De gedragscode van PMI - Philip Morris

De gedragscode van PMI

De gedragscode van
Philip Morris International

Integriteit:
De juiste handelwijze
Eerst vragen, dan doen
Is het wettelijk toegestaan?
Klopt dit met het ondernemingsbeleid?
Is dit de juiste handelwijze?
Hoe zou dit overkomen op mensen buiten de onderneming?
Hoe zou dit bijvoorbeeld overkomen op onze klanten, de mensen
in de omgeving waarin we werken en het publiek?
Onthoud deze regels
Ken de wettelijke normen en de bedrijfsnormen die op uw werk
van toepassing zijn.
Volg deze normen — altijd.
Vraag het altijd als u niet zeker weet wat de juiste handelwijze is.
Blijf vragen tot u antwoord krijgt.
De gedragscode van Philip Morris International geldt voor
Philip Morris International Inc. en haar directe of indirecte
dochtermaatschappijen, gezamenlijk Philip Morris International,
PMI, of de onderneming genoemd.

Brief van de Chairman Aan de werknemers van Philip Morris international:
Ik ben er trots op dat ik een werknemer van Philip Morris International
ben. Tijdens mijn loopbaan heb ik geleerd dat de mensen die bij PMI
werken, goede mensen zijn. Ik schrijf u nu om de verwachtingen die
de directie en ik hebben over het opvolgen van deze gedragsregels,
nogmaals te bevestigen.
Het is een heel eenvoudig idee dat achter alles wat we doen, staat:
We streven onze zakelijke doelstellingen na met
integriteit en in volledige naleving van alle wetten.
Zo hoort dat en het is ook zakelijk gezien heel verstandig. Door met
integriteit te handelen verdienen we het vertrouwen van onze klanten,
consumenten, aandeelhouders, collega's, regelgevende instanties,
leveranciers en de omgeving waarin we wonen en werken — en zonder
dat vertrouwen is succes niet mogelijk.
Philip Morris International heeft een Chief Compliance Officer die verant-
woordelijk is voor toezicht op de naleving van de Gedragscode in heel
PMI en hiervoor samenwerkt met het lijnmanagement en de centrale
afdelingen.
Deze gedragscode van Philip Morris International is een belangrijk
hulpmiddel bij onze inzet voor integriteit. De gedragscode geeft een
uitleg van veel van de elementaire regels die van toepassing zijn op
onze activiteiten en de persoonlijke verantwoordelijkheid die ieder van
ons heeft om onze mond open te doen als we te goeder trouw denken
dat iets niet in orde lijkt.
Lees de gedragscode aandachtig door. Daarin vindt u aanwijzingen hoe
u ervoor kunt zorgen dat uw handelwijze altijd klopt met de stelregel van
PMI: gewoon het juiste doen.
Niets is belangrijker dan onze inzet voor naleving en integriteit — geen
financiële doeleinden, geen reclamedoelen en geen poging om de
concurrentie de loef af te steken. Geen enkel verlangen om de baas
een plezier te doen weegt zwaarder dan deze essentiële inzet. Onze
inzet voor naleving en integriteit moet altijd op de eerste plaats komen.
In deze gedragscode komt naar voren wie we zijn en wie we willen zijn.
Hierin staat hoe wij zaken doen — overal en altijd. Samen kunnen we,
door ons aan het doel en de strekking van deze gedragscode te houden,
ervoor zorgen dat werken voor Philip Morris International een bron
van grote trots is.
Hoogachtend,
Louis C. Camilleri
Chairman
Philip Morris International Inc.
maart 2008

Inhoud Wat u moet weten over de gedragscode van PMI
2 Waarvoor dient de gedragscode?
2 Wie moet deze gedragscode volgen?
3 Uw persoonlijke inzet voor de juiste handelwijze
3 Hoe zit het met mensen die toezicht houden op anderen?
3 Geeft de gedragscode een uitleg van alle normen die ik moet kennen?
4 Hoe zit het met verschillende wetten in verschillende landen?
Vragen stellen en mogelijke problemen naar voren brengen
4 Uw plicht om u uit te spreken
Waar u hulp kunt krijgen
5 Met wie moet ik contact opnemen als ik hulp nodig heb?
5 We tolereren geen vergelding
6 Compliance HelpLine
6 Wat gebeurt er als ik contact opneem met de hulplijn?
7 Kan ik anoniem een mogelijk probleem naar voren brengen?
PMI-programma's voor voor compliance en integriteit — Wat houden deze in?
7 Nalevingsstructuur
Werkomgeving
8 Doelstelling
8 Gelijke kansen voor werknemers en verscheidenheid
8 Een werkomgeving waar niemand lastiggevallen wordt
9 Gezondheid, veiligheid en zekerheid van werknemers
9 Beschermde privacy werknemer
10 Drugs en alcohol op het werk
Belangenverstrengeling, geschenken en entertainment
11 Doelstelling
11 Belangenverstrengeling
13 Ontvangen van geschenken en entertainment
16 Aanbieden van geschenken en entertainment
Zakendoen
18 Doelstelling
18 Concurrentiewetten
21 Informatie over concurrenten
22 Witwassen van geld en smokkel
23 Handelsbeperkingen, exportregulering en anti-boycotwetten
25 Douane en indirecte belastingen
25 De overheid als klant
27 Internationale steekpenningen en corruptie
28 Vertrouwelijke informatie, intellectuele eigendom en auteursrechten
29 Oneerlijke handelspraktijken

Omgang met de consument
30 Doelstelling
30 Productkwaliteit
31 Reclame en promotie van producten
32 Bescherming van minderjarigen
33 Consumenteninformatie of Privacy van de klant
Bekendmaking van bedrijfsinformatie, resources en financiën
34 Doelstelling
34 Nauwkeurige administratie en financiële bekendmaking
35 Tijd van het bedrijf
35 Eigendommen en hulpmiddelen van het bedrijf
36 Bedrijfsgegevens
37 Zakelijke mogelijkheden
37 Computergebruik en netwerkbeveiliging
38 Bedrijfsfinanciën
38 Gebruik van vertrouwelijke informatie
39 Investeerdersrelaties en de media
39 Gegevensbeheer
40 Ongevraagde ideeën
Samenleving en de maatschappij
41 Doelstelling
41 Uitstekende naleving milieuregelgeving
42 Politieke activiteit
43 Kinderarbeid en gedwongen arbeid
43 Overheidsenquêtes of -onderzoek
44 Bekendmaking van sponsors/toeschrijvingen
45 Training en bevestiging werknemers
46 Nummers voor de Compliance HelpLine (nalevingshulplijn)
en interne contactpersonen
Van alle werknemers wordt verwacht dat zij de gedragscode kennen
en volgen, zoals nader uiteengezet in de volgende hoofdstukken, evenals
PMI's Principes & Toepassingen. De gedragscode en PMI's Principes &
Toepassingen zijn niet bedoeld en worden niet gebruikt voor het creëren
van enige rechten voor enige werknemer, aandeelhouder, klant, leverancier
of concurrent van de onderneming. Ze helpen ons allemaal door
ons te laten weten wat er van ons als werknemers wordt verwacht om er
zeker van te zijn dat we altijd met integriteit handelen. De huidige versie
van de gedragscode en PMI's Principes & Toepassingen treft u aan op
de intranetsite van PMI.

Waarvoor dient de
gedragscode?
Wie moet deze
gedragscode volgen?
Wat u moet weten over de
gedragscode van PMI
PMI zet zich volledig in voor zakendoen met inachtneming van de doel en
strekking van de wet en andere geaccepteerde zakelijke gedragsnormen
waarvan de Principes & Toepassingen van het bedrijf een afspiegeling
vormen. Het is verkeerd als we niet aan deze normen voldoen en dat
zou de onderneming en haar werknemers aan ernstige schade kunnen
blootstellen.
Integriteit betekent dat we ons aan de wet houden en dat we onze eigen
interne normen respecteren.
De gedragscode van PMI verschaft een inleiding tot belangrijke wetten
en beleidsregels die iedereen die bij PMI werkt, moet opvolgen. De
gedragscode is opgesteld om ieder van ons te helpen met:
Het begrijpen en opvolgen van de basisregels voor naleving
die op onze functie van toepassing zijn; en
Het weten wanneer en waar we om advies kunnen vragen
of een mogelijk probleem naar voren kunnen brengen.
De gedragscode organiseert en geeft een overzicht van belangrijke
beleidsregels van de onderneming in één handige gids. Zoals hieronder
uiteengezet, is dit slechts een begin — PMI's Principes & Toepassingen
vullen de gedragscode aan en kunnen op uw functie van toepassing zijn.
Alle werknemers en functionarissen over de hele wereld die voor PMI
werken moeten zich houden aan de ethische normen in deze gedragscode
en moeten de gedragscode raadplegen voor richtlijnen als zij in naam
van PMI handelen. Werknemers die derden inschakelen die ten behoeve
van PMI kunnen handelen, zoals adviesbureaus, moeten redelijke
inspanningen betrachten voor bewaking van hun werk zodat zij handelen
op een wijze die correspondeert met de principes in de gedragscode.
Werknemers of functionarissen die te maken hebben met contractors
of anderen die tijdelijk vanuit een faciliteit van PMI of een gelieerde
ondernemingen werken, moeten indien nodig voor richtlijnen contact
opnemen met hun leidinggevende, de afdeling Compliance of de
juridische afdeling. Als u vermoedt (of weet) dat een derde die namens
PMI handelt, of een contractor of andere persoon die tijdelijk vanaf
onze lokatie en werkt, in de loop van zijn of haar werk voor PMI of een
gelieerde ondernemingen, handelt op een wijze die niet correspondeert
met de principes in de gedragscode, dan moet u onmiddellijk uw
leidinggevende, de afdeling Compliance, de juridische afdeling of de
Compliance HelpLine op de hoogte brengen.
De gedragscode van PMI 2

Uw persoonlijke
inzet voor de juiste
handelwijze
Hoe zit het met mensen
die toezicht houden
op anderen?
Geeft de gedragscode een
uitleg van alle normen
die ik moet kennen?
Deze gedragscode vertegenwoordigt de belofte om u aan de juiste
handelwijze te houden. Uw betrekking bij PMI houdt in dat u met deze
belofte akkoord gaat. Zorg dat u de normen van de gedragscode en
PMI's Principes & Toepassingen begrijpt die op uw functie van toepassing
zijn — en volg ze altijd. Mensen die zich niet aan deze normen houden,
brengen zichzelf, hun collega's en PMI in gevaar. Ze houden ook
strafmaatregelen in, en dit zou tot ontslag kunnen leiden.
Mensen die toezicht houden op anderen hebben krachtens de
gedragscode extra verantwoordelijkheden:
Wees een voorbeeld — laat zien wat het betekent om integer te
handelen;
Zorg dat leidinggevenden adequate kennis, training en hulpmiddelen
hebben om zich aan de wet, de normen uit de gedragscode en PMI's
Naleving Principes & Toepassingen kunnen houden;
Om de naleving van de mensen onder hun toezicht te bewaken,
inclusief tijdelijk personeel en contractors;
De hand te houden aan de normen uit deze gedragscode en al PMI's
Naleving Principes & Toepassingen;
Werknemers te ondersteunen die te goeder trouw vragen stellen of
mogelijke problemen over naleving en integriteit naar voren brengen.
Er mag nooit enige vorm van vergelding bestaan tegen een werknemer
die dergelijke vragen stelt of mogelijke problemen naar voren brengt;
en
Mogelijke gevallen van niet-naleving te melden op het juiste niveau
binnen uw management, de juridische afdeling, de personeelsafdeling,
de afdeling Compliance of via de Compliance HelpLine.
De gedragscode is de hoeksteen van onze inzet voor integriteit. Maar de
gedragscode is niet bedoeld als beschrijving van elke wet of beleidsregel
die op u van toepassing kan zijn. Zorg dat u alle regels kent die op u van
toepassing zijn. Bijvoorbeeld:
PMI's Naleving Principes & Toepassingen, die door het achtervoegsel
"C" wordt geïdentificeerd, geeft een verdere uitwerking van de normen
in deze gedragscode, en samen met de gedragscode vormen zij de
wereldwijde norm voor PMI.
Het land waarin u werkt, heeft misschien nog meer wetten, voorschriften
of beleidsregels die op u van toepassing zijn.
Zie voor meer informatie over de wetten en de Naleving Principes
& Toepassingen van het bedrijf die op u van toepassing zijn, de
aanvullende informatie die overal in de gedragscode is aangegeven
met het symbool i , of vraag het uw manager, het hoofd van
de desbetreffende afdeling, of neem contact op met de afdeling
Compliance of de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 3
De gedragscode van PMI

Hoe zit het met
verschillende wetten
in verschillende landen?
U uitspreken
PMI is in vele landen actief en dat betekent dat wetten van verschillende
landen en organisaties, zoals de Europese Unie, op de werknemers
van toepassing kunnen zijn. Ieder van ons heeft de belangrijke
verantwoordelijkheid om de geldende wetten te kennen en op te volgen,
waar we ook werken.
Philip Morris International Inc., het moederbedrijf van alle aan PMI
gelieerde ondernemingen, is een in de Verenigde Staten gevestigde
onderneming. Dit is een van de redenen waarom de Amerikaanse wet
kan gelden, ook als de bedrijfsactiviteiten buiten de V.S. plaatsvinden.
Andere landen zullen hun wetten soms ook buiten hun grenzen toepassen.
i Als u vragen hebt over de wetten die voor uw activiteiten gelden,
neem dan altijd voor advies contact op met de juridische afdeling
waar u werkt.
Vragen stellen en mogelijke
problemen naar voren brengen
Ons bedrijf kan zich niet aan onze belofte van een integere handelwijze
houden als we, als personen, onze mond niet open doen als dat wel
zou moeten. Daarom moet u, behalve dat u zich bewust moet zijn van
de juridische en ethische verantwoordelijkheden die op uw werk van
toepassing zijn, uw mond open doen:
Als u niet zeker weet wat de juiste handelwijze is en advies nodig hebt.
Als u denkt dat iemand die namens PMI handelt iets doet — of heeft
gedaan of misschien op het punt staat om iets te doen — wat een
overtreding vormt van de wet, PMI's Naleving Principes & Toepassingen
of deze gedragscode.
U denkt dat u misschien betrokken bent bij wangedrag.
Als u denkt dat iemand die te goeder trouw dergelijke vragen heeft
gesteld of mogelijke problemen naar voren heeft gebracht, het
slachtoffer van vergelding is geworden.
De gedragscode van PMI 4

Met wie moet ik contact
opnemen als ik hulp
nodig heb?
We tolereren geen
vergelding
Waar u hulp kunt krijgen
Wat moet u doen als u een vraag of een mogelijk probleem hebt over
over de normen voor naleving en integriteit? We werken hard om een
werkomgeving van open, eerlijke communicatie te cultiveren. Als u dus
een mogelijk probleem hebt over een juridische of zakelijke kwestie,
dan hebt u verschillende opties. Het is het belangrijkste dat u de vraag
stelt of het mogelijke probleem naar voren brengt. Vertrouwelijkheid
wordt zoveel mogelijk gehandhaafd, gezien de noodzaak dat de onderneming
het naar voren gebrachte probleem moet onderzoeken en zich
aan de wet moet houden.
Uw leidinggevende is meestal de goede plaats om te beginnen als u een
probleem met naleving of integriteit ontdekt.
U kunt ook hulp of advies krijgen van:
De leidinggevende van de leidinggevende.
General manager of MD’, onderafdeling of afdeling.
De afdeling Compliance.
De juridische afdeling.
De personeelsafdeling.
De Chief Compliance Officer.
Aan het einde van deze gedragscode is algemene contactinformatie te
vinden. Bovendien staan er overal in deze gedragscode mogelijkheden
of aanvullende informatie over waar u hulp of advies kunt krijgen over
dat specifieke gedeelte van de gedragscode. Deze zijn aangeduid met
het symbool i .
Elke werknemer die te goeder trouw advies vraagt, een probleem
naar voren brengt in verband met een mogelijke nalevingskwestie of
vermoedelijk wangedrag meldt, volgt de gedragscode — en dat is de
juiste handelwijze. PMI zal geen enkele vergelding tegen die persoon
tolereren. Tegen personen die zich met vergelding bezig houden,
worden strafmaatregelen genomen, en dit kan ontslag betekenen.
Als u vermoedt dat iemand wraak op u of iemand anders heeft genomen
of daarmee bezig is, omdat u een probleem met naleving of integriteit
onder de aandacht hebt gebracht, neemt u onmiddellijk contact
op met de afdeling Compliance.
We nemen beweringen over vergelding ernstig op. Beweerde vergelding
wordt onderzocht en er worden relevante maatregelen getroffen.
De gedragscode van PMI 5

