Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun
Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun
Lednings- och kommunikationsplan.pdf - Nybro kommun
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Lednings</strong>- <strong>och</strong> <strong><strong>kommun</strong>ikationsplan</strong><br />
vid extraordinära händelser <strong>och</strong> höjd beredskap<br />
Kommunarkivet<br />
1
2<br />
Styrdokument<br />
Beslutad av Beslutsdatum Dokumentägare<br />
Säkerhetssamordnare<br />
Gilltighetstid Reviderad Framtagen av<br />
Tills vidare Säksamord/informatör
Innehållsförteckning<br />
sidan<br />
<strong>Lednings</strong>plan<br />
Ansvar, Befogenheter, ekonomi 4<br />
Lokaler <strong>och</strong> samband 5<br />
<strong>Lednings</strong>organisationen <strong>och</strong> dess arbetet 6<br />
Inkallning <strong>och</strong> samling 8<br />
Att arbeta i stab 9<br />
Samverkande parter 10<br />
Åtgärdskalender <strong>och</strong> erfarenheter från stora olyckor 11<br />
Höjd beredskap 11<br />
Förteckning över krisorganisationens sammansättning 11<br />
Kommunikationsplan<br />
Inledning 12<br />
Ansvarsfördelning mellan länsstyrelsen <strong>och</strong> <strong>kommun</strong>en 12<br />
Kommunikationsfunktionens uppgift <strong>och</strong> organisation 12<br />
Roller 14<br />
Presscentrum 15<br />
Upplysningscentral <strong>och</strong>/eller provisorisk informationsplats 16<br />
Extern <strong>och</strong> intern <strong>kommun</strong>ikation 16<br />
Checklista för <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen 17<br />
Bilagor<br />
19<br />
3
4<br />
Leningsplan<br />
1. Ansvar, befogenheter, ekonomi<br />
När kan dessa riktlinjer användas?<br />
Dessa riktlinjer tillämpas vid extraordinära händelser <strong>och</strong> andra allvarliga påfrestningar på samhällsfunktionen.<br />
Om en olycka eller händelse bedöms vara extraordinär, kan <strong>kommun</strong>ens krisledningsnämnd träda i<br />
funktion enligt Lagen om <strong>kommun</strong>ers <strong>och</strong> landstings åtgärder inför <strong>och</strong> vid extraordinära händelser<br />
i fredstid <strong>och</strong> höjd beredskap (SFS 2006:544), nedan kallad LEH.<br />
<strong>Nybro</strong>s krisledningsnämnd är <strong>kommun</strong>styrelsens arbetsutskott. Ansvar <strong>och</strong> befogenheter för krisledningsnämnden<br />
finns närmare reglerat i LEH <strong>och</strong> i <strong>kommun</strong>styrelsens reglemente med tillhörande<br />
instruktion för krisledningsnämnden.<br />
Dessa riktlinjer ska tillämpas när ordföranden i <strong>kommun</strong>ens krisledningsnämnd eller, när denne har<br />
förhinder, vice ordföranden, bedömer <strong>och</strong> beslutar att en extraordinär händelse inträffat <strong>och</strong> att <strong>kommun</strong>ens<br />
krisledningsnämnd ska träda i funktion (se nedan). Riktlinjerna kan också helt eller delvis<br />
tillämpas vid andra kriser eller samhällsstörningar utan att krisledningsnämnden trätt i funktion.<br />
Ansvariga organ <strong>och</strong> befogenheter<br />
Krisledningsnämnden har det yttersta ansvaret för den ledning som <strong>kommun</strong>en ska utöva vid en<br />
extraordinär händelse. Vid höjd beredskap övertar <strong>kommun</strong>styrelsen ansvaret för ledningen av den<br />
del av det civila försvaret som <strong>kommun</strong>en skall bedriva.<br />
Grundprincipen är att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden också har<br />
det under en krissituation.<br />
