Handleiding risicomonitor 2.0 voor ... - Risico-monitor.nl

Handleiding
Voor gastouderopvang
versie KOV1.2011.02
voor organisatie met meerdere gastouderadressen*
Zo werkt de Risicomonitor
De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties
(RI’s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in de kinderdagopvang, buitenschoolse
opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken.
Deze handleiding
De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je
stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw organisatie. Je ziet
welke stappen te nemen zijn voor je organisatie. Maar ook welke stappen de locaties
kunnen nemen voor de eigen locatie.
De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen in een veilige en
gezonde omgeving
In de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang staat
goede opvang van kinderen centraal, die bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind in een
veilige en gezonde omgeving. Daarnaast is een goede werkplek voor je medewerkers van
belang. Het is wettelijk verplicht om jaarlijks minimaal een risico-inventarisatie veiligheid en
gezondheid uit toe voeren en een up-to-date risico-inventarisatie op het gebied van
arbeidsomstandigheden te hebben. De Risicomonitor ondersteunt je om aan deze
verplichting te voldoen. Met behulp van de Risicomonitor kun je overzichtelijk risico’s
inventariseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. En
daarna makkelijk een actieplan en een rapportage voor de GGD of Arbodienstverlener
maken. Kortom alle informatie bij elkaar die je nodig hebt om te werken aan het verkleinen
van de risico’s in je kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of
gastouderopvang.
* Heeft je organisatie maar 1 locatie of enkele gastoudergezinnen, of heb je een
kinderdagverblijf, buitenschoolse opvang of peuterspeelzaal? Gebruik dan niet deze
handleiding specifiek voor een gastouderbureau met meerdere locaties. Op
www.risico-monitor.nl via ’Help’, ‘Handleiding’ kun je de handleiding downloaden
voor een organisatie met 1 locatie of de handleiding specifiek voor KDV, BSO of PSZ.
1

De voordelen van de Risicomonitor
Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren:
> Ondersteuning bij het effectief managen van de risico’s op het gebied van veiligheid,
gezondheid en arbeidsomstandigheden.
> Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI’s) voor de 3 gebieden. De
Risicomonitor stemt de inhoud van de verschillende RI’s automatisch op elkaar af. Daarbij kun
je zelf de inhoud van de RI’s afstemmen op de situatie bij jouw kinderdagopvang,
buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. Je krijgt dan alleen vragen die
gelden in jouw situatie.
> Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico’s. Van
deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse
bedrijfsvoering.
> Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is.
> Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de
mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven.
Meer informatie
Heb je nog vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk
dan onder 'Help' bij ‘Veel gestelde vragen’ op www.risico-monitor.nl. Staat je vraag er niet bij?
Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of
kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'.
Aan de slag met de Risicomonitor
Stap voor stap aan de slag
Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en
stappenplan door. Je leest stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op
organisatieniveau (door de organisatiebeheerder: de persoon die de centrale coördinatie voor de
risico-inventarisaties heeft) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau
neemt (door de locatiebeheerder/bemiddelingsmedewerker).
Stappen op organisatieniveau en locatieniveau
De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau.
Een gastouderbureau met meerdere opvanglocaties begint met het aanmelden van de
organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je
in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere locaties aan. Ofwel meerdere
locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen.
Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op
organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau (rood) gaat het om stappen die je
op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau (grijs) gaat het om
stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen
starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd.
Basisstappen en extra functies
Stap 1 tot en met 10 zijn de ‘basisstappen’ van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je
Risico-Inventarisaties (RI’s) voor je organisatie en locaties wilt uitvoeren. Bij stap 1 tot en met 5
vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en
medewerkers aan. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten
met het uitvoeren van de RI’s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken
in de Risicomonitor.
2

Stappenplan / inhoudsopgave
De Risicomonitor bestaat uit twee lagen, een organisatie- en een locatieniveau. Stappen op
organisatieniveau (rood) neem je op hoofdniveau voor je organisatie. Stappen op locatieniveau
(grijs) neemt iedere locatie apart voor de eigen locatie. Als locatie start je met je stappen nadat
stap 1 t/m 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd.
® STAP 1. AANMELDEN VAN JE ORGANISATIE .................................................4
1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is ........................................................................................ 4
1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld ............................................................................ 4
1.3 Meld je organisatie aan ............................................................................................................ 4
® STAP 2. AANMAKEN LOCATIES VAN JE ORGANISATIE ...................................6
2.1 Aanmaken van een locatieaccount........................................................................................... 6
2.2 Bekijken van aangemaakte locaties .......................................................................................... 7
2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties ...................................................................................... 7
2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties ................................................................................... 8
® STAP 3. AANMAKEN ORGANISATIESTRUCTUUR ............................................9
3.1 Aanmaken van verschillende mappen ..................................................................................... 9
3.2 Locaties in de mappen plaatsen ............................................................................................... 9
3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur ............................................................ 9
® STAP 4. AANMAKEN ROLLEN EN MEDEWERKERS VOOR JE ORGANISATIE ... 11
4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken .............................................................................. 11
4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen ............................................................................... 11
4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen .................................. 12
4.4 Aanpassen profielmedewerkers ............................................................................................. 13
® STAP 5. INRICHTEN VAN EEN LOCATIE ....................................................... 14
5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen .......................................................................... 14
5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven .......................................................................... 14
5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes aanmaken ................................. 15
5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie ....................................................... 15
5.5 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen ................................................ 16
5.6 Aanpassen profiel medewerkers ............................................................................................ 17
® STAP 6. RISICO-INVENTARISATIE KLAARZETTEN OP ORGANISATIENIVEAU . 18
6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie ................................................... 18
6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op organisatieniveau ................................... 19
6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen ................................................................................ 21
6.4 Publiceren RI’s naar de locaties .............................................................................................. 22
® STAP 7. RISICO-INVENTARISATIE VOOR JE LOCATIE ................................... 23
7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie ........................................................... 23
7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s....................................................................... 24
7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen ................................................................................. 26
®STAP 8. HET ACTIEPLAN VOOR JE LOCATIE ................................................. 27
8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan ...................... 27
8.2 Maken van het actieplan ......................................................................................................... 28
8.3 Status van je maatregel aanpassen ......................................................................................... 28
®STAP 9. MAKEN VAN MANAGEMENT-RAPPORTAGES VOOR JE ORGANISATIE
OF BEKIJKEN VAN RI’S OF RAPPORTAGES VAN JE LOCATIES ........................ 30
9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie ..................................................... 30
9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties ..................................................................... 30
®STAP 10. MAKEN VAN RAPPORTAGES VOOR JE LOCATIE............................. 32
10.1 Maken van een rapportage van een RI ................................................................................. 32
10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/ arbodeskundige ......................... 32
® ® STAP 11. LOGBOEK EN ONGEVALLENREGISTER ....................................... 34
11.1 Aanmaken logboek ................................................................................................................ 34
11.2 Registreren van ongevallen ................................................................................................... 34
® ® STAP 12. INFO EN HELP ............................................................................ 35
12.1 Nieuws ................................................................................................................................... 35
12.2 Bibliotheek ............................................................................................................................. 35
12.3 Forum ..................................................................................................................................... 35
12.4 Over Risicomonitor ................................................................................................................ 36
12.5 Handleiding ............................................................................................................................ 36
12.6 Veel gestelde vragen ............................................................................................................. 36
12.7 Contact ................................................................................................................................... 36
® Stappen die je alleen op ORGANISATIENIVEAU neemt
® Stappen die je alleen op LOCATIENIVEAU neemt, iedere locatie doet dit voor de eigen
locatie
®® Stappen die je op hoofdniveau van je organisatie neemt, maar die ook door iedere
locatie apart genomen kunnen worden
3

