Prosjektplan 10.0 - Brukerveiledning

Prosjektplan 10.0 

Brukerveiledning 

Prosjektforum AS 

Fredrik A. Dahls vei 20, 1430 Ås 

Telefon 64 94 35 70 ~ post@prosjektforum.no ~ www.prosjektforum.no

© Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 2

Innhold 

Innledning ...................................................................................................................................................... 4 

Målrettet prosjektstyring .............................................................................................................................. 5 

Planlegging er gruppearbeid! ....................................................................................................................... 5 

Installasjon og oppstart ................................................................................................................................ 6 

Lagring / avslutning ..................................................................................................................................... 7 

Filbeskyttelse ................................................................................................................................................. 7 

Prosjektdirektivet .......................................................................................................................................... 8 

Utfylling av prosjektdirektivet ................................................................................................................ 8 

Utskrift av prosjektdirektivet .................................................................................................................. 9 

Prosjektdirektiv - forenklet versjon ....................................................................................................... 10 

Overføring til fullversjon ...................................................................................................................... 10 

Milepælplanen ............................................................................................................................................. 11 

Headingen ............................................................................................................................................... 11 

Resultatområdene ................................................................................................................................... 11 

Videre utfylling av milepælplanen ........................................................................................................ 12 

Rapportering på milepælplanen ........................................................................................................... 12 

Utskrift av milepælplanen ..................................................................................................................... 14 

Prosjektansvarskartet ................................................................................................................................. 15 

Headingen ............................................................................................................................................... 15 

Utfylling av prosjektansvarskartet........................................................................................................ 15 

Rapport på prosjektansvarskartet ........................................................................................................ 17 

Utskrift av prosjektansvarskartet ......................................................................................................... 18 

Aktivitetsansvarskartet ............................................................................................................................... 18 

Utskrift av aktivitetsansvarskartet ........................................................................................................ 19 

Risikovurdering ........................................................................................................................................... 20 

Prosjektevaluering ....................................................................................................................................... 21 

Distribusjon av prosjektevalueringen .................................................................................................. 21 

Bruk av pdf-format for kommunikasjon ................................................................................................. 22 

Pdf-formatet ........................................................................................................................................... 22 

Lesing av pdf-filer .................................................................................................................................. 22 

Målrettet Prosjektstyring – en hjelp til utvikling av planverk ............................................................... 23 

A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging ......................................................................... 23 

B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet ............................................................... 24 

Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen ................................................................................. 24 

Om selve planen ..................................................................................................................................... 24 

Om de enkelte milepæler ...................................................................................................................... 25 

Sjekkliste for kvalitetssikring av prosjektansvarskartet ......................................................................... 25 

Framgangsmåte ved aktivitetsplanlegging ............................................................................................... 26 

Framgangsmåte ved rapportering og oppfølging ................................................................................... 27 

Lyst til å lære mer om prosjekter? ......................................................................................................... 29 

Ås, desember 2011 

© 1997 - 2011 Prosjektforum AS, Fredrik A. Dahls vei 20, 1430 ÅS 


Innledning 

Velkommen som bruker av PROSJEKTPLAN som nå foreligger i ny versjon, versjon 10.0 per 

desember 2011. 

PROSJEKTPLAN 10.0 er utviklet i Excel, og kan nyttes i Excel 2010 og 2007. 

Brukerveiledningen er den samme. 

Du kan velge mellom norsk og engelsk tekst ved å trykke på flaggsymbolet på startsiden 

(menysiden). 

Vi anbefaler Windows 7 eller nyere. 

Programmet er først og fremst laget for deg som har gjennomført opplæring i prosjektledelse og 

prosjektarbeid, og som kjenner planleggingsmetoden og opplegget for rapportering. Programmet er 

da langt på vei selvinstruerende, men krever alminnelig kjennskap til Excel. 

Filbeskyttelse 

Vi har valgt å beskytte alle arkene for å unngå feil, og anbefaler sterkt at du ikke opphever denne 

beskyttelsen.. 

Dersom du er veldig trygg på bruken av Excel og ønsker å stå litt friere med hensyn til redigering av 

fonter mm kan du oppheve skrivebeskyttelsen. Mer om dette på side 6. 

Bla gjennom dette heftet, det tar bare noen minutter... 

Vi håper du vil få glede av programmet. Har du problemer eller vil gi oss tips om 

forbedringer vil vi gjerne høre fra deg! 

Lykke til! 


Målrettet prosjektstyring 

Programmet lar deg foreta prosjektplanlegging og fylle ut skjemaene etter prinsippet om målrettet 

prosjektstyring. Programmet forutsetter at du kjenner denne metoden. 

For en praktisk innføring i prosjektfaget og metoden anbefales boka ”Hjelp, jeg er blitt 

prosjektleder” av Arild Stavne og Jan Thormodsæter som du får kjøpt hos Prosjektforum AS. 

Lærebok 

fra Prosjektforum AS! 

Planlegging er gruppearbeid! 

Vi hevder med styrke at "(prosjekt)planlegging er gruppearbeid"! Du bør ha gjennomført 

det aller meste av den overordnete planleggingen før du tar programmet i bruk. Ta med 

deg din prosjektgruppe og arbeid deg gjennom de ulike nivåene ved hjelp av kreative 

teknikker, papir og blyant! Ferdigtrykte skjemaer kan du få hos Prosjektforum AS eller 

skrive ut fra programmet. 

Gjennomfør gjerne et oppstartseminar som en forberedelse til prosjektstart. 

Kreative oppstartseminarer gir mye og er gøy! 


Installasjon og oppstart 

Du har fått to filer: 

Prosjektplan 10.0 (i xlsm-format) - mal for innlegging av et nytt prosjekt 

Prosjektplan 10.0 - Brukerveiledning.pdf - brukerveiledningen (den du nå leser). 