Enligt LEH, 2 kap § 4 får krisledningsnämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden<br />
från övriga nämnder i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till händelsens<br />
art <strong>och</strong> omfattning.<br />
Om inte krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande kan nås <strong>och</strong> tidsfaktorn för beslut<br />
om åtgärder är av betydelse bemyndigas den ledamot, som har längst tjänstgöringstid i krisledningsnämnden,<br />
bedöma <strong>och</strong> besluta om extraordinär händelse <strong>och</strong> att krisledningsnämnden ska träda i<br />
funktion samt att fatta övriga brådskande beslut till dess ordföranden eller vice ordföranden kan ta<br />
över.<br />
Vid extraordinära händelser eller andra allvarligare kriser <strong>och</strong> händelser bemyndigas <strong>kommun</strong>chefen,<br />
ersättare för denne eller i andra hand (RCB) Räddningschef i beredskap att starta akuta insatser samt<br />
söka hjälp från samverkande parter innan krisledningsorganisationen eller delar av den trätt i funktion.<br />
Krisledningsnämndens alla beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Har<br />
krisledningsnämnden beslutat om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från någon<br />
annan nämnd ska anmälan om fattade beslut göras till berörd nämnd snarast möjligt. De beslut som<br />
fattas måste uppfylla de formella kraven i <strong>kommun</strong>allagen gällande exempelvis beslutsrätt, förande<br />
av protokoll, justering <strong>och</strong> tillkännagivande. Delegationsbeslut ska anmälas till den som delegerat<br />
beslutsrätten.
Resurser<br />
Vid händelser som medför att krisledningsorganisationen träder i funktion förutsätts att <strong>kommun</strong>ens<br />
<strong>och</strong> <strong>kommun</strong>ala bolags samlade resurser kan disponeras. Externa resurser som behövs rekvireras<br />
(upphandlas) vid behov.<br />
Ekonomi<br />
För att kunna följa upp kostnaden för de beslut som krisledningsnämnden <strong>och</strong> staben fattat ska<br />
samtliga kostnader för verksamheten under krisledningsskedet redovisas på ett separat aktivitetsnummer<br />
för att möjliggöra eventuell ersättning i form av statsbidrag. Om en räddningsinsats i<br />
<strong>kommun</strong>al räddningstjänst medfört stora kostnader har <strong>kommun</strong>en rätt, enligt Lagen om skydd mot<br />
olyckor (SFS:778, 7 kap, 3 §), till en statlig ersättning som överstiger en självrisk beräknad enligt<br />
Förordning om skydd mot olyckor (SFS 2003:789, 7 kap).<br />
Övning <strong>och</strong> planläggning<br />
Krisledningsorganisationen ska kontinuerligt övas i ledning vid extraordinära händelser <strong>och</strong> andra<br />
samhällsstörningar. Kommunchefen, eller den som denne utser, ansvarar för planläggning <strong>och</strong> genomförande<br />
av övning samt för att dessa riktlinjer för ledning <strong>och</strong> information hålls aktuella. Stabsorganisationen<br />
bör också kontinuerligt ha erforderliga kontakter med samverkande parter.<br />
Varje förvaltning, enhet <strong>och</strong> motsvarande har ansvar för att minimera störningar i egen verksamhet<br />
genom planläggning, information <strong>och</strong> övriga förberedelser. Krisplaner, åtgärdskalendrar, checklistor<br />
med mera ska hållas aktuella.<br />
2. Lokaler <strong>och</strong> samband<br />
<strong>Lednings</strong>plats<br />
Vid extraordinära händelser <strong>och</strong> andra störningar i viktiga samhällsfunktioner är normalt krisledningsnämndens<br />
