Kommunikationspolitik - Region Midtjylland

ForordRegion Midtjylland er en politisk ledet organisation med den mission at bidrage tilvelfærd ved at fremme borgernes mulighed for sundhed, trivsel og velstand. Samtidigønsker vi at være en organisation, der er kendetegnet ved værdierne dialog, dygtighed ogdristighed. Regionens kommunikationspolitik – ”God Kommunikation” – har som mål atfremme mulighederne for, at denne ambition bliver virkeliggjort.Politikken omfatter samtlige 25.000 ansatte. Og den slår fast, at alle ansatte kommunikerer.Kommunikation er en del af kerneopgaven og dermed et centralt element i den måde,vi udfører vores opgaver på. For eksempel samtalen med patienten, samarbejdet medbrugerorganisationen, dialogen med naboerne til institutionen, personalemødet,pressemeddelelsen og den skrevne dagsorden til regionsrådet.Kommunikationspolitikken er en overordnet ramme med fokus på holdninger og værdier,ikke på regler. Den brede ramme kan rumme de mange forskellige opgaver, regionenløser, og give plads til forskellighed inden for koncernen. Men samtidig udpeger den enfælles retning: At Region Midtjylland ønsker at være en kommunikerende organisationmed en kommunikationskultur præget af dialog, dygtighed og dristighed såvel interntsom eksternt.Det er hensigten, at kommunikationspolitikken kan fungere som en paraply – en langtidsholdbarfælles vision.Dermed er bolden givet op til, at de enkelte dele af organisationen udarbejder egnekommunikationsstrategier, baseret på den fælles politik.Bo Johansenregionsdirektør3

God kommunikationAlle ansatte i Region Midtjylland kommunikerer. Detsker hver dag i forhold til patienter, pårørende ogbrugere af regionens servicetilbud. Det sker iforhold til samarbejdspartnere som kommuner ogpraksislæger og mere generelt i forhold til pressen,eksperter, politikere med flere. Samt ikke mindstinternt på hospitaler og institutioner hvor derkommunikeres mellem ledere og medarbejdere ogkolleger imellem.Faktisk kan vi slet ikke lade være med at kommunikere.For kommunikation er både, det vi siger, det vigør, og det vi syner. Det gælder uanset om vikommunikerer indadtil eller udadtil. Og er vi bevidsteom samspillet mellem ord, handling og form, kan viskabe den troværdighed, som er forudsætningenfor, at vi overhovedet har en platform at kommunikerefra.Er vi samtidig lyttende og åbne over for omverdenensbekymringer, forhåbninger og forventninger,har vi alle muligheder for at kommunikere godt!MålI Region Midtjylland ønsker vi at være nyskabende,offensive og engagerede – også når det gælderkommunikation. Kommunikation skal skabe nytteværdiog indgår på alle niveauer i vores opgaveløsning.Fordi vi med god kommunikation kan:Udvikle vores service i overensstemmelse medbrugernes ønsker: God kommunikation er enintegreret del af den samlede professionelleydelse og kan være udslagsgivende for brugernestilfredshed. Eksempelvis vil brugerne oftevurdere os på service og kommunikation før,under og efter en behandling eller et projekt.Derfor har vi fokus på den løbende dialog medbrugerne, og kommunikation indgår som etredskab til at forny og udvikle vores ydelser.Tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere:God kommunikation er alle vores fortællinger omRegion Midtjylland – om vores dygtighed ogdristighed. Fortællinger, der er helt afgørende for,at vi kan rekruttere nye medarbejdere. Godkommunikation bidrager til at skabe og fremmeet godt arbejdsmiljø, hvor retningen er klar, oghvor det er lige så klart, hvad der er vores rollehver især.4