Gjør følgende: 

Åpne fila Prosjektplan 10.0 for å legge inn et nytt prosjekt 

Lagre ditt nye prosjekt med et nytt navn for å beholde malen intakt 

For varig klargjøring for makro-kjøring i Excel, start Excel og trykk: 

Fil (eller for Excel 2007: Office-knappsymbol helt øverst til venstre), Alternativer (knapp 

nederst i vindu), Klareringssenter, Innstillinger for klareringssenter (knapp nede til høyre), 

Makroinnstillinger, Aktiver alle makroer, OK. Restart så Excel. 

Deretter kommer følgende menybilde opp. Klikk på ønsket boks. 

Uansett hvilket skjema du er inne i vil du få opp blå bokser som gjør at du kan veksle mellom ulike 

skjemaer, komme tilbake til menybildet, skrive ut skjemaet osv. Har du valgt et lite skjermbilde vil 

noen av boksene ikke vises. Navigere deg vannrett mot høyre/venstre for å se alle. Juster 

skjermstørrelsen etter behov. 


Lagring / avslutning 

Lagre slik du gjør ellers i Excel og andre Office-produkter; enten vha diskettsymbolet, eller via Fil 

(eller for Excel 2007: Office-knappsymbol helt øverst til venstre), Lagre eller Lagre som. 

TIPS! Excel har som standard for "Lagre som" at angitt mappe i "Standard filplassering" hos deg 

foreslås som lagringsmappe. Vær derfor oppmerksom slik at du lagrer i rett mappe. 

Filbeskyttelse 

Dersom du ønsker en noe friere redigering enn programmet tillater kan du låse opp arkene ved å 

oppheve beskyttelsen. Alle ark er låst uten passord. 

Dette gir deg altså full redigeringstilgang, men NB!! også muligheten for å ødelegge 

standardoppsettet! 

Slik låser du opp det aktive arket: 

1. Gå til prosjektdirektivet 

2. Trykk knappen ”Beskyttelse” 

3. I dialogboksen velger du beskyttelse eller ikke 

4. Her kan du også aktivere funksjonen ”Dra og slipp” 

Merk at du også kan gjøre dette via Excels egne menyer, men da kun for ett ark av gangen. Dette 

gjøres i fanen ”Se gjennom”. 

Vi anbefaler likevel bestemt at du IKKE åpner arkbeskyttelsen, da dette lett kan føre til 

feilsituasjoner på grunn av at programmerte funksjoner blir endret/ødelagt. 

Og du må under ingen omstendighet brukes Excels innebygde funksjoner for å: 

Sortere rader i milepælplan eller ansvarskart 

Sette inn eller slette rader i milepælplan eller ansvarskart 

Skrive inn resultatområder i milepælplanen 

Bruk kun de blå menyknappene i milepælplan-bildet for å gjøre dette! 


Prosjektdirektivet 

Prosjektdirektivet angir det fundamentet og de rammebetingelsene som skal gjelde for prosjektet på 

et overordnet nivå. Her avklares ulike mål og aktuelle tiltak. Direktivet tar også for seg organisering, 

budsjett mm. 

Utfylling av prosjektdirektivet 

På skjemaet vil utfyllingen foregå i celler av svært ulik størrelse samt i tekstbokser og 

avkrysningsbokser. Cellene er tilpasset antatt tekstmengde. 

I celler skriver du inn ønsket tekst. Skjemaet består mange steder av sammenslåtte celler for å lette 

redigeringen og oversikten. Skal du redigere en celle dobbeltklikker du i cella og redigerer på vanlig 

måte. 

Utsnitt av Prosjektdirektivet 

Merk: Skriver du rett inn i en celle med tekst slettes det som står der. 

Ønsker du å redigere må du dobbeltklikke (eller trykke F2). Klikk i riktig celle! 

For fast lineskift i celler: Trykk Alt + Enter. 


Dersom du har behov for flere linjer (f.eks. under Prosjektgruppe) må du først oppheve beskyttelsen 

(se forrige avsnitt). Så må du høyreklikke på aktuell rad og deretter trykke Sett inn og krysse av for 

Hele raden. Tilsvarende framgangsmåte for å slette rader. Vær oppmerksom på at det er lite å gå på i 

margene, så dersom du setter inn en rad ett sted bør du slette en et annet sted. 

Husk å sette på beskyttelsen igjen etterpå. 

Hvis du ønsker mer plass i tekstboksene som beskriver Bakgrunn, Effektmål, Resultatmål og 

Hovedtiltak kan dette gjøres ved å trykke på "knapp" øverst på side 2. Prosjektdirektivet utvides da 

til å omfatte 5 sider (i stedet for 4). 

TIPS! Det er fullt mulig å hente tekst fra andre dokumenter ved hjelp av Kopier og Lim innfunksjonene 

i Office. Dette gjelder både celler og tekstbokser. 

I alle avkrysningsbokser er det nok med ett klikk, og avkrysningen skjer automatisk. 

Budsjettet på side 3 summeres automatisk. 

Utskrift av prosjektdirektivet 

Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. 


Prosjektdirektiv - forenklet versjon 

For små prosjekter vil det noen ganger være tilstrekkelig å fylle ut et forenklet Prosjektdirektiv som 

eneste planleggingsdokument. Dette kommer da i stedet for det ordinære Prosjektdirektivet, 

Milepælplanen og Prosjektansvarskartet. 

Sammenlignet med det ordinære Prosjektdirektivet er det tatt bort en del felter både under 

prosjektbeskrivelsen, organisering, ressursrammer/økonomi etc. 

Det er imidlertid lagt inn mulighet for å legge prosjektets (hoved-)milepæler direkte inn i direktivet, 

med start- og sluttdato, samt rapportering. 

For å rapportere hovedstatus (grønn, gul eller rød), trykk på ruta under overskriften Hovedstatus. 

