituiscono l’archivio riservato del responsabile di Servizio, che dovrà 

riportare nel programma di gestione dei flussi documentali e sul fascicolo che li contiene la 

data in cui questi saranno accessibili a terzi, ai sensi di legge. 

I soggetti autorizzati a protocollare i documenti attraverso procedure particolari con 

accesso riservato sono esclusivamente i responsabili dei Servizi autorizzati con atto 

formale dall’Ente. 

11. Acquisizione tramite scanner di documenti cartacei 

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato compatibile con lo scanner collegato 

alla postazione operatore, dopo le operazioni di registrazione e segnatura protocollo, 

possono essere acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner. 

Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

• acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto 

da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla 

conservazione; 

• verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza 

con gli originali cartacei; 

• collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non 

modificabile; 

• memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile. 

L’acquisizione del documento, dovrà sempre essere integrale. 

L’acquisizione tramite scanner non necessariamente deve essere contestuale alle 

operazioni di registrazione e segnatura. 

I documenti di formato non compatibile con lo scanner disponibile sono acquisiti in 

formato immagine solo se esplicitamente richiesto dagli uffici utente di competenza, 

avvalendosi eventualmente dei servizi di una società specializzata. 

Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli 

uffici utente, attraverso la rete interna dell’Azienda immediatamente dopo l’operazione di 

scansione. 

12. Il registro di protocollo 

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo 

ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del 

documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il 

registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente. 

Il registro si rinnova ad ogni anno solare. 

Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi 

documentali e degli archivi, provvede alla corretta produzione e conservazione giornaliera 

del registro di protocollo (può anche non essere la stampa giornaliera del registro). 

Entro il mese di gennaio, è effettuata la stampa del registro dell’anno precedente e, 

verificata la congruità delle registrazioni, lo scarto delle stampe del registro giornaliero di 

protocollo dell’anno precedente. 

Il responsabile del servizio di protocollo generale provvede alla rilegatura del predetto 

registro di protocollo. 



1. Il sistema di protocollo 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Parte Quarta 

Il sistema informatico 

1.1 Il sistema informatico di protocollo 

Il sistema di protocollo informatico adottato dalla ULSS 8 di Asolo è “GUPAR” (Gestione 

Unificata del Protocollo). 

1.1.1 Descrizione funzionale 

La descrizione funzionale del protocollo informatico è riportata nel Manuale Utente fornito 

dalla ditta produttrice del sistema, aggiornato alla release in uso. 

1.1.2 Descrizione operativa 

La descrizione operativa del sistema di protocollo informatico è riportata nel Manuale 

Utente fornito dalla ditta produttrice del sistema, aggiornato alla release in uso. 

2. Piano di sicurezza dei documenti informatici 

Questo capitolo riporta le modalità operative adottate dall’Azienda al fine di rendere sicuro 

il sistema informatico. 

Esse sono raggruppate all'interno di tre aree principali: 

• sicurezza fisica 

• sicurezza logica 

• sicurezza organizzativa 

2.1 Sicurezza fisica 

Il ruolo della sicurezza fisica è quello di proteggere le persone che operano sui sistemi, le 

aree e le componenti del sistema informativo; essa è stata suddivisa in due parti: 

• Sicurezza di Area: i sistemi serventi costituenti il GUPAR sono dislocati in un 

unico sito, a cui fanno capo le reti di telecomunicazioni di collegamento di tutte le 

postazioni operatore collegate (connessione attraverso linee pubbliche, rete 

RUPAR, ed Intranet Aziendale). 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Il sito possiede un unico accesso, dotato di sistemi per l'identificazione delle 

persone in ingresso ed in uscita. Esso è inoltre protetto da un sistema di allarme e 

con i servizi di sorveglianza che effettuano anche attività di controllo notturno. 

Le chiavi di accesso ai locali sono distribuite ai soli dipendenti ed ai servizi di 

sorveglianza notturna. 

• Sicurezza degli impianti Hardware: l'isolamento della sala computer garantisce la 

protezione delle apparecchiature da danneggiamenti accidentali o intenzionali. 

Il suo impianto di alimentazione è protetto da un gruppo di continuità con 

dispositivo di allarme in grado di comunicare il proprio stato ai sistemi collegati 

sulla rete telematica. 

Tutti i dispositivi serventi dell’applicazione GUPAR sono coperti da un servizio di 

manutenzione triennale che garantisce tempi di intervento per diagnostica inferiori 

alle otto ore lavorative. 

2.2 Sicurezza logica 

Per Sistema di Sicurezza Logica si intende il sottosistema di sicurezza finalizzato alla 

implementazione dei requisiti di sicurezza nelle architetture informatiche, dotato quindi di 

meccanismi opportuni e di specifiche funzioni di gestione e controllo. 

