grenzen verleggen - Milieudienst IJmond

PROJECTEN
Kwaliteitsverbetering
De Milieudienst IJmond geeft een constante
impuls aan de kwaliteitsverbetering. Hiervoor
hebben we in 2003 een ontwikkelingstraject op
het gebied van kwaliteitszorg ingezet. Dit traject
betreft de gehele organisatie en is opgezet
conform het INK model (INK staat voor Instituut
Nederlandse Kwaliteit). In het afgelopen jaar
hebben wij weer een aantal kwaliteitsprojecten
uitgevoerd. Maar we constateren ook dat de
stappen binnen het traject niet als zodanig
worden herkend en geregistreerd. Wij hebben
ervoor gekozen om eind 2004 / begin 2005 aan
de hand van de negen modules in het INK model
alle kwaliteitsimpulsen in de dienst te inventariseren
en te registreren. Na ordening laten wij
eind 2005 opnieuw een audit door een extern
deskundige uitvoeren.
Werkprocessen
In 2003 begonnen wij met het beschrijven van
de werkprocessen. Hieraan is in 2004 een vervolg
gegeven. De volgende werkprocessen zijn
beschreven: beoordeling van technische rapportages,
de advisering van bestemmingsplannen
en de klachtenafhandeling. De beschrijving van
de werkprocessen komt veelal tot stand door
samenwerking tussen verschillende teams binnen
de milieudienst. Voor bijvoorbeeld het werkproces
klachtenafhandeling is intensief overleg gevoerd
tussen het secretariaat (dat de telefonische
melding van een klacht aanneemt) en de milieuinspecteurs
(die de klager benaderen en de klacht
onderzoeken). Het resultaat van deze samenwerking
is dat de beschreven werkprocessen,
doordat ze geoptimaliseerd en gestroomlijnd zijn,
door de betrokken teams beter kunnen worden
uitgevoerd.
Klantenonderzoek
In 2004 voerden wij twee klantenonderzoeken
uit. Naar aanleiding van de nieuwe vormgeving
en de gewijzigde inhoud van het jaarverslag 2003
vroegen wij raadsleden van de IJmondgemeenten
naar hun mening hierover. De uitkomst van deze
enquête was overwegend positief. Men vond
het jaarverslag overzichtelijk en goed leesbaar.
Het belangrijkste om te lezen vond men de
teksten over handhaving en de teksten over onze
producten, projecten en de financiële verantwoording.
Een tweede onderzoek dat wij in 2004
begonnen, is een tevredenheidsonderzoek onder
ondernemers. Wij onderzoeken bij deze doelgroep
de tevredenheid over onze dienstverlening naar
aanleiding van het eerste controlebezoek dat zij
kregen. De respons op het onderzoek is, tot op
heden, 23.3%. Opvallend is dat 90% van de
respondenten tevreden is over het controlebezoek
en de uitleg die onze medewerkers gaven over
de reden van de controle en de geldende milieuwetgeving.
Intranet
Bij de start van de Milieudienst IJmond in 1999,
is gebruik gemaakt van bestaande, vanuit de
gemeenten afkomstige, systemen. Voor de
efficiëntie van onze werkprocessen en een
optimaal intern en extern gebruik, willen wij
tussen al deze systemen samenhang aanbrengen.
Wij zetten intranet op als centraal register waar
alle gegevens en gebruikte systemen binnen de
milieudienst onder hangen. In 2004 heeft de
projectgroep intranet een projectplan opgesteld.
In de loop van het jaar zijn grote vorderingen gemaakt
met het klaarmaken van de systemen voor
intranet. Naar verwachting staat intranet in het
voorjaar van 2005 online.
Milieudienst IJmond JA ARVERSLAG 2004
9