Regionsjukhuset Karsudden - Landstinget Sörmland
Regionsjukhuset Karsudden - Landstinget Sörmland
Regionsjukhuset Karsudden - Landstinget Sörmland
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
För kännedom<br />
Revisionen<br />
Länssjukvårdsnämnden<br />
T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist<br />
Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky<br />
Sektionschef Samlad redovisning<br />
Maria Hultman<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
<strong>Regionsjukhuset</strong> <strong>Karsudden</strong> (RSK)<br />
Förvaltningschef Kenth Persson<br />
Ekonomichef Kenneth Hultman<br />
INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012<br />
LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE22<br />
KARSUDDEN<br />
SAMMANFATTNING<br />
<strong>Landstinget</strong> <strong>Sörmland</strong>s revisionskontor har på uppdrag av landstingets<br />
revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma<br />
tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen.<br />
Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval<br />
av transaktioner bokförda under perioden januari-juni 2012. Vi har gjort ett<br />
antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och<br />
deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia och hantering av<br />
friskvårdskostnader. Vi har noterat att landstingets anvisningar för<br />
representationen behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider<br />
har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och<br />
cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms<br />
vid 25 % momssats.<br />
Vi har försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg<br />
som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av<br />
att informationen i rapporten inte är komplett.<br />
GRANSKNINGENS RESULTAT<br />
Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan:<br />
Ej<br />
Ej helt Tillfredsställande God<br />
tillfredsställande tillfredsställande<br />
Syfte och deltagare X<br />
Kontraattest X<br />
Leverantörsfakturans<br />
formalia<br />
X<br />
Friskvård X<br />
<strong>Landstinget</strong> <strong>Sörmland</strong> Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping<br />
Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 1(7)
Revisionen<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts jämfört med<br />
föregående interna kontrollgranskning. Rutiner kring att kontraattestera<br />
fakturor av överordnad och leverantörsfakturornas formalia bedöms som<br />
god. RSK har skriftliga rutiner och anvisningar avseende friskvård och<br />
tillämpning av regelverket bedöms att fungera bra. RSK:s regelverk för<br />
friskvård är inte helt i linje med ”Koncernpolicy friskvård och riktade<br />
arbetsmiljösatsningar ” 1 därför bedöms hantering av friskvårdskostnader<br />
som tillfredställande.<br />
Revisionen lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens<br />
iakttagelser;<br />
Rekommendationer<br />
Hantering av avdragsgill moms vid intern och extern representation<br />
bör stärkas. En konsekvent användning av kontoplanen kan<br />
underlätta hantering av avdragsgill moms dessutom även förbättra<br />
uppföljning och jämförelser.<br />
Rekommendationer<br />
Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver<br />
säkerställas. Detta för att kunna säkerställa att sociala avgifter och<br />
skatteavdrag hanteras korrekt.<br />
1 Koncernpolicy Friskvård, 2005-09-15 http://insidan.dll.se/sv/Minanstallning/Fritidsforeningarna/<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 2(7)
Revisionen<br />
IAKTTAGELSER<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
Syfte och deltagare<br />
För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande<br />
redovisning främst utifrån landstingets anvisningar enligt<br />
Ekonomihandboken och landstingets Tillämpningsanvisningar till<br />
attestreglemente 2 . Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla<br />
uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar,<br />
måste kontraattest ske. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och<br />
noterat följande;<br />
Konto 4611, Kurs- och konferensavgift<br />
Kontot består av ca 70 fakturor på tillsammans 352 tkr. Vi har granskat 10<br />
verifikat. Vår granskning visar att det framgår mycket tydligt vem och vad<br />
utbildningskostnaden avser samt kontraattesten återfinns där denna varit<br />
aktuellt.<br />
Konto 4631 Uppvaktning och gåvor till personal<br />
Kontot består av 2 fakturor på tillsammans 945 kr. Vi har granskat båda<br />
verifikaten och har noterat följande;<br />
Verifikat 12010315, Annas Gröna Rum, avser blommor. Av underlaget<br />
framgår inte mottagare eller syfte. Enligt landstingets anvisningar ska<br />
informationskrav uppfyllas för gåvor, dvs. att bland annat mottagares namn<br />
och syfte ska framgå.<br />
Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder<br />
Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre<br />
värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En genomgång av<br />
verifikaten visar att kontot används i stort för kaffe och fika. På kontot finns<br />
bokförda kostnader avseende uppvaktning av personal. Vid uppvaktning av<br />
personal med blommor, t.ex. 50-årsdagar och i samband med pension, ska<br />
användas kontot 4631 Uppvaktning och gåvor till personal.<br />
Konto 7070 Extern representation<br />
Inga bokförda kostnader finns på kontot.<br />
2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 3(7)
Revisionen<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster<br />
Kontot består av 10 interna och externa fakturor tillsammans på ca 50 tkr.<br />
Enligt landstingets anvisningar ska kontot användas till bokföring för<br />
kostnader för t.ex. interna planeringskonferenser och sammankomster. Vi<br />
har granskat 4 fakturor och vi har noterat följande;<br />
Verifikat 12050563 (12051097 och 12054137 avser samma arrangemang)<br />
avser matkostnader. Av ett tydligt underlag framgår att syftet var<br />
informationsmöte för personalen. Enligt landstingets anvisningar ska<br />
informationsmöten bokföras på kontot 4632, Informationsmöten,<br />