De Compliance HelpLine
(nalevingshulplijn)
Wat gebeurt er als
ik de HelpLine bel?
?
V: Ik denk dat mijn supervisor
iets doet waarvan de
gedragscode zegt dat het
verkeerd is. Ik ben bang om
dit te melden omdat ze het
moeilijk voor me kan maken
om hier te werken. Wat moet
ik doen?
A: Als u het vervelend vindt
om dit rechtstreeks met uw
leidinggevende te bespreken,
kunt u een van de andere
mogelijkheden proberen (zie
Waar u hulp kunt krijgen
in deze gedragscode) zoals
de Compliance HelpLine.
De onderneming zal in geen
enkele vorm vergelding
tolereren tegen enige
werknemer die te goeder
trouw een probleem naar
voren heeft gebracht.
De meeste problemen kunnen worden opgelost door directe
communicatie tussen de desbetreffende partijen of door de zaak bij
een van de bovenvermelde partijen aan te kaarten. Als u het echter niet
prettig vindt om de hierboven aangegeven bronnen te gebruiken, of
anoniem een vermoedelijk of potentieel probleem van niet-naleving naar
voren wilt brengen, dan kunt u contact opnemen met de Compliance
HelpLine.
De Compliance HelpLine wordt gerund door een onafhankelijk bedrijf
dat het gesprek aan PMI meldt, zodat wij kunnen reageren op uw
mogelijke probleem met naleving en integriteit. De HelpLine is 24
uur per dag/zeven dagen per week bereikbaar in de vorm van een
telefoonlijn en een weblijn. De HelpLine kan worden gebeld uit alle
landen waar onze bedrijven werknemers hebben en de weblijn is
bereikbaar vanaf elke plaats met internettoegang. Er is voor meer dan
100 talen een vertaalservice beschikbaar. In bepaalde landen kunnen er
voor de Compliance HelpLine specifieke regels voor het gebruik bestaan
en het is mogelijk dat de telefonisten alleen gesprekken omtrent
specifieke gedragsfacetten kunnen beantwoorden. Uw bedrijf zal u
inlichten als dit het geval is.
i Raadpleeg het einde van deze gedragscode voor contactinformatie
voor het bereiken van de Compliance HelpLine via de telefoon of internet.
De rapporten van de HelpLine worden vertaald en voor verdere
actie aan het bedrijf doorgegeven. Een geschikte afdeling, zoals de
personeelsafdeling, interne controle of de juridische afdeling, kan
dan worden gevraagd om aan het onderzoek en de oplossing van het
probleem mee te werken. Bovendien evalueert de Chief Compliance
Officer de rapporten en uitgevoerde handelingen regelmatig en, indien
van toepassing, rapporteert deze aan het hogere management en de
auditcommissie van de directie.
Alles wordt in het werk gesteld om uw contactpersoon snel antwoord
te geven, vooral als dat in de omstandigheden belangrijk is. Als een
onderzoek wordt begonnen, bekijken we het probleem meteen en
indien noodzakelijk zorgen wij ervoor dat corrigerende maatregelen
worden genomen.
De gedragscode van PMI 6

Kan ik anoniem een
mogelijk probleem naar
voren brengen?
Nalevingsstructuur
Hoewel PMI mensen aanraadt om hun naam te geven als zij iets melden,
is het mogelijk om anoniem mogelijke problemen bij de Compliance
HelpLine naar voren te brengen. De HelpLine geeft een tracking-nummer,
zodat werknemers die hun naam niet willen geven, toch een antwoord
kunnen ontvangen of meer informatie kunnen geven. PMI raadt u aan om
uw naam op te geven als u met de HelpLine contact opneemt. Het zal
ons, onder andere, vaak helpen bij het onderzoek van het probleem als
u uw naam opgeeft. En zoals hierboven uiteengezet, heeft PMI krachtens
deze gedragscode een sterk beleid tegen vergelding tegen iemand die te
goeder trouw een mogelijk probleem naar voren brengt.
PMI-programma's voor
compliance en integriteit —
Wat houden deze in?
Deze gedragscode is meer dan alleen een beschrijving van onze normen.
Het is de kern van een bedrijfsbreed programma voor normen voor
naleving en integriteit, ondersteund door onze directie en hogere
functionarissen, evenals de managementteams van alle aan PMI
gelieerde ondernemingen en de leidende teams van al onze afdelingen.
Het nalevingsprogramma wordt beheerd door de Chief Compliance
Officer van PMI. De Chief Compliance Officer evalueert het nalevingsprogramma
van de onderneming met de hogere bedrijfsfunctionarissen
van PMI en met de auditcommissie van de PMI-directie.
Samen bewaken de Chief Compliance Officer en het bedrijfsmanagement
het PMI-programma voor de normen voor naleving en
integriteit. Deze verantwoordelijkheid bestaat uit:
Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden voor het nalevings
programma;
Toezicht houden op training en communicatie i.v.m. naleving;
Toezicht houden op bewaking van naleving;
Coördineren van interne onderzoeken i.v.m. naleving;
Evalueren van strafprocedures voor het niet naleven van de
gedragscode en andere overtredingen i.v.m. naleving; en
Bewaken van de beschikbare mogelijkheden voor het naar voren
brengen van misstanden i.v.m naleving en het melden van mogelijke
misstanden.
De gedragscode van PMI 7

Doelstelling
Gelijke kansen voor
werknemers en
verscheidenheid
Een werkomgeving
waar niemand
lastiggevallen wordt
?
V: Ik ben een vrouwelijke
werknemer. Een mannelijke
collega maakt regelmatig
persoonlijke opmerkingen
over mijn uiterlijk waarbij ik
me niet prettig voel. Ik heb
hem gevraagd daarmee op
te houden, maar dat doet
hij niet. Wat kan ik daaraan
doen?
A: U kunt — en moet —
dit als een probleem naar
voren brengen. Er zijn veel
manieren waarop u dingen
kunt melden. Zie Waar
u hulp kunt krijgen in
deze gedragscode voor de
mogelijkheden om hulp te
krijgen.
Werkomgeving
PMI verplicht zich tot cultiveren van een werkplek die veilig en professioneel
is en die samenwerking, verscheidenheid en vertrouwen bevorderen.
Dit betreft ook een totale inzet voor gelijke kansen op werk voor iedereen.
Wij respecteren het keuzerecht van onze medewerkers om zich al dan
niet aan te sluiten bij een vakbond.
Bij PMI heerst al heel lang culturele verscheidenheid en iedereen werkt
er graag. Bij het zoeken en aannemen van personeel, bij ontwikkeling,
promoveren en strafmaatregelen en het verschaffen van overige werkomstandigheden
houden wij geen rekening met iemands ras, kleur, religie,
geslacht (inclusief geslachtsidentiteit), leeftijd, nationaliteit, seksuele
geaardheid, arbeidsonge-schiktheid, burgerstatus, burgerlijke staat of
enige andere door de wet beschermde status. Wij bieden ook gepaste
voorzieningen voor mede-werkers met een handicap of medewerkers die
hun geloofsovertuiging willen uitoefenen.
Er kunnen voor de werknemers nog extra beschermende maatrgelen
bestaan op basis van de plaatselijke wetten of voorschriften.
i Als u nog vragen hebt over de gelijke kansen op werk of qua
dienstverband, neem dan contact op met uw HR business partner.
Een professionele werkomgeving in stand houden betekent ook dat we geen
enkele vorm van discriminatie of lastig vallen tolereren. Lastig vallen kan
verbaal, lichamelijk of visueel gedrag zijn waarbij het doel of effect is
om een beledigende, vijandige of intimiderende omgeving te creëren.
Ongewenste intimiteiten in het bijzonder kunnen bestaan uit seksuele
toenadering, vragen om seksuele gunsten, ongewenst lichamelijk contact
of herhaalde en onwelkome seksuele suggesties. Verboden gedrag bestaat
verder uit: beledigende racistische, etnische, religieuze, aan leeftijd
gerelateerde of seksuele grappen of beledigingen; distributie of tonen van
beledigende afbeeldingen of strips; en het gebruik van voicemail, e-mail
of andere elektronische middelen voor het verzenden van vernederende of
discriminerende informatie. Dit soort gedrag hoort niet bij PMI thuis.
i U moet op de hoogte zijn van PMI 02-C "Dienstverband"
en u daaraan houden.
De gedragscode van PMI 8

Gezondheid, veiligheid
en zekerheid van
werknemers
?
V: Onze veiligheidsnormen
voor het werk gaan véél verder
dan de voorschriften in het
land waar ik werk en onze
concurrenten volgen uitsluitend
de plaatselijke voorschriften.
Kunnen wij dat ook niet doen?
A: Nee. We moeten
ons houden aan de
veiligheidsvereisten van onze
onderneming. PMI zet zich
in voor een veilige en zekere
werkomge-ving voor onze
werknemers op alle locaties
waar we actief zijn, ook als
dat betekent dat we verder
gaan dan de plaatselijke
voorschriften.
Beschermde privacy
werknemer
PMI zet zich in voor een veilige en zekere werkomgeving voor haar
werknemers. Veiligheid is vooral belangrijk op productiefaciliteiten,
waar men zich aan belangrijke veiligheidsvoorschriften voor de werkplek
moet houden, en voor medewerkers die een groot deel van hun werktijd
besteden aan autorijden voor de onderneming. Elke werkplek heeft
veiligheidsvoorschriften die moeten worden opgevolgd. We houden ons
aan alle wetten voor gezondheid en veiligheid, evenals aan onze eigen
gezondheids- en veiligheidsvereisten, die vaak verder gaan dan de
wettelijke verplichtingen.
Het hebben van veiligheidsvoorschriften is echter niet genoeg. De inzet
van onze onderneming voor de veiligheid betekent dat ieder van ons
alert moet zijn op veiligheidsrisico's terwijl we met ons werk bezig zijn.
Alle werknemers, en alle andere personen die op ons terrein werken,
moeten de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften kennen die met hun
werkzaamheden te maken hebben.
Een veilige en zekere werkomgeving betekent ook een werkplek zonder
geweld. Bedreigingen (impliciet of expliciet), intimidatie en geweld
horen niet bij PMI thuis en worden niet getolereerd.
i U moet op de hoogte zijn van en u houden aan PMI 08-C
”Veiligheid, Beveiliging, Gezondheid en Milieu (EHS)” en andere
vereisten betreffende gezondheid, veiligheid en zekerheid. We
dringen erop aan dat werknemers alle onveilige praktijken — inclusief
bedreigingen of intimidatie — onder de aandacht brengen van hun
leidinggevende of manager, plaatselijke veiligheidsvertegenwoordiger,
of de personeelsafdeling.
PMI respecteert de vertrouwelijkheid van de persoonlijke
informatie van onze werknemers. Dit betekent dat toegang
tot persoonlijke gegevens beperkt moet blijven tot tot het
daartoe bevoegde personeel. Werknemers die toegang hebben
tot persoonlijke informatie moeten deze op de juiste wijze en
vertrouwelijk behandelen.
U mag zonder toestemming nooit persoonlijke werknemersinformatie
doorgeven aan iemand binnen of buiten PMI.
De inzet van ons bedrijf voor het waarborgen van de privacy van de
werknemer betekent geen toestemming om u onder werktijd bezig te
houden met verkeerde persoonlijke activiteiten. Bedrijfscomputers
zijn bijvoorbeeld alleen bedoeld voor officieel gebruik en beperkt
persoonlijk gebruik, niet voor externe zakelijke activiteiten. De
onderneming behoudt zich elk recht voor, afhankelijk van de
geldende wettelijke beperkingen, tot toegang, evaluatie en gebruik
van alle communicatie, gegevens en informatie die tijdens het werk
met behulp van bedrijfseigendommen zijn opgesteld. Dit kan o.a.
bestaan uit intranet- of internetactiviteiten, e-mail, voicemail en
telefoongesprekken en computerbestanden.
De gedragscode van PMI 9
Werkomgeving

Drugs en alcohol
op het werk
?
V: Ik heb gemerkt dat de
adem van mijn supervisor
vaak ruikt naar alcohol,
zelfs vroeg in de ochtend,
en het lijkt zijn handelen te
beïnvloeden. Ik ben bang
dat als ik hem hiermee
confronteer, of dit aan
iemand vertel, dit zal leiden
tot een nare situatie of dat hij
probeert me te ontslaan. Wat
moet ik doen?
A: Er is voldoende bewijs
om ervan uit te gaan dat er
een probleem is, dus het
is uw taak om dit meteen
te melden. Zie Waar u
hulp kunt krijgen in
deze gedragscode voor
beschikbare hulpbronnen.
Een veilige werkomgeving
is absoluut van cruciaal
belang op ons bedrijf. PMI
tolereert het nemen van
wraak tegen u niet en zal
stappen ondernemen om u te
beschermen.
i De waarborging van de privacy van de werknemer is geregeld in
de wetten en voorschriften van een aantal overheidsinstanties en wordt
behandeld in PMI 03-C ”Het beveiligen van persoonlijke gegevens”.
Neem, als u vragen hebt, contact op met de juridische afdeling.
Om te kunnen werken dient men helder na te kunnen denken en vaak
snel te kunnen reageren — de veiligheid van collega’s en consumenten
hangt hier vanaf. Wanneer een werknemer onder de invloed van alcohol
of drugs is, of op verkeerde wijze medicijnen gebruikt, dan heeft dit
nadelige gevolgen voor het vermogen van de werknemer om zijn of haar
taak zo goed mogelijk uit te voeren.
Hierom beschikt PMI over regels die het gebruik van drugs en alcohol
tijdens werktijden strikt verbieden. Overtredingen van deze regels
worden zeer serieus opgevat.
i Indien u getuige bent van drugs- of alcoholmisbruik, dient u dit
te melden.
De gedragscode van PMI 10

