Fælles indkøbssystem på alle sygehuse - Region Midtjylland

midt•indkøbNr. 03 • 1. juni 2010Nyt om indkøb, udbud og logistikFælles indkøbssystem på alle sygehuseMed lanceringen på Århus Sygehus er koncern indkøbs- og logistikmoduletILM indført og taget i brug på alle somatiske hospitalerSproget må ikkespænde ben forbehandlingenside 6Nyt indkøbsaftalekatalogpå intranettetside 8Regionerne vil sparetre milliarderfrem mod 2015side 9V vil undersøgemulighederne i"Århus-modellen"side 11Region MidtjyllandIndkøb og LogistikOlof Palmes Allé 158200 Århus N

ILM i brug på allesomatiske hospitalerFlere end 550 medarbejdere har denseneste tid været på kursus, og 25.maj kunne de for første gang brugede lærte færdigheder i praksis. Detskete, da Århus Sygehus åbnede forvarebestilling gennem koncern indkøbs-og logistikmodulet ILM, der nuer udbredt til alle somatiske hospitaler.Ibrugtagningen har været forberedtlænge, og et større antal medarbejderehar været involveret i projektet.Det er nemlig langt fra en ukompliceretopgave, at skifte system og ændrerutinerne for, hvordan rekvirenternebestiller de varer, der ikke automatiskbliver fyldt i afdelingernes skabe ogskuffer.Fokus på kommunikationog undervisning»Vi har brugt mange kræfter på atlære brugerne det nye system atkende, og på at forberede dem på deændringer, der følger med. Udoveren massiv undervisningsindsats harvi gennem en detaljeret kommunikationsplansynliggjort, hvilke budskabervi ville have ud til hvem, og påhvilken måde. Omdrejningspunktethar været en portal på intranettet,hvor alle har haft mulighed for at seog læse – eksempelvis svar på oftestillede spørgsmål, manualer, projektdokumenter,blanketter, tidsplaner,navne på kontaktpersoner og underviseresamt ikke mindst om mulighedernefor at komme på kursus,« sigerTine Henriksen, der er ILM-projektlederpå Århus Sygehus.Hansens Gade er inviteret til cafédagog mulighed for at få hjælp af superbrugerefra den regionale projektgruppe.I et af hospitalets it-lokalerer der tændt for flere computere,men der bliver kun brug for nogle få.Dagens arrangement er nemlig langtfra et tilløbsstykke. Men for dem, derhenover dagen kigger forbi, er derrig lejlighed og masser af tid til atfå udførlig og kvalificeret hjælp. Afdem, der kigger ind har flere af demspørgsmål om brugeroprettelse, ogenkelte skal også have hjælp til atfinde varer, der var i det tidligere system,men som nu er blevet erstattetaf andre.Glade brugere»Folkene på Århus Sygehus harudført et flot stykke arbejde. Når derikke kommer flere til cafédagen, erdet uden tvivl fordi undervisningen ogkommunikationen er forløbet planmæssigt.Vi var rundt på afdelingerne,da systemet netop var sat i drift.Alle steder var der tilfredshed og godstemning. Brugerne var specielt gladefor, at det er blevet meget nemmereat søge, se billeder og finder priserpå varerne,« siger Lone Kibsgaard fraKoncernøkonomi, der som medlemaf den regionale projektgruppe, harværet med til at implementere ILM påflere hospitalerAt den intensive kommunikation harhaft sin effekt ses, da der på Tage-midt • indkøb 2

