projectos que fazem a diferença - Instituto Superior de Engenharia ...

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DESTAQUE
O PORTAL DO ISEP É A PRINCIPAL
FERRAMENTA DESTE PROJECTO
Um dos mais completos portais do Ensino Superior em Portugal,
o portal do ISEP, é o meio por excelência para os estudantes
resolverem todas as questões de ordem burocrática.
Ricardo Vieira, aluno do 1º ano do mestrado de Engenharia informática
afirma que “desde 2006, ano em que vim para o ISEP,
que o portal está em funcionamento, mas ao longo dos anos
tem vindo a ganhar cada vez mais funcionalidades.” Fruto do
projecto Simplexmente Académico, é agora possível fazer inscrições
online, obter certidões de matrícula, ou ainda pagar o
parque automóvel, escolhendo a opção de pagamento mais
conveniente: semestral ou anual. “Este ano, ainda não tive necessidade
de me dirigir aos Serviços Académicos por nenhum
motivo. Tudo o quis fazer tratei através do portal e não tive
problemas nenhuns”, conclui.
OS ESPAÇOS FÍSICOS REFLECTEM AS
MUDANÇAS IMPLEMENTADAS
Novas metodologias de trabalho, novos espaços. Desde que foi colocado
em prática o Simplexmente Académico, os Serviços Académicos
sofreram uma remodelação. Em primeiro lugar, o arquivo físico diminuiu
drasticamente. Por outro lado, embora o afluxo de estudantes
seja, obviamente, muito inferior, sentiu-se a necessidade de transformar
o espaço, de forma a transmitir a filosofia do projecto, mais eficácia,
em menos tempo. Como adianta Berta Baptista, “esta mudança
permitiu um atendimento mais personalizado”. O balcão corrido foi
substituído por boxes privadas, tendo ainda sido criado um sistema de
senhas electrónicas, que não obriga as pessoas a esperar de pé dentro
do próprio serviço. “Podem aguardar lá fora e até verem televisão, se
assim o entenderem”. Aliás, a responsável garante que o facto de se
ter adoptado este sistema de senhas, sabendo, à partida, quantas pessoas
têm para atender, melhorou a predisposição para o atendimento.
“Conseguimos fazer o nosso trabalho com mais calma, porque a pressão
é menor.”, conclui.
A implementação deste projecto ditou também melhorias ao nível do
serviço prestado, nomeadamente no tipo de atendimento realizado
pelos Serviços Académicos. Além do atendimento presencial e telefónico
que, obviamente continua a vigorar, foi introduzido o atendimento
electrónico. Assim, através de dois endereços electrónicos distintos,
o aluno pode colocar qualquer questão, que pode ser respondida por
qualquer um dos funcionários do serviço.
“Antigamente só eu é que fazia essa tarefa, mas agora todos nós temos
acesso às dúvidas e às questões que nos são endereçadas”, recorda Berta
Baptista. “É apanágio chegar ao fim do dia com zero pedidos em fila. Não
saímos daqui sem responder a toda a gente”. Aliás, este compromisso
com a celeridade já resultou em vários elogios por parte dos estudantes.
DO ISEP... PARA O MUNDO!
Perante todas as vantagens que este projecto traz, Berta Baptista acredita
que esta é uma aplicação utilizável facilmente noutras instituições
de Ensino Superior, até porque as operações efectuadas são similares.
As suas vantagens de “exportação” crescem se considerarmos que, “em
termos de requisitos de sistema, são os habituais para um sistema de
informação de uma instituição de Ensino Superior”. O maior cuidado
que deve ter-se em conta é, tal como nos explicaram as responsáveis, a
quantidade de dados gerada, que, por ser grande, exige algum cuidado
nos sistemas de salvaguarda de informação e tem de ter capacidade
de resposta adaptada ao tamanho da instituição, ou seja, ao número
de utilizadores. “Dada a interligação que tivemos de implementar com
outras plataformas de utilização habitual na administração pública, nomeadamente
as relacionadas com os Serviços Financeiros e a Divisão
de Recursos Humanos, e a capacidade de desenvolvimento que temos
no interior do ISEP, permite-nos considerar com alguma tranquilidade
a possibilidade de produzir módulos utilizáveis noutras áreas da administração
pública”, explicam.
CONTRA A CRISE... SIMPLIFICAR!
135 mil euros é um número modesto, e representa apenas a poupança
directa da Instituição ao longo de um ano com o Simplexmente Académico.
Mas é um número já significativo na vida da Instituição. Berta
Baptista explicou-nos que este número foi calculado “exclusivamente
tendo em conta valores médios do tempo de processamento dos vários
pedidos, que diminuiu significativamente o valor de despesas de
pessoal envolvidas. Neles não está contabilizada, por exemplo, a poupança
em papel e outros consumíveis que tiveram uma diminuição
brutal com a desmaterialização de processos. Há ainda a considerar a
poupança indirecta para os estudantes, quer em termos de deslocações,
quer em tempo de espera”.
No final, a receptividade de alunos, funcionários e docentes não podia
ser melhor. E mede-se de três formas: “pelos elogios directos, que existem
e que mostram que estamos no bom caminho; pelas sugestões
que recebemos para implementar novas funcionalidades, e que é outra
forma de demonstrar que as pessoas consideram interessante e válida
a aplicação; e pelas queixas, quando por alguns momentos, que já
aconteceu, a aplicação ou alguma funcionalidade não está disponível”.