Doelstelling
Belangenverstrengeling
?
V: We moeten een firma
aantrekken voor plaatselijke
schoonmaakwerkzaamheden
en het kost een heleboel tijd
om een goede te vinden.
Kunnen we de zaak niet
een heleboel tijd en moeite
besparen door gewoon het
schoonmaakbedrijf van mijn
broer te huren? Ik weet dat
ze goed werk leveren!
A: Nee. Een firma huren
omdat u uw broer vertrouwt
is geen gezonde zakelijke
methode en is in strijd
met onze inkoopvereisten.
Bovendien veroorzaakt dit
een belangenverstrengeling
tussen uw wens om uw broer
te helpen en uw objectiviteit
bij het selecteren van de
meest concurrerende
leverancier. Als u echter
alles op de juiste wijze
bekend maakt en zichzelf
uit de selectieprocedure
verwijdert (en niemand
die aan u rapporteert erbij
betrokken is), dan kan
het bedrijf van uw broer
met andere daarvoor in
aanmerking komende
leveranciers concurreren
voor de opdracht.
Belangenverstrengeling,
geschenken en entertainment
Als werknemers van PMI werken we samen aan het bereiken van onze
gemeenschappelijke doelen — loyaal en objectief nemen we besluiten
die invloed hebben op de onderneming, in het belang van de onderneming
— onafhankelijk van persoonlijke of andere externe invloeden.
Onze werknemers houden zich in hun leven buiten het bedrijf bezig
met allerlei activiteiten. Belangenverstrengeling ontstaat als de
persoonlijke, sociale, financiële of politieke activiteiten van een
werknemer kunnen in strijd zijn met haar loyaliteit of objectiviteit ten
opzichte van de onderneming. U bent verplicht om uw zaken voor de
onderneming op eerlijke en ethische wijze af te handelen en dat
betekent ook de juiste aanpak van werkelijke en kennelijke
belangenverstrengeling. Soms zal hiervoor elke verstrengeling geheel
vermeden moeten worden en u moet altijd elke werkelijke of kennelijke
belangenverstrengeling volledig bekend maken.
Gebruikelijke manieren waarop belangenverstrengeling
kan ontstaan
Externe dienstverbanden en connecties. Als u nog een betrekking hebt,
dienstverlening levert aan of fungeert als directeur of adviseur voor een
organisatie die concurrent, klant of leverancier van goederen of dienst-
verlening is, veroorzaakt dit een werkelijke of mogelijke belangenverstrengeling.
(Hetzelfde geldt voor het werken voor een organisatie die
concurrent, klant of leverancier wil worden.)
Sommige afspraken van dit soort zijn nooit toelaatbaar — bijvoorbeeld,
werken voor of dienstverlening leveren aan iemand met wie u te maken
hebt als onderdeel van uw betrekking bij uw bedrijf.
Er zijn uitsluitend externe connecties toegestaan met concurrenten,
klanten of leveranciers als u:
Schriftelijke toestemming van uw leidinggevende hebt gekregen; en
Samen met uw leidinggevende schriftelijke toestemming van de
afdeling Compliance hebt gekregen.
Werkzaamheden en connecties van naaste familieleden. De werkzaamheden
van naaste familieleden kunnen ook belangenverstrengeling
ver-oorzaken. Als u verneemt dat een van uw naaste familieleden (zie
voor de definitie hiervan Overige overwegingen i.v.m. belangenverstrengeling)
werkt bij of dienstverlening levert aan een concurrent,
klant of leverancier, of als een van uw naaste familieleden werkzaam
is bij PMI en door u beider functies daadwerkelijk of mogelijk
belangenverstrengeling ontstaat, moet u meteen uw leidinggevende en
de afdeling Compliance op de hoogte stellen. De afdeling Compliance
bepaalt dan of er enige actie vereist is voor de aanpak van deze
situatie. In het algemeen mag een familielid geen zaken met u doen,
of met iemand in uw bedrijfsunit of met iemand die aan u rapporteert.
Bovendien mag u geen directe of indirecte relatie van leidinggevende
De gedragscode van PMI 11
Belangenverstrengeling, geschenken en en entertainment

Belangenverstrengeling
(vervolg)
aard hebben met werknemers die naaste familieleden zijn. Voor
uitzonderingen is specifieke toestemming van de afdeling Compliance
vereist. U moet ook voorzichtig zijn, zodat u geen vertrouwelijke
zakelijke informatie aan familieleden doorgeeft.
De directie. Een werknemer wordt weleens gevraagd om zitting te
nemen in de directie van een andere organisatie. Dit kan in sommige
gevallen een werkelijke of kennelijke belangenverstrengeling of zelfs
een juridisch probleem veroorzaken. Voordat u een positie aanvaardt als
directielid voor een organisatie die op enige wijze verband kan houden
met onze activiteiten (inclusief non-profitorganisaties), moet u altijd
schriftelijke toestemming hebben van de Chief Compliance Officer,
die met uw juridische afdeling zal overleggen.
Investeringen. Werknemers en hun naaste familieleden moeten
voorzichtig zijn, zodat hun investeringen geen belangenverstrengeling
veroorzaken waardoor de werknemer misschien geen objectieve
beslissingen ten behoeve van PMI kan nemen.
Er kan belangenverstrengeling ontstaan als er wordt geïnvesteerd
in concurrenten, leveranciers of klanten. Elk ”substantieel belang”
in een concurrent, leverancier of klant vereist voorafgaande schriftelijke
toestemming van uw leidinggevende en de Chief Compliance Officer.
Een ”substantieel belang” betekent elk economisch belang dat invloed
op uw oordeel kan (lijken te) hebben. Op de beurs verhandelde beleggingsmaatschappijen,
indexfondsen en overeenkomstige samenvoegingen van
effecten, waarbij de individuele investeerder geen inspraak heeft over
de desbetreffende investeringen, vormen geen belangenverstrengeling.
Sommige investeringen zijn altijd verkeerd:
Investeer nooit in een leverancier als u op enige wijze betrokken
bent bij de selectie of evaluatie van, of onderhandelingen met
de leverancier, of als u toezicht houdt op iemand die een dergelijke
verantwoordelijkheid heeft; en
Investeer nooit in een klant als u verantwoordelijk bent voor transacties
met die klant of toezicht houdt op iemand met een dergelijke
verantwoordelijkheid.
Meestal is het echter een kwestie van gezond verstand om te bepalen of
een investering belangenverstrengeling veroorzaakt. Als u wilt bepalen of
een investering een belangenverstrengeling kan veroorzaken, vraagt u
zich het volgende af:
Zou deze investering invloed hebben op enig besluit dat ik voor de
onderneming zal nemen?
Hoe zou deze investering overkomen op anderen binnen de onderneming,
zoals mijn collega's — zouden zij denken dat deze invloed kan hebben
op de manier waarop ik mijn werk voor de onderneming doe?
Hoe zou deze investering overkomen op iemand buiten het bedrijf,
zoals een klant, leverancier, aandeelhouder of zelfs de media?
De gedragscode van PMI 12

Belangenverstrengeling
(vervolg)
Ontvangen geschenken
en entertainment
Overige overwegingen i.v.m. belangenverstrengeling
Naaste familieleden. Zoals de tekst hiervoor al laat zien, kunnen
de activiteiten van een naast familielid een werkelijke of mogeljke
belangenverstrengeling veroorzaken. Dit gebeurt als de loyaliteit
van de werknemer verdeeld wordt — of verdeeld kan lijken — tussen
loyaliteit voor een naast familielid (dat het ene belang heeft) en de
loyaliteit voor PMI (dat een ander belang kan hebben). Een ”naast
familielid” kan een echtgenoot/echtgenote zijn, ouders of stiefouders,
kinderen en stiefkinderen; broers en zussen; stiefbroers en stiefzussen;
neven en nichten; ooms en tantes; grootouders; kleinkinderen en
schoonfamilie. Bovendien geldt de regel voor ”naaste familieleden”
ook voor samenwonende partners (al of niet officieel erkend
krachtens de plaatselijke wet), personen met met wie u samenwoont,
of personen met wie u een nauwe persoonlijke of band hebt. Bij vragen
over belangenverstrengeling bent u niet verantwoordelijk voor de
activiteiten van familieleden die niet in hetzelfde huis wonen. Voor
familieleden die elders wonen, hoeft u zich alleen te bekommeren
over de omstandigheden waarvan u op de hoogte bent.
Potentiële leveranciers, klanten en concurrenten. Wat belangenverstrengeling
betreft bestaat een ”leverancier”, ”klant” of ”concurrent”
uit werkelijke en potentiële leveranciers, klanten of concurrenten.
Als u denkt dat u te maken hebt met belangenverstrengeling, of dat
anderen zouden kunnen denken dat een activiteit of relatie waarbij
u bent betrokken een belangenverstrengeling is, moet u direct de
situatie schriftelijk bekend maken aan de afdeling Compliance.
i U kunt ook elektronisch belangenverstrengeling melden via de PMIintranetsite
voor naleving. Als u vragen hebt over de meldprocedure
voor, of over iets anders in verband met belangenverstrengeling,
neem dan contact op met de afdeling Compliance.
PMI heeft vele leveranciers, en leveranciers zijn essentieel voor
het succes van ons bedrijf. Daarom moeten relaties met leveranciers
en andere derden met wie we zaken doen geheel gebaseerd zijn op
verstandige zakelijke besluiten en eerlijk handelen. Relatiegeschenken
en entertainment kunnen goodwill opbouwen, maar ze kunnen het ook
moeilijker maken om objectief te blijven over de persoon die ze schenkt.
Met andere woorden, geschenken en entertainment kunnen hun eigen
belangenverstrengeling creëren.
”Geschenken en entertainment” bestaan uit alles van waarde, zoals
kortingen, leningen, contanten, gunstige voorwaarden voor elk product
of elke service, dienstverlening, prijzen, transport, gebruik van
voertuigen of vakantiefaciliteiten, effecten of andere waardepapieren,
deelname in effectenaanbiedingen, verbouwingen, kaartjes en
cadeaubonnen. De lijst van mogelijkheden is eindeloos — dit zijn
slechts voorbeelden.
OPMERKING: Merk op dat bij sommige gelieerde ondernemingen
sterker beperkte normen voor geschenken en entertainment kunnen
gelden. Werknemers van die gelieerde ondernemingen mogen geen
enkel geschenk of entertainment accepteren dat deze normen overtreedt.
De gedragscode van PMI 13

Ontvangen geschenken
en entertainment
(vervolg)
?
V: De vertegenwoordiger
van een leverancier biedt
u een knap ontworpen pen
aan die zijn bedrijf gebruikt
voor het ondertekenen
van contracten, maar er
zit een addertje onder het
gras. Hij zegt dat u de pen
alleen krijgt als u hem helpt
bij de presentatie van zijn
verkooppraatje aan de rest
van het inkoopteam. De pen
is waarschijnlijk minder dan
$250 waard, dus kunt u hem
dan aanpakken?
A: Nee, omdat er sprake
is van ”quid pro quo”,
een uitdrukking die ”voor
wat hoort wat” betekent.
Hij geeft u de pen alleen
als hij er iets voor terug
krijgt. Ook al lijkt dit maar
een kleinigheid, deze
afspraken van ”voor wat
hoort wat” staan op de
lijst van geschenken en
entertainment die ”altijd
verkeerd” zijn.
Geschenken en entertainment die worden aangeboden aan PMIwerknemers
en hun naaste familieleden vallen in drie categorieën:
MEESTAL IN ORDE
Sommige geschenken en entertainment hebben zo weinig marktwaarde
dat er geen toestemming voor nodig is. Geschenken of entertainment
met een gecombineerde marktwaarde van $250 of minder uit dezelfde
bron in een kalenderjaar vallen in deze categorie (als ze tenminste niet
in de categorie ”altijd verkeerd” vallen - zie hieronder). Dit betekent dat
er voor de volgende items, als de totaalwaarde niet meer is dan $250
uit één enkele bron in een kalenderjaar, geen toestemming nodig is:
Nu en dan een maaltijd met een zakenrelatie.
Normale sportwedstrijden, schouwburgvoorstellingen en overige
culturele evenementen.
Overige redelijke en gebruikelijke geschenken en entertainment.
Ook voor het accepteren van reclameartikelen van nominale waarde,
zoals pennen, kalenders en koffiebekers die over het algemeen aan
klanten worden gegeven, is geen toestemming vereist.
ALTIJD VERKEERD
Overige soorten geschenken en entertainment zijn altijd verkeerd,
feitelijk of kennelijk, zodat ze nooit toelaatbaar zijn en niemand
hier toestemming voor kan geven. Werknemers mogen nooit:
Een geschenk of entertainment accepteren dat onwettig zou zijn
of tot enige overtreding van de wet zou leiden.
Enige gift accepteren van contanten of gelijkwaardig (zoals cadeaubonnen
die overdraagbaar zijn of voor geld kunnen worden
omgewisseld), bankcheques, postwissels, investeringseffecten,
verhandelbare instrumenten, leningen, aandelen of aandelenopties.
Iets accepteren of verzoeken als een ”quid pro quo” of als onderdeel
van een overeenkomst om in ruil voor het geschenk of entertainment
iets te doen.
Deelnemen aan enig entertainment dat onsmakelijk of seksueel
georiënteerd is of op andere wijze onze inzet voor wederzijds respect
geweld aandoet.
Deelnemen aan enige activiteit waarvan u weet dat het voor de
persoon die het geschenk of entertainment schenkt, zou betekenen
dat deze de normen van zijn of haar eigen werkgever overtreedt.
De gedragscode van PMI 14

Ontvangen geschenken
en entertainment
(vervolg)
ALTIJD VRAGEN
Voor alles wat niet in een van de andere categorieën past, kan het wel
of niet toelaatbaar zijn om verder te gaan; maar u hebt schriftelijke
toestemming nodig in overeenstemming met PMI 14-C "Interactie met
Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit". Voorbeelden
in deze categorie zijn, als betaald door een huidige of potentiële
leverancier of klant:
Geschenken en entertainment uit een enkele bron met een totale
marktprijswaarde van meer dan $250 in één kalenderjaar.
Speciale evenementen — zoals de wereldkampioenschappen voetbal
of soortgelijke wedstrijden (deze kosten meestal meer dan $250).
Reizen of entertainment die langer duren dan één dag.
Bij het bepalen of u toestemming kunt geven voor iets in de categorie
”altijd vragen”, moet u uw gezonde verstand gebruiken en moet u de
volgende kwesties in overweging nemen:
Of het geschenk of entertainment waarschijnlijk uw objectiviteit
zou beïnvloeden.
Of er een zakelijk doel is (er zal bijvoorbeeld als onderdeel van het
desbetreffende evenement over zaken gesproken worden).
Wat voor precedent dit zou scheppen voor andere werknemers.
Hoe het zou overkomen op andere werknemers of mensen van buiten
de onderneming.
Verdere overwegingen over geschenken en entertainment:
Leveranciers en klanten inlichten. U dient alle personen met wie u zaken
doet of wilt doen op de hoogte te brengen van deze ondernemingsvereisten.
Wat moet u doen als u een ontoelaatbaar geschenk ontvangt. U moet
onmiddellijk elke gift retourneren van contanten of gelijkwaardig zoals
cadeaubonnen die overdraagbaar zijn of voor geld kunnen worden
omgewisseld, bankcheques, postwissels, investeringseffecten,
converteerbare instrumenten, leningen, aandelen of aandelenopties.
Voor andere soorten geschenken die meer waard zijn dan het bedrag
onder ”Meestal in orde” en de Chief Compliance Officer beslist dat
het retourneren van het geschenk onpraktisch of ongewenst is, dient
u de geschenken over te dragen aan de Chief Compliance Officer voor
bedrijfsgebruik, verkoop of gift. Geschenken zoals platen, bureausets
en dergelijke mag u in uw bedrijfskantoor gebruiken met schriftelijke
toestemming van de Chief Compliance Officer of overeenkomstig
de gevestigde procedures in uw gelieerde onderneming, maar blijven
bedrijfseigendom. Indien van toepassing moet een brief aan de gever
worden gestuurd met een uitleg van de ondernemingsvereisten ten
opzichte van geschenken.
i Als u vragen of mogelijke problemen over geschenken en
entertainment hebt, neem dan contact op met uw leidinggevende of de
afdeling Compliance. Misschien zijn er voor uw gelieerde onderneming
wel extra vereisten. Zorg dat u deze kent.
De gedragscode van PMI 15

