Een sterke band - Provincie Utrecht

11
Naar aanleiding van de verbeterwens en de uitkomsten
van de Samenspelscan is per organisatie een plan
van aanpak opgesteld. Tijdens een startconferentie,
georganiseerd door Vilans en Kennispraktijk, is door de
projectleiders, in samenwerking met de begeleiders
van Vilans en Kennispraktijk, een start gemaakt met
het opstellen van het plan van aanpak. Daarbij is
gebruik gemaakt van een overzicht van instrumenten,
methodieken en suggesties om tot verbeteringen in
het samenspel te komen. Dit overzicht is gebaseerd
op het Impulspakket dat bij de Samenspelscan hoort.
Het is verder aangevuld door Vilans. In het hoofdstuk
‘Wat u nog meer kunt gebruiken’ op pagina 58 is meer
informatie te vinden over dit overzicht.
In het plan zijn de rollen, doelen, acties, instrumenten,
processen, mogelijke randvoorwaarden en een planning
helder neergezet. Ook is in het plan aangegeven
wanneer een actie een succes is. Door dat vooraf met
elkaar te bespreken, wordt het eenvoudiger om nadien
vast te stellen of doelstellingen zijn behaald. Dit sluit
aan bij de opzet om de doelen Specifiek, Meetbaar,
Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden oftewel SMART
te formuleren. De pilotorganisaties hebben aangegeven
dat een plan van aanpak niet mag ontbreken bij de
uitvoering van een project. Het format dat door Vilans
is gebruikt voor de pilottrajecten, vonden de betrokken
organisaties zeer geschikt.
“Het plan van aanpak geeft goed de kaders
aan en helpt je om klein te beginnen. Het helpt
om groot te denken, klein te beginnen en van
daaruit verder uit te bouwen”
– Projectleider Rinnebeek
Successen ‘vieren’
Uitgangspunt in het project was om de leden van de
pilotteams op zo’n manier te faciliteren dat het werken
aan de pilotdoelen zoveel mogelijk deel uitmaakte van
het reguliere werkproces. De verbeteracties moesten
makkelijk op te nemen zijn in de werkprocessen.
Daardoor is de kans op voortzetting en borging het
grootst. Dat betekent ook dat de betrokkenen zelf
moeten ervaren dat het een meerwaarde heeft om
de nieuwe activiteiten op te nemen in het werkproces
en waar nodig veranderingen aan te brengen in de
werkwijze. Vandaar dat er in het plan van aanpak
nadrukkelijk is ingezoomd wanneer een actie een
succes is.
Als het gestelde doel wordt behaald, is het ook goed
om daar bij stil te staan. Dat geeft een extra impuls aan
het besef waar je met elkaar mee bezig bent, wat soms
kleine veranderingen kan opleveren. Ook laat het zien
dat het de moeite waard is om het vast te houden en
voort te zetten.
Ondersteuning en coaching
Vilans heeft gedurende de looptijd van het traject
ondersteuning en coaching geboden in de vorm van
(telefonische) consulten en werkbezoeken, gezamenlijke
bijeenkomsten (werkplaatsen) en workshops op locatie.
Deze methoden werken motiverend en dragen bij aan
probleemoplossend vermogen, sturing in tijd, kennis
delen en kennisverrijking.
Wilt u meer informatie over de ondersteuning van
Vilans? Kijk dan op pagina 16.
Een format voor het opstellen van een Plan van
aanpak vindt u als tool op pagina 15.