L'architettura si basa sulla realizzazione di servizi di sicurezza, ovvero su funzioni 

garantite dal sistema utilizzato su tutte le piattaforme in uso presso l’Azienda. 

I servizi attivi sono i seguenti: 

• controllo accessi 

• autenticazione 

• confidenzialità 

• integrità 

I Meccanismi di Sicurezza utilizzati, ovvero le modalità tecniche attraverso le quali è 

possibile realizzare i servizi di sicurezza sono i seguenti: 

• meccanismi per il controllo degli accessi 

• meccanismi per l’autenticazione 

• controllo instradamento 

• cifratura 

• meccanismi di salvataggio dati 

• antivirus 

Nel seguito vengono descritti i principali servizi e strumenti utilizzati. 

• Controllo degli accessi : il controllo degli accessi consiste nel garantire che tutti 

gli accessi agli oggetti del sistema informatico avvengano esclusivamente secondo 

modalità prestabilite. Il controllo accessi viene visto come un sistema caratterizzato 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

da soggetti (utenti, processi) che accedono a oggetti (applicazioni, dati, programmi) 

mediante operazioni (lettura, aggiornamento, esecuzione). 

Funzionalmente è costituito da: 

• un insieme di politiche e di regole di accesso che stabiliscono le modalità 

(lettura, modifica, cancellazione, esecuzione) secondo le quali i vari 

soggetti possono accedere agli oggetti; 

• un insieme di procedure di controllo (meccanismi di sicurezza) che 

controllano se la richiesta di accesso è consentita o negata, in base alle 

suddette regole (validazione della richiesta). 

• Autenticazione: per garantire quanto sopra esposto, il GUPAR è basato su un 

meccanismo che costringe ogni utente ad autenticarsi (cioè dimostrare la propria 

identità) prima di poter accedere all’applicazione. 

Ogni nome utente è associato ad una e ad una sola password, disabilitata 

dall’amministratore di sistema qualora non sia più autorizzata. 

Il sistema utilizzato impone agli utenti di cambiare periodicamente la password 

(ogni 30 gg). Al fine di proteggere il sistema da accessi illegali, vengono rilevati i 

login falliti. 

L'autenticazione può avvenire anche mediante l’utilizzo di una smart card con a 

bordo un certificato digitale. 

Alcuni computer in uso presso l’Ente sono dotati di un ulteriore dispositivo di 

sicurezza il “PC KEY”, che consente un accesso controllato al calcolatore mediante 

un meccanismo di autenticazione per l’abilitazione basato su sistema di smart card 

e password. 

• Integrità fisica dei dati: viene garantita con un duplice meccanismo. Tutti i dati 

del GUPAR presenti sul server centralizzato sono residenti su architetture di dischi 

mantenute in configurazione RAID 5. 

La garanzia viene estesa da una politica di backup periodico su base giornaliera con 

controllo dell'avvenuto salvataggio. Il controllo viene effettuato da personale 

preposto allo scopo. 

Le letture dei supporti di backup avvengono in occasione delle richieste di ripristino 

di dati. I supporti di backup vengono conservati in un armadio ignifugo ed una 

parte viene mantenuta in un locale separato. 

• Integrità logica: si ottiene con il meccanismo di verifica dei privilegi di accesso ai 

files, garantito dal sistema operativo e con il sistema antivirus. 

Ogni utente, superata la fase di autenticazione nel sistema di rete, avendo accesso ai 

propri dati residenti nella propria area di lavoro, non può accedere alle altre aree né 

agli applicativi privo di autorizzazione. 

Il sistema antivirus risiede sia sul server principale, sia sulle stazioni di lavoro 

utente. Esso controlla tutti i files in entrata ed in uscita da ciascuna macchina. 

Una gestione centralizzata garantisce tempestivi aggiornamenti del sistema 

antivirus. Essi vengono distribuiti sulla rete ad ogni stazione di lavoro in modo 

trasparente all'utente. 




2.3 Sicurezza organizzativa 



tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Gli aspetti organizzativi riguardano principalmente la definizione di ruoli, compiti e 

responsabilità per la gestione di tutte le fasi del processo Sicurezza e l’adozione di 

specifiche procedure che vadano a completare e rafforzare le contromisure tecnologiche 

adottate. 

All'interno del Sistema Informativo Aziendale sono stati definiti l'unità operativa preposta 

alla gestione dei sistemi informativi ed il servizio di gestione dei sistemi di elaborazione 

dati. 