® Stap 1. Aanmelden van je organisatie
Aanmelden in 3 stappen
1.1 Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico
inventarisaties binnen je gastouderbureau en je
opvanglocaties.
1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld.
1.3 Meld je organisatie aan.
1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is
Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau)
eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI’s) en het beheer daarvan. Deze persoon
meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per opvanglocatie (locatiebeheerder op
locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI’s en het beheer. Dit is vaak een
bemiddelingsmedewerker.
1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld
Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een
collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig.
> Ga naar de homepage van www.risico-monitor.nl.
> Klik op ‘Aanmelden’.
> Vul (een deel van) je organisatienaam in bij ‘Je organisatie’ en klik op ‘OK’.
> Al aangemeld? Vraag dan bij je collega’s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te
voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten.
> Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan.
1.3 Meld je organisatie aan
Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan.
> Klik op ‘Aanmelden’ op de homepage van www.risico-monitor.nl en vervolgens op
'Organisatie aanmelden'.
> Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties of organisatie
met 1 locatie).
> Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden.
> Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie.
Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties.
4

Veel opvanglocaties
Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties? Maak
dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is
locatiebeheerder van het account waarbinnen alle locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille
behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de
regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de
eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker.
Voorbeeld gastouderopvang (GOO)
Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties.
Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun
locatie. In dat geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan
als ‘Organisatie met meerdere locaties’. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De
verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder.
(Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de
gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de
gastouder.)
Enkele opvanglocaties
Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties?
Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is
locatiebeheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en
ook verantwoordelijk voor deze locaties. Kies als locatienaam de eerste voorletter, aangevuld met
de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde wachtwoord gebruiken,
een gebruikersnaam is wel uniek.
Acceptatie van je aanmelding
Na aanmelding ontvangt de organisatiebeheerder binnen 5 werkdagen een e-mail van FCB. Hierin
staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je
organisatie aanmaken.
5

® Stap 2. Aanmaken locaties van je
organisatie
Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie
aanmaken.
Aanmaken in 3 stappen
2.1 Aanmaken van een locatieaccount.
2.2 Bekijken van aangemaakte locaties.
2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties.
2.1 Aanmaken van een locatieaccount
Maak voor iedere locatie een apart account aan. Aan ieder locatieaccount kun je een
locatiebeheerder toekennen die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Je bouwt als het
ware je organisatie na, door al je locaties aan te maken in de Risicomonitor.
> Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je
organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor
‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties' en
'Nieuwe locatie'.
> Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden.
> Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als locatienaam bij voorkeur de naam van de
gastouder, voorafgegaan door de naam van de organisatie.
LET OP: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties.
> Klik op ‘Locatie aanmaken’ zodra alle gegevens zijn ingevuld.
> De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens
waarmee hij kan inloggen op locatieniveau.
> Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in een keer wilt aanmaken, kan je
hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga
naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens
van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor.
Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie
Directeur Van Schaik heeft zijn organisatie Gastouderbureau Kids aangemeld. Hij werkt met 2
bemiddelingsmedewerkers en heeft in totaal 6 opvanglocaties. Hij heeft 6 locatieaccounts
aangemaakt: voor iedere locatie een aparte account. De naam van de gastouder is iedere keer
gebruikt als gebruikersnaam. Bemiddelingsmedewerker Loes Haver is verantwoordelijk voor de
locaties Saartje Brug (gebruikersnaam S Brug) en Kees Visser (gebruikersnaam K Visser).
Voorbeeld: gastouderopvang (GOO)
Gastouderbureau Kids is een gastouderbureau met meerdere gastouders ofwel locaties. Directeur
Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat
geval is directeur Van Schaik organisatiebeheerder en meldt hij de organisatie aan als ‘Organisatie
met meerdere locaties’. Zijn gebruikersnaam is Gastouderbureau Kids. De verschillende
gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie, zij zijn locatiebeheerder. Kies als
locatiebaan het woordlocatie, aangevuld met de voornaam en achternaam van de gastouder. Kies
als gebruikersnaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de gastouder.
Enkele opvanglocaties
Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je enkele opvanglocaties?
Maak dan voor elke opvanglocatie een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is locatie
beheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen en ook
verantwoordelijk voor deze locaties. Kies als locatienaam het woord locatie, aangevuld met de
voornaam en achternaam van de gastouder. Kies als gebruikersnaam de eerste voorletter,
aangevuld met de achternaam van de gastouder. Als wachtwoord kun je steeds hetzelfde
wachtwoord gebruiken, een gebruikersnaam is wel uniek.
Veel opvanglocaties
Werk je als gastouderbureau met bemiddelingsmedewerkers en heb je veel opvanglocaties?
Maak dan voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. De bemiddelingsmedewerker is
locatiebeheerder van het account waarbinnen de locaties vallen die tot zijn of haar portefeuille
behoren. Kies als naam voor de locatie bijvoorbeeld de naam van de organisatie aangevuld met de
regio waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. Kies als gebruikersnaam de
eerste voorletter, aangevuld met de achternaam van de bemiddelingsmedewerker.
6

Tip: keuze wachtwoord en e-mailadres
Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en e-mailadres gebruiken. Dit geldt niet voor de
gebruikersnaam. Deze moet altijd uniek zijn.
2.2 Bekijken van aangemaakte locaties
Wil je aangemaakte locaties bekijken?
> Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’.
> Klik daarna op het tabblad ‘Overzicht’.
2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties
Wil je gegevens van locaties aanpassen?
> Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’.
> Selecteer de locatie die je wilt aanpassen.
> Klik vervolgens op .
> Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op en pas de gegevens van
de locatie aan.
7

2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties
Wil je een locatie verwijderen?
> Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'.
> Onderaan de lijst zie je de optie om een locatie te verwijderen.
> Klik op de locatie die je wilt verwijderen. Je krijgt dan altijd een pop-up scherm met de vraag:
'Weet u zeker dat u de geselecteerde locaties wilt verwijderen?' Hiermee wordt voorkomen,
dat je per ongeluk een locatie verwijdert.
8

® Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur
Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in
mappen Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een bemiddelingsmedewerker
die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties
kun je vervolgens hieronder indelen. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een
mappenstructuur aan te maken.
Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen
3.1 Aanmaken van mappen.
3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen.
3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur.
Voordeel van een organisatiestructuur
Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij
het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI’s). En het maken van rapportages op
organisatieniveau. Een organisatiestructuur zorgt daardoor voor meer overzicht en gemak. Je kunt
bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten.
3.1 Aanmaken van verschillende mappen
Maak voor iedere categorie een aparte map aan.
> Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je
organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor
‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’ .
> Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je
verschillende mappen aanmaken als je wilt.
> Maak een nieuwe map aan door op te klikken. Vul de naam van de map in
(bijvoorbeeld naam van de bemiddelingsmedewerkers, regio’s, enzovoorts) en klik op ‘OK’.
Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur
Directeur Van Schaik wil de 6 locaties van zijn gastouderbureau structuren per
bemiddelingsmedewerker. Hij maakt 2 mappen aan met de namen van zijn
bemiddelingsmedewerkers (Loes Haver en Jeroen Leistra). Locatie Saartje Brug en Kees Visser
plaatst hij in de map Loes Haver. De overige 4 locaties waarvoor Jeroen Leistra verantwoordelijk is
plaatst hij in de map Jeroen Leistra.
3.2 Locaties in de mappen plaatsen
Wil je locaties structureren in mappen?
> Ga naar ‘Account’ en vervolgens ‘Locaties’.
> Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten.
> Selecteer vervolgens de locaties die je wilt toevoegen en klik daarna op ‘Selectie in map
plaatsen’.
> De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst.
3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur
Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun
je ook verwijderen.
9