<strong>och</strong> tjänstemannaledningens ledningsplats i förvaltningshuset Balder. Krisledningsnämnden<br />
samlas i Kommunstyrelsens ordförandes rum. Sammanträdesrummet ”Eken” på plan 2 är<br />
lednings- <strong>och</strong> stabsrum för ledningsorganisationens tjänstemannadel. Alternativt kan även sammanträdesrummet<br />
”Björken” på plan 3 nyttjas. Rummen har utrustning som underlättar lednings- <strong>och</strong><br />
stabsarbete.<br />
Eken <strong>och</strong> Sajbersalen är försedda med reservelkraft (dieseldrivet el-aggregat med drivmedel i tank<br />
för 2-3 dygns full drift). Under hösten 2012 påbörjas utbyggnad av reservkraften för att försörja<br />
hela förvaltningsbyggnaden, skall vara klart 2012-06-30.<br />
På samma våningsplan som lednings- <strong>och</strong> stabsrum (Eken) finns rum att tillgå för stabens olika<br />
funktioner (Färgaren, Pedagogen, Hattmakaren <strong>och</strong> Sajbersalen). I förråd 2005 i direkt anslutning<br />
till Eken finns förberedd plats för samband med RAKEL, data <strong>och</strong> telefoni.<br />
Kommunens växel <strong>och</strong> reception finns på entréplan i Medborgarkontoret.<br />
<strong>Lednings</strong>- <strong>och</strong> stabsplats skall finnas i räddningstjänstens lokaler. Detta utrymme kan också utgöra<br />
alternativ ledningsplats för krisledningsnämnd. Alla räddningstjänstens utrymmen har reservkraft.<br />
Vid mindre allvarliga olyckor <strong>och</strong> störningar i samhällsfunktioner eller under nedtrappning av insats<br />
kan ledningsarbetet utföras från ordinarie arbetsplatser i kombination med möten <strong>och</strong> avstämningar<br />
i lämpliga lokaler.<br />
Samband<br />
I lednings- <strong>och</strong> stabsrum Eken på Balder ska möjlighet till samband finnas enligt följande:<br />
• Interaktiv Whiteboard<br />
• Telefoner med extern anslutning vid sidan om <strong>kommun</strong>ens växel<br />
• Mobiltelefoner enbart avsedd för krisledningsorganisationen<br />
• Trådlöst nätverk<br />
5
• Fast installation till Rakelsystemet <strong>och</strong> tillräckligt antal mobila rakelapparater (bl.a. för att<br />
säkerställa samband med främst Räddningstjänsten, SOS Alarm, landstinget, polis <strong>och</strong> länsstyrelse).<br />
Användarinstruktion för Rakelsystemet ska finnas i Eken.<br />
• Portabel videokonferensutrustning för samverkansmöten med länsstyrelse <strong>och</strong> landsting.<br />
3. <strong>Lednings</strong>organisationen <strong>och</strong> dess arbete<br />
<strong>Lednings</strong>organisationens uppgifter<br />
<strong>Lednings</strong>organisationen ska främst inrikta sig på följande uppgifter:<br />
• Bedöma den aktuella situationen <strong>och</strong> fastställa lägesbild/lägesuppfattning<br />
• Bedöma omedelbara, kortsiktiga <strong>och</strong> långsiktiga konsekvenser av händelsen<br />
• Bedöma <strong>och</strong> besluta om omedelbara, kortsiktiga <strong>och</strong> långsiktiga insats- <strong>och</strong> resursbehov<br />
• Rekvirera erforderliga personella <strong>och</strong> materiella resurser<br />
• Samverka med berörda myndigheter, företag, organisationer etc.<br />
• Medverka till lösning av ekonomiska frågor<br />
• Ge snabb, saklig, väl avvägd <strong>och</strong> samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anställda<br />
<strong>och</strong> deras anhöriga<br />
Bemanning<br />
Krisledningsnämnd (Kommunstyrelsens arbetsutskott)<br />
Ordförande <strong>kommun</strong>styrelsens ordförande<br />
