Een sterke band - Provincie Utrecht

52
Tool: E-mailprotocol
Richtlijn voor het gebruik van e-mail
Stel een richtlijn op voor alle personeelsleden, waarin
je duidelijk bepaalt wat mag en wat niet mag in het
gebruik van e-mails. Deze richtlijn kan de volgende
elementen bevatten:
1. Stel vast wie gebruik mag maken van e-mail als
communicatiemiddel
2. Stel vast voor welke onderwerpen e-mail
gebruikt mag worden als communicatiemiddel
3. Stel duidelijk waarvoor e-mail verboden is
(te uitgebreide informatievoorziening, lange
persoonlijke gesprekken, gevoelige informatie)
4. Stel regels op voor het persoonlijk gebruik van
e-mail. Het is zinloos persoonlijke e-mails te
verbieden, net zoals je persoonlijke telefoontjes
niet kan vermijden. Zeg bijvoorbeeld dat de
werkprestaties er geen moment onder mogen
lijden. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het
Internet
5. Bepaal een maximumlimiet van het aantal
bytes dat een mail mag bevatten, om het
systeem niet te overbelasten
6. Verbied bijlagen in bepaalde formaten, zoals
audio of filmfragmenten
7. Verduidelijk de stijl waarin zakelijke e-mails
geschreven moeten worden.
8. Bepaal duidelijke regels voor interne memo’s,
om te vermijden dat het hele bedrijf met
ongewenste informatie wordt geconfronteerd.
Zulke memo’s kunnen naar een mailbeheerder
gestuurd worden, die dan zelf beslist wat naar
wie gestuurd mag worden
9. Maak gebruikers bewust van het gevaar van
virussen, spamming of hacking. Zeg waar
werknemers terecht kunnen als er problemen
ontstaan
10. Maak de sancties duidelijk in geval van misbruik
11. Stel een interne verantwoordelijke aan
Tool: Familieavond
Bij Rinnebeek is een familiebijeenkomst georganiseerd.
Een familiebijeenkomst kan verschillende vormen
aannemen. Deze tool geeft u handvatten voor
vormgeven van uw familiebijeenkomst.
Familiebijeenkomsten
Veel verzorgings- en verpleeghuizen en kleinschalige
woonvormen organiseren familiebijeenkomsten. Er zijn
allerlei soorten familiebijeenkomsten. Vorm, inhoud en
doel verschillen onderling sterk. Soms ook zijn allerlei
activiteiten voor en door familieleden bedoeld als
familiebijeenkomsten. Hierna worden de verschillende
vormen op een rijtje gezet.
We onderscheiden zes typen familiebijeenkomsten die
ieder een intentie weergeven:
1) Informeren
2) activeren
3) verwerken
4) raadplegen
5) versterken onderlinge band en betrokkenheid
6) dialoog tussen familie en medewerkers
Informeren
Familiebijeenkomsten kunnen het karakter hebben
van een voorlichtingsbijeenkomst over onderwerpen
die van belang zijn voor de cliënt en zijn familie zoals
informatie over de cliëntenraad, de AWBZ-verstrekking,
over verzorgen, de was of dagactiviteiten.
Activeren
Sommige verzorgings- en verpleeghuizen en
kleinschalige woonvormen organiseren speciale
bijeenkomsten, waarbij familieleden, cliënten
en medewerkers gezamenlijk iets doen. Enkele
voorbeelden daarvan zijn:
• Schoonmaakdagen: speciale dag om gezamenlijk
de voorjaarsschoonmaak te houden.
• Tuindagen: een dag om de tuin op orde te brengen
• Gezamenlijke kerkdienst