Een map verplaatsen
> Ga naar ‘Account’ en dan naar ‘Locaties’. Ga vervolgens op de map staan die je wilt
verplaatsen.
> Klik op . Met het kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen.
Een map bewerken of verwijderen
> Ga naar ‘Account’ en vervolgens 'Locaties'.
> Selecteer de map die je wilt bewerken of verwijderen.
> Klik op . Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen.
Klik op 'OK' als je klaar bent.
> Wil je de map verwijderen? Klik dan op .
Let op: verwijderen organisatiestructuur
Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. De eerste
map met je organisatienaam en je locaties blijven altijd staan. Deze kun je nooit verwijderen, ook
al verwijder je een aangemaakte map.
10

® Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers
voor je organisatie
In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau.
Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het
uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI’s) en bijbehorende acties,
rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan
regiomanagers, bemiddelingsmedewerkers of kwaliteitsfunctionarissen.
> Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de
rol in. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op
. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben.
Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra
je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3).
Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4
stappen
4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken.
4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen.
4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen.
4.4 Aanpassen profiel medewerkers.
4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken
Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een
medewerker op organisatieniveau maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie +
functienaam (bijvoorbeeld een assistent leidinggevende als Gastouderbureau Kids AL). Per rol
geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je
rekening met de taken die binnen een rol vallen.
4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen
> Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je
organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor
‘Organisatie met meerdere locaties’ staan. Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik
vervolgens op het tabblad ‘Rollen’.
> Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie
voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op . Je kunt nu aangeven
welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt
aanmaken.
> Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik
vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de
naam van de standaardrol ‘organisatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen
van standaardrollen wel.
Let op: rechten rol en bijbehorende functies
Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker
bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren.
Let op: aanpassen organisatiebeheerder
De rol ‘Organisatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is
gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het
profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de
nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker
daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de organisatiebeheerder.
11

4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan
rollen
> Ga naar 'Account' en klik vervolgens op 'Medewerkers'.
> Klik dan op . Vul gebruikersnaam en naam van de
medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Let op: de
Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties.
> Heb je bij stap 4.2 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan
de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie)
aangeeft.
> Geef vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn.
> Heb je bij stap 4.2 nog geen rollen aangemaakt, geef dan aan welke rechten de medewerker
mag hebben. Klik vervolgens op 'Gebruiker toevoegen'. De toegevoegde medewerker zie je
terug in het overzicht.
> Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Zo kun je
een medewerker verantwoordelijk maken voor acties op locatieniveau. Wijs met je muis op
de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Klik op het . Klik
vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En
kies vervolgens 'Voeg toe'. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties,
klik dan op 'Opslaan'.
> Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail
aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens
waarmee hij kan inloggen.
> Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt
aanmaken.
Aangemaakte medewerkers verwijderen
Wil je de naam van een vertrekkende medewerker verwijderen? Ga naar ‘Account’ en klik
vervolgens op ‘Medewerkers.
> Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht.
> Selecteer de medewerker die je wilt verwijderen. En klik daarna op ‘Geselecteerde gebruikers
verwijderen’.
> Na de check of u de geselecteerde gebruiker echt wilt verwijderen, wordt deze daadwerkelijk
verwijderd.
Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen
Directeur Van Schaik voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is assistent leidinggevende (AL)
en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De directeur voert als gebruikersnaam in:
Gastouderbureau Kids AL en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele
organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op ‘Voeg
toe’. Mevrouw Poppe is de rechterhand van Van Schaik, en kan zo van alle locaties RI's bekijken,
invullen, aanmaken en wijzigen. .
12

Tip: zichtbaarheid bij selecteren op locatieniveau
Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij
in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak
te delegeren is op locatieniveau.
Tip: aangeven werkgebied
Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI’s
en rapportages bekijken van de betreffende locaties op organisatieniveau.
4.4 Aanpassen profielmedewerkers
Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens.
Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden oor de medewerker zelf.
Aanpassen persoonsgegevens en wachtwoord of e-mailadres
> Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens op ‘Medewerkers’.
> Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht waarvan je het profiel wilt aanpassen.
> Klik vervolgens op . Je kunt de persoonsgegevens, de rechten, het werkgebied en het
wachtwoord of e-mailadres wijzigen.
> Klik daarna op ‘Opslaan’.
Aanpassen persoonsgegevens als medewerker
> Ga naar ‘Account’ en klik vervolgens ‘Profiel’.
> Pas nu je naam of gebruikersnaam en wachtwoord aan (onderaan bij kopje gebruikersprofiel).
> Klik hierna op ‘Opslaan’.
Tip: wachtwoord vergeten?
Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van
www.risico-monitor.nl. Klik op ‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en voer je gebruikersnaam in.
Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per e-mail. Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer
aanpassen.
Tip: gebruikersnaam vergeten?
Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van www.risico-monitor.nl. Klik op
‘Ik ben mijn gegevens vergeten’ en klik daarna op ‘ik ben mijn gebruikersnaam vergeten’.
De gebruikersnaam wordt dan per e-mail verstuurd naar het e-mailadres dat is aangegeven bij
aanmaken van het organisatieaccount.
13

® Stap 5. Inrichten van een locatie
Als locatiebeheerder (bijvoorbeeld bemiddelingsmedewerker of gastouder) kun je een locatie
inrichten zodra de aanvraag is geaccepteerd. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten
doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende
rechten (zie stap 5.4). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een
Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI’s.
Inrichten van een locatie in 6 stappen
5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen.
5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven.
5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) ruimtes
aanmaken.
5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen.
5.5 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen.
5.6 Aanpassen profiel medewerker.
5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen
> Ga naar www.risico-monitor.nl en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je
locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als
onderdeel van een organisatie’ staan.
> Ga naar ‘Account’, tabblad ‘Locatie’
> Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op naast
‘Contactgegevens’. Vul daarna de nieuwe gegevens in
> Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven
De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en
gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn
niet van belang bij de RI Arbo.
> Ga naar ‘Account’, ‘Locatie’ en vervolgens naar het tabblad ‘Overzicht'
> Klik op naast ‘Werkvormen en leeftijdsgroepen’ en geef vervolgens aan welke
werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op ‘Opslaan’.
> Wil je aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen later aanpassen? Bijvoorbeeld als de
oppaskinderen een jaartje ouder zijn geworden en niet meer tot de leeftijdsgroep 0-4
behoren, maar de leeftijdsgroep 4-8. Klik dan op naast ‘Werkvormen en
leeftijdsgroepen’. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op
‘Opslaan’.
14