Vice ordförande <strong>kommun</strong>styrelsens vice ordförande<br />
Ledamöter arbetsutskottets tre ledamöter<br />
Ersättare arbetsutskottets tre ersättare<br />
Tjänstemannaledning<br />
Chef för den strategiska ledningen är <strong>kommun</strong>chefen (ersättare administrative chefen). I den strategiska<br />
ledningen kan även ingå berörd/-a förvaltningschef/-er <strong>och</strong> vid behov även räddningschef<br />
eller ställföreträdande räddningschef, beroende på art <strong>och</strong> omfattningen av händelsen.<br />
Stabens bemanning utgörs av stabschef, stabssekreterare (från <strong>kommun</strong>styrelsens administrativa<br />
6<br />
Larmfunktion<br />
RCB<br />
Tekniskt<br />
ledningsstöd<br />
Normativ ledning<br />
Kommunens<br />
krisledningsnämnd<br />
Strategisk ledning<br />
<strong>kommun</strong>chefen<br />
Opetrativ ledning<br />
stab<br />
POSOM<br />
Samverkan<br />
Analys Service<br />
Kommunikation
enhet) samt funktioner för analys, tekniskt ledningsstöd, service (dokumentation, karttjänster, personal,<br />
kost, logi, materiel, transporter osv), information (internt <strong>och</strong> externt), samverkan (externa<br />
resurser). Som förstärkning till staben kan samverkansperson rekvireras från räddningstjänsten.<br />
Beroende på arten <strong>och</strong> omfattningen av händelsen kan <strong>kommun</strong>chefen efter samråd med staben vid<br />
behov knyta ytterligare sakkunskap <strong>och</strong> servicepersonal till staben.<br />
De tjänstemän eller ersättare som ingår i, eller som vid behov kan knytas till, ledningsorganisationen<br />
har inte särskild beredskap för denna uppgift. Organisationen utgår ifrån att man är anträffbar<br />
under kontorstid <strong>och</strong> inom rimlig tid även under ledighet. Aktuell larmlista med telefonnummer mm<br />
ska finnas hos samtliga som ingår i krisledningsorganisationen. Aktuell larmlista för krisledningsorganisationen<br />
finns även i datorn under G:\Samarbete\Krisinformation.<br />
Arbets- <strong>och</strong> ansvarsfördelning<br />
Normativ ledning<br />
Krisledningsnämnden utgör den normativa ledningen. Krisledningsnämnden tolkar <strong>och</strong> beslutar om<br />
<strong>kommun</strong>ens roll <strong>och</strong> agerande. Grund för detta är gällande lagar <strong>och</strong> förordningar, samhälleliga,<br />
etiska <strong>och</strong> professionella värderingar <strong>och</strong> förhållningssätt.<br />
Normativa ledningen fattar beslut i frågor av principiell <strong>och</strong> övergripande natur <strong>och</strong> ger uppdrag till<br />
den strategiska ledningen. Besluten kan gälla frågor som medför stora ekonomiska konsekvenser<br />
eller som innebär att viktiga samhällsfunktioner störs, att den <strong>kommun</strong>ala servicen reduceras, stora<br />
miljövärden skadas eller betydande enskilda intressen påverkas.<br />
Krisledningsnämnden har befogenhet att, inom ramen för extraordinära händelser, fatta beslut om<br />
att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i <strong>kommun</strong>en i den utsträckning<br />
som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art <strong>och</strong> omfattning. Vilka<br />
beslut som kan övertas framgår av krisledningsnämndens instruktion, vilken är bilaga till <strong>kommun</strong>styrelsens<br />
reglemente.<br />
Strategisk ledning <strong>och</strong> ledningsstab<br />
Kommunchefen är chef över tjänstemännen <strong>och</strong> utgör, tillsammans med berörd/-a förvaltningschef/er<br />
