Handboek digitaliseren van analoge audiovisuele objecten - eDAVID

- Welke digitale formaten en kwaliteit zijn vereist?
- Welke metadata en documentatie zijn vereist?
- Wat zijn de parameters voor kwaliteitscontrole en verzekering?
- Is een verzekering vereist (bijvoorbeeld bij zeldzaam of waardevol materiaal)?
- Welke financiële middelen en welk personeel kan worden ingezet? Hoe en waarvoor?
- Wat zijn de belangen van de stakeholder?
- Wat met de kwesties met betrekking tot eigendom, auteursrechten, privacy en digital rights
management?
2.4.2. Aandachtspunten bij de keuze van een digitaliseringslaboratorium 8
Bij uitbesteding is de keuze van het digitaliseringslabo een belangrijke factor in het slagen van
het digitaliseringsproject.
Het is aangewezen om een lastenboek op te stellen en op basis hiervan verschillende
digitaliseringslaboratoria te contacteren. Het lastenboek (of bestek) is een nauwkeurige
beschrijving van de werken en leveringen met alle nodige inlichtingen met betrekking tot het
verloop en de uitvoering ervan, de rechten en plichten van de verschillende partijen, de te
gebruiken materialen en apparatuur, de regeling van de werkzaamheden, enz. Het is belangrijk
om bij de opmaak hiervan het digitaliseringslaboratorium zoveel mogelijk informatie te
bezorgen, over o.a. het formaat, de lengte en de staat van elke tape/filmrol. Nadien dienen hun
offertes, aanbod van diensten en kwaliteit te worden vergeleken. Navraag bij collega-instellingen
kan ook nuttige informatie opleveren.
De vragen die moeten gesteld worden aan potentiële aannemers:
- Kunt u het hele gamma van analoge formaten aan dat we dienen te digitaliseren?
- Kunt u digitaliseren naar de vereiste digitale formaten (en codecs)?
- Hebt u ervaring met deze formaten (en codecs)?
- Hebt u ervaring in de omgang met cultureel erfgoed, zijnde uniek (en waardevol) materiaal?
- Hebt u ervaring met vergelijkbare projecten en vergelijkbare instellingen?
- Hoe lang bestaat uw bedrijf en wat is de omvang ervan?
- Wat zijn uw procedures voor het transport en de omgang met het materiaal?
- Bent u in staat de vereiste metadata en documentatie te leveren?
- Welke maatregelen treft u met het oog op kwaliteitscontrole en – verzekering? Stemt u in met
het voorgestelde opvolgingsproces?
- Kunnen voorbeelden van uw werk uit het verleden worden bekeken en enkele van uw klanten
worden gecontacteerd?
- Wat zijn de kosten en de tijdskaders? Wat met de kosten van overwerk? Is er een vergoeding
als de deadlines niet worden gehaald?
- Welke diensten biedt u aan voor back-up of disaster recovery?
Bij de beoordeling van de offertes is het niet alleen noodzakelijk dat u een bevredigend antwoord
krijgt op bovenstaande vragen, maar ook dat:
- uit het voorstel blijkt dat de aannemer de aard van het project heeft begrepen;
8 Voor meer informatie hierover, zie http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingmanual/guidance/guidelines/guideline-22-managing-digital-records/appendix-2-outsourcing-the-digitisation-ofaudio-or-video
Handboek – Digitaliseren van analoge audiovisuele objecten
19