ILM kæder forsyningen sammenIndførelsen af ILM er kulminationen på en større omlægning afvareforsyningen på Århus Sygehus, hvor der er gennemført fleretilpasninger, som skal være med til at optimere logistikkenHospitalets vareforsyning er samletpå Tage-Hansens Gade, hvor derer bygget nyt sterillager og hvorder er indledt samarbejde med enekstern logistikpartner. På baggrundaf hospitalets dispositioner ogbestillinger, modtager, registrerer,opbevarer samt plukker og samlerlogistik partneren varer fra RegionMidtjyllands faste leverandørerog leverer dem afdelingspakket tilhospitalets varemodtagelse, hvor desuppleres med varer fra eget sterillagerog efterfølgende fordeles til afdelingerne, sådan at alle bestillingermodtages samlet hos slutbrugerne.Med denne model er det rekvirenterneuvedkommende, om varernekommer fra lageret hos den eksternelogistikpartner, centraldepotet, sterilcentraleneller et helt andet sted. Nårbestillingen er afgivet gennem ILMmodtager brugerne varerne afdelingspakket,uden at skulle bekymresig om, hvorvidt der er tale om enlager- eller skaffevare – eller måskeen ikke-lagerholdig lagervare, som eret af de nye begreber, der følger medILM.Peter Lamp Sørensen og Tine Henriksen har været blandt de bærende kræfter bag indførelsen af ILM på ÅrhusSygehus. De ser systemet som et centralt element i forhold til at kunne samarbejde, udvikle og optimerevareforsyningen i hele regionen. »Vi har allerede mange idéer til, hvordan vi fremover kan udvikle og sammendrage fordel af ILM«, lyder det fra de to indkøbsfolk.midt • indkøb 3

Bedre mulighed for atfølge forbruget»Det har været en større opgave atvurdere sortimentet og klargøre dedata, der er grundstammen, og somgør det muligt at bestille varer gennemILM. Samarbejdet med den eksternelogistikpartner og det forhold,at vi er delt på fire matrikler har gjortimplementeringen lidt mere kompleksog lidt mere krævende, end andresteder, men til gengæld har vi nu etsystem, der kæder hele forsyningensammen, og som gør det muligt at følgeog vurdere vareforbruget,« sigerindkøbsleder Peter Lamp Sørensen.I kraft af, at alle somatiske hospitalernu bruger samme system, forventerPeter Lamp Sørensen, at der på sigtkommer mere synergi og sammenhængi regionens samlede vareforsyning.»Ved at vi bruger samme varekatalogog samme datagrundlag, er der skabtbedre mulighed for at gennemføreanalyse, statistik og opfølgning på detsamlede regionale vareforbrug. Vi fårdermed mulighed for at købe merehensigtsmæssigt ind, og på sigt kan viunderstøtte og bruge hinandens ressourcerbedre, end vi har gjort hidtil«påpeger Peter Lamp SørensenNy organisering af arbejdet med ILMMona Sindbergog Christian H.Andersen harværet blandt debærende kræfteri udviklingen ogindførelsen afILM. 1. juli får depermanent plads iKoncernøkonomi,hvorfra de fortsatskal arbejdemed udvikling ogimplementeringaf ILM.Projektorganisationen E-login, derhar stået for udviklingen og implementeringenaf koncern indkøbs- oglogistikmodulet ILM opløser sig selv.Det sker planmæssigt 30. juni, hvorprojektperioden er overstået, og hvorsystemet er sat i drift på de somatiskehospitaler og i regionshusene.»At vi nedlægger projektorganisationener ikke ensbetydende med, atvi ikke skal udvikle eller udbrede ILMydereligere. Vi forankrer blot arbejdeti den faste organisation under Koncernøkonomiog blandt de enheder,der gennem hele udviklingen har bidragettil systemet. Aktuelt planlæggervi en opgradering med en ny SAPversiontil efteråret, og derefter skalvi implementere systemet på helepsykiatri- og socialområdet,« fortællerMona Sindberg, der som projektlederhar stået i spidsen for gruppen,der har arbejdet med udgangspunktfra Regionshuset i Århusmidt • indkøb 4

