grenzen verleggen - Milieudienst IJmond

More documents

Recommendations

Info

26 CASE 4 Gemeente: Velsen Project: Havenverordening Team: Facilitaire zaken Medewerker automatisering: Alex Deijle Communicatieadviseur: Egon van Zon Medewerkers financiën: Marit Rooks en Jacqueline van Tunen Havenverordening: veiligheids- en milieuregels scheepvaart en kadegebonden activiteiten HAVENVERORDENING VELSEN Het unieke karakter van de haven in Velsen vraagt om duidelijke regels. Daarom is een havenverordening onontkoombaar. Op 1 januari 2005 is de Havenverordening Velsen officieel in werking getreden. Uitgangspunten waren harmonisatie van de regelgeving en een één-loketgedachte. De gemeente Velsen gaf de Milieudienst IJmond en het Gemeentelijk Havenbedrijf Amsterdam (GHA) opdracht om, in mandaat, de Havenverordening Velsen uit te voeren. Het team Facilitaire zaken vervulde een belangrijke ondersteunende rol binnen het project. v.l.n.r: Egon van Zon, Marit Rooks, Alex Deijle en Jacqueline van Tunen “Een betrouwbare, snelle samenwerking is noodzakelijk”. “Om de één-loketgedachte te kunnen garanderen was het van belang een betrouwbare, snelle samenwerking op te zetten met het GHA. Hiervoor moest bij ons hetzelfde systeem draaien als waarmee het GHA nu werkt”, vertelt Alex Deijle. “We hebben dit zo opgezet, dat we via een ‘terminal server verbinding’ gebruik kunnen maken van het systeem waarmee GHA werkt”. Naast het automatiseringsgedeelte is communicatie ook een belangrijk facet bij de invoering van de Havenverordening. Bij het project zijn meerdere partijen betrokken. Egon van Zon: “We moeten dus goed afstemmen wie welk traject oppakt en hoe we de informatie
PROJECTEN naar buiten brengen. In eerste instantie communiceren we vanuit de eerste lijn, in dit geval de gemeente Velsen. Op onze eigen website geven we ruimschoots informatie over het project. We zijn de betrokken partijen in de haven actief aan het informeren, om zo draagvlak te creëren. Op langere termijn zullen we een bijeenkomst organiseren”. In de voorbereidingsfase speelde financiën een belangrijke rol. In samenwerking met de projectleider is bepaald wat de belasting voor de milieudienst zou worden ten behoeve van het project. “We hebben hierover een advies uitgebracht aan ons managementteam. Vervolgens maakten we het project administratief aan. Deze administratie werken we nauwkeurig bij”, vertelt Jacqueline van Tunen. Belangrijke input hiervoor zijn de bestede en geregistreerde uren ten behoeve van het project. Hiertoe zijn producten aangemaakt in het tijdschrijfsysteem BigBen. “Doordat de medewerkers nu hun werk toeschrijven aan verschillende producten, kunnen we vergelijken hoeveel en welke uren er zijn besteed ten opzichte van de begroting. Maandelijks maken we deze vergelijking en communiceren hier frequent over naar de projectleider”, aldus Marit Rooks. De Havenverordening bestaat uit een groot aantal deelprojecten. Al deze projecten vragen een bepaalde vorm van ondersteuning. Het secretariaat staat aan de basis van deze ondersteuning. Omdat onze organisatie zo is ingericht dat alle communicatie - naar en vanuit onze organisatie - via de secretariaatsmedewerkers loopt, spelen zij een belangrijke rol in een goed verloop van het project. Riëtte Boom-Pot Secretariaat Het secretariaat heeft binnen onze organisatie een spilfunctie; alles wat onze organisatie binnenkomt (bezoekers, post, telefoon, vragen, klachten, etc) en alles wat naar buiten gaat, verloopt via het secretariaat. Daardoor is het secretariaat het verzamel- en verdeelstation van alle informatie die binnen onze organisatie gebruikt wordt. Zij fungeert ook als filter om de huisstijl en de kwaliteit van uitgaande stukken te bewaken. Hiermee is het secretariaat mede bepalend voor ons imago. In 2004 constateerden wij dat het archiefbeheer een verbeterpunt is binnen het secretariële takenpakket. Onze visie is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de digitale mogelijkheden om de organisatie van informatie te voorzien. In 2005 willen wij, met de invoering van een nieuw postregistratiesysteem en het opleiden van enkele medewerkers, het archiefbeheer een kwaliteitsimpuls geven. Communicatie In 2004 is de rol van communicatie binnen onze organisatie duidelijker vormgegeven en hebben we onze visie voor het communicatiebeleid vastgelegd in een communicatiebeleidsplan 2004- 2008. Het plan beschrijft naast de visie en de strategie ook de plaats, rol en taken van communicatie binnen de organisatie. Wij streven binnen ons communicatiebeleid naar het creëren en Milieudienst IJmond JA ARVERSLAG 2004 27
Page 1: grenzen verleggen JA A RV E R S L A
Page 4 and 5: 4 Voorwoord Op 1 april 2004 vierden
Page 7 and 8: SAMENWERKEN BINNEN GRENZEN Bert Pan
Page 9 and 10: PROJECTEN Kwaliteitsverbetering De
Page 11 and 12: PROJECTEN Informatievoorziening aan
Page 13 and 14: PROJECTEN Investeringsbudget Stedel
Page 15 and 16: PROJECTEN In 2004 zijn er veertien
Page 17 and 18: Gedogen PROJECTEN Bestuurlijk gedog
Page 19 and 20: PROJECTEN Richard Boom en Marcel Pe
Page 21 and 22: PROJECTEN Tweedelijns toezicht door
Page 23 and 24: PROJECTEN Justine Krol en Theo van
Page 25: PROJECTEN stuursvergadering in okto
Page 29 and 30: DIENSTVERLENING Dienstverlening In
Page 31 and 32: PERSONEEL EN ORGANISATIE Personeel
Page 33 and 34: PERSONEEL EN ORGANISATIE aantal stu
Page 35 and 36: FINANCIËN Programmaverantwoording
Page 37 and 38: FINANCIËN Passiva 2004 01 - 01 - 2
Page 39 and 40: FINANCIËN Toelichting baten en las
Page 41 and 42: Overzichten milieuvergunningen en h
Page 43 and 44: Productverantwoording gemeente Heem
Page 45: Productverantwoording gemeente Vels

grenzen verleggen - Milieudienst IJmond

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?