Hovedmilepælene i forenklet Prosjektdirektiv 

For brukere av Flerprosjektplan (se mer om dette i kapitlet Rapportering på milepælplanen lenger ut i 

denne veilederen) er det viktig å trykke på den blå knappen Tilpass planen til flerprosjekt-verktøy. 

Dette sikrer at all nødvendig informasjon legges til rette for innhenting til programmet Flerprosjektplan. 

Overføring til fullversjon 

Hvis du skulle ombestemme deg, og ønsker å benytte fullversjonen av planverktøyet, er det bare å 

trykke på den blå knappen Overfør til fullversjon. Da vil all aktuell informasjon som er lagt inn bli 

overført til ordinært Prosjektdirektiv og Milepælplan. 


Milepælplanen 

Milepælplanen angir delmål (milepæler) for prosjektet og når de skal være nådd. Planen viser klart 

hvilke tema prosjektet skal arbeide med og hvilke resultater som skal oppnås underveis. 

Rapportering på et overordnet nivå kan også skje her. 

Milepælplanen lages etter at første utkast til prosjektdirektiv er ferdig. 

Du kommer inn på milepælplanen enten direkte fra prosjektdirektivet eller fra menysiden. 

Headingen 

Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" hentes 

automatisk fra prosjektdirektivet. 

Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til høyre i headingen. 

Resultatområdene 

Ved å klikke på boksen for resultatområdene får du opp en meny som ber deg angi inntil fem 

resultatområder. Er det lange navn på resultatområdene kan det bli plassproblemer. 

Her er det også en enkel hjelpefunksjon. 

TIPS! Har du så mange som 4 eller 5 resultatområder bør du legge de med kortest tekst som nr 4 

og 5. Prøv deg fram til du blir fornøyd. Dersom du trenger å dele ord på to linjer bruk et 

mellomrom eller bindestrek. Ikke skriv lenger ord enn angitt i skjermbildet Resultatområder. 

Etter at du har valgt resultatområder vil du oppe i skjermen få opp noder (ringer) med 

forbokstavene (initialer) for de resultatområdene du har valgt. Klikk på ønsket node og den 

plasserer seg på den samme rad som markøren står på. Du må altså plassere deg på rett rad med 

markør. Dersom du står på feil rad og noden havner her kan du enkelt dra den på plass med mus 

eller slette den. Alle nodene får ID etter resultatområdets forbokstav – du kan velge mellom en eller 

to initialer. 

Når planen nærmer seg ferdigstilling skal du sortere milepælene etter ferdigdato. Knapp for dette 

finner du over de to datokolonnene. 

Streker som viser avhengighet får du fram ved å klikke boksen "Sett inn avhengighet" som du 

finner like under nodene. En strek stiller seg da loddrett i andre rad, og du kan enkelt dra i endene 

på den slik at den kommer på rett plass. 

TIPS! Dersom flere (eller alle) milepæler i samme resultatområde har innbyrdes avhengighet er 

det nok med én strek. Lag den så lang du ønsker og legg den bakerst (bak nodene) ved å 

høyreklikke på streken og velge kommandoen Rekkefølge - Plasser lengst bak. 


Utsnitt av milepælplanen 

Videre utfylling av milepælplanen 

Milepæltekstene skrives inn i cellene. Radene vil utvides nedover etter behov. Du kan sette inn eller 

slette rader/milepæler ved hjelp av de blå boksene midt i skjermen. Stå med markøren i den raden 

der du vil ha endringen. Når du setter inn nye rader/milepæler her vil det også bli gjort på 

prosjektansvarskartet. 

Kolonner for "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" finner du til venstre på skjemaet. 

Disse er koblet mot tilsvarende kolonner på prosjektansvarskartet, og du kan selv velge når og hvor 

du vil fylle inn datoene. De vil automatisk bli oppdatert i begge skjemaene. 

Rapportering på milepælplanen 

Nytter du milepælplanen også som rapporteringsverktøy fyller du inn kolonnen for rapportering (til 

høyre i skjermbildet) etter hvert som prosjektet skrider fram. 

opplegget for rapportering noe utvidet. Dette fordi programmet nå er klargjort for kjøring i 

kombinasjon med programmet FPL 10.0 for flerprosjektstyring. Det som er beskrevet under kan 

imidlertid også med fordel benyttes i rapportering innenfor ett prosjekt. 

Merk av for prosjektets hovedmilepæler med kryss i kolonnen Hovedmilepæler. Disse vil kunne 

overføres til programmet Flerprosjektplan i et samlebilde sammen med flere prosjekter for eksempel i 

en portefølje en avdeling. 


Ved rapportering: 

1. Før inn rapportdato. 

2. Dersom du ønsker å benytte fargekoder, krysser du for hovedmilepæl og får opp 3 valg: 

Rød = kritisk 

Dette betyr at det er store eller alvorlige problemer og at prosjektleder sannsynligvis 

har behov for bistand fra styringsgruppe, linjeledere eller lignende. 

Gul = obs 

Dette innebærer at det er problemer, men av en art som sannsynligvis kan løses innen 

prosjektet, i prosjektgruppa. 

Grønn = OK 

Alt er iht planen. 

Se også den mer utdypende forklaringen i tabellen under. 

3. Skriv inn tekst i kolonnen Rapporttekst 

4. Dersom milepælen er avsluttet krysses for dette. (Merk at en milepæl kan være avsluttet 

uavhengig av valgt fargekode!). Se også side 20 om ressursbruk. 

Store (svært 

alvorlige) 

problemer 

Mindre 

alvorlige 

problemer 

Alt OK 

Det er/vil bli 

- store overskridelse av tidsfristen 

- store overskridelser av ressursforbruk (timer) 

- store overskridelse av pengeforbruk 

- store mangler i kvalitet og/eller omfang 

- store samarbeidsproblemer 

Prosjektleder har behov for bistand (fra styringsgruppe, 

linjeledere etc.) 