personalfester, avseende t.ex. enstaka samling av hela personalen för viktig<br />
information. För mycket moms har dragits av. Avdragsgill moms för<br />
representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på<br />
90 kr per person.<br />
Verifikat 12060470, Nya Rolfs Kök AB, på 6122 kr, avser<br />
måltidskostnader. En tydlig deltagarelista och kontraattest framgår av<br />
underlaget däremot saknas syfte. Enligt landstingets anvisningar används<br />
kontot 7596 bland annat för bokföring av interna kurser och arbetsmåltider<br />
för medarbetare. Vid extern representation (utomstående) används konto<br />
7070 Extern representation. Fakturan borde ha bokförts som extern<br />
representation. Ingen moms har dragits av. Avdragsgill moms för<br />
representation avseende måltider är den moms som belöper på 90 kr per<br />
person.<br />
<strong>Landstinget</strong>s anvisningar för representationen behöver ses över på grund av<br />
att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes<br />
momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %.<br />
Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats.<br />
Friskvård<br />
Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av<br />
förvaltningens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på<br />
följande konton;<br />
Konto 4661 Friskvård<br />
Kontot består av 6 fakturor på tillsammans 54 tkr. Vi har granskat 2 av<br />
fakturor och noterat följande;<br />
Verifikat 12060291, Katarina Berglund Massage& Friskvård, avser<br />
”Friskvårds massage”. Mycket tydligt underlag finns inskannad i fakturan.<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 4(7)
Revisionen<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
Verifikat 12012198, Katrineholms kommun, på 6 tkr, avser årskort och<br />
klippkort för badavgifter. Av underlaget framgår inte vem årskortet och<br />
klippkorten avser. Enligt uppgift från förvaltningen avser fakturan<br />
aktiviteter för patienter och inte personalens friskvård. Fakturan borde inte<br />
ha bokförts som personalens friskvårdskostnader.<br />
Konto 4665 Övrig fritidsverksamhet<br />
Kontot består av 3 fakturor på tillsammans 76 tkr. Fakturorna avser bland<br />
annat bidrag avseende 2012 till konstförening Västra och fritidsförening<br />
<strong>Karsudden</strong>.<br />
Vi bedömer att förvaltningens hantering av friskvård följer förvaltningens<br />
rutiner och Skatteverkets regelverk för en skattefri motions- eller<br />
friskvårdsförmån. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin<br />
personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid<br />
motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan<br />
friskvård som exempelvis s.k. ”kontorsmassage”. Det finns reglering vad<br />
som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten<br />
förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela<br />
personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn<br />
av aktivitet som betalas.<br />
Förvaltningen har skriftliga rutiner för hantering av friskvård. Rutinerna<br />
finns på beskrivna på Insidan (landstingets intranät). Förvaltningens rutiner<br />
överensstämmer inte helt med den ”Koncernpolicy friskvård och riktade<br />
arbetsmiljösatsningar” som finns.<br />
Av ”Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar” framgår<br />
bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla<br />
medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland<br />
annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom<br />
subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter.<br />
Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte<br />
förekomma.<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 5(7)
Revisionen<br />
Leverantörsfakturans formalia<br />
GRANSKNINGSRAPPORT<br />
DATUM DIARIENR<br />
2012-09-06 RE-REV12-034<br />
Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att<br />
fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov<br />
på följande konto;<br />
Konto 4612 Extern föredragshållare<br />
Kontot består av 2 fakturor på tillsammans 12 tkr. Vi har granskat båda<br />
fakturor och har noterat följande;<br />
Verifikat 12057782, Rytterström Patrik, på 5 tkr avser föreläsning. Av<br />
underlaget framgår inte på vilket sätt har avgifter/skatter hanterats. Enligt<br />
förvaltningen har ingen skatt dragits av och hela beloppet har betalats ut.<br />
Enligt Skatteverkets meddelande 3 är den som betalar ut kontant ersättning<br />
för arbete skyldig att göra skatteavdrag. Förutsättningen är att ersättningen<br />
från en och samma utbetalare uppgår till minst 1 tkr under inkomståret och<br />
att mottagaren inte har en F-skattsedel.<br />
Det finns en blankett, ”Avtal med uppdragstagare” som bör användas när<br />
förvaltningen anlitar uppdragstagare. Blanketten säkerställer att nödvändig<br />
information erhålls och underlättar hanteringen. Vi har inte kunnat finna<br />
rutinen i ekonomihandboken 4 . För att underlätta hantering av dessa typer av<br />
kostnader bör skriftliga anvisningar finnas tillgängliga. Revisionen kommer<br />
att lyfta frågan centralt.<br />
Konto 7551 Konsultarvode<br />
På kontot finns 132 tkr bokförda avseende konsultarvode. Vi har granskat<br />
två av fyra verifikat för att säkerställa att fakturan uppfyller kraven enligt<br />
landstingets anvisningar och har inget att anmärka på.<br />
Konto 7595 Extern handledning<br />
På kontot finns 114 tkr bokförda avseende extern handledning. Bland de 16<br />
fakturor finns fem leverantörer. Vi har granskat en faktura från varje<br />
leverantör och har inget att anmärka på.<br />
3 Skatteverkets information om vissa förmåner att tillämpas vid beräkning av skatteavdrag<br />
och arbetsgivaravgifter för beskattningsåret 2012, SKV M 2011:25<br />
4 Ekonomienhetens samling av regelverk, rutiner och anvisningar för redovisning på<br />
landstingets intranät.<br />
ORG NR 232100-0032 · H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\Intern kontroll 2012\RE22 <strong>Karsudden</strong>\Granskningsrapport RE22.doc<br />
· Utskriftsdatum: 2012-09-11 08:22<br />
SID 6(7)
Change language