Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun

More documents

Recommendations

Info

4. Roller Kommunikationsansvarig • ingår i krisledningsstaben • aktiverar kommunikationsverksamheten och anpassar den efter rådande förhållandena • stödjer krisledningsstaben i budskapsformulering, strategiska kommunikationsfrågor som rör målgrupp, informationskanaler, budskapsplattform, omvärldsanalys med mera • är beredd att agera i rollen som kommunens talesperson • leder presskonferenser • samverkar med och stödjer skiftledaren i det operativa arbetet • uppdaterar kommunikationsfunktionen minst en gång i timmen om lägesbild och arbetet i krisledningsstaben • har samverkansansvaret i kommunikationsfrågor med regionala aktörer som länsstyrelse och andra organisationer Skiftledaren • samverkar med kommunikationsansvarig • leda kommunikationsverksamhetens operativa arbete • kvalitetssäkra kommunikationen • omvärldsbevakar • återkopplar till kommunikationsansvarig/krisledningsstaben • ansvarar för att kontaktinformation som rör kommunikationsaspekten finns tillgänglig Redaktören • anpassar de processade budskapen till aktuellt kommunikationsverktyg och till målgrupp • publicerar och kommunicerar budskap i valda kommunikationskanaler till valda målgrupper • återkopplar till skiftledaren • omvärldsbevakar • ansvarar för mediecentrum vid behov • dokumeterar verksamheten i WIS Växeltelefonisten • sköter ordinarie arbetsuppgift samt stödjer och avlastar kommunikatörerna Kommunikatören • besvara förfrågningar och samla in information från allmänheten • omväldsbevakar • bemannar kommunikationsdisk vid behov • stödjer andra kommuner och organisationer i informationsarbetet vid extraordinära händelser, när detta stöd efterfrågas enligt regionalt samverkansavtal 5. Massmediekontakter Kommunikationsfunktionens uppgifter i förhållandet till media är att: • sammanställa och distribuera en enhetlig bild av händelsen • söka svar på medias frågor • organisera presskonferenser • organisera eventuellt presscentra • leda eventuella pressvisningar • boka intervjuer med beslutsfattare, insatsledare och andra kommunala nyckelfunktioner • dokumentation i WIS • informationsansvarig kan få rollen som talesperson • återkoppla kommunikationen med media till krisledningsstaben, som en del av omvärldsbevakningen 14
Pressmeddelande Pressinformation/budskapsplattform processas genom krisledningsstaben och formuleras av informationsansvarig, skiftledare eller utpekad redaktör. Generella frågor som behöver besvaras i pressmeddelande är: • vad som har hänt • var det har hänt • när det har hänt • hur situationen har uppstått • vilka konsekvenser händelsen får • vad som görs för att mildra effekterna av händelsen • hur händelsen kan utvecklas (prognos) • vilka som ansvarar för att hantera händelsen (strategiskt och operativt) Fakta presenteras kortfattat i den ordning de bedöms viktiga. En budskapsplattform med tre argument är optimalt. Pressinformationen distribueras genom lämplig kanal till media. Information om pressmeddelandet kommuniceras med länsstyrelsens informationsavdelning om denna funktion är upprättad. Media är en primär informationskanal för allmänheten och bör därför användas som en av kommunens prioriterade kommunikationskanaler. Informations som kan vara intressant är: • beslut i krisledningsnämnd eller motsvarande, som är intressanta för kommunens invånare • statistik • förberedande information som risker, hur invånarna varnas samt vad de kan gör för att skydda sig Dokumentation av presskontakter i ljud och bild kan var bra som underlag för analys och utvärdering. 6. Presscentrum Öppnas vid behov i Kulturhuset Kristallen. Om behov föreligger utses en särskilt ansvarig som leder och ansvarar för arbetet i presscentrumet. I annat fall svarar kommunikationsansvarig för att medias behov av kommunikation och support tillgodoses – utifrån kommunens behov och resurser. En redaktör bör avdelas till presscentret för att sköta kontakten mellan medias representanter och informationsansvarig/krisledningsstaben. Observera att den avdelade redaktören inte är en talesperson och ska därför bara kommunicerar krisledningsstabens processade budskap med media och allmänhet. Kommunikationsansvarig/talesperson leder presskonferenserna Före presskontakt: 1. Krisledningsstaben beslutar om tid och plats för presskontakt samt vilka som skall medverka. 2. Kommunikationsansvarig bjuder in till presskontakt enligt förutbestämd e-postlista eller utifrån insamlade kontaktuppgifter vid händelsen. 3. Sänd information kring presskonferensen för kännedom till övriga berörda myndigheter och organisationer, som inte direkt medverkar vid presskontakten. 4. Samla de som skall medverka en stund före presskontakten för genomgång av upplägg och budskapsplattform. 5. Sammanställ mediakontaktlista för kommunikation om presskonferenser, pressvisningar med mera. 6. Samla fotograferna strax före presskontakten och låt dem under ”guidning” ta de bilder som de behöver. Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid behov begär presslegitimation. 7. Se till att förfriskningar/kaffe finns tillgängligt på presscentret. 15
Page 1 and 2: Lednings- och kommunikationsplan vi
Page 3 and 4: Innehållsförteckning sidan Lednin
Page 5 and 6: Resurser Vid händelser som medför
Page 7 and 8: enhet) samt funktioner för analys,
Page 9 and 10: Förstahandsåtgärder När informa
Page 11 and 12: esurs vid aktuell händelse. Ansvar
Page 13: Övergripande uppgifter för kommun
Page 17 and 18: • vem som är avsändare • hur
Page 19: Bilagor Bilagorna till detta dokume

Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?