<strong>och</strong>/eller räddningschef eller ställföreträdande räddningschef, den strategiska ledningen. Kommunchefen<br />
fattar beslut om verkställighet av normativa beslut, övergripande beslut om strategi<br />
för inriktning <strong>och</strong> avgränsningar beträffande tid, resurser <strong>och</strong> geografiskt område. Kommunchefen<br />
beslutar också ytterst om fördelning av tillgängliga/anvisade resurser mellan olika pågående insatser<br />
<strong>och</strong> den beredskap som krävs utanför pågående insatser. För insatser som är <strong>kommun</strong>al räddningstjänst<br />
enligt definition i lagen om skydd mot olyckor är räddningschefen eller av denne utsedd<br />
räddningsledare ansvarig.<br />
Kommunchefen har dessutom ett samordningsansvar mellan krisledningsnämnden <strong>och</strong> staben.<br />
Tjänstemannastabens arbete dokumenteras enligt <strong>kommun</strong>chefens direktiv.<br />
Kommunchefen biträds i staben av en stabschef, som leder stabsarbetet, en stabssekreterare (från<br />
<strong>kommun</strong>styrelsens administrativa enhet) <strong>och</strong> en grundbemannad stab samt, beroende av händelsens<br />
art <strong>och</strong> omfattning, ett antal berörda tjänstemän <strong>och</strong> inkallade sakkunniga. Kontakt etableras med<br />
samverkande parter samt med berörda lokala krisgrupper vid enskilda enheter i <strong>kommun</strong>en.<br />
<strong>Lednings</strong>stabens uppgifter är främst att:<br />
• Ta fram beslutsunderlag till Krisledningsnämnd <strong>och</strong> Kummunchef= huvudarbetsuppgift<br />
• Verkställa normativa beslut från krisledningsnämnden<br />
• Bedöma de omedelbara, kortsiktiga <strong>och</strong> långsiktiga konsekvenserna av händelsen<br />
• Bearbeta <strong>och</strong> överväga olika handlingsalternativ <strong>och</strong> konsekvenser<br />
• Utarbeta förslag till åtgärder <strong>och</strong> insatser som underlag till beslut<br />
• Snarast vidarebefordra nödvändig information till berörda<br />
• Inhämta information om den aktuella situationen, analysera <strong>och</strong> fastställa aktuell lägesbild<br />
• Följa upp <strong>och</strong> utvärdera händelseutvecklingen <strong>och</strong> stabens egen verksamhet<br />
7
4. Inkallning <strong>och</strong> samling<br />
Inkallning<br />
<strong>Lednings</strong>organisationen bör kunna samlas <strong>och</strong> påbörja/samordna ledning enligt dessa riktlinjer<br />
inom två timmar efter larm dygnet runt, året om. Informationsinsatser bör kunna påbörjas inom en<br />
timme, efter att <strong>kommun</strong>ikatör eller dennes ersättare underrättats.<br />
Extraordinär händelse<br />
Vid en extraordinär händelse, större olycka, allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner<br />
som kan innebära att krisledningsorganisationen behöver träda i funktion, ska <strong>kommun</strong>chefen<br />
eller ersättare för denne alltid snarast informeras.<br />
Beslut om att krisledningsnämnden ska träda i funktion, med de befogenheter som lagen ger detta,<br />
fattas av dess ordförande eller, i andra hand, av vice ordförande.<br />
Eftersom det initialt vid en extraordinär händelse kan vara svårt att avgöra om krisledningsnämnden<br />
behöver träda i funktion inkallas ledningen enligt följande:<br />
1. Kommunchefen (ersättare administrative chefen) meddelas snarast.<br />
2. Tjänstemannaledningen (grundbemanning av staben) inkallas på initiativ av <strong>kommun</strong>chefen,<br />
enskild ledamot, ersättare eller, i andra hand Räddningschef i beredskap (RCB).<br />
