grenzen verleggen - Milieudienst IJmond

28
instandhouden van draagvlak bij onze externe
doelgroepen voor het milieubeleid en de uitvoering
daarvan. Om de regels voor interne en
externe communicatie van de organisatie duidelijk
vast te leggen, ontwikkelden wij het communicatieprotocol.
We willen een eenduidig beeld
in onze visuele (huisstijl), schriftelijke (brieven
of e-mails) en mondelinge communicatie
(presentaties of telefoongesprekken). In het
communicatieprotocol zijn hiervoor de spelregels
opgenomen. Beide documenten zijn vastgesteld
door ons managementteam. Daarna heeft een
stafmedewerker communicatie de documenten
gepresenteerd binnen de teams.
Bij de oprichting van de milieudienst kozen wij
een huisstijl die het (gewenste) imago van de
dienst ondersteunt. Het uitgangspunt van de
huisstijl is ‘sporen’, die op verschillende manieren
terugkomen in het logo. Sporen zijn opgevat als
‘stempels, afdrukken’ die door mens, plant en dier
worden achtergelaten in de leefomgeving.
Het lettertype is ook een element van de huisstijl.
Ons lettertype (ITC Sans Book) bleek echter buiten
onze organisatie digitaal niet altijd goed leesbaar.
Daarom zijn wij afgelopen jaar overgegaan op het
lettertype Verdana, dat op elke computer goed
leesbaar is. Hiervoor moesten wij alle standaardbrieven
en andere schriftelijke communicatiemiddelen
aanpassen aan het nieuwe lettertype.
Archiefbeheer
De Provinciale Archiefinspectie (PAI) en de
Archiefdienst voor Kennemerland hielden afgelopen
jaar een integrale inspectie van ons archief.
Hierbij beoordeelden zij alle bouwkundige en
inhoudelijke aspecten. In haar rapportage prijst
de PAI ons voor de inspanningen die wij tot nu
toe op bouwkundig vlak verrichtten. Wij voldoen
aan bijna alle gestelde eisen. Als verbeterpunt
noemt de PAI kennis van de beheersing van het
archief en de structurele inbedding van het
archief in de werkprocessen. Wij streven ernaar
in 2005 aan de eisen van de PAI te zullen voldoen
(zie ook Secretariaat).