ARKIV, DEMOKRATI OG RETTFERD - Norsk kulturråd

arkivpersonalet befinner seg
mellom «barken og veden.» De
er ansvarlig for at allmennheten
får innsyn i offentlig informasjon,
men i et dagligarkiv har
de ikke direkte kontakt med
presse eller de berørte innbyggerne
i kommunen. Dette er det
Informasjonsavdelingen som tar
seg av. Forespørsel om innsyn
i kommunens dokumenter og
saker går alltid via Informasjonsavdelingen.
Gjennom det arbeidet de
gjør, vet arkivpersonalet i den
nye organisasjonen absolutt alt
som skjer i forvaltningen. Dersom
arkivpersonalet ikke er en
lojal del av forvaltningen, ser jeg
for meg en større fare for manipulering
av data, fare for ryktespredning,
m.m. Det er derfor
nødvendig med strenge krav til
etikk i dette dagligarkivet. Her
er det flere utfordringer: Hva
skjer når noen tilegner seg for
mye informasjon? Hva skjer når
noen misbruker den informasjonen
de får?
Jeg ser for meg noen skrekkscenarier:
Tyverier via nettet
– alt fra tyveri av åndsverk til
identitetstyverier. I tillegg er
manipulering av data utbredt.
Ordlyden i elektroniske dokumenter
kan lett endres, og på
0
foto kan man legge til eller
fjerne det som måtte ønskes.
Det er derfor viktig at dokumenter,
så snart de er produsert,
lagres i et format som gjør
at innholdet blir låst i denne
formen. Dette bidrar til at arkivene
forblir autentiske og pålitelige
kilder, noe som burde være i
arkivmedarbeidernes interesse.
Arkivpersonale som ønsker å
utnytte sin stilling, og som spekulerer
i egen vinning gjennom
å formidle videre informasjon
mot betaling, er en fare både for
egen virksomhet – og for samfunnet
i sin helhet!
Fordeler med den sentraliserte
arkivorganiseringen
Elektroniske arkiv forhindrer at
mapper, saker eller dokument
blir borte. Dette har vært et
problem tidligere, da den ene
papirbaserte arkivmappen var
den eneste dokumentasjonen
som fantes. Denne mappen var
ikke alltid på plass i arkivet.
Under saksbehandlingen kunne
den godt flytte fra kontor til
kontor. Da var det ikke alltid
like lett for arkivets voktere å
vite hvor mappen til enhver tid
befant seg. Noen ganger kunne
den rett og slett forsvinne. I
en del politisk kompliserte og
«betente» saker, har avisene
slått opp om manglende dokumenter
– og om hele mapper
som har blitt borte. For eksempel
finnes det i dag ikke noe
komplett arkiv etter «Osloavtalen.»
Ledere og saksbehandlere
vil ikke nå kunne fjerne noe fra
arkivene, rett og slett fordi de
ikke har tilgang til arkivene –
som altså utgjør en egen enhet.
Forvaltningens ledere vil heller
ikke ha noen direkte innflytelse
over dette arkivpersonalet. På
denne måten kan de arkivansatte
i en sentral arkivtjeneste
ha en reell makt over arkivet! En
forutsetning er det selvfølgelig
da at saksbehandlere og ledere
benytter seg av saksbehandlerverktøyet
på tilfredsstillende
måte. De store utfordringene
knytter seg til informasjon som
går via mer uoffisielle veier. I
stor utstrekning blir e-post og
SMS brukt i de tilfeller hvor
man ikke ønsker å sette varige
spor, eller i de tilfeller det virkelig
haster! Dette er en teknologisk
utfordring for arkivpersonalet,
for det er kanskje de
viktigste dokumentene i en sak
som forsvinner på denne måten
– mer eller mindre bevisst.
Dokumentasjon som forsvinner
til tross for arkivplaner og andre
arkiv, demokrati og rettferd