Let op: bij meerdere leeftijdsgroepen
Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Vang je op je locatie bijvoorbeeld
kinderen op van 0-4, 4-8 en 8-12 jaar? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen deze leeftijden
vallen: de categorie 0-4, 4-8, 8-12 maar ook 0-12.
Let op: andere indeling leeftijdsgroep
De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw gastoudergezin
een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling
valt. Heb je bijvoorbeeld een gastgezin met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan de
leeftijdsgroep 0-4 jaar. .
5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) en ruimtes
aanmaken
Voor de werkvorm gastouderopvang (GOO) kun je in de RI Veiligheid per module aangeven wat de
algemene kenmerken zijn (zie stap 7). Je geeft deze NIET aan bij het invullen van de
locatiegegevens. Ook maak je als GOO GEEN ruimtes aan. Bij alle andere werkvormen, KDV, BSO
en PSZ, maak je wel alle ruimtes aan die binnen de locatie voorkomen en geef je per ruimte aan
wat de algemene kenmerken zijn. De RI Veiligheid voor GOO bestaat uit modules waarin de
risico’s in de verschillende ruimtes van het huis worden behandeld. De stap algemene kenmerken
aangeven en ruimtes aanmaken kun je dus overslaan.
5.4 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie
Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau.
Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken
die binnen een rol vallen.
> Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Rollen’.
> Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze
rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op
. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben. Doe dit voor alle rollen
binnen jouw locatie die je wilt aanmaken.
> Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik
vervolgens op . Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op ‘Opslaan’. Let op: de
naam van de standaardrol ‘locatiebeheerder’ kun je niet aanpassen. De andere namen van
standaardrollen wel.
> Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van
de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen
Directeur Van Schaik heeft bemiddelingsmedewerker Loes Haver aangemeld als locatiebeheerder
van de locatie Saartje Brug. Loes Haver maakt vervolgens de rol ‘Gastouder’ aan voor Saartje Brug.
Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende
rechten toe: ‘bekijken/invullen’. Binnen de rol ‘Gastouder’ is het nu mogelijk om RI’s te bekijken
(lezen) en in te vullen.
Let op: rechten rol en bijbehorende functies
Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker
bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren.
Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je
een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.5).
15

Let op: aanpassen rechten locatiebeheerder
De rol ‘Locatiebeheerder’ kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is
gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het
profiel van de locatiebeheerder aan te passen (zie stap 5.6). Hier kun je de gegevens van de
nieuwe locatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker
daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de locatiebeheerder.
5.5 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen
Bedenk welke medewerker(s) je wilt aanmaken. Wil je bijvoorbeeld een gastouder de RI’s van zijn
of haar locatie laten bekijken, maak dan de rol gastouder aan en vink bij rechten ‘bekijken en
invullen’ aan.
> Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Nieuwe medewerker’.
> Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en
kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters,
hoofdletters en spaties).
> Heb je bij stap 5.4 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de
rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie)
aangeeft.
> Klik vervolgens op ‘Gebruiker toevoegen’. De toegevoegde medewerker zie je terug in het
overzicht.
> Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie e-mail
aan. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met daarin alle accountgegevens
waarmee hij kan inloggen.
> Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken.
Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen
Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een
medewerker later wijzigen?
> Ga naar ‘Account’, ‘Medewerkers’, 'Overzicht medewerkers'
> Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op . Je kunt nu de
naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Tip: medewerkers aanmaken als een groep
In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als
bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet
nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde
manier als het aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam
medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze een bepaalde
taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap
11.2).
VOORBEELD: rollen aanmaken en rechten toekennen
Directeur Appelmans maakt als locatiebeheerder voor de locatie de rol ‘Assistent leidinggevende’
aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de
volgende rechten toe: ‘bekijken/invullen’. Binnen de rol ‘Assistent Leidinggevende’ is het nu
mogelijk om RI’s te bekijken (lezen) en in te vullen.
16

5.6 Aanpassen profiel medewerkers
Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens.
Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op
organisatieniveau (zie stap 4.4).
17

® Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op
organisatieniveau
Als organisatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) maken en als het ware
‘klaarzetten’ voor locaties door gegevens zover mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als de
gastouders zelf verantwoordelijk zijn voor het invullen van de RI’s. Dan maak jij als
organisatiebeheerder de RI’s op organisatieniveau aan. De locatiebeheerder (bijvoorbeeld de
gastouder) kan de ‘klaargezette’ RI vervolgens verder zelf aanvullen, nadat de RI gepubliceerd is
naar de locatie(s). Je kunt ook andere medewerkers RI’s laten klaarzetten of laten aanpassen als je
hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).
Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen
6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s).
6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s.
6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen.
6.4 Publiceren RI’s naar de locaties.
Verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) op organisatieniveau
Je kunt verschillende soorten RI’s maken voor je organisatie:
> Arbo
> Gezondheid GOO
> Hygiënecode
> Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op
'Volgende'.
> Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op
'Toevoegen'. Wil je alleen voor enkele locaties binnen een map een RI aanmaken? Selecteer
in de map dan alleen deze locaties en voeg deze daarna toe. Klik daarna op 'Volgende'.
> Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan of je deze op
organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op
locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op
organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen.
> Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender
een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de
verantwoordelijke gezet.
> Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt sturen over de in te vullen
module.
> Klik op volgende.
> Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere RI's die je al eerder hebt uitgevoerd.
Antwoorden van scenario's die in meerdere RI's voorkomen worden dan overgenomen.
> Klik daarna op 'Voltooien'.
> Heb je aangegeven dat je een RI wilt voorbereiden op organisatieniveau? Dan wordt deze
direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via 'RI's', en dan op
'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI
kun je dan invullen (zie stap 6.2).
Let op: De RI GOO (gastouderopvang) kun je niet op organisatieniveau maken. Het is van belang
dat fysiek op de locatie(s) wordt gekeken hoe groot het risico op gestelde scenario’s is. Dit kan
niet vanuit de organisatie worden vastgesteld.
6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je organisatie
> Ben je nog niet ingelogd? log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je
organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor
'Organisatie met meerdere locaties' staan.
> Ga naar 'RI's' en kies 'Nieuwe RI'.
> Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI's. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een
herkenbare naam in (met datum of jaartal en leeftijdsgroep) en klik op 'Volgende'.
18

Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI’s
In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te
nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze ‘Nee’
aangevinkt. Klik je ‘Ja’ aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI’s
overgenomen waarin het scenario ook voorkomt.
VOORBEELD: Je hebt al een RI Arbo uitgevoerd en wilt nu een RI veiligheid maken. Je maakt dan
een nieuwe RI Veiligheid GOO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI
Arbo wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario’s ingevuld die
zowel voor de RI veiligheid als in de RI Arbo gelden.
Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een
bestaande RI!
Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren)
Maak je voor de 2 e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Gezondheid die je in 2011 hebt
aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de
optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen.
Zijn de ‘Te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch
terug onder ‘Is genomen'..
Let op: je maakt een RI Veiligheid en een RI Gezondheid aan voor elke locatie = opvangadres. (een
RI Veiligheid kan je niet op organisatieniveau aanmaken, dit doe je op locatieniveau, zie stap 7).
> Het achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van
toepassing zijn. Ga na of het filtervragen zijn die voor jou locaties van toepassing zijn.
> Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere
ruimtes de module wilt invullen. Dit geldt alleen voor de module Slapen, wanneer je
meerdere slaapkamers hebt.
6.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s op
organisatieniveau
De RI’s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het
inventariseren van de risico’s.
Tip: RI’s aanmaken met organisatiestructuur
Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om
makkelijk RI’s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle
locaties die in een map zitten. Bijvoorbeeld door de map op naam van de
bemiddelingsmedewerker of regio waarin de bemiddelingsmedewerker werkzaam is te
selecteren..
19

