Handboek digitaliseren van analoge audiovisuele objecten - eDAVID

De beslissing over het al dan niet uitbesteden van de digitalisering is in het algemeen afhankelijk
van:
- het volume van het te digitaliseren materiaal;
- de kwetsbaarheid van het te digitaliseren materiaal en de transportrisico's;
- de fysieke organisatie collecties (en verbonden catalogi);
- de complexiteit van het digitaliseringsproces;
- de beschikbaarheid van opgeleid personeel;
- de beschikbaarheid van apparatuur (hardware en software);
- de deadline.
2.3.1. Zelf digitaliseren
De voordelen van het zelf doen van zelf te digitaliseren, zijn in het algemeen dat:
- het goedkoper kan;
- alle beslissingen volledig controleerbaar zijn;
- het mogelijk is om eigen kennis te gebruiken en nieuwe kennis op te doen;
- het ook mogelijk is om kennis in huis te halen in de vorm van personeel;
- het onderhoud en de actualisatie eenvoudiger uitvoerbaar zijn;
- het makkelijker is om mensen te motiveren;
- de erfgoedbeherende instelling de apparatuur verwerft en nieuwe expertise ontwikkelt onder
het personeel die beschikbaar blijven voor toekomstige digitaliseringsprojecten;
- de verplaatsing van en de omgang met het te digitaliseren materiaal van nabij kan worden
gevolgd;
- het uitschrijven van het bestek en de beoordeling van de offertes zelf duur zijn en kunnen
worden vermeden;
- de personeelsinzet en een aantal overheadkosten door de instelling zelf kunnen worden
gedragen en zo geen onzichtbare toegevoegde kost zijn.
De nadelen van zelf te digitaliseren, zijn in het algemeen dat:
- het een zware werklast geeft, boven op de normale werkzaamheden;
- het vaak langer duurt;
- als er onvoldoende kennis en ervaring aanwezig zijn, die alsnog elders moeten worden
ingekocht;
- de selectie van geschikt personeel tijdrovend en kostbaar kunnen zijn;
- het onderhoud en de actualisering op het budget drukken, maar vooral ook op de werklast.
Meestal zal men beslissen om de digitalisering zelf te doen als:
- het digitaliseringsproject relatief klein van opzet is - een groot project is te zwaar voor een
kleine erfgoedbeherende instelling;
- het digitaliseringsproject binnen afzienbare tijd kan worden gerealiseerd - naarmate een project
langer duurt, stijgt immers de werklast;
- er voldoende kennis en ervaring aanwezig is of men nieuwe kennis en ervaring wil verwerven;
- de juiste apparatuur (hardware en software) aanwezig is.
2.3.2. Digitalisering uitbesteden
Handboek – Digitaliseren van analoge audiovisuele objecten
15