Aanbieden van
geschenken en
entertainment
?
V: Ik wil een van onze
beste klanten als dank een
speciaal cadeau geven. Ik
kan kaartjes krijgen voor
een tennistoernooi waarvan
ik weet dat ze dat fijn zou
vinden, maar ik denk dat
het tegen de regels van
haar bedrijf is om deze te
accepteren. Kan ik haar
die kaartjes wel geven als
die regels haar niet kunnen
schelen?
A: Nee. Als u weet dat het
geven van die kaartjes een
overtreding van het beleid
van de onderneming van de
ontvanger vormt, dan mag
u ze niet geven. Net zoals
we graag willen dat anderen
onze normen respecteren,
doen wij dat met die van
hen.
Geschenken en entertainment die worden aangeboden
of verschaft aan zakelijke contactpersonen
(geen overheid)
Net zoals we strenge regels hebben voor het ontvangen van geschenken
en entertainment, (zie Geschenken en entertainment ontvangen in deze
gedragscode) moeten we ook voorzichtig zijn bij het aanbieden daarvan.
Het aanbieden van gezelligheid of zakelijke beleefdheidsgeschenken
van nominale waarde zoals bescheiden geschenken, maaltijden en
entertainment is gangbaar in de wereld van de commercie en is bedoeld
voor het kweken van goodwill en het verbeteren van zakelijke relaties.
Met gebruik van ons gezonde verstand en matigheid is af en
toe uitwisselen van redelijke entertainment of geschenken met
zakenrelaties (geen overheid) in orde, tenzij de werkgever van de
ontvanger dit verbiedt. Bied nooit een geschenk of entertainment aan
waarvan u denkt dat de ontvanger deze niet zou kunnen ontvangen
hetzij volgens de wet of een beleidsregel van de organisatie van de
ontvanger.
Geschenken aanbieden
Voor het aanbieden van een geschenk met een waarde boven $250
aan een zakenrelatie (geen overheid) moet u eerst specifieke,
voorafgaande schriftelijke toestemming hebben overeenkomstig
de procedures in PMI 14-C.
Sommig gedrag is altijd verboden — zonder enige uitzondering.
U mag nooit een geschenk, entertainment of iets van waarde
aanbieden of geven als:
Dit onwettig is.
Bekend is dat dit een overtreding van de regels van de organisatie
van de ontvanger betekent.
Het contanten zijn of andere financiële instrumenten (zoals bankcheques,
reischeques, postwissels, investeringseffecten of
converteerbare instrumenten).
Het onsmakelijk of seksueel georiënteerd is of op andere wijze onze
inzet voor wederzijds respect geweld aandoet.
Als het een ”quid pro quo” is (voor wat hoort wat).
Als het een gift is van meer dan $1000 — tenzij deze tijdens een
publieke presentatie wordt overhandigd waarbij duidelijk wordt
gemaakt dat de ontvanger de gift bijvoorbeeld krijgt als resultaat
van een verkoopactie die bekend is bij en acceptabel voor de
werkgever van de ontvanger.
Als deze niet zoals het hoort in de administratie van de onderneming
is geboekt.
De gedragscode van PMI 16

Aanbieden van
geschenken en
entertainment
(vervolg)
Giften aan overheidsfunctionarissen
of overheidspersoneel
Geschenken en entertainment die worden aangeboden of gegeven aan
overheidsfunctionarissen en overheidspersoneel werknemers produceren
specifieke risico's. U mag nooit een geschenk, entertainment, of iets van
waarde aan een overheidsfunctionaris of overheidspersonnel aanbieden
of geven dat onwettig is of waarvan u denkt dat dit een overtreding zou
betekenen van de gevestigde ethische of andere geldende regels voor het
gedrag van de ambtenaar of werknemer. Zorg, voordat u enig geschenk
of entertainment aan een overheidsfunctionaris of overheidsmedewerker
aanbiedt, dat u op de hoogte bent van PMI 14-C "Interactie met
Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit" en deze
strikt opvolgt.
De gedragscode van PMI 17

Doelstelling
Concurrentiewetten
Zakendoen
Het is het streven van PMI om in al haar zakelijke contacten eerlijk
en rechtvaardig te zijn. We zullen krachtig concurreren, maar dat
doen we rechtvaardig en we houden ons daarbij aan alle wetten op de
concurrentie die de integriteit van de markt beschermen.
We houden ons strikt aan wetten die de markten overal ter wereld
beschermen tegen anti-concurrentiegedrag. Concurrentiewetten
verbieden anti-concurrentie-overeenkomsten, zoals prijsafspraken en
inspanningen om concurrenten op oneerlijke wijze te elimineren.
Feiten over concurrentiewetten:
De concurrentiewetten verschillen over de hele wereld. In veel
landen, de Europese Unie en in sommige gevallen in individuele
landen of provincies bestaan wetten die anti-concurrentiegedrag
verbieden. De voor u geldende wetten kunnen variëren afhankelijk van
waar u zich bevindt en waar u zaken doet.
Soms gelden zij ook voor gedrag buiten dat land. Veel landen hebben
concurrentiewetten die ook gelden voor gedrag buiten de grenzen van
dat land.
Strenge straffen. De strafmaatregelen voor overtredingen kunnen
streng zijn. In sommige landen kunnen personen die worden veroordeeld
voor overtreding, zoals het maken van prijsafspraken, gevangenisstraf
krijgen. Geldboetes kunnen ook aanzienlijk zijn. In de EU kunnen de
boetes voor anti-concurrentiegedrag bijvoorbeeld tien procent van
de wereldomzet zijn (d.w.z. de verkopen). Veel landen hebben of
krijgen overeenkomstige strenge strafmaatregelen voor overtredingen
van de concurrentiewet en in sommige landen kunnen klanten en
concurrenten een rechtszaak aanspannen voor schadevergoeding
en andere compensatie.
Nonchalant gedrag kan een wetsovertreding vormen. Wat een gewone
ontmoeting met een zakenrelatie kan lijken, zoals een langdurig
gesprek met de verkoopvertegenwoordiger van een concurrent of
een moppersessie bij een vakorganisatie van de sector, kan leiden
tot aanklachten wegens overtreding van de concurrentiewet.
Concurrentiewetten verbieden overeenkomsten die handel beperken
of beletten. Voorbeelden van onwettige overeenkomsten tussen
concurrenten zijn prijsafspraken of frauduleuze kartelvorming.
Bepaalde overeenkomsten met leveranciers of klanten kunnen ook
problemen veroorzaken krachtens de concurrentiewetten in verband
met de vraag of de overeenkomst een beperking van concurrentie
vormt. Dit betreft ook elke overeenkomst om geen transacties
af te sluiten met een klant of leverancier (een ”groepsboycot”)
of een overeenkomst tussen een leverancier en een klant over
de werkelijke of minimum doorverkoopprijzen.
De gedragscode van PMI 18
Conducting Business

Concurrentiewetten
?
(vervolg)
V: Tijdens een vergadering
van onze vakorganisatie
ben ik aan de praat geraakt
met vertegenwoordigers van
concurrerende fabrikanten.
Één vertegenwoordiger zei:
”Ik weet niet hoe het bij
de rest van jullie zit, maar
onze winstmarges zijn niet
meer zo goed als eerst.”
Iemand anders zei: ”Ik wilde
dat we iets aan al die grote
reducties konden doen.”
Ik heb geknikt, maar niets
gezegd. In de daaropvolgende
weken verhoogden de
bedrijven waarvan de
vertegenwoordigers tijdens
dat gesprek aanwezig waren,
hun prijzen. Was dat gesprek
een probleem? Wat had ik
moeten doen?
A: Ja, dit gesprek was
beslist een probleem.
Een rechtbank zou tot de
conclusie kunnen komen
dat iedereen die tijdens dat
gesprek aanwezig was, of
ze nu wel of niet iets gezegd
hebben, meegedaan had
aan prijsafspraken, ook
al was er nooit expliciet
iets afgesproken. Wegens
dit risico moet u, als u
plotseling in een gesprek
met concurrenten over prijzen
betrokken raakt, zich onmiddellijk
terugtrekken op een
wijze die duidelijk maakt
dat u dit onrechtmatig vindt
en dan direct de juridische
afdeling bellen.
i PMI 05-C ”Concurrentie en Eerlijke Handel” stelt een enkele
wereldwijde norm vast voor naleving van de concurrentiewetten.
In sommige gevallen zijn deze regels misschien strenger dan de
landelijke wet. U moet zorgen dat u vertrouwd bent met PMI 05-C
en hoe het impact op uw functie kan hebben.
Monopolisatie, het streven naar het monopoliseren van markten
en misbruik maken van een leidende positie zijn onwettig.
Krachtens sommige concurrentiewetten is het onwettig om een markt te
monopoliseren of dat te proberen, terwijl andere het gedrag van
bedrijven met een ”leidende positie” reguleren. Een bedrijf met een
leidende positie mag bijvoorbeeld niet proberen om anderen toegang
tot de markt te beletten of om concurrentie te elimineren. Meestal
stellen concurrenten prijzen vast ter dekking van hun kosten — een
prijsstelling onder de kostprijs kan als ”marktondermijnend” overkomen.
Als er een reden is om onder de kostprijs te gaan zitten, moet dit samen
met de juridische afdeling worden beoordeeld om ervoor te zorgen dat
dit niet als marktondermijnend of in overtreding van enige wet kan
worden beschouwd.
Het berekenen van een andere prijs aan klanten die concurrenten zijn
kan onwettig zijn.
In de EU en andere jurisdicties kan verschil in de prijsstelling problemen
veroorzaken als een bedrijf een leidende positie heeft of als een dergelijke
prijsstelling gebeurt wegens een overeenkomst met derden. Werknemers
met autoriteit voor het vaststellen van prijzen of kortingen of voor het
opstellen van handelsprogramma's moeten de vereisten van deze wetten
kennen en moeten voor advies contact opnemen met de juridische
afdeling.
i Als u vragen of mogelijke problemen over uw verantwoordelijkheden
krachtens de concurrentiewetten en PMI 05-C hebt, neem dan contact
op met uw leidinggevende of de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 19
Zaken doen

Concurrentiewetten
(vervolg)
Basisregels die u moet kennen:
Bepaalde overeenkomsten vormen bijna altijd een overtreding van
de concurrentiewetten. U mag nooit praten of informatie uitwisselen
met concurrenten om:
Prijsafspraken te maken — dit kan ook het vaststellen van een
minimum- of maximumprijs zijn, of het ”stabiliseren” van prijzen.
Voorwaarden afspreken in verband met de groothandels- of
detailhandelsprijs, prijsstellingsformules, marges, verkoopacties,
kredietbepalingen enz.
Markten, klanten of regio's onderling verdelen.
Productie beperken.
Frauduleus een concurrerend biedproces regelen, inclusief afspraken
voor valse offertes.
Een concurrent, leverancier, klant of distributeur boycotten.
Wegens het risico mag u geen concurrentiezaken met concurrent
bespreken — nooit en nergens — zonder officiële toestemming
van de juridische afdeling.
Andere activiteiten kunnen problemen in verband met de concurrentiewetten
veroorzaken. Overleg altijd met de juridische afdeling voordat u:
Joint ventures, fusies, overnames, marketing, inkoop of soortgelijke
samenwerkingsverbanden met concurrenten bespreekt.
Exclusieve handelsafspraken maakt (bijvoorbeeld contracten volgens
welke een bedrijf uitsluitend mag kopen van of verkopen aan PMI).
Het koppelen of bundelen van verschillende producten of diensten
(bijvoorbeeld contracten die premies vereisen of geven aan een koper
die één product wil hebben, om dan ook een tweede ”gekoppeld”
product te kopen, of programma's die korting geven op voorwaarde
van de aanschaf van een bundel producten).
Deelnemen aan activiteiten waarbij sprake is van vakorganisatie
of of het vaststellen van normen in de sector.
Fungeren als directeur of functionaris in een bedrijf dat met
ons concurreert.
Prijzen voor doorverkoop vaststellen voor doorverkopers.
Kortingen, terugbetalingen of andere premies aan een klant aanbieden
op voorwaarde dat deze bepaalde groei-, omzet- of aandeelcijfers
realiseert in detailverkopen, of vereisten voor zichtbaarheid
van productdisplays.
Het aanbieden van korting of andere voorwaarden aan de ene koper
maar niet aan een concurrerende koper.
Deelnemen aan activiteiten die het moeilijk kunnen maken voor
rivalen om benodigde informatie te krijgen of hun producten
te verkopen.
De gedragscode van PMI 20

Informatie over
concurrenten
?
V: Ik ben net aangenomen
en werkte eerst bij een ander
bedrijf. Ik heb een doos vol
papieren van mijn vorige
baan die erg handig zullen
zijn voor het ontwikkelen
van marketingplannen voor
mijn bedrijf. Mag ik die
meenemen?
A: Nee, u mag geen papieren
naar PMI meebrengen die
vertrouwelijke informatie
uit een vorige baan kunnen
bevatten. Net zoals het
verkeerd zou zijn als iemand
onze vertrouwelijke informatie
mee zou nemen, moeten
we ook de vertrouwelijke
informatie van anderen niet
gebruiken.
Om op de markt te kunnen concurreren is het noodzakelijk en wettig
om op eerlijke wijze informatie over de concurrent te verwerven.
Sommige vormen van informatieverzameling zijn echter verkeerd en
kunnen de wet overtreden, inclusief de concurrentiewetten en de wetten
op bedrijfsgeheimen.
Bij PMI moeten we erg ons best doen om te voorkomen dat we op
onrechtmatige wijze informatie verzamelen, dus het is belangrijk
dat u weet wat u wel mag doen en waar u voorzichtig mee moet zijn.
Legitieme bronnen van informatie over de concurrentie:
Kranten, persberichten en andere publieke informatie.
Gesprekken met klanten — maar niet om vertrouwelijke informatie
te krijgen.
Vakbeurzen (maar niet uit gesprekken met concurrenten —
Zie Concurrentiewetten in deze gedragscode).
Informatie die via internet of andere media die voor iedereen
beschikbaar is.
Sectoronderzoek door betrouwbare adviesbureaus.
Maak nooit gebruik van het volgende:
Vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens van de concurrent of
zoiets dergelijks dat het eigendom is van iemand anders buiten
de onderneming — overleg met de juridische afdeling als u
dergelijke informatie hebt. Als u enige vertrouwelijke gegevens of
bedrijfsgegevens krijgt van een bron buiten PMI — ook als dat geheel
onopzettelijk gebeurt — overleg dan onmiddellijk met de juridische
afdeling.
Vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens van vorige werkgevers in
enige vorm in het bezit van nieuw personeel.
Informatie over de offerte van een concurrent als u in het biedproces
betrokken bent, d.w.z. in een privatiseringsveiling. Als u in het bezit van
dergelijke informatie komt, moet u de juridische afdeling bellen.
Vertrouwelijke informatie over een concurrent die iemand u te koop
aanbiedt.
i Als u twijfelt of het juist is om bepaalde informatie over de concurrent
te accepteren of te hebben, neemt u contact op met de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 21