Det er/vil bli 

- mindre overskridelse av tidsfristen 

- mindre overskridelse av ressursforbruk (timer) 

- mindre overskridelse av pengeforbruk 

- mindre endringer/mangler i kvalitet og/eller omfang 

- mindre samarbeidsproblemer 

Løses innen prosjektet 

En utdypende forklaring av fargekodene. 

Milepælen er/vil bli nådd 

- innen tidsfristen 

- med planlagt ressursforbruk (timer) 

- med planlagt pengeforbruk 

- med planlagt kvalitet og/eller omfang 

- med gode samarbeidsforhold 


Utskrift av milepælplanen 

Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. 

(Kolonnen for "Antatt starttidspunkt" er egentlig ikke en del av milepælplanen og vil ikke bli 

skrevet ut her). 


Prosjektansvarskartet 

Prosjektansvarskartet angir deltakere, ansvar, roller, tidsbruk og framdriftsplan for hver enkelt milepæl. 

Prosjektansvarskartet gir på en oversiktlig og ryddig måte svært mye informasjon til de involverte. 

Et opplegg med forhåndsdefinerte rapporteringskriterier til bruk i rapporteringen mellom 

prosjektleder og styringsgruppe er også innarbeidet i dette skjemaet. 

Du kommer inn på prosjektansvarskartet fra milepælplanen, fra prosjektdirektivet eller fra 

menysiden. 

Headingen 

Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" hentes 

automatisk fra prosjektdirektivet. 

Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til høyre i headingen. 

Utfylling av prosjektansvarskartet 

På prosjektansvarskartet gjentas milepælene, men i en kortere form. Dersom du ønsker det kan du 

ved å trykke den blå boksen "Milepæler fra milepælplanen" midt i skjemaet få lagt over alle 

milepælene i kortform. Pga plassen kappes tekstene automatisk slik at noe redigering blir nødvendig 

(de 35 første tegnene overføres). 

Milepælenes ID, for eksempel K1, S4, P2 osv. blir også overført fra milepælplan til 

prosjektansvarskart. 

TIPS! Dersom du har redigert de korte milepæltekstene her bør du IKKE trykke boksen for 

"Milepæler fra milepælplanen" seinere. Den vil da gjenta tidligere prosedyre og skrive over 

dine redigeringer. 

Fyll inn Instanser/personer (nummereres automatisk) og ansvarsforhold (symbolene A, U, B, R, I). 

Cellene med Instanser/personer vil skråstilles etter at du har skrevet dem inn og forlatt cella ved 

hjelp av Enter eller piltast. 

For deg som har mange instanser/personer involvert kan du nå legge inn inntil 29 stk. Knapp for 

dette finner du øverst til høyre. Merk at du da må skrive ut ansvarskartet to ganger, én for 

instansene nummerert 1-15 og én for 15-29. 

Når du vil legge inn "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" for milepælene (kan også 

gjøres på milepælplanen) trykker du boksen "Juster tid". Etter at begge kolonnene er fylt ut tegner 

programmet Gantt-diagrammet i kolonnen "Tidsskala" (kalendertid). Programmet beregner selv 

nødvendig plass avhengig av prosjektets lengde. Endrer du datoer underveis må du trykke ”Juster 

tid” på nytt. 


Viktig: Bruk norsk datoformat: dd.mm.åå 

Dersom alle datoer er i inneværende kalenderår er det nok å angi dd.mm 

Overskriftene på Tidsplanen angis automatisk av programmet og kan ikke redigeres manuelt. 

Estimering 

For å finne ut hvor omfattende arbeidet med å nå milepælene er må du estimere arbeidet. Dette 

gjøres på prosjektansvarskartet i kolonnen ”Estimat T/D/U”. Her kan du velge timeverk (T), 

dagsverk (D) eller ukeverk (U). 

Ved å trykke på knappen ”Estimat T/D/U” kan du angi forholdet mellom timer, dager og uker. 

Som standard er ett ukeverk satt til 5 dagsverk med ett dagsverk lik 7 timer. 

Du kan også endre fra en angivelse til en annen, for eksempel fra dagsverk til timer etter at 

estimatet er lagt inn. Merk at angivelsen da også endres i rapportens venstre del i kolonnene for 

”Utført” og ”Gjenstående”. 

Utsnitt av prosjektansvarskartet 


Rapport på prosjektansvarskartet 

Ved rapportering nyttes som vanlig venstre del av skjemaet (bare deler av dette er synlig på figuren 

over). Her kan du bruke metodens anbefalte kriterier for rapportering. 

Merk deg at ”Utført” og ”Gjenstående” summeres opp automatisk etter hvert som rapporteringen 

skrider fram. 

Som regel er det nødvendig med en kort verbal rapport i tillegg til rapporten på prosjektansvarskartet. 

Benytt da valget Utdyping av rapport (blå boks oppe til venstre) og du får opp et eget 

ark. Dagens dato er angitt, men den kan endres. Her kan du utdype rapporten ved hjelp av de 

forhåndsvalgte stikkordene. Cellene utvider seg ved behov. 

Her kan du også lagre flere rapporter etter hvert som prosjektet gjennomføres. Når du skal lage 

rapport nummer to endrer du datoen og skriver inn ny tekst. Neste gang du kommer til dette valget 

vil du da finne to rapporter i menyen ”Rapporteringsdato” oppe i skjermen. Og slik fortsetter du. 

På denne måten kan du ta vare på alle rapportene gjennom hele prosjektets livsløp. Figuren under 

viser at dette prosjektet har rapportert pr 20.04., 20.05., 20.06 og 20.08.09. 

Utsnitt av skjema for utdyping av rapport på prosjektansvarskartet 

NB! Valget Utdyping av rapport (blå menyvalgboks) kan brukes også fra milepælplan-bildet. 


