Forvaltningsrevisjonsrapport - Stavanger kommune

Rogaland Revisjon IKS
Det som kommer frem når vi har snakket med den enkelte ansvarlige for innkjøpene,
er mangel på kunnskap. Ofte er det foretatt en konkurranse, f.eks. har de sjekket
hvordan de kan få tilkjørt varer, men det er ikke skrevet protokoll eller innhentet
skatteattest eller HMS-erklæring. En utfordring er hvordan kommunen skal få nok
kompetanse hos alle som handler inn i kommunen.
Innkjøpsavdelingen sier følgende når de blir spurt hvilke risikovurderinger de foretar i
forbindelse med innkjøp.
«Vi vurderer risiko bl.a. i følgende tilfeller:
- Ved vurdering av avtaleoppfølging og behovet for stedlig kontroll på lønns- og
arbeidsvilkår.
- Ved vurdering av behovet for kontroll av arbeidsvilkår (1 årlig i henhold til veileder for
etisk handel)i produksjonsland.
- Ved vurdering av behovet for oppdimensjonering av antallet saksbehandlere involvert i
en anskaffelse.
- I praksis gjør vi ellers en vurdering av risiko når vi søker å definere innholdet og
omfanget av en kontrakt: Risikoen for at vår definering av kontrakten vil kunne svekke
konkurransen; pga krav til produkt, på grunn av geografisk omfang (ved evt samarbeid
med andre kommuner), pga krav til leverandørens erfaring.
- Det foretas også en løpende vurdering av hvilke nye kontraktsområder vi burde ha
konkurranse på, også på bakgrunn av risikoen for at fraværet av en avtale kan medføre
risiko for regelbrudd.
- Ved vurderingen av behov for kompetanse, enten i innkjøpsseksjonen, eller i
organisasjonen generelt (vi har en kompetanseplan som revideres årlig).»
En annen risiko ved rammeavtaler, er parallelle rammeavtaler med likestilte
leverandører der det skal foretas minikonkurranse. I Stavanger er prioriteringene godt
regulert i avtalene, slik at disse er oversiktelige.
Med e-handel menes å bruke elektroniske verktøy i planlegging, gjennomføring og
oppfølging av et kjøp av en vare eller tjeneste 26 . E-handel dreier seg om å ta i bruk ulik
programvare, dels internt i virksomheten og dels mellom virksomheten og eksterne
leverandører.
Regjeringen legger stor vekt på at det offentlige skal ta i bruk elektroniske verktøy ved
innkjøp. Det gir en mer effektiv offentlig sektor. Resultatene av effektiviseringen gir
gevinster som i stedet kan benyttes i tjenesteproduksjnen. Direktoratet for forvaltning
og IKT (Difi) er gitt i oppdrag å legge til rette for en økt satsing på e-handel. Ifølge
Difi.no skal alle statlige virksomheter ta i bruk elektronisk handel fra 1. juli 2011, og
deretter kommunale virksomheter året etter. Innen 1. juli 2012 skal alle offentlige – ikke
bare statlige – virksomheter være i stand til å motta elektronisk faktura. Samtidig
26
Kilde: http://www.anskaffelser.no/e-handel/elektronisk-handel
INNKJØP - 28 - STAVANGER KOMMUNE