grenzen verleggen - Milieudienst IJmond

PROJECTEN
naar buiten brengen. In eerste instantie communiceren we vanuit de eerste
lijn, in dit geval de gemeente Velsen. Op onze eigen website geven we
ruimschoots informatie over het project. We zijn de betrokken partijen in
de haven actief aan het informeren, om zo draagvlak te creëren. Op langere
termijn zullen we een bijeenkomst organiseren”.
In de voorbereidingsfase speelde financiën een belangrijke rol. In
samenwerking met de projectleider is bepaald wat de belasting voor de
milieudienst zou worden ten behoeve van het project. “We hebben hierover
een advies uitgebracht aan ons managementteam. Vervolgens maakten we
het project administratief aan. Deze administratie werken we nauwkeurig
bij”, vertelt Jacqueline van Tunen. Belangrijke input hiervoor zijn de bestede
en geregistreerde uren ten behoeve van het project. Hiertoe zijn producten
aangemaakt in het tijdschrijfsysteem BigBen. “Doordat de medewerkers
nu hun werk toeschrijven aan verschillende producten, kunnen we
vergelijken hoeveel en welke uren er zijn besteed ten opzichte van de
begroting. Maandelijks maken we deze vergelijking en communiceren hier
frequent over naar de projectleider”, aldus Marit Rooks.
De Havenverordening bestaat uit een groot aantal deelprojecten. Al deze
projecten vragen een bepaalde vorm van ondersteuning. Het secretariaat
staat aan de basis van deze ondersteuning. Omdat onze organisatie zo is
ingericht dat alle communicatie - naar en vanuit onze organisatie - via de
secretariaatsmedewerkers loopt, spelen zij een belangrijke rol in een goed
verloop van het project.
Riëtte Boom-Pot
Secretariaat
Het secretariaat heeft binnen onze organisatie
een spilfunctie; alles wat onze organisatie
binnenkomt (bezoekers, post, telefoon, vragen,
klachten, etc) en alles wat naar buiten gaat,
verloopt via het secretariaat. Daardoor is het
secretariaat het verzamel- en verdeelstation
van alle informatie die binnen onze organisatie
gebruikt wordt. Zij fungeert ook als filter om de
huisstijl en de kwaliteit van uitgaande stukken
te bewaken. Hiermee is het secretariaat mede
bepalend voor ons imago. In 2004 constateerden
wij dat het archiefbeheer een verbeterpunt is
binnen het secretariële takenpakket. Onze visie
is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de
digitale mogelijkheden om de organisatie van
informatie te voorzien. In 2005 willen wij, met de
invoering van een nieuw postregistratiesysteem
en het opleiden van enkele medewerkers, het
archiefbeheer een kwaliteitsimpuls geven.
Communicatie
In 2004 is de rol van communicatie binnen onze
organisatie duidelijker vormgegeven en hebben
we onze visie voor het communicatiebeleid vastgelegd
in een communicatiebeleidsplan 2004-
2008. Het plan beschrijft naast de visie en de
strategie ook de plaats, rol en taken van communicatie
binnen de organisatie. Wij streven binnen
ons communicatiebeleid naar het creëren en
Milieudienst IJmond JA ARVERSLAG 2004
27