Verschillen tussen de RI’s
Soort RI
Verplichting maatregelen en
RI Arbo
RI Gezondheid
aanvaarding risico
Je bent niet verplicht om alle
mogelijke maatregelen te
nemen. Je maakt een keuze
uit de genoemde optionele
maatregelen of je kunt een
eigen maatregel toevoegen.
Je kunt er ook bewust voor
kiezen een bepaald risico te
aanvaarden. Vink dan aan dat
je het risico aanvaardt. Je
bent dan wel verplicht een
toelichting te geven.
Je bent wel verplicht om alle
mogelijke maatregelen te
doorlopen en te nemen.
Je kunt er ook bewust voor
kiezen een bepaald risico te
aanvaarden. Vink dan aan dat
je het risico aanvaardt. Je
bent dan wel verplicht een
toelichting te geven.
Doe je dit niet, dan kun je
niet verder met je RI.
Inventariseren per module
T Je inventariseert per
module. Meer informatie
over de verschillende
modules? Lees de toelichting
bij in de RI
Arbo
Je inventariseert per module
> Gezonde opvang in en
om huis
> • Medisch handelen
> Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van de risico's. De
aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. De eerste module van je RI wordt
automatisch getoond.
> Wanneer je de inventarisatie hebt afgesloten, open je deze weer via ‘RI’s' en vervolgens
'Overzicht RI’s’. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s terecht. Ga met je
muis op de RI staan en klik op om deze te openen.
> Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes
geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd.
> Bij de RI Arbo schat maak je zelf een risico inschatting; je schat zelf per scenario in wat de
kans is dat het scenario voorkomt en de kans op ernstig letsel. Bij de RI Gezondheid wordt
de risico-inschatting al voor je bepaald.
> Is een scenario binnen je RI Veiligheid niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons
niet van toepassing' aan en geef een toelichting waarom.
> Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of
je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de
maatregel niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle
maatregelen aan te geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een
eigen scenario of eigen maatregel toevoegen.
> Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het aanvaarden van het risico en het invullen
van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet.
> Klik na het invullen van een scenario op ‘Volgende en opslaan’, je komt dan bij het volgende
scenario van je module. Je doorloopt op deze manier alle scenario’s waaruit je RI bestaat.
> Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje,
groen, donkergrijs of lichtgrijs.
Legenda van de kleuren:
Rood:
Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen'
(risico
wordt aanvaard is NIET aangevinkt)
Oranje:
Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'.
Groen:
Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen
meer te worden genomen.
Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord.
Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'.
> Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg
scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op
volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en
geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde
scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het
aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken.
20

6.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen
Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is
naar locatieniveau.
> Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht RI’s'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte
RI’s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en
klik op om deze te openen.
> Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op . Je kunt daar de naam van de RI
aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen.
> Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'.
> Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op . Voordat de RI definitief wordt verwijderd
krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je
dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd.
Let op: je kunt een RI alleen verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is naar de locatie(s).
Tip: invullen observatie uit de praktijk
Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je
kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat
er is gebeurd?
Tip: RI overzicht
Onder ‘Home’, het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een
overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI’s’. Onderaan de RI’s staat een link: ‘Dit zijn de laatste 5
gewijzigde RI’s. Klik hier voor het complete overzicht’. Via deze route ben je ook snel bij je RI
overzicht.
Tip: poll aanmaken
Wil je weten wat collega’s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen
via een poll. Klik hiervoor op ‘Maak poll’ en vul in wat je wilt weten. Sluit af met ‘Poll aanmaken’.
Tip: RI tijdelijk sluiten
Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan
tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan aan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI
altijd weer openen en daarna aanpassen.
Let op: RI printen
Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt
printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies voor printen ‘Alleen scenario
nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt.
21

6.4 Publiceren RI’s naar de locaties
Publiceer de RI’s naar de locaties zodra je klaar bent met de voorbereiding en op
organisatieniveau.
> Ga naar ‘RI’s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI’s
terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via het
daarna onderaan de pagina op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’.
> De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een e-mail waarin hem wordt gevraagd de RI op
locatieniveau (verder) in te vullen.
Let op: aanpassen of verwijderen RI na publicatie niet meer mogelijk
Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen of in zijn geheel
verwijderen vanuit het organisatieaccount. Wel vanuit de locaties. Daarbij kun je ook geen acties
meer aangeven. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. Klik
op , voeg de nieuwe locatie toe en klik op ‘Publiceer deze RI naar de locaties’.
22

® Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie
Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI’s) invullen voor je locatie. Je
kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.4).
Risico inventarisatie voor je in 3 stappen
7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie.
7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s.
7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen.
Verschillende Risico Inventarisaties (E+RI’) op locatieniveau
Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI’s mogelijk:
> Arbo
> Brandveiligheid KO, PSZ en BO
> Gezondheid GOO
> Gezondheid KDV, BSO en PSZ
> Hygiënecode
> Veiligheid KDV, BSO en PSZ
> Veiligheid GOO
> Veiligheid BO
> Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op
‘Volgende’. Bij een RI Arbo kies je alleen de werkvorm(en).
> Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan wie verantwoordelijk is
voor het invullen.
> Vink bij de gezondheidsmodules ‘Veilig spelen in en om het huis’, ‘De grootste
veiligheidsrisico’s' en ‘Slapen’ de filtervragen uit die niet gelden voor jouw locatie.
> Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender
een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de
verantwoordelijke gezet.
> Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een e-mail wilt sturen over de in te vullen
module.
> Klik daarna op ‘Volgende’.
> Geef aan of je de antwoorden wilt overnemen uit andere RI types die je al eerder hebt
uitgevoerd. Antwoorden van scenario’s die in meerdere RI’s voorkomen worden dan
overgenomen.
> De RI wordt vervolgens direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze
terugvinden via ‘RI’s, en dan 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op
om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 7.2).
Let op: niet alle RI’s zijn relevant voor de gastouderopvang
Voor de gastouderopvang zijn de RI’s Arbo, Gezondheid GOO en Veiligheid GOO relevant. Naast
deze RI’s worden ook de RI gezondheid voor KDV, BSO en PSZ, en hygiëne code getoond, maar zijn
bedoeld voor de kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen. De RI
Brandveiligheid kan worden ingevuld maar is misschien te uitgebreid voor de gastouderopvang..
7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI’s) voor je locatie
> Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie.
Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor ‘Locatie als onderdeel van
een organisatie’ staan.
> Ga naar ‘RI’s’ en kies ‘Nieuwe RI’.
> Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI’s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een
herkenbare naam in en klik op ‘Volgende’.
23

Let op:
> Het achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing
zijn. Ga na of de filtervragen voor jouw locatie van toepassing zijn.
> Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes
de module wilt invullen. Dit geldt alleen voor de module Slapen, wanneer je meerdere
slaapkamers hebt.
Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI’s
In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te
nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze ‘Nee’
aangevinkt. Klik je ‘Ja’ aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI’s
overgenomen waarin het scenario ook voorkomt.
VOORBEELD:
Je hebt al een RI Arbo uitgevoerd en wilt nu een RI Veiligheid maken. Vervolgens maak je een
nieuwe RI Veiligheid GOO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI Arbo
wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario’s ingevuld die zowel
in de RI Veiligheid als in de RI Arbo gelden.
Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een
bestaande.
Tip: RI’s aanmaken op basis van bestaande RI (kopiëren)
Maak je voor de 2 e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Veiligheid die je in 2011 hebt
aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de
optie ‘Op basis van bestaande RI’. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen.
Zijn de ‘te nemen’ maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch
terug onder ‘is genomen’.
Maak je RI op basis van een bestaande RI bijvoorbeeld direct aan als je je RI definitief hebt
gesloten en een rapportage voor de GGD hebt gemaakt. Je beleidscyclus gaat hierdoor continu
door, zonder onderbrekingen.
7.2 Inventariseren risico’s in de aangemaakte RI’s
De RI’s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het
inventariseren van de risico’s.
Verschillen tussen de RI’s
Soort RI
Verplichting maatregelen en
RI Veiligheid
RI Arbo
RI Gezondheid
aanvaarding risico
Je bent niet verplicht om alle
mogelijke maatregelen te
nemen. Je maakt een keuze
uit de genoemde optionele
maatregelen of je kunt een
eigen maatregel toevoegen.
Je kunt er ook bewust voor
kiezen een bepaald risico te
aanvaarden. Vink dan aan dat
je het risico aanvaardt. Je
bent dan wel verplicht een
toelichting te geven.
Je bent niet verplicht om alle
mogelijke maatregelen te
nemen. Je maakt een keuze
uit de genoemde optionele
maatregelen of je kunt een
eigen maatregel toevoegen.
Je kunt er ook bewust voor
kiezen een bepaald risico te
aanvaarden. Vink dan aan dat
je het risico aanvaardt. Je
bent dan wel verplicht een
toelichting te geven.
Je bent wel verplicht om alle
mogelijke maatregelen te
doorlopen en te nemen.
Je kunt er ook bewust voor
kiezen een bepaald risico te
aanvaarden. Vink dan aan dat
je het risico aanvaardt. Je
bent dan wel verplicht een
toelichting te geven.
Doe je dit niet, dan kun je
niet verder met je RI.
Inventariseren per module
Je inventariseert per module
• Veilig spelen in en om
huis,
• De grootste
veiligheidsrisico’s,
• Slapen,
• Vervoer
• Calamiteiten
(Je inventariseert per ruimte
voor kinderdagopvang,
buitenschoolse opvang en
peuterspeelzalen.)
Je inventariseert per module.
Meer informatie over de
verschillende modules? Lees
de toelichting bij in de RI Arbo
Je inventariseert per module
• Gezonde opvang in en
om het huis
• Medisch handelen
24

Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van je risico's. De
aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie.
> De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. Onder de naam van de module zie
je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die
moeten worden geïnventariseerd.
> Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of
je deze al genomen hebt, of dat je deze gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel
niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle
maatregelen aan te geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een
eigen maatregel toevoegen.
> Alleen bij de RI Gezondheid wordt, nadat je hebt aangegeven of je de genoemde
maatregelen hebt genomen of gaat nemen, de risico-inschatting voor een bepaald scenario
voor je bepaald.
> Klik na het invullen van een scenario op 'Volgende en opslaan', je komt dan bij het volgende
scenario van je module.
> Je doorloopt op deze manier alle scenario's van je modules waaruit je RI bestaat.
> Is een scenario niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing'
aan en geef aan waarom dit zo is.
> Bij het inventariseren kun je verder kiezen voor: het aanvaarden van het risico en het
invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het
hoeft niet.
> Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje,
groen, donkergrijs of lichtgrijs.
Legenda van de kleuren:
Rood:
Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen'
(risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt).
Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'.
Groen:
Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere
maatregelen meer te worden genomen.
Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord.
Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'.
> Mis je een scenario voor je locatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via ‘Voeg
scenario toe’. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op
volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en
geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op ‘Terug naar de RI’. Toegevoegde
scenario’s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het
aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken.
Let op: toelichting bij scenario niet van toepassing in de RI Veiligheid
Is een scenario niet van toepassing? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven
in het veld ‘Toelichting bij scenario niet van toepassing’.
Let op: toelichting bij aanvaarding risico
Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een
toelichting te geven in het veld ‘Toelichting bij risico wordt aanvaard’.
Tip: RI tijdelijk sluiten observaties uit de praktijk
Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observatie s uit de praktijk. Je
kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk. En zo nee, wat
er is gebeurd?
Tip: RI tijdelijk sluiten
Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan
tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd
weer openen en daarna aanpassen.
25

Tip: RI printen
Wil je een RI printen? Klik dan op ‘Print deze RI’ en selecteer vervolgens de modules die je wilt
printen. Klik daarna op ‘Print de geselecteerde modules’. Tip: kies zo veel mogelijk voor printen
‘Alleen scenario nummers en tekst’. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt.
7.3 RI’s bekijken, aanpassen of verwijderen
> Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten.
> Wil je een RI bekijken en/of verder invullen, ga dan naar 'RI's' en dan naar 'Overzicht RI's'. Je
komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI's terecht. Ga met je muis op de RI staan
die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te
openen.
> Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op . Je kunt de naam van de RI
wijzigen, de deadline aanpassen, de filtervragen aanpassen, modules toevoegen of
verwijderen, verantwoordelijke aanpassen.
> Wil je de status van een RI bekijken. Klik dan op het tabblad 'Status' binnen een
aangemaakte RI. Je ziet dan per ruimte of module de voortgang van het de reeds ingevulde
scenario's. Stel je hebt 2 van de 6 mogelijke scenario's van je module slapen ingevuld dan
geeft de status 4/6 aan (je moet er nog 4 invullen). Het cijfer bij een gekleurd blokje,
bijvoorbeeld groen, geeft aan hoe vaak het voorkomt dat je een scenario hebt ingevuld
waarbij er geen acties op 'te nemen' staan.
> Als je een RI wilt verwijderen, klik dan in 'RI overzicht' op . Voordat de RI definitief
wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt
verwijderen'. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Je kunt alleen een RI
verwijderen als deze nog niet definitief is gesloten.
Let op: RI definitief afsluiten
Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog
acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken.
Heb je per ongeluk toch een RI definitief gesloten, maak dan een RI aan op basis van de RI die je
hebt gesloten (zie stap 7.1)
Tip: poll aanmaken
Wil je weten wat collega’s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen
via een poll. Klik hiervoor op ‘Maak poll’ en vul in wat je wilt weten. Sluit af met ‘Poll aanmaken’.
Tip: overzicht laatst gewijzigde RI’s
Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een
overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI's. Onderaan de RI's staat een link: 'Dit zijn de laatste 5
gewijzigde RI's. Klik hier voor het complete overzicht'. Via deze route ben je ook snel bij je RI
overzicht..
26

®Stap 8. Het actieplan voor je locatie
Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI
aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee
maak je een actieplan voor je locatie.
Actieplan maken in 2 stappen
8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke,
deadline en prioriteit aan.
8.2 Maken van het actieplan.
8.3 Status van je maatregel aanpassen.
8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en
prioriteit aan
> Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad 'Acties'. Zit je nog niet in de RI? Ga dan
eerst naar 'RI's', en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de
aangemaakte RI. Klik op en daarna op het tabblad 'Acties'.
> Je ziet nu een overzicht van alle acties (maatregelen die je nog moet nemen) van de
desbetreffende RI in een overzichtelijke lijst.
> Klik vervolgens op de actie die je wilt bewerken. De gehele actieregel is 'clickable'.
> Geef per actie een deadline, prioriteit (laag of hoog) en een verantwoordelijke aan.
> Klik vervolgens op 'Alles opslaan'.
> Je kunt ook direct op het tabblad 'Acties' klikken en dan op 'Overzicht acties'. Je ziet dan alle
acties van de RI's die je als locatie hebt aangemaakt.
> Wil je een bepaalde actie uit laten voeren door je organisatiebeheerder of andere
medewerker op organisatieniveau, geef je organisatiebeheerder dan aan als
verantwoordelijke. Op organisatieniveau moet het vinkje 'Selecteerbaar op locatieniveau'
dan wel zijn aangevinkt voor je organisatiebeheerder. De actie van jouw locatie komt dan
vervolgens ook in het overzicht van acties op organisatieniveau te staan.
> De status geeft aan of een actie is uitgevoerd of nog genomen moet worden.
27