Værdier: Politik og handlingerUdvikle det regionale demokrati: God kommunikationer at sætte dagsordener ved at skabedebat om vores samfundsvigtige funktioner ogom de vigtige prioriteringer. Regionen er enpolitisk styret organisation. Derfor skal vi fremmeen levende debat mellem alle borgere og politikereom Region Midtjyllands prioriteringer ogvalg på Sundhed, Psykiatri og Social og påRegional Udvikling.I Region Midtjylland er ledelse og samarbejdebaseret på værdier. Målet er, at regionen gennemgod ledelse, velkvalificerede medarbejdere, nytænkningog et velfungerende samarbejde opfylderregionens overordnede mission og vision.Vi stræber efter, at vores kommunikation tagerudgangspunkt i værdierne dialog, dygtighed ogdristighed. Værdierne udgør en del af ledelses- ogstyringsgrundlaget og får betydning for både voresholdninger og vores handlinger.Listen over handlinger er ikke udtømmende, menskal tjene som eksempler for værdiernes betydning ipraksis.”Vi” henviser til alle ansatte i regionen, som dagligtindgår i forskellige relationer: Indadtil med kollegaerog ledere. Udadtil med patienter, brugere ogsamarbejdspartnere. Eksemplerne dækker altsåbåde den interne og eksterne kommunikation.Se handlingerne på de næste sider5

DialogHOLDING/POLITIKHANDLING/KONSEKVENSGod kommunikation er troværdig ogærligVi fortæller fakta og er åbne om vores fejl, og hvad vi kan lære afdem.Vi kommunikerer så vidt muligt med hinanden før omverdenen.Vi prioriterer den interne og personlige kommunikation højt- både mellem leder og medarbejder og medarbejderne imellem.God kommunikation er involvering,deltagelse og netværkVi lytter til borgere, patienter, medarbejdere, brugere og pårørendem.fl.Vi sætter tid og ressourcer af til dialog.God kommunikation er åbenhed ogtilgængelighedVi yder meroffentlighed i form af fx åbne postlister og hurtigrespons på aktindsigt.Vi respekterer tavshedspligten – men vi gemmer os ikke bag den.Vi sikrer, at telefonopkald, breve og e-mails altid bliver besvaret.6

DygtighedHOLDING/POLITIKHANDLING/KONSEKVENSGod kommunikation er relevant formodtagerneGod kommunikation er et strategiskværktøjGod kommunikation er en del afkerneopgavenVi tænker i målgrupper. Tager hensyn til at borgere, patienter,brugere og medarbejdere m.fl. har forskellig adgang til informationog forskellige forudsætninger for at tilegne sig denne. Detgælder fx borgere med forskellige handicap.Vi sikrer, at kommunikationen er med til at løse organisationensmål og skabe nytteværdi. Og for selve kommunikationsindsatsensætter vi mål og følger op på effekten.Vi ved, at personalets kommunikation med brugere er et vigtigtelement i behandling og pleje.Vi gør os tidligt klart, hvordan vi vil kommunikere en beslutning, etprojekt eller et nyt tilbud.Vi oversætter fagsprog til et fælles sprog – både når vi taler medbrugeren, samarbejdspartneren og den pårørende, og når viskriver dagsordener til et politisk udvalg.God kommunikation er at blive påsporet og holde fokusVi finder, prioriterer og skaber de gode historier. Fortæller dem tilhinanden, til pressen og til kommende medarbejdere.Vi er bevidste om hele viften af medier – fra fagbladene til denøvrige presse og til de landsdækkende tv-stationer.God kommunikation bygger på videnVi udvikler vejledninger, skabeloner og ”best practice” til fællesbrug.Vi uddanner ledere og medarbejdere i kommunikation.Vi indsamler erfaringer om god og dårlig kommunikation og delerdem med hinanden.7

DristighedHOLDING/POLITIKHANDLING/KONSEKVENSGod kommunikation er at skabeopmærksomhedVi skaber og bruger begivenheder til at fortælle vores historier.Vi afprøver nye metoder i inddragelsen af borgere og brugere.Også grafisk tør vi vække opmærksomhed.God kommunikation er at brugemoderne og nye værktøjerVi er nysgerrige og benytter os af de nye tekniske muligheder tilpatient- og brugerinformation, som fx webstreaming af borgermøder,bestilling af tid til behandling via sms og andet som løbendeudvikles til at understøtte kommunikation.God kommunikation er hurtig,personlig og konkretGod kommunikation er at tageinitiativetVi tager hensyn til pressens deadlines og nyhedskriterier.Vi venter ikke på, at pressen eller andre skal afsløre historier, somer problematiske for os. Vi tager hellere selv initiativet.Vi deltager aktivt i debatten – også når der sættes kritisk lys på os.8