Skærpede regler for offentlige indkøbKøber du varer og tjenesteydelser til en arbejdsplads i RegionMidtjylland skal du være opmærksom på, at reglerne forovertræ delse af udbudsreglerne er ændret og skærpet1. juli træder der nye regler om håndhævelseaf udbudsreglerne i kraft,som gør det muligt at erklære indgåedeaftaler uvirksomme, så ordregiverikke kan benytte den indgåede kontrakt.Samtidig kan offentlige myndighederblive pålagt økonomiske sanktioner,hvis de ikke overholder loven.Det er EU's Kontroldirektiv nr.2007/66/EF, som bliver indført i Danmark.Loven gælder for klager indgivetefter 1. juli 2010. Reglerne hardog via direktivet direkte virkning fra20. december 2009.Offentlige arbejdspladser, der køberudbudspligtige varer og tjenesteydelser,som eksempelvis ikke har væretannonceret i henhold til Tilbudsloveneller været i offentligt udbud, risikerer,at den indgåede kontrakt bliver erklæretfor uvirksom af Klagenævnet forUdbud. Herefter står ordregiver udenen kontrakt og må derfor gennemføreudbud, som lever op til lovgivningen.Samtidig risikerer ordregiver en erstatningssagfra den leverandør, somoprindeligt fik kontrakten, men som numå se den falde bort.Et nyt direktivmedfører, at derfremover kangives økonomiskesanktioner,hvis offentligemyndigheder ikkefølger indkøbs- ogudbudsreglerne.Loven giver herudover Klagenævnetfor Udbud mulighed for at pålæggeordregiver økonomiske sanktioner forovertrædelse af udbudsreglerne. Afhængigtaf overtrædelsens karakterbeløber sanktionerne sig til mellemtre og fem procent af den samledekontraktsum – dog minimum 25.000kroner og maksimum 10 millionerkronerFAKTA:XXXXXXIndkøb af varer og tjenesteydelserskal annonceres iht.Tilbudslovens bestemmelser,når værdien af den samledekontraktsum overstiger500.000 kroner ekskl. momsIndkøb af varer og tjenesteydelserskal i offentligt udbudiht. EU's udbudsdirektiv, nårværdien af den samlede kontraktsumoverstiger 1.438.448kroner ekskl. momsBygge- og anlægsprojektetskal i offentligt udbud iht.EU's udbudsdirektiv, nårværdien af den samlede kontraktsumoverstiger godt 36millioner kroner ekskl. moms.midt • indkøb 5

Sproget må ikke spænde ben forbehandlingenRollespil og undervisning i anatomi og fysiologi er på programmet,når tolke undervises i etik og teknik i sundhedssektorenMisforståelsernes holdepladsI et rollespil udspiller der sig en tænkt,men dog realistisk handling, somtolkene – der blandt andet har iransk,irakisk, afghansk, libanesisk, bosnisk,tyrkisk og russisk baggrund – genkender:Antallet af samtaler mellem sundhedsfagligtpersonale og ikke-dansktalendepatienter, som kræver tolkning,er i vækst. Det samme er de kravog forventninger, der møder tolkene.For det er sjældent nok at kunneoversætte ord og sætninger fra hverdagen,når budskaber om alvorligelidelser og komplicerede behandlingerskal formidles.At opgaven ikke er nem ses tydeligt, da50 tolke med tilknytning til TolketjenestenA/S – den største af de leverandører,Region Midtjylland samarbejdermed – er samlet en lørdag i april.Tolketjenesten har kaldt til kursus påÅrslev Kro uden for Århus.Der skal undervises i anatomi ogfysiologi og gives introduktion tilmedicinske og kirurgiske behandlingsformer.På programmet er også erfaringsudvekslingog undervisning i de situationerog udfordringer, tolkene møder.Mussa – en afghansk mand, derhar smerter i ryggen – er på hospitaletfor at få svar på en undersøgelse.Han har en tolk med, somskal oversætte samtalen. Lægenhar travlt, men giver sig tid tilat hilse og til at forklare diagnosen.Han forklarer, at Mussa hardiskusprolaps, og at hospitaletanbefaler en operation. Lægenunderstreger, at han har pligttil at informere om, at operationenindebærer en risiko. I megetsjældne tilfælde kan patientenmiste førligheden i benene. Lægenunderstreger, at det er en minimalrisiko, og at hospitalet kun hargode erfaringer med indgrebet.Inden lægen må løbe, fordi hanbliver kaldt til en akut situation,udspiller der sig en højrøstet ogfølelsesladet diskussion, hvorMussa beskylder tolken for, at villemedvirke til at gøre ham lam. Haner oprørt og ophidset, og takkernej til operationen.midt • indkøb 6