Let op: standaardinstellingen voor je maatregelen als je deze niet specificeert.
Standaard staat de deadline van een maatregel op de datum waarop je de deadline van de RI hebt
gezet en wordt als verantwoordelijke de locatiebeheerder ingevuld.
Tip: je kunt de maatregelen in het overzicht selecteren op prioriteit, verantwoordelijke, maatregel
of module, door een filter in te stellen. Wil je bijvoorbeeld alle maatregelen van een bepaalde
medewerker veranderen of inzien, dan kan je 'filteren' op verantwoordelijke. Alle maatregelen
waarvoor de desbetreffende medewerker verantwoordelijk is, komen overzichtelijk onder elkaar
te staan. Klik op 'Alles' als je de selectie weer wilt opheffen en je alle maatregelen weer wilt zien in
je overzicht.
8.2 Maken van het actieplan
Wil je een overzicht van te nemen maatregelen (of acties)? Maak dan een actieplan.
> Ga naar 'RI's', en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte
RI waarvoor je een actieplan wilt maken.
> Klik op en daarna op het tabblad 'Acties'. Klik vervolgens op 'Maak Actieplan'.
> Je kunt kiezen voor een actielijst in Word of in Excel.
> Er verschijnt een scherm 'Bestand downloaden'. Kies 'Openen' om het actieplan als Wordof
Excel document te openen. Kies 'Opslaan' als je dit actieplan eerst op je computer wilt
opslaan'.
> In je actieplan zie je een overzicht van: de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet
zijn, de prioriteit van de maatregel, wie deze moet uitvoeren, de te nemen maatregel, de
ruimte of module waarvoor de maatregel geldt en de status van de maatregel.
> De status 'open' geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, maar nog binnen de
deadline valt. De status 'OK' geeft aan dat de maatregel uitgevoerd is en de status 'laat'
geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, en dat de deadline inmiddels verstreken
is.
Tip: Je kunt ook direct klikken op het tabblad 'Acties' in het hoofdmenu en dan 'Overzicht acties'.
Standaard zie je hier ALLE acties voor je locaties weergegeven. Stel desgewenst een filter in voor
een specifiek RI, als je alleen de maatregelen wilt zien uit die RI. De overzichtslijst kan je
exporteren naar Word of Excel door op 'Maak actieplan' te drukken.
8.3 Status van je maatregel aanpassen
Heb je een maatregel op je locatie genomen? Pas dan de status van je maatregel aan.
> Ga naar tabblad 'Acties' en dan naar 'Overzicht acties' .
> Je ziet nu een overzicht met daarin alle maatregelen voor je locatie die je nog moet
uitvoeren.
> Klik op de maatregel waarvan je de status wilt wijzigen.
> Wil je de status van een maatregel aanpassen die meerdere keren voorkomt? Stel
desgewenst een filter in voor deze maatregel via de filterbalk onder kolom 'Maatregel', dan
wordt alleen deze maatregel getoond.
> Klik vervolgens op .
> In het scherm dat zich dan opent vul je in wanneer je de maatregel hebt uitgevoerd en geef
je desgewenst een omschrijving. De datum van uitvoering komt terug in je rapportage.
> Klik vervolgens op ‘Wijzig status’. De status van je maatregel is nu aangepast.
> De maatregel komt nu te staan in de lijst ‘Toon uitgevoerd’
> Klik op ‘Toon uitgevoerd’ voor een lijst met maatregelen die je reeds hebt uitgevoerd.
Let op: Je ziet alleen de maatregelen in je actieplan staan die je in de overzichtslijst geselecteerd
hebt. Wat je op je scherm ziet in je overzichtslijst, zie je ook in je Word of Excel actieplan.
28

Tip: Overzicht laatste vijf aangemaakte acties
Onder ‘Home’, het dashboard van he Risicomonitor vind je aan de rechterkant van je scherm een
overzicht van de laatste vijf aangemaakte acties. Onderaan de acties staat een link ‘Ga naar het
overzicht acties’. Via deze route ben je ook snel bij je actielijst..
Tip: Aanpassen status acties
Houd je status van de acties goed bij. Door deze telkens aan te passen, komt de actie in de
betreffende RI ook als uitgevoerd te staan. Zo kun je op een makkelijke manier bijhouden welke
acties nog open staan.
29

®Stap 9. Maken van managementrapportages
voor je organisatie of bekijken
van RI’s of rapportages van je locaties
Voor je organisatie kun je allerlei managementrapportages maken. Zo kun je per RI-type (arbo,
brandveiligheid, gezondheid en hygiënecode) bijvoorbeeld een totaaloverzicht maken met daarin
acties op de verschillende locaties (het actieplan). Of je maakt een overzichtsrapportage waarin in
aantallen wordt weergegeven hoeveel scenario's zijn beoordeeld met een grote kans dat het
voorkomt of met een grote kans op ernstig letsel. Ook is eenvoudig terug te vinden hoe vaak een
bepaalde maatregel is aangevinkt om te nemen. Hier kan je vervolgens op organisatieniveau actie
op nemen.
Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt
bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken.
> Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op
'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te
openen en te bekijken.
Tip: bewerken van je managementrapportage in Word en Excel
Je kunt een aangemaakte managementrapportage in Word of Excel opslaan op je computer en
desgewenst zelf aanpassen aan jouw ge wenste lay-out.
Tip: totaaloverzicht acties van de verschillende locaties
Wil je de voortgang van de acties op de verschillende locaties monitoren? En bekijken welke acties
eventueel met elkaar samenhangen? Maak dan een totaaloverzicht met daarin de acties op de
verschillende locaties. In dit overzicht kun je zien: of acties al zijn uitgevoerd of nog niet, wie deze
moet uitvoeren, en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn.
De organisatiebeheerder kan de managementrapportages maken. Ook andere medewerkers
kunnen dit doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2).
9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie
Keuze uit 3 verschillende managementrapportages
1. Actieplan.
2. Overzicht Rapportage.
3. Overzicht Rapportage beknopt.
> Ga naar ‘Rapportages' en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’.
> Geef vervolgens aan voor welk RI-type je een managementrapportage wilt maken
(momenteel is dit nog niet mogelijk voor een RI Veiligheid). Vul een naam in voor je
rapportage en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt.
> Geef daarna aan wat voor soort managementrapport je wilt maken. Klik hierna op
‘Volgende’.
> Geef aan voor welke werkvorm(en) en leeftijdsgroep(en) je een rapportage wilt maken. Klik
daarna op ‘Volgende’.
> Kies de locatie(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Ga op de locatie(s) of map(pen)
staan en klik op ‘Toevoegen’. Klik daarna op ‘Volgende’.
> Kies de module(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Klik daarna op ‘Voltooien’
> De rapportage wordt automatisch gegenereerd in Word of Excel.
9.2 Bekijken van RI’s of rapportages van je locaties
Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario’s, acties of RI’s tegen die je nader wilt
bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI’s en rapportages bekijken en
desgewenst aanpassen.
> Ga naar ‘RI’s’ en daarna naar ‘Locatie RI’s.
> Ga vervolgens met je muis op de locatie staan waarvan je de gegevens wilt bekijken
30

Klik op ‘RI’s’ voor het overzicht van de aangemaakte RI’s op de locatie, of
> Klik op ‘Rapportages’ voor het overzicht van de aangemaakte rapportages op de locatie
> Ga dan met je muis op de RI of rapportage staan die je wilt bekijken en klik op .
> Een RI die de status open heeft, kun je desgewenst verder invullen of aanpassen.
> Klik hierna op ‘Opslaan’.
31

®Stap 10. Maken van rapportages voor je
locatie
Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten
rapportages maken.
Maken van 2 soorten rapportages
10.1 Maken van een rapportage van een RI.
10.2. Maken van een rapportage voor de GGD of
Arbodienst/arbodeskundige.
10.1 Maken van een rapportage van een RI
> Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’.
> Klik vervolgens op de link ‘Rapportage van een RI’.
> Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te
openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document als Word of
Excel wilt. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de
rapportage is gemaakt.
> Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op
'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te
openen en te bekijken.
Tip: rapportage van een RI
Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld
of definities afgesloten.
10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/
arbodeskundige
Let op: Je kunt een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige alleen maken als de RI
definitief is afgesloten.
> Ga naar ‘RI’s' en dan naar ‘Overzicht RI’s’. Je komt dan bij de aangemaakte RI’s terecht. Ga
met je muis op de RI staan die je definitief wilt sluiten en klik op om
deze te openen. Klik vervolgens onderaan de pagina op ‘Sluit deze RI definitief’.
> Ga naar ‘Rapportages’ en kies daarna ‘Nieuwe Rapportage’.
> Klik vervolgens op de link ‘Rapportage voor GGD of Arbodienst/arbodeskundige.
> Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te
openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document in Word of Excel
wilt maken. Klik hierna op ‘Opslaan en uitvoeren’. Het kan enkele minuten duren voordat de
rapportage is gemaakt.
> Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op
'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te
openen en te bekijken.
32

