Communiceren via website en e-mail - CultuurNet Vlaanderen

haalde informatie staat. Niet alleen moet de site bijdragen tot een betere publiekswerking,ze zal ook helpen om het interne werk efficiënter te organiseren.Er wordt een werkgroep samengesteld die met de nodige inspanning de richtlijnenvoor de nieuwe site zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk beschrijft. Dat neemtbehoorlijk wat tijd in beslag van verschillende medewerkers, maar niemand ziet daartegenop gezien het belang van een goede voorbereiding. Het lijvige lastenboekwordt uiteindelijk gestuurd naar verschillende mogelijke leveranciers.Artikel 1Na zorgvuldig afwegen van de verschillende offertes bereikt men een overeenkomstmet een leverancier. Voor alle zekerheid wordt ook juridisch advies ingewonnenom het contract zo waterdicht mogelijk te maken. Ingeval de leverancier niet alleengagementen zou nakomen, is de organisatie nu sterk ingedekt, onder andere doorboeteclausules.Het project gaat nu effectief van start. Het enthousiasme is groot, zowel intern alsbij de leverancier.Na de geplande ontwikkelperiode nadert de grote dag. Dankzij de inzet van hetteam zal de vooropgestelde releasedatum gehaald worden. Erg belangrijk vermitsde opdrachtgever de nieuwe site al aangekondigd heeft. Eén week vóór de officiëlereleasedatum wordt een uitgebreide demo gepland aan de werkgroep.Tegen de verwachting in blijkt de demo een koude douche. Er zijn namelijk zeer veelen totaal onverwachte opmerkingen gekomen, waarvan sommige heel ingrijpendeoplossingen vereisen.Intern wordt er heel wat nagepraat bij beide partijen. Bij de opdrachtgever staat menversteld van de manier waarop een aantal zaken uitgewerkt werden. De leverancierheeft blijkbaar echt niet begrepen hoe bepaalde zaken in zijn werk gaan waardoorsommige onderdelen van de site praktisch onwerkbaar zijn. De frustratie is des tegroter omdat er nu toch vertraging optreedt en dat moet gecommuniceerd worden.5