Vareforsyningen af praktiserendelæger i offentligt udbudLeverancerne af sygeplejeartikler og andre forbrugsvarer, somknytter sig til behandlingen hos de praktiserende læger, sendes ioffentligt udbudRegion Midtjylland er ifølge overenskomstenmellem de praktiserendelæger/speciallæger og Danske Regioner,forpligtet til at bringe varer udtil de lokale konsultationer. Hidtil harforsyningsenhederne på hospitalernei Holstebro, Viborg og Århus løst opgaven,men nu ønsker Primær Sundhed,som er den ansvarlige enhed, atkonkurrenceudsætte opgaven.I et udbudsmateriale, som offentliggøresinden udgangen af juni, beskrivesopgaven med at modtage, registrereog håndtere varer fra RegionMidtjyllands faste leverandører samtmed at håndtere bestillinger og fordelevarerne.På et tidspunkt var der overvejelserom, at samle distributionen til depraktiserende læger og speciallægerhos forsyningsenheden på Regionshospitaleti Viborg (omtalt i Midt-Indkøb,september 2009). Økonomiskeog juridiske hensyn har imidlertidført til, at opgaven nu sendes i offentligtudbud. Som altid er der i denforbindelse mulighed for, at regionaleenheder i lighed med private virksomheder,kan byde på opgaven.Billigere dele til hofteoperationerEt gennemført udbud på proteser, instrumenter og systemer, deranvendes til operationer af hofter reducerer udgifterne med 9 mio. kr.De ortopædkirurgiske afdelinger iÅrhus, Silkeborg, Horsens, Randers, Viborgog Holstebro, som i 2010 forventerat gennemføre 2150 hofteoperationersamt 80 revisioner, får de næstetre år en mindre regning, når de køberkomponenter til hofteoperationer.Gennem en fælles indsats og et tætsamarbejde med de ortopædkirurgiskeoverlæger, har Indkøb og Logistik gennemførtet udbud på proteser, cementog skyllesæt, som over den 3-årigeaftale periode reducerer omkostningernemed minimum 9 mio. kr. Det præcisebeløb afhænger af, hvilke leverandørerog produkter hospitalerne vælger.Ni leverandører afgav tilbud, ogblandt disse er der indgået obligatoriskerammeaftaler med de fem. Samtligeprodukter til hofteoperationer erdermed aftalebelagt i perioden fremtil marts 2013.midt • indkøb 12

Telefoni-udbud sparer millioneri Region MidtjyllandFra sommeren 2010 og det næste år frem skifter samtlige hospitaler,institutioner og regionshuse til en ny, fælles telefoniløsningSekretariatschefCarsten Lindskærer her medsin underskriftgodt 10 millioneraf Region Midtjyllandstelefonregningover denæste 4 årRegion Midtjylland har underskreveten 4-årig kontrakt med Eltel NetworksA/S, der dækker support af regionenstelefoniløsning for 17.000 brugere.Aftalen er kommet i stand efter et EUudbudog betyder, at Region Midtjyllandsparer cirka 10 mio. kr. over fire år.Fra sommeren 2010 og det næsteår frem skifter samtlige hospitaler,institutioner og regionshuse til en ny,fælles telefoniløsning. Aftalen medførerblandt andet ens omstillingsbordei hele regionen.Regionshospitalet Viborg bliver detførste hospital, der skifter til den nyefælles løsning. Det sker i løbet af septemberog oktober 2010.Den nye løsning resulterer også i nyetelefonnumre til alle hospitaler m.fl.»Vi bevarer de kendte numre til foreksempel lægevagten og til skadestuenummereti den østlige del af regionen.Men både borgere og medarbejderekommer til at vænne sig til nye numre.Den slags kan ikke undgå at give gener.Med de kontante fordele, der er rentøkonomisk, håber jeg dog, at forståelsenfor omlægningen vil være tilstede,« siger regionsrådsformand BentHansen (S) i en pressemeddelelse.De nye numre bliver løbende offentliggjorti takt med, at løsningen bliversat i værk.»Vi er meget stolte over at værevalgt som Region Midtjyllands nyeleverandør og ser frem til at yde demog deres brugere en optimal servicei årene frem,« siger Per Ingemann,divisionsdirektør i Eltel NetworksFAKTA om ELTEL Networks:Med hovedsæde i Helsinki,Finland, har Eltel Networks sominfranetvirksomhed specialiseretsig i anlæg, vedligeholdelseog opgradering af elektricitetsogtelekommunikationsnetværk.Koncernen har med dens 9.900ansatte aktiviteter i de nordiskelande, Polen, Baltikum ogTyskland og omsatte i 2008 fornæsten 7,4 mia. DKK. Læs merepå www.eltelnetworks.commidt • indkøb 15