Samarbejde, roller og ansvarRegion Midtjylland er en politisk ledet organisation.Kommunikationsafdelinger/-funktioner i organisationenarbejder for det samlede regionsråd.Region Midtjyllands hospitaler, institutioner ogafdelinger er forskellige og løser vidt forskelligeopgaver. Kommunikationen tager udgangspunkt iden enkelte organisation, dens kultur og relationer.Derfor er der plads til forskellighed. Samtidig er detnødvendigt, at hospitaler, institutioner og afdelingerarbejder for, at den samlede kommunikation spillersammen, så Region Midtjyllands overordnedemission, vision og værdier understøttes via god kommunikation.Lederen har et særligt ansvarUdgangspunktet er, at alle medarbejdere kommunikerer.Dog har ledelsen en særlig rolle, da kommunikationhører til blandt de primære ledelsesopgaver.Lederens kommunikation skal skabe klar retning ogoversætte de overordnede mål til den aktuellesammenhæng, og så skal lederens kommunikationinvitere til og skabe rammer for dialog. Kommunikationbliver en del af alle beslutninger.Medarbejderen har et ansvar for selv at opsøgerelevant information og for at indgå i løbende dialogmed ledelsen.EvalueringPå de årlige dialogmøder mellem direktion ogkoncernledelsen følges der op på de kommunikationsmål,som de enkelte dele af organisationensætter for egen virksomhed.Tæt på er troværdigt – lokalt ansvarFor at kunne praktisere god kommunikation måansvaret for den daglige kommunikation ligge hosde ledere og medarbejdere, der kommunikerer medborgere, brugere, pårørende og regionens mangesamarbejdspartnere. Det hænger sammen med, atkommunikationen er mest virkningsfuld og troværdig,når den er konkret og i samklang med demennesker, den stammer fra, og de holdninger,deres arbejde styres af.Fælles ressourcer – centralt ansvarTil støtte for arbejdet med god kommunikation i alledele af vores virksomhed stiller koncernens centralekommunikationsafdeling en række fælles ressourcertil rådighed – primært til regionshusene og tilinstitutioner uden egen kommunikationsafdeling,men også som sparring og backup for den øvrigeorganisation: presse- og generel kommunikationsrådgivning krise- og kommunikationsberedskab uddannelse i god kommunikation designrådgivning og fælles designmanual fælles web-løsninger (til internet og intranet) fælles magasin til medarbejdere og borgere fælles elektronisk nyhedsbrev medieovervågning og presseklip til fælles brug forhandling af storkundeaftaler for informationsogstillingsannoncering fælles indkøbs- og produktionsaftaler for tryksager muligheder for videostreaming af møder, debatterog høringer fælles ressourcebank om kommunikation påintranettet.9

Hvem udtaler sig til pressen?Region Midtjylland ønsker en virksomhedskultur,hvor det er legitimt og velkomment at henledeopmærksomheden på problemer, og hvor der erlydhørhed fra ledelsen, når der er problemer.På arbejdspladsens vegneRegion Midtjylland opfordrer til, at medarbejdernestår til rådighed for pressen og giver information,faktuelle oplysninger m.m., når det handler ommedarbejderens eget fagområde. Dog er detledelsen, der beslutter, hvem der skal udtale sig påkoncernens, hospitalets, institutionens eller afdelingensvegne.Medarbejderen er ikke forpligtet til at udtale sig.Hvis medarbejderen ønsker det, kan hun eller hanselv vælge at henvise til ledelsen.På egne vegneVi har ytringsfrihed i Danmark. Alle medarbejderekan ytre sig til pressen på egne vegne, fx vedlæserbreve, kronikker etc. Medarbejderen skal sikresig, at det fremgår klart, om man udtaler sig på egnevegne eller på arbejdspladsens vegne.KrisekommunikationNår et emne for alvor er på vej til eller kommer tildebat i medierne, etablerer vi en presseberedskabsgruppe,som kan træde til. Beredskabet etableresved at kontakte kommunikationsafdelingen/-funktionen,som vil indgå i et tæt samarbejde med etfagligt og organisatorisk beredskab.Beredskabets opgave er at hjælpe den berørteafdeling/institution med at betjene pressen,herunder forberede hovedbudskaber og svar påforventede spørgsmål. De direkte involverede har tilopgave at samle alle oplysninger og alt materiale,som vedrører sagen. Beredskabsgruppen briefes, ogdet besluttes, hvem der skal udtale sig i sagen.RådgivningKommunikationsafdelinger/-funktioner i RegionMidtjylland giver gode råd til både ledere og medarbejderei pressekontakt.Ytringsfriheden er alene begrænset af offentligtansattes tavshedspligt om personlige forhold, dervedrører patienter, pårørende, kolleger og ledelse.10