3. Informationsenheten <strong>och</strong> säkerhetssamordnaren ska alltid snarast informeras om händelsen.<br />
4. Kommunchefen informerar alltid krisledningsnämndens ordförande, i andra hand vice ordförande,<br />
eller i tredje hand den ledamot som har längst tjänstgöringstid, som avgör om krisledningsnämnden<br />
ska träda i funktion.<br />
5. Utanför kontorstid kan inkallning även göras genom Räddningschef i beredskap (RCB) eller<br />
genom annan beredskaps-/jourfunktion i <strong>kommun</strong>en.<br />
Annan händelse som kräver samordning eller krisstöd<br />
Ibland inträffar ”särskilda händelser” som berör <strong>kommun</strong>innevånare <strong>och</strong> som inte kan hanteras<br />
inom ordinarie verksamhet men som ändå inte är av karaktären extraordinär händelse. Samverkan<br />
<strong>och</strong> samordning mellan olika parter (<strong>kommun</strong>, landsting, polis med flera) kan behövas. Det kan<br />
också behövas krisstöd utan att man aktiverar <strong>kommun</strong>ens ledningsorganisation. Vid denna typ av<br />
händelser gäller följande rutin.<br />
1. Information om en händelse inkommer ofta genom SOS Alarm men kan även ske genom direktkontakt<br />
med annan myndighet, t ex polisen, annan <strong>kommun</strong> eller landstinget.<br />
2. SOS meddelar Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion i <strong>kommun</strong>en.<br />
3. Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion i <strong>kommun</strong>en samråder<br />
med berörda <strong>och</strong> avgör om ytterligare information kring händelsen behöver inhämtas samt vilka<br />
insatser <strong>och</strong> resurser som behöver sättas in <strong>och</strong> vilka kontakter som behöver tas. De har också<br />
rätt att starta akuta insatser samt hämta hjälp från samverkande parter.<br />
4. Kommunchefen informeras alternativt administrative chefen <strong>och</strong> vid behov även stabsmedlem<br />
vars verksamhet berörs. Informationsenheten <strong>och</strong> säkerhetssamordnaren skall alltid snarast<br />
informeras om händelsen<br />
5. Inkallning av personal i ledningsorganisationen vid denna typ av händelser sker på samma sätt<br />
som vid extraordinär händelse. Krisledningens tjänstemannaorganisation kan samlas <strong>och</strong> svara<br />
för erforderlig samordning av <strong>kommun</strong>ens <strong>och</strong> externa parters insatser, samt också utgöra en<br />
stödresurs för <strong>kommun</strong>ens förvaltningar, bolag <strong>och</strong> samverkande parter.<br />
Närmare rutiner finns för Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion<br />
i <strong>kommun</strong>en om hur denna typ av händelser ska hanteras <strong>och</strong> vilken information som ska lämnas<br />
internt <strong>och</strong> externt. Se anvisningar under G\Samarbete\Krisinformation.<br />
8
Förstahandsåtgärder<br />
När information inkommer om en allvarlig händelse <strong>och</strong> störningar i samhällsfunktioner ska följande<br />
vidtas:<br />
• Notera fakta om händelsen<br />
• Informera <strong>kommun</strong>chefen alternativt ersättare, berörda inom stabs-/tjänstemannaledningen,<br />
informationsenheten <strong>och</strong> säkerhetssamordnaren.<br />
Organisation av stabsarbetet<br />
Följande beaktas då den strategiska ledningen <strong>och</strong> staben träder i funktion:<br />
• Fördela arbetet inom gruppen. Var <strong>och</strong> en inom gruppen utgör en resurs som även kan arbeta<br />
