Download het document - Scripties UMCG - Rijksuniversiteit ...

18
en lange termijnbudgetten. Als laatste zijn er drie entiteiten
waarop een budget betrekking kan hebben. De eerste is
kostensoortenbudget; de omvang van diverse
middelencategorieën op het niveau van de top.
Kostenplaatsbudgetten specificeren de middelen naar de
plek in de organisatie waarop inkomsten en uitgaven
betrekking hebben. En als laatste specificeren
kostendragerbudgetten de middelen naar de programma’s
die door één of meerdere afdelingen worden gerealiseerd
(Groot & Van Helden, 2003).
Kosteninformatie is een belangrijk onderdeel nodig voor
het opstellen van onder andere budgetten.
De keuze van methoden van kostenrapportage worden in
grote mate bepaald door het gebruik van het management.
De volgende motieven zijn te onderscheiden:
kosteninformatie voor het management, interne
budgettering van afdelingen, kosteninformatie voor
specialisten, economische evaluatie, opsporen van
inefficiënties in zorg- en behandelprocessen en informatie
voor onderhandelingen met verzekeraars (Groot & Van
Helden, 2003). Binnen de VSP wordt er gebruik gemaakt
van een begroting, die opgesteld wordt door de
directeur/manager. Deze begroting wordt jaarlijks
aangepast in het jaarverslag waarbij de resultaten van
voorgaande jaren als basis dienen.
3.6 Managementinformatiesysteem VSP
Onder een managementinformatiesysteem versta ik het
geheel aan interne en externe informatie die benodigd is
voor aansturing en beheersing van een organisatie. Dit
bevat niet alleen de managementinformatie die verschaft
wordt door het daadwerkelijke geautomatiseerde systeem,
maar ook de informatie die mondeling en schriftelijk
gebruikt wordt.
Binnen de VSP wordt er gewerkt met het systeem Orfeus.
Vrijwel alle medewerkers werken met dit systeem omdat
het zowel verloskundige als managementinformatie
registreert. Voorbeelden van verloskundige informatie zijn
aantallen van inschrijvingen, bevallingen, kraambedden,
abortussen en miskramen. Met deze gegevens worden het
aantal zorggevallen per jaar berekend. Ook worden de
verwijzingen geregistreerd zodat de VSP weet hoe cliënten
bij de VSP terecht komen. Daarnaast wordt er financiële
informatie geregistreerd zoals declaraties en omzet van de
echopraktijk, waarbij maandelijks de werkelijke cijfers met
de begroting vergeleken worden. De financiële
administratie stelt zelf handmatig een maandelijks
overzicht op met alle inkomsten en uitgaven vanuit Orfeus.
Er zit een module in het systeem waarmee nota’s worden
aangemaakt voor de zorgverzekeraars.
Probleem met Orfeus is dat er niet gemakkelijk rapportages
uit gehaald kan worden. Er kunnen geen zoekopdrachten
aangemaakt worden waardoor er hulp van externen
ingeschakeld moet worden en de financiële administratie
hier veel tijd mee kwijt is. Daarnaast gebruikt de
echopraktijk een ander systeem Astraia omdat de echo’s
niet digitaal verwerkt kunnen worden in Orfeus. Dit
systeem wordt ook gebruikt binnen het UMCG.
Stichting Triade heeft maandelijks overleg met de VSP over
de stand van zaken wat betreft de financiën. Zij leveren het
financiële jaaroverzicht aan voor in het jaarverslag omdat zij
verantwoordelijk zijn voor de boekhouding. Ook de
crediteurenadministratie wordt door Stichting Triade
bijgehouden.
Elke twee weken is er een Praktijkvergadering waarbij
zoveel mogelijk medewerkers aanwezig zijn. Tijdens deze
besprekingen houden de medewerkers elkaar op de hoogte
van allerlei zaken. Problemen en aandachtspunten worden
besproken en genotuleerd.
Naast de interne gegevens maakt de VSP ook gebruik van
externe gegevens om de praktijk te kunnen aansturen. Zo is
er in het verleden een tevredenheidonderzoek onder
cliënten uitgevoerd met vragen over de kwaliteit van de
zorgverlening. Daarnaast houdt de manager de
voorspellingen van de bevolkingsgroei nauw in de gaten
om hierop te kunnen anticiperen. Ook heeft de manager
tijdens Kringvergaderingen contact met andere praktijken
waarbij soms gebruik wordt gemaakt van benchmarking.
Op basis van de interne en externe informatie stelt de
manager jaarlijks een jaarverslag inclusief begroting en