Værktøjer til god kommunikationHvor finder jeg mere information ?På Region Midtjyllands intranet (www.intra.rm.dk)er der hjælp at hente for alle, der vil blive bedre til atkommunikere. Alle ansatte i koncernen har adgangtil intranettet.Under menupunktet ”sådan gør vi” finder du enrække nyttige link og enkle værktøjer, hvad entendet drejer sig om pressekontakt, målgruppe-analyse,kommunikationsplanlægning, at synliggøre sitlederskab eller kunsten at skabe kraft i en fortælling.Værktøjskassen udbygges løbende med det mål atstille viden til rådighed på tværs af hele koncernen.Under menupunktet ”Ledelse”/kommunikationspolitikligger en generel vejledning om offentligtansattes ytringsfrihed. Desuden finder du RegionMidtjyllands kommunikationsstrategi og du har ogsåmulighed for at bestille trykte eksemplarer afkommunikationspolitikken i henholdsvis en kort ogen lang udgave.11

Om Region MidtjyllandRegionens politikkerRegion Midtjylland har hovedansvaret for det samlede sundhedsvæsen og enrække sociale institutioner i regionen. Den står i spidsen for et regionaltsamarbejde med erhvervslivet, kommunerne og uddannelsesinstitutionerne,som skal sikre den regionale udvikling. Regionen styres af 41 direkte valgtepolitikere, der sammen udgør regionsrådet.Kunne du tænke dig at vide mere omRegion Midtjylland som arbejdsplads?Så kan du finde information i serien omregionens interne politikker påwww.politikker.rm.dk.Region Midtjylland som arbejdspladsDer er ca. 25.000 fuldtidsstillinger i regionen.Ca. 19.800 på hospitalerne, ca. 5000 på depsykiatriske og sociale institutioner og ca. 700 iadministrationen.Vil du læse den korte udgave afkommunikationspolitikken påwww.intranet.rm.dk/ledelse/kommunikationspolitikBestil denne folder ved at skrivetil kommunikation@stab.rm.dk.Hver måned bliver ca. 300 stillinger slået op.Find dem på www.rm.dk/job.Ledere og medarbejdere i Region Midtjyllandtager udgangspunkt i de tre værdier:dialog, dygtighed og dristighed.Det er de tre værdier, frem for faste regler, derskal »guide« det daglige arbejde og væregennemgående i den indsats, regionensmedarbejdere leverer. Værdierne er fællesretningslinjer, der giver plads og rummerforventninger til, at den enkelte medarbejdertager ansvar og bruger sin faglighed.Du kan finde adresseoplysninger på samtligehospitaler, institutioner mv. under RegionMidtjylland på hjemmesidenwww.regionmidtjylland.dk.Kontakt tilRegion MidtjyllandRegionshuset iRegion Midtjyllandligger på adresser iViborg, Holstebro,Horsens og Århus.Regionshuset ViborgSkottenborg 26Postboks 218800 ViborgTlf: 8728 5000Regionshuset HolstebroLægårdvej 127500 HolstebroTlf: 8728 5007Regionshuset HorsensEmil Møllers Gade 418700 HorsensTlf: 8728 5005Regionshuset ÅrhusOlof Palmes Allé 158200 Århus NTlf: 8728 5003Grafisk Service · 1400-08-225 BRegion MidtjyllandRegionshuset Viborg, Skottenborg 26Postboks 21, 8800 ViborgTlf: 8728 5000