Utskrift av prosjektansvarskartet 

Her har du to utskriftsalternativer: 

"Skriv ansvarskart" gir deg plandelen. 

"Skriv hele" gir deg hele prosjektansvarskartet og skjema "Utdyping av rapport". Dette er 

nødvendig ved rapportering underveis i prosjektet. 

Dersom du har flere rapporter lagret vil utskriften velge siste utgave av "Utdyping av rapport" 

eller den du har i skjermbildet hvis det er en annen. 

Du kan også skrive ut kun utdyping av rapport direkte fra dette valget. 

TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Antatt starttidspunkt og Antatt ferdigtidspunkt med på 

utskriften merker du dem sammen med det du ellers vil ha med og trykker Ctrl P - Merket 

område. 

For generering av Aktivitetsansvarskart (detaljplaner) se under. 

Aktivitetsansvarskartet 

Dette er også et ansvarskart for beskrivelse av ansvar, roller og framdrift og det inneholder de 

samme elementer som prosjektansvarskartet. Aktivitetsansvarskartet benyttes for en mer detaljert 

planlegging og organisering av de enkeltmilepæler som krever det. Det viser altså aktiviteter innenfor 

den enkelte milepæl, mens prosjektansvarskartet opererer på milepælnivå. 

Aktivitetsansvarskart genereres direkte fra prosjektansvarskartet. Det er muligheter for å lage inntil 

40 aktivitetsansvarskart. Disse velges fra menyen Aktivitetsansvarskart midt i skjermen. Når du velger 

ett av disse (nummerert fra 1-40) foreslås navn ut fra milepælteksten, dette kan du godta eller endre. 

Et tips kan være å angi det med milepælidentiteten slik: K4: Når beslutning om finansiering er avklart. 

Du kan også navngi, eller endre navn, seinere direkte fra aktivitetsansvarskartet. Her kan du også 

generere nye. 


Figuren viser generering av aktivitetsansvarskart fra prosjektansvarskartet 

For øvrig fylles Aktivitetsansvarskartet ut på samme måte som prosjektansvarskartet. Når du fyller 

inn nye aktiviteter nummereres disse automatisk. 

Husk å angi hvilke milepæler som behandles, som sagt over, gjerne som en del av navnet på 

skjemaet. 

Utskrift av aktivitetsansvarskartet 

Her har du også to utskriftsalternativer: 

"Skriv aktivitetsplan" gir deg plandelen. 

"Skriv hele" gir deg hele Aktivitetsansvarskartet. Dette er nødvendig ved rapportering underveis 

i prosjektet. 

TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Starttid og Sluttid med på utskriften merker du dem 

sammen med det du ellers vil ha med og trykker Ctrl P - Merket område. 


Risikovurdering 

Risikovurderingen skal være et levende dokument under hele gjennomføringen av prosjektet. 

Under de respektive overskrifter legger du inn en presis beskrivelse av henholdsvis Risikofaktor/ 

Hendelse, Konsekvens og Planlagte tiltak. 

Du angir så Sannsynlighet (for at en uønsket hendelse skal inntreffe) på en skala fra 1 til 5, og 

konsekvensen (ved at en uønsket hendelse skal inntreffe) på en skala fra 1 til 5. 

Dette gjøres tre ganger: Først for ”Status risikonivå” (slik du vurderer det pr. dato), så for 

”Risikonivå forrige periode”, og til slutt ”Antatt risikonivå etter tiltak”. 

Kombinasjonen av sannsynlighet og konsekvens (produktet) beregnes og gis en fargekode. Trykk 

på knappen Oppdater for å generere fargekodene! 

Når en risikofaktor er identifisert og aktuelle tiltak er bestemt, må det settes en ansvarlig og en frist 

for hver av disse. Dette gjøres i kolonnene helt til høyre for risikotallet. Du kan legge inn flere tiltak 

for én risikofaktor ved å bruke linjedeling i celler: Trykk Alt + Enter. 

Du kan framstille et Risikokart for prosjektet ved å trykke på knappen Risikokart. Dette er et 

grafisk bilde av risikovurderingen for prosjektet. 

Fargekodene framgår av figuren og rangeres i kritisk, høy, moderat og lav. 

Utsnitt fra risikovurderingen 

Du kan velge mellom en enkel og en utvidet versjon ved å trykke på avkrysningsboksene til høyre 

for de blå knappene. 


Prosjektevaluering 

Prosjektfaglig kompetanseoverføring er viktig for å kunne forbedre seg og arbeide for økt 

prosjektkvalitet. Alle prosjekter bør derfor avsluttes med en prosjektevaluering. I 

Prosjektplan finner du et enkelt skjema for dette som velges fra Menysiden. Det er en god 

ide å la alle involverte gjøre denne evalueringen før en diskusjon i prosjektgruppa. Kanskje 

vil også evalueringene fra andre prosjekter vise samme tendenser og grunnlaget for 

organisasjonsmessig læring er lagt! 

Distribusjon av prosjektevalueringen 

Trykk på boksen " Lagre og send prosjektevaluering " oppe til høyre i skjermen: 

Du får opp en dialogboks som ber deg navngi og lagre en kopi av utfylt prosjektevaluering 

Du får muligheten til å distribuere utfylt prosjektevaluering via e-post 

Utsnitt fra prosjektevalueringsskjema 


Noen enkle Excel-tips 

Benytt alltid punktum (.) i datoformater. Det må være av typen 18.09.07 

For redigering i celler: Dobbeltklikk på aktuell celle (skriver du direkte inn vil det som står der 

fra før slettes). 

For fast linjeskift i celler: Trykk Alt + Enter (mest aktuelt på prosjektdirektivet og i 

milepælplanen). 