Witwassen van geld
en smokkel
?
V: Een exportklant belt uit
Scandinavië en zegt dat hij het
aantal sigaretten dat hij elk
jaar koopt, wil verdubbelen.
Hij is ook met verandering
van bank bezig en wil zijn
volgende levering contant
betalen omdat hij zijn nieuwe
bankrekening niet op tijd kan
gebruiken. Wat moet ik doen?
A: Meld de situatie aan de
afdeling Interne controle en
aan de juridische afdeling.
Ten eerste verkoopt PMI geen
producten aan klanten in
hoeveelheden die de legitieme
vraag in de desbetreffende
plaatselijke markt te boven
gaan. Een plotselinge
verhoging in de vraag
zonder een adequate uitleg
kan op een probleem met
smokkel wijzen.Ten tweede
staat PMI 11-C contante
betalingen alleen toe in zeer
beperkte omstandigheden en
uitsluitend als een schriftelijke
uitzondering wordt gegeven.
Contante betalingen — net
als cheques van derden of
meerdere betalingen —
worden soms door criminelen
gebruikt om de wetten op
het witwassen van geld te
omzeilen.
Als producten verhandeld worden op een wijze die de douane- of
belastingwetten overtreedt, zijn daar verschillende namen voor —
zoals contrabande of smokkel. Functionarissen in wetshandhaving
over de hele wereld maken zich steeds meer zorgen over de handel
in smokkel en de connectie met een andere criminele activiteit — het
witwassen van geld. PMI's vereisten zijn hier heel duidelijk in: we
zullen smokkel of het witwassen van geld niet door de vingers zien,
bevorderen of ondersteunen en we zullen de overheid helpen bij de
preventie van onwettige handel in onze producten.
Wat is smokkel? Smokkel — soms smokkelwaar genoemd — zijn
goederen die worden verhandeld op een wijze die een overtreding vormt
van douane- of belastingwetten.
Wat is het witwassen van geld? Geld witwassen is het proces waarmee
personen of entiteiten proberen clandestiene fondsen te verbergen
of op andere wijze proberen om de bron van hun clandestiene
fondsen legitiem te doen lijken.
Het PMI-beleid voor Fiscale naleving dat het witwassen van geld,
smokkel en economische sancties behandelt, is in drie Principes &
Toepassingen uiteengezet: PMI 09-C ”Ken uw leveranciers”,
PMI 10-C ”Ken Uw Klanten en Derde Partij Fabrikanten” en
PMI 11-C ”Acceptabele betalingsvormen”.
Ontvangst van betalingen. PMI ondersteunt beleidsregels tegen het
witwassen van geld met behulp van bepaalde procedures waarmee
wordt voorkomen dat contanten of equivalente middelen uit criminele
bron worden ontvangen.
Beleid voor acceptabele betalingsmethoden. PMI 11-C ”Acceptabele
betalingsvormen” vermeldt de betalingsmethoden die PMI en haar
gelieerde ondernemingen kunnen accepteren van of uitvoeren aan
onze klanten, leveranciers en andere entiteiten of personen met wie we
zaken doen. Deze procedures zijn ontworpen om te voorkomen dat onze
producten worden gebruikt voor het witwassen van geld of het verbergen
van criminele opbrengsten.
Deze Principes & Toepassingen:
Specificeren acceptabele betalingsmethoden.
Vereisen dat betalingen worden gedaan in de valuta van de factuur.
Verbieden betalingen door derden.
Vereisen naleving van alle regels voor rapportage en registratie.
Vereisen dat betalingen voor elke factuur of groep facturen via één
instrument worden uitgevoerd.
Verplichten zorgvuldig onderzoek van elk verzoek om overbetaling.
Specificeren een uitzonderingsprocedure voor het accepteren van
betalingen anders dan geïndiceerd door ons beleid.
Beleid ”Ken uw klant”. Om er zeker van te zijn dat we uitsluitend zaken
doen met firma's of personen die dezelfde normen voor naleving en
integriteit hebben als wij, vermeldt PMI 10-C ”Ken Uw Klanten en Derde
Partij Fabrikanten” de normen voor het selecteren en goedkeuren van
klanten en andere zakenpartners.
De gedragscode van PMI 22

Witwassen van geld
en smokkel
(vervolg)
Handelsbeperkingen,
exportreguleringen en
anti-boycotwetten
Krachtens deze Principes & Toepassingen moeten werknemers:
De integriteit van potentiële klanten bepalen (voor zover mogelijk)
en bevestigen dat de klanten inderdaad een fysieke onderneming
vormen en zich met legitieme handel bezighouden.
Met klanten communiceren over onze verwachtingen wat
betreft naleving.
Ons bewust blijven van de zakelijke praktijken van onze klanten en
deze blijven bewaken.
Weigeren om zaken te doen met en geen assistentie verlenen aan
mensen die zich bezighouden met onwettig gedrag in verband met
onze producten.
Elke overtreding van deze Principes & Toepassingen aan uw leidinggevende,
de afdeling Compliance of de juridische afdeling melden.
Verdachte transacties of activiteiten door elke klant onmiddellijk
melden aan de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling.
i Raadpleeg voor meer informatie PMI 09-C, 10-C en 11-C of vraag
de afdeling Interne controle, de afdeling Compliance of de juridische
afdeling om hulp. Onthoud dat verdachte transacties of activiteiten
door elke klant onmiddellijk gemeld moeten worden.
Handelsbeperkingen en exportreguleringen. De EU, Zwitserland, de
V.S. en een aantal andere jurisdicties leggen periodiek een verbod of
andere beperkingen voor export en handel met bepaalde landen, entiteiten
en personen op. Handelsbeperkingen komen in vele vormen voor,
inclusief het verbod op:
Export naar een gesanctioneerd land.
Doorvoer door een niet-gesanctioneerd land naar een gesanctioneerd
land of andersom.
Import uit, of transacties in eigendommen die afkomstig zijn uit een
gesanctioneerd land.
Reizen naar of vanuit gesanctioneerd land.
Nieuwe investeringen in een gesanctioneerd land.
Financiële transacties en handel waarbij een gesanctioneerd land
of specifieke personen en entiteiten zijn betrokken.
Deze beperkingen kunnen ook licentievereisten opleggen voor export
van bepaalde producten of technologie.
Een ”export” is niet alleen de overdracht van een fysiek product —
het kan ook de overdracht van dienstverlening of technologie zijn
(zoals technische gegevens of andere informatie) naar een nationaal
of een ander land via:
E-mail.
Persoonlijke gesprekken, op de markt of in het buitenland.
Bezoeken aan een PMI-faciliteit.
De gedragscode van PMI 23

Witwassen van geld
en smokkel
?
(vervolg)
V: Ik wil bepaalde producten
naar een land sturen dat
een economische sanctie
op handel heeft. Is het
goed als ik het zo regel
dat de goederen naar een
bedrijf in een land zonder
deze beperkingen stuur,
die ze dan aan het bedrijf
verkoopt in het land met de
economische sanctie?
A: Nee. Zoals het geval is
met vele wetten, is ook dit,
wat een handige manier lijkt
om de wet te omzeilen, in
feite onwettig.
Amerkaanse handelsbeperkingen voor bedrijven voor consumentenproducten
zijn onlangs van kracht geworden ten opzichte van de
volgende landen met sanctie en personen of entiteiten:
Cuba Syrië
Iran Speciaal aangeduide naties
Noord-Korea Drugssmokkelaars
Soedan Terroristische organisaties
(inclusief Taliban)
Zorg er bij alle internationale transacties voor dat u op de hoogte
bent van alle exportreguleringen en handelsbeperkingen en dat
u zich daaraan houdt.
Amerikaanse anti-boycotbeperkingen. Krachtens de Amerikaanse wet
is PMI verplicht om aan de Amerikaanse overheid te rapporteren, en
om niet mee te werken aan enige verzoek om niet gesanctioneerde
buitenlandse boycotwetten of daaraan gerelateerde beperkende
handelspraktijken. Werknemers mogen geen enkele actie ondernemen,
informatie geven of verklaringen uitgeven die kan worden opgevat als
deelnemen aan een onwettige buitenlandse boycot. Er zijn strenge
strafmaatregelen voor overtreding van deze wetten.
De actuele informatie over landen die deelname aan een verboden
internationale boycot eisen, is bij de juridische afdeling verkrijgbaar.
U moet onmiddellijk de juridische afdeling op de hoogte brengen als
u aan boycotten gerelateerde verzoeken om informatie ontvangt, zij het
mondeling of schriftelijk. Dit betreft ook verzoeken die deel uitmaken
van een werkelijke bestelling, evenals aanvragen die geen betrekking
hebben op een specifieke transactie.
i Als u meer informatie over handelsbeperkingen en export-regulering
nodig hebt, neem dan contact op met de juridische en de financiële
afdeling.
De gedragscode van PMI 24

Douane en indirecte
belastingen
De overheid als klant
?
V: We doen zaken in een
aantal landen waar veel
van de activiteiten en
organisaties door de staat
worden geleid. Hoe weet
ik of de persoon met wie
ik te maken heb, een
overheidsfunctionaris is?
A: De term
”overheidsfunctionaris”
of ”vertegenwoordiger”
kan op veel manieren
worden uitgelegd. U moet
ervan uitgaan dat alle
werknemers van genationaliseerde
of centraal geleide
organisaties of bedrijven
en hun tussenpersonen,
overheidsfunctionarissen
zijn. Als u twijfelt of een
bepaalde persoon overheidsfunctionaris
is, overlegt u
met de juridische afdeling.
Als algemene regel is import van de producten van onze bedrijven
onderhevig aan diverse douane- en fiscale wetten en voorschriften.
In het bijzonder moet fysieke import van producten naar een land
moet meestal voldoen aan:
Voorschriften die invoerrechten, BTW, accijns en dergelijke
specificeren, die in verband met onze producten verschuldigd
kan zijn; of
Belasting, entrepotkosten of andere soortgelijke voorschriften
die gelden voor ”belastingvrije” zendingen.
Imports moeten vaak ook voldoen aan de vereisten van andere regeringsinstellingen
die door de douane-autoriteiten worden gecoördineerd of
uitgevoerd. U moet er zeker van zijn dat alle geïmporteerde goederen
aan deze vereisten voldoen en dat alle aan de douane en belastingfunctionarissen
verschafte informatie accuraat en waarheidsgetrouw is.
i Als u met deze zaken werkt, moet u ook PMI 15-C ”Fiscaliteit”
raadplegen.
Elk jaar doet PMI aanzienlijke zaken met de overheid. Terwijl integriteit
het fundament voor alle contacten met klanten is, gelden speciale regels
als de overheid onze klant is — regels die in sommige gevallen heel anders
zijn dan de regels die gelden bij de contacten met een commerciële
klant. Aanvaardbare zakelijke praktijken in de commerciële zakenwereld,
zoals het verschaffen van transport, maaltijden, entertainment of andere
zaken van waarde, zijn soms geheel onaanvaardbaar en kunnen zelfs een
overtreding van de geldende wetten betekenen als we te maken hebben
met overheidspersoneel of overheidsfunctionarissen, of mensen die
ten behoeve van de overheid handelen. Overtredingen kunnen leiden
tot strafrechterlijke en bestuurlijke boetes.
Werknemers die betrokken zijn bij het uitbrengen van offertes of
dienstverlening krachtens een overheidscontract, inclusief contracten
met genationaliseerde bedrijven of overheidsbedrijven, moeten deze
regels kennen.
De basisregels:
Zoek of accepteer nooit vertrouwelijke informatie over offertes.
U mag nooit geschenken, speciale premies of entertainment
aanbieden of verschaffen aan een functionaris of werknemer
van een overheidsinstantie zonder eerst toestemming te hebben
gekregen krachtens PMI 14-C.
Zorg dat u alle anti-smeergeldregels kent en opvolgt, inclusief
de beperkingen op geschenken door mensen die zaken met
de overheid willen doen en contractors voor de overheid.
Zorg dat u alle prijsstellingen voor de ”voorkeursklant” begrijpt en
controleer de naleving.
De gedragscode van PMI 25

Douane en indirecte
belastingen
(vervolg)
Houdt u strikt aan de vereisten voor kwaliteit, aantal en testvereisten
uit het contract.
Rekeningen moeten altijd nauwkeurig en compleet zijn en volledig
voldoen aan alle regels en voorschriften, inclusief tijd- en kostentoewij
zingen.
Wees waarheidsgetrouw, accuraat en compleet in alle verklaringen
en certificeringen.
Ken de regels en voorschriften van uw klant.
Begin geen gesprekken over enig dienstverband met enig huidig
of vroeger overheidspersoneel voordat u eerst met de juridische
afdeling hebt overlegd.
Onderken de omstandigheden waarin uw communicatie met
overheidsfunctionarissen of overheidspersoneel problemen kan
veroorzaken krachtens de wetten op lobbybekendmaking en vraag
advies aan de juridische afdeling om te bepalen of lobbyregistratie
misschien verplicht is.
i Als u vragen hebt over de juiste zakelijke relatie met de overheid,
neemt u contact op met de juridische afdeling. Zie voor meer specifieke
informatie over contacten met overheidsfunctionarissen Internationale
steekpenningen en corruptie in deze gedragscode.
De gedragscode van PMI 26

Internationale
steekpenningen
en corruptie
?
V: Mij was verteld dat ik een
adviseur kon huren om voor
alle vergunningen te zorgen
die we van een buitenlandse
regering moesten hebben.
Hij vroeg om een borgsom
van $40.000 en zei dat hij
het geld zou gebruiken om
”het proces soepeler te laten
verlopen.” We weten niet
echt waar het geld naartoe
gaat, moeten we ons daar
zorgen over maken?
A: U moet weten waar
dat geld naartoe gaat
en waarvoor het wordt
gebruikt. Bovendien is de
onderneming verplicht om
stappen te nemen om er
zeker van te zijn dat dit geld
niet als steekpenningen
wordt gebruikt. U moet advies
vragen aan uw manager of de
juridische afdeling.
De wetten van praktisch alle landen waarin PMI actief is, evenals
belangrijk extra-territoriale wetten, zoals de Amerikaanse Foreign Corrupt
Practices Act en overeenkomstige wetten, verbieden steekpenningen
aan overheidsfunctionarissen (zoals politieke kandidaten, politieke
partijen en hun functionarissen, werknemers van overheidsinstanties
of staatsbedrijven, functionarissen van de Verenigde Naties enz.).
Een overtreding is een ernstige strafrechtelijke overtreding voor zowel
de bedrijven als de personen, die kan leiden tot boetes, verlies van
exportprivileges en gevangenisstraf voor personen. Als u twijfelt of
enige betaling aan of financiële regeling met enige overheidsfunctionaris
of tussenpersoon juist is, overleg dan met de juridische afdeling.
Wetten op steekpenningen en corruptie:
Gelden voor alle PMI-werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers
over de hele wereld.
Verbieden:
Het aanbieden of geven van alles van waarde aan een
overheidsfunctionaris met als doel het krijgen of behouden van een
zakenrelatie of voor enige onrechtmatige doelstelling. Dit betreft ook
betalingen ter vermindering van belasting- of douaneverplichtingen.
Het uitvoeren van onrechtmatige betalingen door middel van derden —
bedrijven moeten dus goed opletten bij het selecteren van tussenpersonen
en partners. Extra voorzigheid is noodzakelijk als de gegadigde een
overheidsfunctionaris is — of daarmee geassocieerd is.
Verplicht dat bedrijven een nauwkeurige administratie bijhouden zodat
betalingen eerlijk worden omschreven en niet voor onwettige doelstellingen
worden gebruikt.
PMI eist meer van haar werknemers — steekpenningen zijn verboden
voor iedereen, overal ter wereld, om elke reden. Als werknemer van
PMI moet u eraan meewerken dat deze verboden handelingen
worden vermeden.
U MAG NOOIT:
Een niet-geautoriseerde betaling doen, of een onrechtmatige betaling
of geschenk (contanten of anders) — rechtstreeks of via een
tussenpersonen — aan een overheidsfunctionaris autoriseren.
Een overheidsfunctionaris ertoe overhalen om iets onwettigs te doen.
Elke aanwijzing dat er sprake is van onrechtmatige betalingen,
geschenken of entertainment, negeren of nalaten te melden.
Een niet-geregistreerd fonds opzetten voor welk doel dan ook.
In de bedrijfsadministratie onware of misleidende posten boeken.
Iets doen om iemand anders over te halen om deze regels te overtreden,
of de andere kant op kijken als er sprake van een overtreding kan zijn.
De gedragscode van PMI 27