med uppgifter som inte hör till respektive fackkompetens<br />
• Kommunchefen utser talesperson som uttalar sig i <strong>kommun</strong>ens namn med anledning av den<br />
särskilda händelsen <strong>och</strong> om krisarbetet<br />
• Tillför vid behov flera personer med lämplig kompetens till staben<br />
• Tillse att staben har de praktiska förutsättningarna för stabsarbete<br />
• Etablera en kontakt med krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande<br />
• Har krisledningsnämnden trätt i funktion; etablera samband <strong>och</strong> avtala mötestider, meddela SOS<br />
Alarm samt övriga berörda internt <strong>och</strong> externt att stabens tjänstemannaledning <strong>och</strong> krisledningsnämnden<br />
trätt i funktion <strong>och</strong> hur de kan nås<br />
• Sök efter åtgärdsplaner <strong>och</strong> dokumenterade erfarenheter för aktuell eller tidigare inträffad<br />
olycka eller störning i samhällsfunktion<br />
• Inhämta underlag för beslut<br />
• Samordna den externa <strong>och</strong> interna informationen, till exempel bemanning av <strong>kommun</strong>ens växel<br />
<strong>och</strong> eventuell upplysningscentral, pressmeddelanden, tid <strong>och</strong> plats för presskonferens<br />
• Planera för genomgång av situationen.<br />
• Planera för stabens uthållighet.<br />
• För hela tiden anteckningar i dagboksform.<br />
För mer information om <strong>och</strong> konkret vägledning i stabsarbete hänvisas till avsnitt 5 i detta dokument,<br />
<strong>och</strong> bilaga 4, uppstart av stab samt 5, stabsinstruktion.<br />
Dessa anvisningar finns som bilagor till detta dokument samt på datorn G\Samarbete\Krisinformation.<br />
5. Att arbeta i stab (stabsinstruktioner finns i bilaga 5)<br />
Grundprinciper<br />
• Stabsarbetet har vissa grundprinciper<br />
• Stabsarbetet är ett lagarbete<br />
• Stabsarbetet måste ofta utföras under pressade förhållanden<br />
• Stabsarbetet kräver enkla <strong>och</strong> fasta rutiner<br />
Planering<br />
Stabsarbetet kräver planering <strong>och</strong> ett metodiskt arbetssätt.<br />
Händelse • Vad har hänt? Var? När? Omfattning? Berörda? Vad är redan gjort?<br />
Utgångsvärden • Kända fakta (Lägesbild, skador, konsekvenser).<br />
• Vilka resurser finns?<br />
• Vilka resurser behövs/kan tillföras? När?<br />
• Yttre förutsättningar i form av väder, terräng med mera.<br />
Överväganden • Hur kan händelsen utvecklas? Tidsförhållande?<br />
• Kan uppgiften lösas på olika sätt?<br />
• Farligaste utveckling på kort <strong>och</strong> lång sikt?<br />
• Val av alternativ<br />
9
Beslut i stort<br />
(BIS)<br />
Utvecklingen av<br />
BIS<br />
10<br />
• Beslut om inriktning för lösning av uppgiften.<br />
• Vad göra? 1. Akut 2. Därefter 3. Senare<br />
• Uppföljning.<br />
• Långtidsprognos.<br />
Stabschefen leder arbetet<br />
Kommunchefen (eller dennes ersättare) är ytterst chef över tjänstemännen. Stabschefen leder <strong>och</strong><br />
planerar stabsarbetet.<br />
Stabsorientering<br />
Stabsorientering innebär att gemensamt redogöra för det aktuella läget, uppdatera gemensam lägesbild/lägesuppfattning<br />
<strong>och</strong> fördela det fortsatta arbetet inom staben.<br />
Föredragning<br />
Föredragningen syftar till att redovisa sakförhållanden för beslutande chef. Det är stabschefen som<br />
beslutar vem eller vilka som ska vara föredragande. Vid föredragningen kan mall enligt bilaga 5<br />
Stabsinstruktioner användas.<br />
6. Samverkande parter<br />