Nyt fra Indkøb og LogistikFreddy Rosenmeier fejrer 25 års jubilæumUdbudsansvarlig indkøber Freddy Rosenmeier har 1. juni 25 års jubilæum.De fleste af årene har Freddy tilbragt på Regionshospitalet iHorsens, hvor han var indkøbschef. Siden 1. november 2007 har hanværet ansat i regionens indkøbs- og logistikafdeling, hvor han er fastankermand på gennemførelsen af udbud – hovedsageligt inden for detortopædkirurgiske område. Jubilæet markeres på dagen, hvor der erreception i kantinen i Regionshuset Århus fra klokken 14 til 16Kursus i lagerstyringsprincipperIndkøb og Logistik har i samarbejde med e-login projektgruppen, som stårbag udviklingen og implementeringen af koncern indkøbs- og logistikmoduletILM, taget initiativ til et kursus i lagerstyringsprincipper. Kurset,der finder sted 17. juni i Regionshuset Århus, henvender sig til disponenterog indkøbsansvarlige i hospitalernes forsyningsenheder. Programmet byderblandt andet på undervisning i analyseredskaber og i metoder, der kanberegne lageromsætningshastigheder. Efterfølgende bliver det vurderet,om der er behov for at gentage kurset, og om der eventuelt er brug for andretyper af kurser, som retter sig mod personalet i forsyningsenhederneAflysning af dialogmødeIndkøb og Logistik har aflyst det varslede dialog- og netværksmøde påforsyningsområdet, der var planlagt til at finder sted 9. juni på Regionshospitaleti Skive. Årsagen er, at Region Midtjylland samme dagholder en større lederkonference, som også henvender sig til ledere påforsyningsområdetKaffe i stride strømmeDer løber en pæn slat gennem de regionale kaffemaskiner. Det viser enopgørelse, som Indkøb og Logistiks udbudsansvarlige indkøber og fødevareekspert,Svend Gisselmann har udarbejdet. I 2009 løb der hele 60 tonsgennem tragten på de midtjyske hospitaler, institutioner og blandt de administrativeenheder. Heraf kom de 53 tons fra hovedleverandøren BKI foodsa/s, mens den resterende mængde blev leveret af andre og lidt mindre ”kaffesøstre”.Som tommelfingerregel går der syv gram kaffe pr. kop med 1½deciliter. Dermed bliver de 60 tons omsat til godt 8,5 millioner kopper. SvendGisselmann, der er mand for en stærk kop, fortæller at han ikke har drukketden store mængde alene. Men en god del skal der da nok være skyllet nedMidt•Indkøb er et nyhedsbrev for medarbejdere og ledere i Region Midtjylland, der beskæftiger sig med indkøb, udbud og logistikMidt•Indkøb udgives af Indkøb og Logistik og udkommer 4-6 gange årligtAbonnement bestilles på http://intranet.rm.dk/%c3%b8konomi/indk%c3%b8b/aktuelt/nyhedsbrevTekst og redaktion: Gerdt Hylbæk Nielsen, Gerdt.Nielsen@stab.rm.dk, tlf. 8728 5781/3065 9054Fotos side 1, 3-4, 6-7, 8, 10-11 og 16 (øverst): Gerdt Hylbæk Nielsen, side 5 og 12: Fotolia.com,side 9: Troels Witter, side 14: leverandør foto, side 15: Henrik Brøns og side 16 (nederst): Stock.XCHNGLayout og opsætning: Grafisk Service 1111-10-100ESDH-sagsnummer: 1-15-0-78-1-09