Internationale
steekpenningen
en corruptie
(vervolg)
Vertrouwelijke informatie,
intellectuele eigendom
en auteursrechten
Faciliteitsbetalingen. Een “faciliteitsbetaling” is een kleine betaling aan
een overheidsfunctionaris om een routinematige overheidsactie te laten
uitvoeren waarop de onderneming recht heeft, zoals de uitgifte van een
visum of de vrijgave van goederen door de douane. Hoewel sommige
anti-omkoperijwetten deze betalingen toestaan, staat PMI ze niet toe.
Het ondernemingsbeleid verbiedt faciliteitsbetalingen, behalve wanneer
de betaling noodzakelijk is voor bescherming tegen fysiek letsel of
vrijheidsberoving.
i Neem contact op met de juridische afdeling waar u werkt om
er zeker van te zijn dat u de normen begrijpt die op uw zakelijke
activiteiten van toepassing zijn, inclusief PMI 14-C ”Interactie met
Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit”, de wetten
op internationale steekpenningen en wie als overheidsfunctionaris
moet worden beschouwd. Er mag nooit iets aan Amerikaans
overheidspersoneel worden betaald.
Net zoals we onze eigen vertrouwelijke informatie beschermen (zie
Bedrijfsgegevens in deze gedragscode), respecteert PMI de bedrijfseigen
en vertrouwelijke informatie van anderen. Dit betreft ook schriftelijke
materialen, software, muziek en ander ”intellectueel eigendom”.
Basisregels die u moet volgen:
U mag geen vertrouwelijke informatie, inclusief computerrecords,
van vorige werkgevers meenemen naar PMI of gebruiken.
Installeer geen software zonder vergunning op een bedrijfscomputer.
Accepteer of gebruik de vertrouwelijke informatie van anderen niet,
behalve krachtens een overeenkomst die door de juridische afdeling
is goedgekeurd.
U mag geen documenten en materialen gebruiken of kopiëren waarop
auteursrechten rusten (inclusief computersoftware, delen van audio,
video en opnamen via het internet of uit de lucht) zonder specifieke
toestemming van de houder van het auteursrecht — raadpleeg
de juridische afdeling of het misschien krachtens de regels voor
”fair use” of bestaande licenties geoorloofd is.
Gebruik geen handelsmerk, octrooi of industriële ontwerprechten
van derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van
die rechten. Overleg met de juridische afdeling voor het krijgen van
een dergelijke toestemming.
Sta het gebruik van de intellectuele eigendomrechten van PMI en haar
gelieerde ondernemingen niet toe zonder een overeenkomst die door
de juridische afdeling is goedgekeurd.
i U moet PMI 06-C ”Intellectuele Eigendomsrechten” lezen en
kennen. Als u vragen hebt over intellectueel eigendom of de regels
voor auteursrechten, neemt u contact op met de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 28

Oneerlijke
handelspraktijken
?
V: Ik heb zojuist in een
blanco envelop de zakelijke
planning van mijn grootste
concurrent ontvangen, maar
aan het poststempel was
te zien dat de envelop was
gepost in de stad waar
het hoofdkantoor van die
concurrent is gevestigd.
Hoewel dit duidelijk een
vertrouwelijk intern document
is, heb ik het zomaar gekregen.
Mag ik het dus houden?
A: Nee. Dit document
bevat bedrijfsgeheimen die
aan ons zijn gestuurd door
iemand die daar toegang
toe had en die zich niet aan
zijn of haar verplichtingen
van geheimhouding heeft
gehouden. U mag zulke
documenten niet bekijken
of er kopieën van maken
en u moet onmiddellijk na
ontvangst de juridische
afdeling op de hoogte
brengen. De juridische
afdeling zal ervoor zorgen
dat deze situatie op de juiste
wijze wordt aangepakt.
We concurreren krachtig voor onze onderneming, maar bepaald gedrag
uit naam van concurrentie is strijdig met de wet of onze inzet voor
integriteit.
U mag nooit concurreren via deelname aan oneerlijke praktijken zoals:
Onware of misleidende uitspraken over de concurrent
of hun dienstverlening.
Stelen of misbruik maken van bedrijfsgeheimen van de concurrent.
Actie ondernemen om de bevoorrading van de concurrent
te belemmeren.
Iemand ertoe verplichten om van uw bedrijf te kopen voordat
we bij hen zullen kopen.
Steekpenningen betalen ten gunste van de omzet van uw onderneming
of om een concurrent schade te berokkenen.
De gedragscode van PMI 29

Doelstelling
Productkwaliteit
?
V: Een voorman heeft
tegen ons gezegd dat
we een procedure voor
kwaliteitscontrole moeten
overslaan. Ik denk dat het
een overtreding van de
bedrijfsnormen is, maar hij is
de leidinggevende. Moet ik
gewoon doen wat hij
zegt en dit negeren?
A: Nee. Als u denkt dat
de leidinggevende de
regels overtreedt en u
het niet prettig vindt om
dat rechtstreeks met uw
leidinggevende te bespreken,
neem dan contact op
met de leidinggevende van
uw leidinggevende, de
afdeling Kwaliteitswaarborg
van uw bedrijf, of via een van
de andere mogelijkheden
die zijn vermeld in Waar
u hulp kunt krijgen
in deze gedragscode.
Omgang met de consument
Om succes te hebben moet PMI er voortdurend naar streven om de
consument rechtvaardig en eerlijk te behandelen. Productkwaliteit,
verantwoordelijke marketingmethoden en aandacht besteden aan
problemen met betrekking tot minderjarigen en de privacy van de
klant zijn essentiële onderdelen van wat er van PMI verwacht wordt.
Handhaving van de hoge kwaliteit van de producten is essentieel voor
het succes van PMI — omdat de klanten en consumenten van ons
bedrijf gewoon niet anders verwachten. Opdat PMI consistent aan deze
verwachtingen kan voldoen, en meer dan voldoet aan alle vereisten van
de regelgevende instanties en bedrijfsnormen voor de geproduceerde
producten, moeten onze werknemers handelen in overeenstemming
met PMI 07-C ”Regulering, ontwikkeling en productie van conventionele
tabaksproducten” en de toezeggingen van ons bedrijf.
We zullen voortdurend:
Werken aan het volgen van en voldoen aan alle vereisten van de
regelgevende instanties en alle productnormen van het bedrijf.
Strikt aan de bedrijfsprocedures voor productie en kwaliteitscontrole
vasthouden.
Strikt alle procedures en voorschriften volgen voor het opslaan,
transporteren en verzenden van de producten.
Ervoor zorgen dat elk nieuw product aan alle geldende normen heeft
voldaan voordat het aan het publiek wordt aangeboden.
Ervoor zorgen dat er controlesystemen gehanteerd worden om
mogelijke productiefouten en overtredingen van de wetgeving of
Principes & Toepassingen van het bedrijf aan het licht te brengen.
i Elke dag ligt de reputatie van PMI voor kwaliteit in de handen van
haar werknemers. Als u iets hoort over een kwestie of probleem in
verband met de productkwaliteit, meld dat dan onmiddellijk.
De gedragscode van PMI 30
Dealing With Consumers

Reclame en promotie
van producten
Algemene principes
De marketingmethoden van PMI zijn ontworpen om de eigenschappen
en kenmerken van onze merken over te brengen aan volwassen
gebruikers van tabaksproducten. Onze marketingmethoden worden
door drie fundamentele principes geleid:
We maken voor onze producten geen op minderjarigen gerichte
re-clame, en gebruiken ook geen beelden en content die een
bijzondere aantrekkingskracht op minderjarigen zouden hebben;
Onze marketing moet waarschuwingen voor de gezondheid bevatten,
of dit nu wel of niet door de regering verplicht is gesteld; en
Onze marketing moet onze mondiale normen van fatsoen respecteren,
evenals de plaatselijke cultuur, gewoonten en tradities die voor elke
markt gelden.
De reputatie van PMI is een essentiële en belangrijke eigenschap.
Marketing, reclame en verkoopactiviteiten moeten de producten
rechtvaardig, eerlijk en legitiem beschijven, zodat het vertrouwen van de
consument onaagetast blijft. Voordat er een bewering over een product
wordt gedaan, moet deze onderbouwd zijn.
PMI moet zich houden aan specifieke reclamevereisten op
basis van de wet, regels voor de sector, antitrustschikkingen
en onze eigen interne marketingregels (PMI 04-C ”Marketing,
Consumentenverpakking en Sales”). Het is bijzonder belangrijk dat we
ons naar de doel en strekking te allen tijde aan deze normen houden.
Elke gelieerde onderneming hanteert procedures om aan de geldende
reclamenormen te voldoen. Alle reclame en acties moeten worden
goedgekeurd door het management en moeten door hen qua naleving
worden bewaakt.
i Werknemers die te maken hebben met reclame of marketing
moeten de geldende vereisten kennen en opvolgen. Zorg dat u het
navraagt bij de juridische afdeling als u hulp nodig hebt met de
reclamewetten of -ondernemingsvereisten.
De gedragscode van PMI 31
Omgang met de consument

Minderjarigen
beschermen
?
V: We werken in een marktomgeving
waar sommige van
onze concurrenten minder
strikt zijn over promotionele
acties waar minderjarige
consumenten aan kunnen
worden blootgesteld, ook
al is het product alleen voor
volwassenen bedoeld. Wordt
er van ons verwacht dat we
niet op deze uitdaging van
de concurrent ingaan?
A: Ingaan op de uitdaging
van een concurrent is nooit
een excuus om ons niet aan
de doel en strekking van een
gedragscode voor marketing
te houden (bedrijf, sector
of overheid) die voor uw
markt geldt. In de situatie
die u beschrijft, moeten we
voldoen aan alle juridische
vereisten en alle vereisten
in de PMI-gedragscode voor
marketing, en tegelijkertijd
moeten we veranderingen
in de overheidsvoorschriften
of in afdwingbare regels
voor de sector bevorderen
voor het cultiveren van
verantwoordelijke
marketingmethoden en
om de blootstelling van
minderjarigen tot een
minimum te beperken.
PMI mag haar producten alleen verkopen en promoten op manieren
die de status van minderjarigen respecteert, en moet alle marketingactiviteiten
vermijden die voordeel kunnen trekken van de beperkte
capaciteit van minderjarigen voor het verwerken van informatie
en het maken van een rationele keuze.
Dit is absoluut noodzakelijk voor elke werknemer die is betrokken bij
de marketing van een tabaksproduct. Reclame- en marketingprogramma's
moeten zich rigoureus aan de doel en strekking van de wet en de
reclameregels houden (intern, in de sector of van de overheid).
Naast de juiste wijze van marketing en propageren van producten
zal PMI proactief samenwerken met externe groepen en, indien van
toepassing, overheidsinstanties, om het illegale of verkeerde gebruik
van producten door minderjarigen te verminderen. Deze programma's
kunnen bestaan uit communicaties, schoolprogramma's, gemeenschapsprogramma's
of andere initiatieven.
Als u een werknemer bent die bij marketingactiviteiten is betrokken,
is het uw verantwoordelijkheid om uw steentje bij te dragen en ervoor
te zorgen dat de PMI-gedragscode voor marketing wordt gevolgd.
Dit betekent dat u alle activiteiten evalueert op naleving van deze
gedragscode. Het betekent het ondersteunen van de inspanningen
van uw bedrijf voor het verminderen van het illegaal of ongeschikt
gebruik van de producten door minderjarigen. Het betekent ook dat
u reclamebureaus en marketingconsulenten zegt dat ze zich altijd
aan deze gedragscode moeten houden bij het opstellen van voorstellen
aan PMI of het uitvoeren van PMI-programma's. Bureaus die deze
normen niet respecteren, moeten worden afgewezen.
De gedragscode van PMI 32

Privacy van de klant of
consumenteninformatie
PMI heeft een verantwoordelijkheid voor het beschermen van de privacy
en de beveiliging van informatie die klanten of consumenten aan ons
toevertrouwen. Werknemers die geen zakelijke reden hebben voor toegang
tot deze informatie mogen dat nooit proberen, en wie wel legitieme
toegang heeft, moet stappen nemen om ervoor te zorgen dat privéinformatie
van klanten wordt beschermd tegen onbevoegd bekendmaken
of gebruik. Externe partijen die toegang tot deze informatie krijgen, zijn
ook verantwoordelijk voor de bescherming daarvan.
De privacy van klant en consument is een belangrijk gebied waarvoor
nog steeds nieuwe wetten en voorschriften worden ontwikkeld. PMI
zet zich in voor het bewaking van zich ontwikkelende normen voor
privacy en beveiliging en kan, nu en dan, op dat gebied aanvullende
beleidsregels opstellen.
De gedragscode van PMI 33

Doelstelling
Nauwkeurige
administratie en
financiële bekendmaking
?
V: Het is de laatste week
van het kwartaal voor deze
rapportageperiode. Mijn
baas wil er zeker van zijn
dat we onze kwartaalcijfers
halen, dus heeft hij me
gevraagd een verkoop die
volgende week pas definitief
is, nu al te boeken. Ik denk
niet dat dit kwaad kan, zal ik
dus maar doen wat hij zegt?
A: Beslist niet. Kosten en
opbrengsten moeten in
de juiste periode worden
geboekt. De verkoop is
officieel pas definitief als
er een bewijs van een
verkoopovereenkomst
bestaat, het eigendom
is overgedragen en de
verkoopprijs kan worden
vastgesteld en er redelijk
op vertrouwd kan worden
dat deze betaald wordt. Tot
op dat moment zou het een
verkeerde voorstelling van
zaken zijn om deze verkoop
in een eerdere periode op te
nemen.
Bekendmaking van
bedrijfsinformatie, bronnen of
middelen en financiën
De werknemers van PMI streven naar het creëren van waarde voor
de aandeelhouders door hard te werken aan het bereiken van de
allerbeste financiële resultaten. Bij het streven naar dit doel zullen
alle bedrijven en hun werknemers eerlijke, nauwkeurige en tijdige
rapporten en records produceren, openhartig zijn bij het meten en
rapporteren van financiële prestaties, de bedrijfseigendommen en
resources beschermen en nooit vertrouwelijke informatie gebruiken. Als
werknemer van het bedrijf wordt van u verwacht dat u eerlijk en integer
handelt bij het uitvoeren van uw werkzaamheden. Eenvoudig gezegd:
fraude van welke soort dan ook met betrekking tot bedrijfsinformatie
of bedrijfsmiddelen wordt niet getolereerd.
De geloofwaardigheid van een bedrijf wordt op vele manieren
beoordeeld — één zeer belangrijke manier is de integriteit van
de boekhouding en administratie. PMI zet zich ervoor in om haar
aandeelhouders in elk materieel opzicht volledige, nauwkeurige,
tijdige en begrijpelijke informatie te verschaffen over de financiële
staat en de bedrijfsresultaten van de onderneming. Naast deze inzet
is PMI krachtens de wetten op effecten verplicht tot het rapporteren
van financiële informatie in overeenstemming met de algemeen
geaccepteerde administratie principes in de V.S., en voor het
bijhouden van een administratieve die een nauwkeurig en eerlijk
beeld geeft van alle transacties.
Maar deze verplichting houdt meer in dan alleen financiële informatie.
Elke werknemer van PMI moet eraan meewerken dat de rapportage van
alle bedrijfsinformatie van elke soort (financieel of anderszins) en in elke
vorm (geautomatiseerd, op papier of anders) nauwkeurig, compleet en op
tijd is. Hiervoor is o.a. een nauwkeurige registratie van kosten, verkopen,
zendingen, urenkaarten, bonnen, rekeningen, salarisadministratie en
gegevens over voorzieningen, onkostenvergoedingen, testgegevens,
overheidsgegevens en andere essentiële bedrijfsinformatie benodigd. Geen
enkele werknemer mag iets over onze transacties zeggen of schrijven
waardoor een klant of leverancier een onware of misleidende financiële
verklaring zou kunnen opstellen.
Alle werknemers moeten:
Zich houden aan alle wetten, externe administratievereisten en
de bedrijfsprocedures voor rapportage van financiële en andere
bedrijfsinformatie.
Nooit opzettelijk in een rapport of de boekhouding onware of
misleidende posten boeken.
Nooit een niet-geregistreerd fonds opzetten voor welk doel dan ook.
Nooit bedrijfsgegevens veranderen of vernietigen, behalve als dat
geautoriseerd is door het gevestigde beleid en gevestigde procedures.
De gedragscode van PMI 34