Vær varsom med å benytte dra og slipp med mus. Formatet på cellene vil endres. 

I celler som har skråstilt tekst (på ansvarskartene) vil teksten først skråstille seg etter at du har 

forlatt den vha mus, Enter eller piltast. 

Trenger du en ny linje i milepælplanen eller i prosjektansvarskartet, gå til milepælplan og trykk 

på boksen "Sett inn rad". Det vil da automatisk bli en ny rad både på milepælplan og 

prosjektansvarskart. Ikke gjør dette i ansvarskartet. 

Havner du utenfor ett av skjemaene trykk Ctrl-Home og du kommer inn igjen! 

Ikke start innskriving i celler med en regneoperator (+ - / *). Dette tolkes som om du vil legge 

inn en formel. Vil du bruke – som markering av et underpunkt må du i så fall starte 

innskrivingen med et mellomrom som dermed oppfattes som tekst. 

Bruk av pdf-format for kommunikasjon 

Pdf-formatet 

Å distribuere hele eller deler av planverket i pdf-format er aktuelt og nyttig av mange grunner: 

Du kan sende bare deler av planverket, (f. eks. bare prosjektdirektivet eller bare 

milepælplanen) 

Mottakeren slipper å forholde seg til programmet Prosjektplan, men kan lese utskrifter og 

rapporter direkte 

Mottakeren kan ikke redigere i dokumentet, og dermed heller ikke manipulere med innholdet 

Pdf-fila er mindre enn den fullstendige Prosjektplan-fila 

I Excel er det nå enkelt å lage en pdf-fil ved å trykke Fil (eller for Excel 2007: Office-knappsymbol 

helt øverst til venstre), Lagre som og velge PDF som Filtype. 

Når du har generert pdf-fil vil alle kunne lese planverket gjennom frivaren Adobe Acrobat Reader. 

Lesing av pdf-filer 

For å kunne lese pdf-filer må du laste ned og installere Adobe Acrobat Reader programvare, hvis 

du ikke har denne fra før. Acrobat Reader er fritt tilgjengelig fra Adobe, og kan lastes ned f. eks. 

her: http://get.adobe.com/no/reader/ 


Målrettet Prosjektstyring – en hjelp til utvikling av planverk 

A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging 

Jfr. Arild Stavne og Jan Thormodsæter: ”Hjelp, jeg er blitt prosjektleder”. Prosjektforum AS 

2009. Avsnitt 4.3.4 side 97. 

Det bør være en selvfølge at prosjektleder ikke sitter alene og utarbeider planene, men har med seg 

for eksempel nøkkelpersonene i prosjektgruppa, fagfolk med erfaring fra tilsvarende prosjekter osv. 

For selve prosessen med utarbeidelsen kan du bruke anbefalingene under. 

1. Finn stikkord som beskriver prosjektet, og noter disse på et stort ark slik at alle kan se dem. 

Disse stikkordene skal dere benytte under punktene 2, 3, og 4 når dere skal foreslå 

milepæler og resultatløp. Husk at prosjektdirektivets punkter om resultatmål og hovedtiltak 

er en kilde å øse av når dette punktet skal gjøres. 

2. Formuler start- og slutt-milepæl (foreløpig). 

Merk deg at sluttmilepælen ikke nødvendigvis er viktigere eller mer omfattende enn de 

øvrige milepælene. Det som er viktig med den, er at den bestemmer det tidsspennet vi skal 

lage milepælplan for. 

3. Foreslå resultatløp, og bestem to til fire stykker som et første forslag. Bruk resultatmålene 

som utgangspunkt. 

4. Bruk idedugnad og finn aktuelle milepæler og beskriv dem med stikkord på gule lapper 

som dere henger opp på en whiteboard-tavle, på flipover-ark eller lignende. Det er gjerne 

hensiktsmessig å ta ett resultatløp av gangen. 

5. Bygg opp selve prosjektmodellen. 

Legg milepælene (fremdeles angitt bare med stikkord på gule lapper) ut i riktig rekkefølge 

og tegn sammenhenger/avhengigheter. 

6. Formuler den fullstendige teksten på milepælene. 

Husk at vi må kunne konstatere om hver enkelt milepæl er nådd eller ikke, og at den helst 

skal ha kvalitetskrav innebygget. Dette krever ofte to-leddede milepæler, selve tilstanden og 

betingelsene. Vær ikke redd for å bruke en del ord. Både du og andre vil senere i prosjektet 

ha stor glede av at milepælene er nøyaktig og fyldig beskrevet. Det er en kjensgjerning at de 

flotte tankene du har i dag gjerne er glemt om seks måneder hvis de ikke er nedskrevet. 

Underveis fra punkt 1 til 6 må dere fortløpende vurdere om dere har funnet de riktige 

resultatløpene, og eventuelt være villig til å endre dem. 

Å forandre resultatløp betyr ikke at arbeidet med å finne milepælene må gjøres om igjen. Som regel 

innebærer det bare en omsortering av milepælene og eventuelt noe supplering fordi vi oppdager at 

ting er uteglemt. 


B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet 


2009. Avsnitt 4.4.8 side 111. 

På samme måte som ved utarbeidelse av milepælplan vil du også når du skal lage ansvarskartet tjene 

på å gå systematisk til verks. Følg denne oppskriften for raskt og effektiv å utføre denne jobben. 

1. Overfør milepælene i stikkordsform til den horisontale kolonnen på ansvarskartet (husk 

også ID). Hvis du ser at milepælen inneholder flere ledd der ansvaret vil måtte håndteres 

forskjellig, bruk gjerne to eller flere stikkord og linjer for denne milepælen på ansvarskartet. 

2. Før på de instanser du tror vil være involvert. Denne lista kan suppleres og endres 

underveis om nødvendig. 

3. Fyll ut ansvarskartet linje for linje. Husk at det alltid skal være én "A" og minst en ”U” på 

hver linje. 

