Forvaltningsrevisjonsrapport - Stavanger kommune

More documents

Recommendations

Info

Rogaland Revisjon IKS Våre kontroller avdekket at tre av avtalene i oversikten var utløpt og at de dermed ikke er gyldige. Oversikten over kommunens rammeavtaler viser at kommunen har to tidsubegrensede avtaler. Det er det ikke adgang til. Disse avtalene fremstår ikke som ordinære rammeavtaler i oversikten. Når det gjelder kjøp av biler, lastebiler og maskiner, er ikke dette en inngått avtale med leverandør, men en beskrivelse av hvordan dette skal anskaffes. Når det gjelder Kolumbus, er dette en tilleggsavtale vedrørende Kulturbilletten 18 og beskrivelse av hvordan denne praktiseres. Disse avtalene fremstår ikke som selvstendige rammeavtaler og dette burde fremgått av oversikten. Tabell 2 – Oversikt over rammeavtaler som er tidsubegrenset (Kilde: Innkjøpsweb) Produkt Leverandør Varighet Biler, lastebiler og maskiner Diverse Enkelt kjøp én gang per år Busstransport av skoleelever - Kulturbilletten Kolumbus Løpende Vi ser at kommunen på enkelte områder har parallelle rammeavtaler 19 . For at disse ikke skal bli en kilde til prioritering av enkelte leverandører, har vi sett hvordan disse er formulert og om de er laget slik at det må være en minikonkurranse. Det finnes til sammen seks avtaler i denne oversikten som oppgir mer enn én leverandør av en varegruppe. Stavanger kommune har vært ryddig når det gjelder disse avtalene: Det er klart sagt i hvilken prioritet det skal velges leverandører, eventuelt at disse er fordelt på spesiell prioritet for spesielle «varer». F.eks. kan en leverandør være førsteprioritet ved innleie av sykepleiere, mens en annen er førstevalg ved innleie av hjelpepleiere. Vi fant bare en avtale der det på ett område var åpnet opp for minikonkurranse blant de utvalgte leverandører. Dette gjaldt persontransport, der de fleste oppdrag er fordelt. For punktet «tilfeldig persontransport» sier avtalen at den best rangerte av de to leverandørene skal velges for oppdrag på strekninger inntil seks mil, men på oppdrag 18 Kulturbilletten som er en rabattert ordning som gjør det mulig for skoler i Stavanger å reise billig med buss på klasseturer til kulturinstitusjoner, bedriftsbesøk o.l. 19 Dette er listen som er oppdatert den 25.11.2011. INNKJØP - 20 - STAVANGER KOMMUNE
Rogaland Revisjon IKS over dette, skal det utføres en minikonkurranse mellom de leverandørene det er inngått avtale med. Det er også en avtale med to mulige leverandører av avlastningtjenester, ved siden av at kommunen selv kan utføre denne tjenesten. Disse avtalene er det brukerene som «styrer» , idet brukerne i utgangspunktet skal kunne velge fritt. I henhold til kommunens innkjøpsreglement skal rammeavtaler benyttes. Det er ikke ulovlig å ikke benytte avtalene, men kommunens reglement sier at det skal gjøres. Ifølge innkjøpsavdelingen i kommunen er det virkomhetsledere som har ansvar for at de enkelte innkjøperne benytter seg av inngåtte rammeavtaler. Rogaland Revisjon gjennomførte en forvaltningsrevisjon av anskaffelser i Stavanger kommune i 2007. Da ble det blant annet konkludert med: « Sentral innkjøpsfunksjon har ingen faste rutiner for kontroll med den faktiske bruken av gjeldende avtaler». Vår gjennomgang av rammeavtaler i 2011 viser at det fortsatt ikke er noen samlet oversikt over dette. Tabellen under viser antall kjøp til mottakere i kommunens leverandørliste per 31.12.2011. Vi har ikke fjernet internt kjøp og salg, interne overføringer, overføringer til private aktører eller kartlagt hvor stor del av innkjøpet som rammeavtaleleverandørene står for. Vi ser at i overkant av 5400 leverandører mottar ca. 4,1 milliarder kroner gjennom ca. 130 000 transaksjoner. Dette store leverandørvolumet må selvsagt administreres, jf. avsnitt 2.1.3 om redusert administrativt arbeid ved bruk av rammeavtaler. Tabell 3 – Stavanger kommunes anskaffelser i 2011 – Antall leverandører, omsetning og antall utbetalinger (Kilde: Stavanger kommunes regnskap) 20 Beløpsgrenser Antall leverandører Kroner Antall føringer 0-10 000 kr 3 105 9 119 473 6 363 10 000-100 000 kr 1 691 57 408 387 13 276 100 000-500 000 kr 560 129 069 267 20 533 500 000-1,7 mill. kr 243 231 443 601 13 847 Over 1,7 mill. kr 276 4 765 486 807 79 463 Totalt 5 875 5 192 527 535 133 482 Antall føringer er høyere enn antall fakturaer, ca. 120 000 fakturaer har gått igjennom kommunens scanningssystem. Tabellen gir en indikasjon på at en stor andel anskaffelser foretas fra flere leverandører enn de 100 kommunen har rammeavtale med. Det kan være grunn til å understreke at dette ikke tilsier regelbrudd, men viser at 20 Dette er en illustrasjon på artene 11000 – 13800 som i utgangspunktet har noe med LOA å gjøre. Overføringer er ikke fjernet. INNKJØP - 21 - STAVANGER KOMMUNE
Page 2 and 3: Forsidefoto: Microsoft
Page 4 and 5: Rogaland Revisjon IKS Formålet med
Page 6 and 7: Rogaland Revisjon IKS kjøp over kr
Page 8 and 9: Rogaland Revisjon IKS Rådmannens k
Page 10 and 11: Rogaland Revisjon IKS INNKJØP - 10
Page 12 and 13: Rogaland Revisjon IKS Vår samlete
Page 14 and 15: Rogaland Revisjon IKS Lov om offent
Page 16 and 17: Rogaland Revisjon IKS Disse drøfti
Page 18 and 19: Rogaland Revisjon IKS 2010/107 Stav
Page 22 and 23: Rogaland Revisjon IKS det er behov
Page 24 and 25: Rogaland Revisjon IKS Reglene om pr
Page 26 and 27: Bekketunet Barnehage Barnas Hus Coo
Page 28 and 29: Rogaland Revisjon IKS Det som komme
Page 30 and 31: Rogaland Revisjon IKS Rengjøringsm
Page 32 and 33: Rogaland Revisjon IKS 3. Stor risik
Page 34 and 35: Rogaland Revisjon IKS Kommunen test
Page 36 and 37: Rogaland Revisjon IKS innkjøpskomp
Page 38 and 39: Rogaland Revisjon IKS I kommunelove
Page 40 and 41: Rogaland Revisjon IKS Maling, tapet
Page 42: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevis

Forvaltningsrevisjonsrapport - Stavanger kommune

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?