Nauwkeurige
administratie en
financiële bekendmaking
(vervolg)
Tijd van het bedrijf
Eigendommen
en hulpmiddelen
van het bedrijf
Nooit bedrijfseigendommen verkopen, overdragen of van de hand
doen zonder de desbetreffende documentatie en machtiging.
Met onze interne en externe auditors samenwerken.
Neem contact op met de administratie of auditorganisaties voor alle
vragen over de juiste registratie van financiële transacties.
De hogere financiële functionarissen en andere managers die
verantwoordelijk zijn voor een nauwkeurige administratie en
boekhouding en bekendmaking van financiële informatie hebben
een speciale verplichting om ervoor te zorgen dat aan deze
normen wordt voldaan.
i Het doel van nauwkeurigheid in de administratie en financiële
rapportage vereist naleving van de regels van de Amerikaanse Securities
and Exchange Commission, de Financial Accounting Standards Board
en andere overheidsinstanties. De afdeling Accounting Research van
PMI onderzoekt nieuwe administratievoorschriften en werkt samen
met deze normbepalende organisaties. Als u vragen hebt over nieuwe
of voorgestelde rapportagenormen voor administratie en financiën,
neem dan contact op met de Controller van PMI of de afdeling Financial
Reporting and Accounting Research.
Om een succes van je baan te maken, moet elke werknemer optimaal
gebruik maken van zijn of haar tijd en die van collega's. Van alle
werknemers wordt verwacht dat ze hun werkverantwoordelijkheden
op zich nemen en de noodzakelijke tijd aan hun werk besteden. Wie
verplicht is om de gewerkte uren bij te houden, moet dat waarheidsgetrouw
en nauwkeurig doen. De telefoon-, e-mail- en voicemailsystemen van het
bedrijf worden aan de werknemers verschaft voor zakelijk gebruik ten
behoeve van PMI. Werknemers mogen deze systemen niet gebruiken
op een wijze die schadelijk voor de onderneming kan zijn of deze in
verlegenheid kan brengen. Persoonlijke communicatie met behulp van
deze systemen moet tot een minimum beperkt worden en men moet
zich daarbij aan de bedrijfsvoorschriften houden.
Alle werknemers zijn ervoor verantwoordelijk dat ze hun gezonde
verstand gebruiken, zodat de eigendommen van PMI niet verkeerd
worden gebruikt of verspild. Bedrijfseigendommen zijn bedoeld
ter assistentie van de werknemers bij het bereiken van legitieme
zakelijke doelstellingen. Nonchalant, inefficiënt of onwettig gebruik
van bedrijfseigendom is nadelig voor ons allemaal. U moet alert zijn
op alle situaties of incidenten die kunnen leiden tot verlies, verkeerd
gebruik, of diefstal van eigendommen en hulpmiddelen van het bedrijf.
Onthoud dat alle gegevens die u opstelt als onderdeel van uw werk
voor de onderneming, bedrijfseigendom zijn en geen onderdeel van uw
”persoonlijke gegevens”.
i Raadpleeg uw leidinggevende voor meer informatie over het
gebruik van bedrijfseigendommen. Zie PMI 18-C ”Het gebruik
van computertechnologie” voor informatie over het gebruik van
bedrijfscomputers.
De gedragscode van PMI 35
Bekendmaking van bedrijfsinformatie, resources en financiën

Bedrijfsgegevens
Zakelijke
mogelijkheden
PMI produceert regelmatig waardevolle, niet voor het publiek
bestemde ideeën, strategieën en andere soorten zakelijke informatie.
Deze informatie heet ”bedrijfsgegevens” en dat betekent dat deze
informatie het eigendom van de onderneming is, net als andere
soorten eigendommen. Omdat deze informatie het product van het
harde werk van de onderneming zelf is, bestaan er diverse wetten
waarmee het bedrijf deze informatie kan beschermen tegen gebruik
door buitenstaanders. Enkele voorbeelden van bedrijfsgegevens:
Databases voor verkopen, marketing en andere zakelijke gegevens.
Marketingstrategieën en -plannen.
Personeelsgegevens.
Research en technische gegevens.
Voorstellen.
De ontwikkeling van nieuwe producten.
Formules.
Elke soort bedrijfsgeheimen.
Alle werknemers moeten de vertrouwelijkheid van PMI’s bedrijfsgegevens
beschermen, zodat we zelf profiteren van ons eigen harde werk.
Soms kan het nodig zijn dat een werknemer bedrijfsgegevens uitwisselt
met personen buiten de onderneming — bijvoorbeeld, zodat een
commerciële zakenpartner die door de onderneming is geselecteerd
voor samenwerking, een effectieve partner voor ons kan zijn. Ook
als er echter een legitieme reden lijkt te zijn om bedrijfsgegevens
uit te wisselen, mag u dergelijke informatie nooit bekend maken
zonder voorafgaande goedkeuring door het management en
een door de juridische afdeling goedgekeurde schriftelijke
geheimhoudingsovereenkomst.
Het is werknemers en functionarissen van PMI verboden om
bedrijfseigendommen of -informatie, of hun positie binnen een bedrijf,
aan te wenden voor persoonlijk voordeel, zoals zelf gebruik te maken
van zakelijke mogelijkheden die zij ontdekken dankzij hun werk bij PMI.
Het is werknemers en functionarissen van PMI ook verboden om met
de onderneming te concurreren. Concurrentie met de onderneming kan
bestaan uit:
Activiteiten in dezelfde branche.
Mogelijkheden voor verkopen of inkopen van producten,
dienstverlening of andere belangen wegnemen.
i Als u twijfelt of een bepaalde mogelijkheid onder het bovenvermelde
verbod valt, of in verband met bedrijfsgegevens, neem dan contact op
met de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 36

Computergebruik en
netwerkbeveiliging
?
V: Ik stuur soms een mailtje
naar mijn vrouw over persoonlijke
plannen, zoals wie de
kinderen na werktijd ophaalt.
Mag ik de bedrijfscomputer
wel voor dit soort dingen
gebruiken?
A: Ja, zo lang het persoonlijke
gebruik redelijk en tot een
minimum beperkt blijft.
Computertechnologie — hardware, software, netwerken en de informatie
daarop — is essentieel voor het succes van de onderneming. En iedereen
die een computer gebruikt, moet eraan meewerken dat deze hulpmiddelen
werken zoals dat hoort. Dit betekent dat alle werknemers:
Bedrijfscomputers verantwoordelijk moeten gebruiken en in de eerste
plaats voor legitieme zakelijke PMI-doelstellingen — alle persoonlijke
gebruik moet redelijk zijn en tot een minimum beperkt blijven.
De beveiliging van computersystemen beschermen.
Uw gezonde verstand moet uw richtlijn zijn bij uw gebruik van
computers, maar deze regels kunnen u daarbij van dienst zijn:
U MAG NOOIT:
Zich bezighouden met elektronische communicaties die als
beledigend, vernederend, lasterlijk, treiterend, obsceen of
anderszins vulgair kunnen worden beschouwd.
Elektronische communicatiesystemen van het bedrijf gebruiken voor
onrechtmatige verspreiding van materiaal waarop copyright rust
of waarvoor een vergunning nodig is, of van bedrijfsgegevens.
Elektronische communicatiesystemen van het bedrijf gebruiken
voor het verzenden van kettingbrieven, reclame of vragen om werk
(tenzij geautoriseerd) of ongepaste of beledigende materialen,
inclusief materialen van een seksueel getinte aard.
Ongepaste internetpagina's bezoeken.
Software downloaden of op bedrijfscomputers installeren zonder
toestemming van de afdeling Information Systems van PMI.
U MOET ALTIJD:
De informatie beschermen die wordt gebruikt voor toegang tot
bedrijfs-netwerken, inclusief ID's en wachtwoorden, toegangscodes
en elektronische toegangskaarten voor gebouwen.
Uw elektronische communicatie op uw werk is niet per se privé.
Uw elektronische communicatie kan worden geregistreerd en om
verschillende redenen worden gebruikt en, afhankelijk van de geldende
wetten, kan uw elektronische communicatie worden bewaakt ter
verificatie van de ondernemingsvereisten voor computergebruik
wordt gevolgd, en worden gebruikt voor andere bedrijfsdoelstellingen.
Onthoud dit en wees zorgvuldig bij uw gebruik van e-mail.
i Zie PMI 18-C ”Het gebruik van computertechnologie” voor meer
informatie over het gebruik van computers.
Voor vragen of een bepaald soort informatie per e-mail verzonden mag
worden, gaat u naar de manager van uw afdeling. Voor informatie over
de beveiliging van computers en netwerk, neemt u contact op met de
afdeling Information Services.
De gedragscode van PMI 37

Bedrijfsfondsen
Gebruik
van vertrouwelijke
informatie
?
V: Een leverancier heeft mijn
bedrijf een softwaresysteem
verkocht op basis van een
proefperiode. Ik heb gehoord
dat deze proefperiode een
succes was en we gaan
het systeem van deze
onderneming kopen. Ik wed
dat andere bedrijven ons
voorbeeld zullen volgen.
Mijn schoonzus investeert in
technologie-effecten en weet
er heel veel van. Mag ik haar
hierover vertellen en haar
laten beslissen of zij denkt
dat deze onderneming een
goede investering is?
A: Absoluut niet. De
informatie die u hebt over
onze plannen om het product
van deze onderneming te
gebruiken is vertrouwelijke
voorkennis. Als u dit aan
uw schoonzus doorgeeft,
overtreedt u ons beleid dat
we geen vertrouwelijke
bedrijfsgegevens doorgeven.
Als u of uw schoonzus deze
informatie gebruikt om
te gaan investeren, dan
overtreedt u waarschijnlijk
ook de wet op effecten.
De manier waarop elke werknemer de financiele middelen van het
bedrijf gebruikt, heeft een impact op de winstgevendheid, dus dient
u deze eenvoudige regel te volgen: beschouw de financiele middelen
van het bedrijf als uw eigen geld, en voorkom verkeerd gebruik, verlies
of diefstal. Dit betekent ook dat u ervoor zorgt dat alle aanspraken,
bonnen, rekeningen en facturen nauwkeurig en correct zijn.
Bedrijfsfondsen bestaan uit contanten en gelijkwaardige middelen,
zoals cheques, postzegels, rekeningen, bonnen, terugbetalingsaanspraken
en converteerbare instrumenten.
Ter bescherming van het investerende publiek zijn er wetten op effecten
die verbieden om met ”materiële voorkennis” effecten (aandelen,
obligaties, opties, enz.) te kopen of te verkopen.
”Materiële voorkennis” betekent informatie die niet publiek beschikbaar
is en die voor een serieuze belegger van invloed kan zijn op zijn beslissing
om effecten te kopen of te verkopen. De kans is groot dat als u iets
hoort dat niet voor het publiek bestemd is en waardoor u aandelen zou
willen kopen of verkopen, die informatie dan als materiële voorkennis
kan worden beschouwd. Materiële voorkennis is niet per se informatie
die zeker is; informatie dat er waarschijnlijk iets gaat gebeuren, of zelfs
dat het ”zou kunnen gebeuren”, kan al als materiële voorkennis worden
beschouwd.
Veel van onze medewerkers kunnen door de aard van hun functie over
materiële voorkennis beschikken.
Materiële voorkennis kan bijvoorbeeld bestaan uit:
De introductie van een origineel nieuw product.
Negatieve meningen over een nieuw of bestaand product.
Belangrijke nieuwe contracten.
Veranderingen in dividend.
Fusies, overnames en joint ventures.
Belangrijke ontwikkelingen in procesvoering.
Inkomstenoverzichten en prognoses.
Verwachte overheidsacties.
Informatie over een ander bedrijf. Materiële voorkennis kan ook
vertrouwelijke informatie over een ander bedrijf zijn die u tijdens uw
werk hebt gekregen — bijvoorbeeld van een klant of leverancier.
Geen ”tips”. Dit betekent dat u nooit iemand anders (uw echtgenoot/
-note, collega, vriend, kennis, effectenmakelaar, enz.) een ”tip” in verband
met materiële voorkennis mag geven; dit geldt ook voor gesprekken in
chatrooms op internet.
Overtredingen van de wet op effecten worden zeer serieus opgevat en
kunnen tot gerechtelijke vervolging leiden, ook als het desbetreffende
bedrag slechts gering is of als de ”tipgever” er helemaal geen winst bij
gemaakt heeft. Overheidsinstanties bewaken verhandelingsactiviteiten
regelmatig via geautomatiseerde zoekopdrachten.
De gedragscode van PMI 38

Gebruik
van vertrouwelijke
informatie
(vervolg)
Investeerdersrelaties
en de media
Gegevensbeheer
Werknemers met voorkennis kunnen legitiem op de markt in effecten
handelen zodra de informatie via de gevestigde kanalen is gepubliceerd
en er genoeg tijd is gepasseerd waarin de informatie kan zijn ”opgenomen”,
dat wil zeggen door het publiek is geabsorbeerd. Werknemers met
regelmatige toegang tot voorkennis moeten over het algemeen hun
handel in bedrijfseffecten beperken tot gespecificeerde tijdvakken.
i Als u vragen of mogelijke problemen over uw verantwoordelijkheden
krachtens de wet op voorkennis hebt, neem dan contact
op met de juridische afdeling.
Aandeelhouders, financiële analisten, crediteuren en anderen rekenen
erop dat we betrouwbare informatie verschaffen over de activiteiten,
prestaties en verwachtingen voor onze bedrijven.
Ter bescherming van de integriteit van de informatie:
Personeelsleden die geautoriseerd zijn om ten behoeve van PMI met
investeerders en analisten te praten, mogen niemand een ”speciale”
behandeling geven of vriendjespolitiek beoefenen. We moeten alle
leden van het publiek dezelfde toegang tot eerlijke en nauwkeurige
materiële informatie verschaffen.
Alleen de werknemers die hier specifiek voor geautoriseerd zijn,
mogen reageren op vragen om informatie van leden van van de
investeringsgemeenschap (zoals aandeelhouders, effectenmakelaars,
investeringsanalisten enz.). Al dergelijke vragen om informatie moeten
prompt worden doorgegeven aan de afdeling Investeerdersrelaties.
Telefoontjes van de media of de pers moeten zorgvuldig in overweging
worden genomen. Geen enkele werknemer mag met een verslaggever
over ondernemingszaken praten, of dat nu wel of niet officieel is,
zonder eerst contact op te nemen met de afdeling Corporate Affairs.
Het is essentieel dat we records en andere geregistreerde informatie
correct en in overeenstemming met de behoefte van de onderneming,
ondernemingsnormen en wettige vereisten beheren.
We moeten ons laten leiden door deze vier principes:
Gegevens bijhouden zoals wettelijk verplicht. Sommige wetten
vermelden specifieke vereisten voor het bijhouden van gegevens.
Elke gelieerde onderneming moet getrouw alle gegevens beheren en
bijhouden zoals door de wet vereist.
Gegevens verantwoordelijk opstellen. Werknemers moeten gegevens
altijd zorgvuldig opstellen en nauwkeurig bijhouden. Het verschaffen
van onware of misleidende gegevens, of deze op misplaatste wijze
wijzigen, is onder alle omstandigheden verkeerd en kan een ernstige
overtreding van de wet vormen. Elk document dat u schrijft moet
duidelijk en beknopt zijn, omdat dubbelzinnige gegevens kunnen
leiden tot zakelijke fouten of juridische problemen.
De gedragscode van PMI 39