4. Bestem om du vil lage estimater i time- eller dagsverk, og fyll ut kolonnen til venstre med 

overskrift "Estimat" for samtlige milepæler. 

5. Før inn start- og sluttdato for arbeidet med hver enkelt milepæl på tidsplanen (overskrift 

"Tidskala") som er et Gantt-diagram. 

6. Overfør sluttdatoene fra ansvarskartet til den kolonnen på milepælplanen som har 

overskrift "Antatt ferdigtidspunkt". 

7. Kontroller at det er samsvar mellom ressursbruk i prosjektansvarskartet og opplysningene i 

prosjektdirektivet (antatt stillingsbrøk og budsjett). 

Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen 

Om selve planen 

Burde det i stedet være flere planer, fordi det er mange milepæler som ikke har noe med 

hverandre å gjøre? 

Avspeiler resultatløpene hva vi vil oppnå med planen? (Unngå generelle resultatløp eller 

resultatløp som uttrykker organisasjonsenheter) 

Sikrer planen at viktige beslutninger blir tatt vare på? 

Har planen en god avgrensning i tid og innsats? 

Er ferdigdato akseptabel? 

Er planen riktig balansert, dvs. er detaljeringsgraden lik gjennom hele tidsforløpet? 

Sikrer planen at prosjektet skaper verdier for virksomheten? 

Bærer planen preg av parallell framdrift? (unngå stafett, hvis mulig) 

Er planens nivå og struktur god mht. hierarkisk angrepsmåte, riktig rekkefølge, logisk 

avhengighet og oversiktlighet? 


Om de enkelte milepæler 

Er ordbruken slik at formuleringene er forståelige utenfor prosjektgruppen, f. eks. berørte 

avdelingsledere og medarbeidere? 

Er kvalitetssikring bygd inn i formuleringen? 

Vil vi kunne konstatere at milepælene er nådd? 

Er betingelsene eller forutsetningene for at en milepæl er nådd beskrevet i teksten? 

Er kvantitative mål bygd inn i formuleringene der det er mulig 

Er beslutningen eller godkjennelsen av kvalitet lagt inn i formuleringene? 

Er det referanse til metode der hvor metoder i arbeidet er med på å sikre kvalitet? 

En god milepælplan skal høyne prosjektets kvalitet. Gjør vår plan det? 

Sjekkliste for kvalitetssikring av prosjektansvarskartet 

Avspeiler ansvarsfordelingen virkeligheten? 

Er det flere symboler og instanser enn det går an å leve med, slik at framdriften blir ineffektiv 

hvis ansvarskartet skal etterleves? 

Er rollefordelingen slik at kvalitet sikres? 

Er relasjonene til omgivelsene ivaretatt? 

Er det tatt hensyn til planlagt fravær og mulig sykdom? 

Er det tatt hensyn til forstyrrelser og andre arbeidsoppgaver når oppgavene er lagt ut i tid? 

Er det urealistisk bruk av ressurser i tid? 

Er det tatt hensyn til at beslutningsprosessen tar tid? 

Hvis totalbildet er urealistisk 

- kan oppgavene omfordeles? 

- kan ambisjonsnivået reduseres? 

- kan prosjektet tilføres flere ressurser? 

- kan milepælplanen forandres - dvs. tenke på en annen måte? 


Framgangsmåte ved aktivitetsplanlegging 


2009. Avsnitt 5.1 side 129. 

Verktøyet i aktivitetsplanlegging er ansvarskartet. Aktivitetsplanlegging vil si å ta fatt i én enkelt 

milepæl og lage en detaljert oversikt over de aktiviteter som må gjennomføres for å realisere 

milepælen. 

NB! Det er alltid prosjektleder som bestemmer om det skal aktivitetsplanlegges. Vi anbefaler 

uansett å lage aktivitetsplaner for de 2 - 3 første milepælene, bl. a. for å få en sjekk på om 

ressursestimater og ferdigdatoer er realistiske. 

Prosjektgruppen lager Aktivitetsansvarskart sammen i de faste prosjektmøtene! Dermed utvikles 

også samarbeid og team-ånd 

Framgangsmåte: 

1. Noter alle aktiviteter som må til for å nå en milepæl. Bruk gjerne brainstorming som metode og 

ta med alle gode ideer. 

2. Sorter og legg aktivitetene ut på aktivitetsansvarskartet etter sluttdato. 

3. Sett inn alle personer som berøres av aktivitetene. 

4. Angi hvordan den enkelte person skal involveres i hver aktivitet. 

5. Anslå antall timeverk (eventuelt dagsverk) for hver aktivitet, sett gjerne estimatet i stedet for U i 

ansvarskartet. 

6. Legg timeverkene ut i kalendertid (Gantt-diagrammet). 

7. Vurder om det totale ressursforbruk er realistisk ut fra tilgjengelig bemanning, kompetanse, 

kapasitet m.v. 

Husk: 

Et aktivitetsansvarskart er alltid underlagt et prosjektansvarskart 

Aktivitetene planlegges først når man har oversikt over hva milepælen innebærer 

De som skal utføre arbeidet må være med på å planlegge og organisere det 

Det er unødvendig å repetere innholdet fra prosjektansvarskartet i aktivitetsansvarskartet 

Den enkelte prosjektmedarbeider må selv avklare sin arbeidssituasjon med sin leder 


Framgangsmåte ved rapportering og oppfølging 


2009. Avsnitt 5.3 side 133. 

Det kan rapporteres på en kopi av milepælplan, prosjektansvarskart og evt. 

aktivitetsansvarskart. 

Framgangsmåte: 

1. På prosjektansvarskart og evt. aktivitetsansvarskart besvares følgende spørsmål: 

Prosjektansvarskartet har en rapporteringsdel helt til venstre som vi benytter til raskt å få opp en 

relevant status for prosjektet. 