Quest'ultimo ha, a sua volta, creato e gestisce un gruppo di lavoro intersettoriale di 

referenti del Sistema Informativo Aziendale che costituiscono le figure intermedie, 

collocate nei vari settori di appartenenza, abilitate a dialogare direttamente con il personale 

informatico in nome e per conto dei colleghi di settore. 

Le mansioni dei referenti vanno dalla segnalazione dei problemi al Sistema Informativo 

Aziendale, alla effettuazione di alcune configurazioni fino alla diffusione di informazioni 

nei confronti dei colleghi. 

La formazione dei referenti ha coperto le problematiche inerenti a: 

• utilizzo del software: installazione, licenze d’uso, modalità d‘uso; 

• password: modalità di assegnazione, gestione ed utilizzo, validità nel tempo; 

• i virus informatici: misure preventive, regole operative, norme sull'utilizzo dei 

programmi antivirus; 

• l'accesso ad internet: norme generali, utilizzo corretto, attivazione del servizio, 

registrazione degli accessi; 

• la posta elettronica: norme generali, utilizzo corretto, attivazione del servizio; 

• le risorse informatiche: generalità, diritto d'uso, autorizzazioni, dismissione, 

installazione delle postazioni, ergonomia e salute del lavoratore, sicurezza 

ambientale, protezione da furti; 

• blocco fisico dell’apparato, blocco dell’avvio da disco floppy, protezioni logiche 

della risorsa; 

• i supporti rimovibili, magnetici e ottici: supporto di memorizzazione fisso o 

rimovibile, distruzione dei supporti magnetici e ottici; 

• la rete: gli utenti di rete, directory condivise, monitoraggio e gestione, backup 

centralizzato di rete, utilizzo della rete; 

• dispositivi di firma elettronica; 

• sicurezza dei personal computer portatili; 

• comportamenti illegali; 

• norme disciplinari; 

• riferimenti normativi. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Un ulteriore aspetto inerente alla sicurezza organizzativa è quello concernente i controlli 

sulla consistenza e sulla affidabilità degli apparati. 

E' stata creata una banca dati di tutte le dotazioni HW, SW e di trasmissione dati. 

Questo archivio viene tenuto aggiornato con le sostituzioni, riparazioni e con i consumi 

delle apparecchiature. 

Questa banca dati fornisce una visione storica e precisa del patrimonio arricchita di 

informazioni statistiche sul grado di affidabilità e uso dei sistemi; è di aiuto nei processi di 

acquisto ed in quelli di pianificazione degli investimenti e delle scorte e materiali di 

consumo. 

3. Abilitazioni di accesso 

GUPAR consente di differenziare quattro tipologie di accesso alle informazioni contenute 

nel sistema: 

• Operatore di protocollo: questo livello di autorizzazione consente all’utente di 

consultare solo i propri protocolli; 

• Responsabile di protocollo di Unità Operativa: il livello di autorizzazione consente 

di accedere non solo ai propri protocolli, ma anche a tutti i documenti protocollati 

nell’ambito della Unità Operativa a cui l’utente afferisce; 

• Responsabile del protocollo di Area: tale livello consente all’utente di accedere a 

tutti i documenti protocollati nell’ambito della propria area (Dipartimento, Presidio, 

etc..); 

• Responsabile di protocollo dell’Ente: il livello più alto di autorizzazione e 

consente la consultazione tutti i documenti protocollati nell’ambito dell’Azienda. 

4. Il protocollo di emergenza 

Il protocollo di emergenza rappresenta la modalità operativa delle operazioni di 

registrazione di protocollo su registri di emergenza in caso di indisponibilità del sistema 

applicativo. 

Tutte le sessioni di protocollo di emergenza devono essere autorizzate dal responsabile 

della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e 

dell’archivio. 

A fronte di un problema tecnico di un elemento del sistema tecnologico del Protocollo 

Informatico si possono utilizzare differenti modalità di gestione: 

a) gestione informatizzata del protocollo di emergenza; 

b) gestione protocollo di emergenza con registro cartaceo. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

In entrambi i casi a fronte di un problema tecnico, l’operatore dovrà contattare il 

Responsabile del Servizio per le vie brevi per attivare la procedura di gestione del 

protocollo di emergenza. 

Ciascuna sessione di protocollo di emergenza si chiude con il ripristino del sistema o al 

termine della giornata lavorativa. 

In emergenza si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di 

emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui 

all’articolo 63 del testo unico e precisamente: 

• sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio 

dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema; 

• qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre 

ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può 

autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una 

settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento 

di autorizzazione; 

• per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza 

il numero totale di operazioni registrate; 

• la sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di 

successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei 

documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa 

omogenea. 

