Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun

8. Delegera någon i personalgruppen som ansvarar för att journalister och fotografers servicebehov
i möjligaste mån tillfredsställs.
9. Undersök om någon tillgänglighetsaspekt behöver lösas – tolkhjälp, hörslinga med mera.
Under presskontakten:
1. Presskonferensen startas på utsatt tid.
2. Tydlig presentation av de medverkande representanterna från politik, förvaltningar/myndigheter,
med flera.
3. Informationsansvarig inleder med en kort sammanfattning och orientering av läget samt leder och
fördelar medias frågor.
4. Informationsansvarig ger möjlighet för de enskilda medieaktörerna att göra separata intervjuer
efter presskonferensen.
5. Meddela plats och tid för nästa presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras se till att
alla medier får meddelande om detta i god tid via exempelvis e-post eller annan överenskommen
kommunikationsväg.
6. Vid behov arrangeras visning av platsen för den extraordinära händelsen. Om detta inte är genomförbart
bör bilddokumentation erbjudas media vid presskonferensen, om detta är möjligt.
7. Upplysningscentral och/eller provisorisk informationsplats
Informationsfunktionen öppnar och bemannar vid behov en upplysningscentral i Medborgarkontoret,
i kommunhuset Balder.
Krisledningsstabens servicefunktion ansvarar för att trygghetspunkter öppnas vid behov. Trygghetspunkter
är då också informationsplatser och informationsfunktionen distribuerar den information till
allmänheten som efterfrågas i trygghetspunkterna.
Syfte
Upplysningscentralen och/eller de provisoriska informationsplatserna ska erbjuda en personlig kontaktmöjlighet
för att:
• utifrån den sammanställda, enhetliga informationen ge svar på allmänhetens frågor
• ta emot och vidarebefordra upplysning från allmänheten
• förmedla vanliga frågor till informationsenheten så att ett svar kan formuleras för FAQ-databasen
• koppla samtal vidare eller hänvisa till aktuella myndigheter eller andra organisationer för ytterligare
information (exempelvis sjukvård, polis, socialtjänsten, försäkringsbolag, jourhavande
medmänniska med flera)
Observera att polisen har registreringsansvar och ansvarar för förfrågningar om saknade personer.
8. Extern och intern kommunikation
Skiftledaren, med hjälp av informationsfunktionens redaktörer, sammanställer och distribuerar information
till allmänheten och till den egna organisationens medlemmar utifrån krisledningsnämndens lägesbild
och direktiv. Här ska kommunikationsperspektivet beaktas och möjligheten till dialog tas till vara.
Kommunikationsansvarig och skiftledaren analyserar och planerar olika målgruppers behov av kommunikation
utifrån den uppkomna situationen. Information till utsatta målgrupper prioriteras.
Kommunikationsplan extern information
Av planen bör framgå:
• målgruppen för kommunikationsinsatsen
• huvudbudskap
• när kommunikationsinsatsen genomförs
16