Prinsippet er at spørsmålene besvares linje for linje (milepæl for milepæl) for de milepælene som er 

aktuelle i tidsperioden. Det vil si de milepælene der tidsfristen er passert og de som har forfall i nær 

framtid. Vi kan benytte følgende rapporteringskriterier: 

Utført 

Handler om ressursbruken, det vil si utført arbeid hittil målt i antall timer/dagsverk. 

Bruk samme tidsenhet som for estimatet. 

Gjenstående 

Dette er en selvstendig vurdering av hvor mye arbeid som gjenstår i antall timer/dagsverk 

ut fra dagens foreliggende informasjon. 

Holder tidsplanen? 

Besvares med ja eller nei for de milepælene som er aktuelle nå, men må også alltid 

besvares for sluttmilepælen. 

Er kvalitet godkjent? 

Skal besvares med ja eller nei hvis kvalitetsgodkjennelsen er relevant på milepælen. 

Følges ansvarskartet? 

Besvares med ja eller nei. Hvis arbeids- og ansvarsfordelingen er en annen enn forutsatt 

må konsekvensene beskrives. 

Endringer/tillegg? 

Besvares også med ja eller nei. Hvis ja må omfang og konsekvenser angis. 

Ventetid? 

Besvares også med ja eller nei. Hvis ja må årsak og konsekvenser angis. 

Spesielle problemer? 

Besvares med ja/nei. Dette gjelder alt av betydning som ikke framgår av tidligere 

spørsmål, for eksempel sykdom, kompetansesvikt, omgjøring av tidligere beslutninger, 

samarbeidsproblemer m.v. Også her må årsak og konsekvenser beskrives. 

Utdypning 

Kan og bør skje på eget ark. I utdypningen beskrives problem, årsak, konsekvenser og 

forslag til tiltak. Vi skal ikke kun rapportere at vi har et problem, men også foreslå 

tiltak for å få prosjektet på rett kjøl igjen. 

2. Rapportering på milepælplan er i fritekst, der status for de viktigste forhold omkring milepælen 

angis. Prosjektleder må alltid rapportere om antatt ferdigtidspunkt for de aktuelle milepælene 


holder. Rapporter også alltid på den siste milepælen om det endelige ferdigtidspunktet for 

prosjektet står i fare. 

Oppsummering av grunnregler som bør gjelde for rapporteringen: 

Prosjektleder er ansvarlig for at det blir rapportert. 

Rapport fra prosjektmedarbeidere til prosjektleder skjer muntlig eller på 

aktivitetsansvarskart. 

Rapport fra prosjektleder til ledelsen (styringsgruppa) skjer på prosjektansvarskart 

og/eller milepælplan. I de fleste tilfeller er en av delene godt nok og da anbefaler vi som 

nevnt prosjektansvarskartet. 

Prosjektleder er ansvarlig for å foreslå tiltak ved avvik. 

Mottaker av prosjektleders rapport (som regel styringsgruppa) må drøfte status med 

prosjektleder og bestemme hvilke tiltak som skal iverksettes. 

Det skal rapporteres så ofte som prosjektdirektivet angir. Vi anbefaler minimum en 

gang i måneden. 

Rapportering er ikke det samme som oppfølging. Oppfølging er å gjøre noe med 

rapportene dvs. håndtere avvik og sette i verk korrigerende tiltak i tide. Oppfølging er 

derfor den viktigste utfordringen for prosjektlederen som leder. 


Lyst til å lære mer om prosjekter? 

Prosjektforum AS kan tilby både grunnopplæring og kompetansegivende opplæring fram 

mot 30 studiepoeng i prosjektledelse og flerprosjektledelse. 

Opplæringen arrangeres bedriftsinternt eller som åpne kurs. I all opplæring brukes 

deltakernes egne prosjekter som case og det gis tett veiledning både på og i etterkant av 

samlinger. 

Etter- og videreutdanning med studiepoeng gjennomføres i samarbeid med Høgskolen i 

Østfold, Høgskolen i Ålesund og Universitetet for miljø- og biovitenskap og kan tilbys 

etter følgende modell: 

Trinn 1 

Praktisk prosjektledelse 

Trinn 4 

Flerprosjektledelse – spesialisering 

Trinn 3 

Strategisk flerprosjektledelse 

Trinn 2 

Prosjektledelse – spesialisering 

3 dager 

3 dager 

2-3 dager 

3 + 3 

dager 

3 dager 

Opplegget gir muligheter for en fleksibel tilpasning til ønsker og behov om omfang og 

spesialisering både hos arbeidsgiver og for den enkelte deltaker. Trinnene bygger på 

hverandre, men slik at man kan avslutte etter hvert trinn om ønskelig, og allikevel få et 

helhetlig og tilpasset opplegg. 

Trinn 3 kan tas uavhengig av de andre, og er da spesielt aktuelt for prosjektledere med flere 

samtidige prosjekter, programledere og ledere generelt. 

Opplæringen kan gjennomføres bedriftsinternt eller gjennom åpne kurs som arrangeres 

jevnlig. Etter at trinn 1 er gjennomført vil man danne seg et godt bilde også av helheten i 

programmet, og ut fra dette lettere kunne velge og tilpasse omfang til eget behov. 

Kursenes målgruppe, formål, undervisningsform og innhold er beskrevet i det følgende. 

Parallelt med gjennomføring av et opplæringsprogram vil det kunne gis veiledning knyttet 

til aktuelle prosjekter i virksomhetene. 

Mer informasjon om våre tilbud finnes på www.prosjektforum.no 

Hjemmeeksamen 

Prosjektledelse 2 

15 studiepoeng 

Prosjektledelse 1 

15 studiepoeng 

Hjemmeeksamen

Prosjektplan 10.0 - Brukerveiledning

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?