4.1 Gestione informatizzata del protocollo di emergenza 

Questa modalità operativa dovrà essere utilizzata per tutte le situazioni in cui anche a 

fronte di un problema tecnico, l’operatore può accedere ed operare con l’applicazione 

Gupar installata sulla propria postazione. 

In tutte le situazioni che possono essere ricondotte in questa tipologia, le operazioni di 

registrazione di protocollo possono essere gestite mediante la specifica funzionalità di 

GUPAR “Registro di emergenza”. 

L’accesso a tale funzione, avviene mediante una “username” e password speciale, che è 

fornita all’operato dal responsabile della tenuta di protocollo, e che dovrà essere utilizzata 

durante la sessione di emergenza. 

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono recuperate sistema 

Gupar, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino 

delle funzionalità del sistema. 

Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito 

un numero del protocollo unico, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con 

il numero utilizzato in emergenza. 






tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Per la descrizione delle modalità operative di registrazione del protocollo e del recupero 

dei dati dal protocollo di Emergenza al protocollo unico si fa riferimento al manuale utente 

di GUPAR. 

4.2 Gestione del protocollo di emergenza con registro cartaceo 

Questa modalità operativa dovrà essere utilizzata per tutte le situazioni in cui a fronte di un 

problema tecnico, l’operatore non riesce ad accedere ed operare con l’applicazione 

Gupar installata sulla propria postazione. 

In queste situazioni verrà utilizzato un registro cartaceo. 

Ad inizio di ciascun anno, il responsabile della tenuta del protocollo provvederà alla 

distribuzione di registri cartacei predisposti ad hoc per la gestione del protocollo di 

emergenza. Ciascun registro è numerato univocamente all’interno della AOO e viene 

rinnovato ogni anno solare. 

La registrazione di protocollo su registro cartaceo è caratterizzata da una sequenza 

numerica progressiva su 14 cifre, che consente di individuare univocamente il documento 

all’interno della AOO. 

La sequenza numerica è così descritta: 

• le prime 4 cifre individuano l’anno solare; 

• le successive 4 cifre individuano il registro; 

• le successive 3 cifre individuano il numero di registri utilizzati nell’arco di un anno; 

• le successive 7 cifre individuano la sequenza di protocollo. 

Ad esempio, i primi tre protocolli sul registro 1001 saranno: 

2004 1001 001 0000001 

2004 1001 001 0000002 

2004 1001 001 0000003 

I dati obbligatori da riportare sul registro cartaceo di emergenza sono: 

1. numero di protocollo di emergenza; 

2. data di registrazione; 

3. mittente; 

4. destinatario; 

5. oggetto; 

6. riferimento protocollo (data e numero); 

7. numero di allegati. 

Altre informazioni utili per l’identificazione del documento sono: 

8. entrata/uscita; 



9. data di arrivo. 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione 

nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. 

Al ripristino della piena funzionalità del sistema, si effettua la chiusura della sessione di 

emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l’ora di chiusura e 

si provvede al recupero delle registrazioni effettuate in emergenza sul sistema GUPAR. 

Per la descrizione delle modalità operative della funzione “Recupero da cartaceo” fare 

riferimento al manuale utente di Gupar. 

Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza cartaceo è attribuito un numero 

di protocollo unico, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero 

utilizzato in emergenza. 



1. Entrata in vigore 




tel. (0423) 5261 - fax 0423/526308 

Parte Quinta 

Disposizioni Finali 

Il Manuale di Gestione entra il vigore il giorno 1/1/2004 a seguito della sua approvazione 

da parte del Direttore Generale. 

2. Modalità di aggiornamento 

Il Responsabile del protocollo Informatico propone periodicamente aggiornamenti al 

manuale di Gestione. 

Gli aggiornamenti posso riguardare anche solo una sezione o un allegato. 

Gli aggiornamenti sono previsti nei seguenti casi: 

• revisione del Titolario; 

• variazioni sostanziali alle procedure informatiche; 

• modificazione degli assetti organizzativi dell’Agenzia; 

• cambiamenti dei procedimenti amministrativi. 

Il presente Manuale di Gestione sarà soggetto a revisione entro il 30/6/2004. Le modifiche 

eventualmente apportate al Titolario, entro tale periodo, verranno formalizzate con la 

nuova revisione anche se rese operative in corso d’opera. 

3. Ulteriori riferimenti 

Per quanto non espressamente previsto dal presente Manuale, si fa riferimento alla 

normativa vigente e si adottano comportamenti ispirati al principio del buon andamento e 

dell’efficienza dell’attività amministrativa.

Manuale di gestione - Azienda ULSS 8

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?