Gegevensbeheer
(vervolg)
Ongevraagde ideeën
?
V: Betekent ”Wettelijk
aanhouden” hetzelfde als
”Gegevensbeheer”?
A: Nee. Gegevensbeheer
is een systeem van beleidsregels
en procedures dat
is ontworpen om ervoor
te zorgen dat de bedrijfs-
gegevens worden opgesteld,
beheerd en weggeworpen
in overeenstemming met
de wettelijke vereisten of de
behoefte van de onderneming
voor het bijhouden van
gegevens. Wettelijk
aanhouden is als de
onderneming bepaalde
categorieën van records
bewaart waarnaar in een
gerechtelijke procedures
of onderzoek kan worden
gevraagd. Als bedrijfs-
gegevens onder Wettelijk
aanhouden vallen, mogen
ze niet worden weggedaan,
onafhankelijk van de
gebruikelijke bewaarperiode
of andere geldende beheerprocedures
voor gegevens.
Alle gegevens in verband met procesvoering, onderzoek of audit
bewaren. Als er een onderzoek, audit of procesvoering in behandeling
is of zelfs verwacht wordt, kunnen bepaalde records, inclusief
elektronische records, onder de regel ”Wettelijk aanhouden” vallen.
Dit betekent dat ze moeten worden bewaard en niet mogen worden
veranderd, verwijderd, verborgen of vernietigd. Vergeet niet om advies
te vragen aan de afdeling Records & Information Management of de
juridische afdeling.
Zorg dat u alle vereisten voor het beheer van bedrijfsgegevens kent
en opvolgt. Elk bedrijf heeft behoefte aan een ordelijk proces voor
het bewaren en wegwerpen van gegevens en documenten. Raadpleeg
de beleidsregels van uw bedrijf voor het beheer van gegevens voor
verdere richtlijnen.
i Raadpleeg PMI 01-C ”Het beheren van bedrijfsinformatie” voor
meer informatie.
Werknemers worden soms benaderd door personen van buiten ons
bedrijf met ideeën of suggesties die volgens hen bruikbaar zijn voor
ons. Deze ideeën kunnen verband houden met producten, smaken,
ingrediënten, verpakkingen, promoties, reclame, processen, apparatuur,
zakelijke methoden en andere onderwerpen.
Helaas loopt onze onderneming het risico van aansprakelijkheid
als deze ”ongevraagde ideeën” niet behoorlijk worden aangepakt.
Om deze reden mag u ongevraagde ideeën niet accepteren of op
enige wijze aanmoedigen, zonder u aan de bedrijfsprocedures
te houden zoals uiteengezet in PMI 06-C ”Intellectuele
Eigendomsrechten”.
Deze belangrijke regel geldt over het algemeen niet voor bepaalde
PMI-leveranciers, zoals reclamebureaus en sommige andere adviseurs.
Ons bedrijf maakt ook gebruik van consumentenfeedback waarmee
we via speciale procedures suggesties en opmerkingen ontvangen.
Als u er echter aan twijfelt of een ongevraagd idee in een van deze
categorieën valt, vraag dan altijd om advies.
i Als u met een ongevraagd idee wordt benaderd, licht dan
onmiddellijk de juridische afdeling in.
De gedragscode van PMI 40

Doelstelling
Naleving en optimale
prestaties i.v.m.
milieuvoorschriften
?
V: We gebruiken een
contractor voor het afvoeren
van afgewerkte olie. Ik ken de
voorman van de contractor
en ik krijg het gevoel dat ze
de olie misschien niet op
de correcte wijze afvoeren,
tenminste, niet volgens de
wettelijke voorschriften.
Moet ik me daar druk om
maken? Het is per slot van
rekening niet mijn bedrijf, en
ze besparen waarschijnlijk
iedereen geld op die manier.
A: Ja, u moet zich daar
druk om maken. PMI kan
aansprakelijk zijn voor
de handelingen van de
contractor. Maar ook als er
geen sprake van
aanspra-kelijkheid was, dan
vinden we het nog belangrijk.
Onrechtmatige afvalstorting
correspondeert niet met onze
inzet voor vermindering van
de impact op het milieu van
onze activiteiten. De juiste
handelwijze betekent niet dat
we de andere kant opkijken
als u reden hebt om te
denken dat iemand met wie
wij samenwerken, iets
verkeerd doet. Niet alle
stoffen zijn even schadelijk,
maar alles moet op de juiste
wijze worden afgevoerd. En
we moeten nooit de wet op
eigen wijze interpreteren.
De juiste handelwijze is: het
probleem melden. Zie Waar
u hulp kunt krijgen in deze
gedragscode voor meer
informatie.
Samenleving en de
maatschappij
PMI streeft ernaar maatschappelijke waarden te respecteren en onze
mondiale inzet waar te maken voor wat de maatschappij van ons
verwacht als bedrijven, werkgevers en burgers.
PMI verwacht volledige en complete naleving van alle geldende
milieuwetten en -voorschriften, overal waar we actief zijn, maar dit is
slechts het begin van PMI’s inzet voor het milieu. We zetten ons ook
in voor vermindering van de impact die onze activiteiten op het milieu
hebben en voor het propageren van de duurzaamheid van de natuurlijke
bronnen waarvan we afhankelijk zijn, terwijl we kwaliteitsproducten
leveren die aan de behoefte van onze consumenten voldoen. Voor deze
inzet is de deelname van iedereen die voor de onderneming nodig.
Elke werknemer is verplicht om:
Zaken te doen in overeenstemming met alle geldende milieuwetten,
-voorschriften, -vereisten en toezeggingen door de onderneming.
Behalve naleving van de wetten betekent dit ook dat we handelen
overeenkomstig de toezeggingen en doelstelling van PMI voor het
milieu.
Te begrijpen dat het ons doel is om naar voor het milieu duurzame
methoden toe te werken waar dat haalbaar is — dit betekent dat
we bij alles wat we doen alle gevolgen voor het milieu moeten kennen
en manieren zoeken waarop we die gevolgen kunnen verminderen
of elimineren.
De gespecificeerde procedures volgen, het management op de hoogte
brengen van potentiële milieuproblemen, en ideeën uitwisselen voor
een voortdurende prestatieverbetering.
Als u vragen of mogelijke problemen hebt met betrekking tot de
nalevingsvereisten of activiteiten i.v.m. het milieu van PMI, neem dan
contact op met de afdeling Veiligheid, Beveiliging, Gezondheid en Milieu
of met de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 41
Samenleving en de maatschappij

Activiteiten voor
politieke campagnes
en contacten met
overheidsfunctionarissen
en -personeel
?
V: Ik ben kandidaat voor
het plaatselijke schoolbestuur.
Ik wil graag het kopieerapparaat
op kantoor
gebruiken voor het maken
van kopieën van mijn
verkiezingsbrochure. Mag
dat?
A: Nee, bedrijfseigendommen
en -apparatuur
mogen niet voor politieke
doelstellingen worden
gebruikt zonder toestemming
van de Chief Compliance
Officer of de juridische
afdeling. Als u kandidaat
bent voor een publieke
functie, ook al is dat het
schoolbestuur, dan is dat een
politieke doelstelling.
Veel landen hebben wetten die strenge grenzen trekken op bijdragen
aan politieke partijen en kandidaten door ondernemingen, en overtreders
kunnen zeer ernstige strafmaatregelen verwachten — inclusief
gevangenisstraf en boetes.
Politieke activiteit van de onderneming. Werknemers mogen geen
directe of indirecte politieke bijdrage of onkostenvergoeding ten behoeve
van PMI geven, tenzij deze daarvoor schriftelijk geautoriseerd zijn
in overeenstemming met de gevestigde procedures. Dit betreft ook
bijdragen aan kandidaten, ambtsdragers en partijen. Bijdragen kunnen
bestaan uit:
Het kopen van kaartjes voor een politiek evenement waar geld
wordt ingezameld.
Het verschaffen van maaltijden, goederen, dienstverlening, reizen,
accommodatie of kaarten voor sportevenmenten en entertainment
in verband met politieke campagnes of inzamelingsacties.
Personeel tijdens werkuren uitlenen voor geldinzamelingsactiviteiten.
Betalen voor advertenties en andere uitgaven voor de campagne.
Persoonlijke politieke activiteit. PMI stimuleert legitieme politieke
activiteit door werknemers ter ondersteuning van kandidaten, partijen
of problemen van hun keuze. U moet zich echter met het politieke
proces bezighouden in uw eigen tijd en met uw eigen hulpmiddelen.
Gebruik nooit bedrijfstijd, -eigendommen of -apparatuur voor
persoonlijke politieke activiteiten zonder goedkeuring van de Chief
Compliance Officer of de juridische afdeling.
Lobbyen. Voor lobbyen kan bekendmaking verplicht zijn, er kunnen
specifieke regels van toepassing zijn en het kan bestaan uit vele soorten
activiteiten. U kunt zich bezighouden met lobbyen als uw werk het
volgende met zich meebrengt:
Contacten met wetgevers, regelgevende instanties, leidinggevende
functionarissen of hun personeel.
Communicatie met overheidsfunctionarissen of -personeel in verband
met verkopen van de producten van de onderneming.
Pogingen tot beïnvloeding van wetgevende of regeringshandelingen.
Giften aan overheidsfunctionarissen of -personeel.
U moet deze activiteiten met de Chief Compliance Officer of de juridische
afdeling bespreken om te bepalen of bekendmaking en andere
regels gelden.
i Als u meer informatie nodig hebt over toelaatbare politieke
activiteiten in uw land, neem dan contact op met de afdeling Corporate
Affairs of de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 42

Kinderarbeid en
gedwongen arbeid
Overheidsenquêtes
of -onderzoek
PMI zal zich niet bezighouden met de onwettige tewerkstelling of
exploitatie van kinderen op de werkplek of het gebruik van gedwongen
arbeid of deze praktijken door de vingers zien. Ons bedrijf heeft beloofd
om proactief met anderen samen te werken — inclusief leveranciers,
belangengroepen en regeringen — om progressief deze wantoestanden
op de arbeidsmarkten in verband met de leverketen van onze onderneming
te elimineren.
PMI zal geen personen onder de leeftijd van vijftien jaar, de wettelijke
minimumleeftijd voor werk, of de leeftijd voor leerplicht, welke het
hoogste is, te werk stellen. Bovendien willen we dat het contractpersoneel
in onze faciliteiten aan deze normen voldoet. PMI verplicht zich om met
directe leveranciers en met licentiehouders en joint ventures samen te
werken die onze producten produceren voor het implementeren van de
van toepassing zijnde normen voor minimumleeftijd/gedwongen arbeid.
Met betrekking tot andere leveranciers lager in de leverketen — in de
landbouwsector of elders — wordt van elke gelieerde onderneming
of onderafdeling verwacht dat deze waakzaam zijn en gevoelig voor
gebieden waar kans is op problemen met kinderarbeid of gedwongen
arbeid en om met anderen samen te werken aan de aanpak van
deze problemen.
i Van elke werknemer wordt verwacht dat deze op de hoogte is van
deze belofte en dat deze ogen en oren open houdt voor tekenen van
kinderarbeid of gedwongen arbeid die verband houden met onze
activiteiten. Deze moeten onder de aandacht van uw personeelsafdeling
of juridische afdeling worden gebracht, zodat er relevante maatregelen
kunnen worden getroffen.
De zakelijke activiteiten van de onderneming zijn gereguleerd en dit
betekent dat ons personeel nu en dan in contact kan komen met
overheidsfunctionarissen die ervoor verantwoordelijk zijn dat men
zich aan de wet houdt. Contacten met overheidsfunctionarissen
moeten te allen tijde eerlijk zijn.
Als zich omstandigheden voordoen waarbij sprake is van contact met
overheidsfunctionarissen in verband met uw verplichtingen, moet alle
verschafte informatie compleet eerlijk en waarheidsgetrouw zijn.
Tegelijkertijd moet u zorvuldig zijn in alle contacten met alle vertegenwoordigers
van overheidsinstanties, zodat alle van toepassing zijnde
maatregelen worden getroffen. Dienovereenkomstig moet u altijd
onmiddellijk contact met de juridische afdeling opnemen als u van
een overheidsinstanties een verzoek om informatie ontvangt. Zorg er
ook voor dat alle records met betrekking tot overheidsenquêtes
worden bewaard.
De gedragscode van PMI 43

Bekendmaking
van sponsorschap/
toeschrijvingen
Er bestaat een principe van bekendmaking dat deel uitmaakt van
ons fundamentele ondernemingsbeleid: als personen of organisaties
het resultaat van werk publiceren (of op andere wijze bekendmaken)
dat direct of indirect door PMI is gefinancierd en verband houdt met
de gevolgen voor de gezondheid van onze tabaksproducten, moet de
financiële ondersteuning van de onderneming bekendgemaakt worden.
Deze bedrijfsbrede vereiste van bekendmaking geldt ook als derden ten
behoeve van ons en voor onze rekening handelen bij het presenteren
van gegevens of opinies teneinde andere beleidsproblemen van
onmiddellijk belang voor de onderneming te beïnvloeden. De exacte
wijze of indeling van toeschrijving zal vaak afhankelijk zijn van de
specifieke context (zoals een artikel, seminar, conferentie enz.).
Voor juridische amicus curiae instructies (d.w.z. juridische instructies
die door belanghebbendende derden worden ingediend) bij gerechtelijke
procedures zullen echter aparte regels gelden van de rechtbank
of de instantie waar deze instructies zijn ingediend. Strikte naleving
van al dergelijke regels is verplicht, inclusief de regels in verband
met financiering en bekendmaking.
i Neem, als u vragen hebt, contact op met de juridische afdeling.
De gedragscode van PMI 44

Training en bevestiging
werknemers
Zoals de gedragscode van PMI duidelijk maakt, is naleving van de wet en
de hoogste normen voor integriteit essentieel voor PMI — ons succes is
daarvan afhankelijk.
Naleving gebeurt niet vanzelf. Daarvoor is de inzet van elk van ons
nodig. Dat is de reden waarom PMI iedereen die deze gedragscode
ontvangt, vraagt om deel te nemen aan de training over de gedragscode.
Aan het einde van de training over de gedragscode wordt u misschien
gevraagd uw persoonlijke belofte te bevestigen om ten behoeve van de
onderneming verantwoordelijk te handelen door:
U aan de gedragsnormen in de gedragscode te houden.
Deel te nemen aan aanvullende cursussen over naleving en integriteit
die relevant zijn voor uw functie.
Advies te vragen als u ooit twijfelt over de juiste handelwijze.
Een van de opties te gebruiken die beschikbaar zijn gesteld voor het
melden van elke handeling niet met deze normen lijkt te kloppen.
Ontheffing van de gedragscode
In beperkte en specifieke omstandigheden kan de Chief Compliance
Officer ontheffing van een regel in deze gedragscode toekennen.
Ontheffingen van de gedragscode voor directie en leidinggevende
functionarissen kunnen uitsluitend worden toegekend door de
directie of een Commissie van Bestuur en zullen prompt worden
bekendgemaakt zoals in de wet of regelgeving voorgeschreven.
De gedragscode van PMI 45
Training en bevestiging werknemers

Compliance HelpLine
en interne contactpersonen*
Zoals overal in deze gedragscode aangegeven, hebt u talloze mogelijkheden
om vragen te stellen of mogelijke problemen naar voren te brengen.
Naast contact opnemen met uw supervisor, general manager of MD, uw
eigen afdeling, de juridische afdeling of de personeelsafdeling, kunt u
contact opnemen met de afdeling Compliance van PMI.
Als u een mogelijk probleem bij de contactpersonen uit deze gedragscode
naar voren hebt gebracht en niet tevreden bent of eraan twijfelt waar
u naartoe moet, of zich niet prettig voelt over gebruik van een van
de andere in de gedragscode geïdentificeerde mogelijkheden, of een
probleem anoniem naar voren wilt brengen, neem dan contact
op met de Compliance HelpLine.
*De Compliance HelpLine (hulplijn m.b.t. naleving) en de interne
contactpersonen zijn bereikbaar door en beschikbaar voor alle PMIwerknemers.
De gedragscode van PMI 46

05/13.1 - NL EX