Let op: RI definitief afsluiten
Zijn RI’s nog niet definitief? Dan zie je deze niet terug in het overzicht van RI’s waarvan je een
rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige kunt maken. Een definitief afgesloten RI
kun je NIET meer aanpassen. Je kunt hiervan nog wel een kopie maken voor een nieuwe RI (zie
ook stap 3).
Let op: een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige
Wil je een rapportage voor de GGD maken van een RI Veiligheid of Gezondheid? Sluit dan eerst de
RI definitief af. Daarna kun je de rapportage doornemen met de GGD.
Wil je een rapportage maken voor de Arbodienst? Neem dan eerst de RI Arbo met de
Arbodienstverlener door. Sluit daarna pas de RI Arbo definities af. Hierna is de rapportage voor de
Arbodienst definitief.
33

®® Stap 11. Logboek en ongevallenregister
Het tabblad 'Acties' bevat nog twee handige functies: een logboek en een ongevallenregister.
11.1 Aanmaken logboek
Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek
> Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Logboek’.
> Klik op ‘Nieuwe taak of notitie’ om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens
over het onderwerp in en klik op ‘Opslaan’.
> Wil je een bestaande taak of notitie bewerken? Ga dan met je muis naar het taak of notitie
onder de tabbladen 'Taken' of 'Notities' en klik vervolgens op .
> Wil je een bestaande taak of notitie verwijderen? Ga dan met je muis naar de taak of notitie
en klik vervolgens op .
11.2 Registreren van ongevallen
Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in een ongevallenregister.
> Ga naar ‘Acties’ en kies daarna ‘Ongevallenregister’.
> Klik op ‘Ongeval registreren’ om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens
over het ongeval in en klik op ‘Opslaan’.
> Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident
en klik vervolgens op .
> Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een
nieuwe taak of notitie aan. Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende
maatregelen (acties) aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 7.2) Dan komt de
actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht.
Let op: Het is op dit moment niet mogelijk een rapportage te maken van de geregistreerde
ongevallen.
34

®®Stap 12. Info en help
De Risicomonitor bevat tot slot nog 2 belangrijke menu items in de hoofdnavigatie: 'Info' en
'Help'.
12.1 Nieuws
12.2 Bibliotheek
12.3 Forum
12.4 Over Risicomonitor
12.5 Handleiding
12.6 Veel gestelde vragen
12.7 Contact
12.1 Nieuws
Nieuws over de Risicomonitor tref je aan onder het kopje Nieuws. De meest recente berichten
lees je ook onder ‘Home’ op je dashboard.
12.2 Bibliotheek
In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid, gezondheid en Arbo. Deze
informatie kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI’s).
> Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien.
> Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of
protocollen van je organisatie. Ga naar ‘Bibliotheek’ en kies voor ‘Artikelen insturen. Vul alle
gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op ‘Insturen’.
> Je kunt hierbij aangeven of je het artikel alleen zichtbaar wilt maken voor de medewerkers
van jouw organisatie of dat het artikel voor alle gebruikers van de Risicomonitor zichtbaar
is.
LET OP: Stuur je een artikel in als je bent ingelogd op organisatieniveau? Dan is dit alleen zichtbaar
voor de organisatie en de bijbehorende locaties
12.3 Forum
Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie
delen. En zo ervaringen uitwisselen.
> Ga naar ‘Forum’ en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt
hebt.
> Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn
geplaatst. Je kunt hierin zoeken via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen
via ‘Nieuwe post’.
> Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je
reactie in en klik vervolgens op ‘Plaatsen’.
35

Let op: Heb je een (technische) vraag of opmerking over de Risico-Monitor? Neem dan contact op
met de helpdesk van VeiligheidNL, FCB of LCHV. Zij helpen je graag verder.
12.7 Contact
Heb je een specifieke (inhoudelijke) vraag en staat deze niet bij de ‘Veel gestelde vragen’ of in de
Handleiding en wil je toch meer weten? Kijk dan bij ‘Contact’ welke organisatie je het beste kunt
raadplegen, of ga naar ‘Stel een vraag’ onderaan de ‘Veel gestelde vragen’ en vul je vraag daar in.
Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen
5 dagen antwoord.
12.4 Over Risicomonitor
In ‘Over Risicomonitor’ lees je meer informatie over het gebruik van de Risicomonitor voor de
verschillende werkvormen. Daarnaast lees je meer over de verschillende onderdelen gezondheid,
veiligheid en arbeidsomstandigheden.
12.5 Handleiding
Ben je aan het werk in de Risicomonitor, heb je ondersteuning nodig, maar de handleiding niet bij
de hand? Dan kun je de voor jou geschikte handleiding Risicomonitor downloaden onder het
menu item ‘Help’.
12.6 Veel gestelde vragen
Bekijk het antwoord op veel gestelde vragen over bijvoorbeeld de functies van de Risicomonitor.
> Klik op ‘Veel gestelde vragen’ onder het menu item 'Help'.
> Je kunt hier het antwoord op de veel gestelde vragen per onderwerp bekijken.
> Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar ‘Stel een vraag’ en vul deze daar in. Je vraag wordt dan
doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen
antwoord.
36

COLOFON
Deze handleiding ‘Zo werkt de Risicomonitor voor gastouderopvang’ is een uitgave van FCB
Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en VeiligheidNL. Het project is tot 2012
gesubsidieerd door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Ook FCB verzorgde een deel van de financiering. De RI Arbo is
voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties, zodat zij dit als branche-RI
ondersteunen.
Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Deze uitgave is uiterst
zorgvuldig opgesteld. Desondanks zijn FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken en
VeiligheidNL niet aansprakelijk voor eventuele drukfouten en het gebruik van de inhoud van de
teksten. En de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen. Overname van
teksten is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de uitgever.
Copyright © 2012 VeiligheidNL
Deze uitgave is als PDF-document te downloaden vanaf www.risico-monitor.nl.
Meer informatie
Stichting VeiligheidNL
Postbus 75169, 1070 AD Amsterdam
E risicomonitor@veiligheid.nl
I www.veiligheid.nl
FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken
Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht
Postbus 8203, 3503 RE Utrecht
T (030) 298 53 50
F (030) 298 53 33
E risico-monitor@fcb.nl
I www.fcb.nl
Bij vragen over het gebruik van de Risicomonitor
Neem contact op met FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken
T (030) 298 53 50 (maandag t/m donderdag)
E risico-monitor@fcb.nl
Bij inhoudelijke vragen over risico’s op het gebied van arbeidsomstandigheden
Neem contact op met FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken
T (030) 298 53 50 (maandag t/m donderdag)
E risico-monitor@fcb.nl
Bij inhoudelijke vragen over Veiligheidsrisico’s
Neem contact op met VeiligheidNL.
Stuur uw vraag per mail naar E risicomonitor@veiligheid.nl
Bij inhoudelijke vragen over Gezondheidsrisico’s
Neem contact op met het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid
Stuur uw vraag per mail naar E info@lchv.nl
37