<strong>Lednings</strong>organisationen ska ha möjlighet att snabbt kunna nå samverkande parter för att få hjälp<br />
med resurser. Nedan anges olika grupper av samverkande parter samt ansvariga för dokumentation<br />
av aktuella kontaktvägar med mera.<br />
Landstings<strong>kommun</strong>ala<br />
Landstingsledningar, sjukhus.<br />
Ansvariga: Säkerhetssamordnaren <strong>och</strong> assistent på <strong>kommun</strong>ledningskontoret.<br />
Statliga organ<br />
Länsstyrelser, statliga myndigheter, verk <strong>och</strong> bolag, Försvarsmakten.<br />
Ansvariga: Säkerhetssamordnaren <strong>och</strong> assistent på <strong>kommun</strong>ledningskontoret.<br />
Kommuner<br />
Länets <strong>kommun</strong>er. Ansvariga: Säkerhetssamordnaren <strong>och</strong> assistent på <strong>kommun</strong>ledningskontoret.<br />
Massmedia<br />
Press, radio <strong>och</strong> TV.<br />
Ansvarig: Informatören<br />
Privata företag<br />
Buss- <strong>och</strong> taxiföretag, åkerier, entreprenadföretag, elbolag, m.m.<br />
Ansvarig: Räddningstjänsten.<br />
Frivilliga resursgrupper<br />
Frivilliga resursgrupper <strong>och</strong> försvarsorganisationer.<br />
Ansvarig: Säkerhetssamordnare <strong>och</strong> assistent på <strong>kommun</strong>ledningskontoret.<br />
Övriga<br />
Svenska kyrkan, frikyrkor, andra samfund, universitetet, föreningar <strong>och</strong> organisationer som är en
esurs vid aktuell händelse.<br />
Ansvariga: Säkerhetssamordnare <strong>och</strong> assistent på <strong>kommun</strong>ledningskontoret.<br />
7. Åtgärdskalendrar <strong>och</strong> erfarenheter från stora olyckor<br />
En åtgärdskalender ska vara ett stöd för ledningsorganisationen för att organisera <strong>och</strong> fördela arbetet<br />
vid olika typer av händelser samt var/från vem man kan rekvirera resurser. De händelser som främst<br />
kan vara aktuella är följande:<br />
• Extrema väderleksförhållanden<br />
• Långvarigt el- <strong>och</strong> värmeavbrott<br />
• Färskvattenbrist<br />
• Olycka med farliga kemikalier/ämnen<br />
• Översvämning, skred <strong>och</strong> ras<br />
• Pandemi<br />
• Bomb- eller terrorhandlingar<br />
• Omfattande brand<br />
• Omfattande transportolycka (väg, järnväg, flyg, fartyg)<br />
• Omhändertagande vid övriga kriser<br />
Erfarenheter från stora olyckor eller händelser har ofta dokumenterats i olika rapporter <strong>och</strong> kan<br />
också utgöra ett stöd <strong>och</strong> en kunskapsbank för ledningsorganisationen.<br />
Sådana rapporter finns att tillgå hos <strong>kommun</strong>ledningen <strong>och</strong> Räddningstjänsten.<br />
8. Höjd beredskap<br />
Vid höjd beredskap ansvarar <strong>kommun</strong>styrelsen för ledningen av det civila försvar som <strong>kommun</strong>en<br />
ska bedriva enligt LEH.<br />
Genom att ha en god förmåga att hantera kriser i fredstid <strong>och</strong> att ledningsorganisationen utbildas<br />
<strong>och</strong> övas för allvarliga händelser uppnås en grundläggande förmåga till ledning även av det civila<br />
försvaret vid höjd beredskap. En viss anpassning av dessa riktlinjer kan komma att behövas.<br />
9. Förteckning över krisledningsorganisationens sammansättning<br />
Som bilaga till dessa riktlinjer finns en aktuell förteckning över alla personer som ingår eller kan<br />
komma att ingå i ledningsorganisationen. Förteckningen ska innehålla telefonnummer <strong>och</strong> andra<br />
sökmöjligheter till arbetet <strong>och</strong> under fritid.<br />
Förteckningen ska omfatta:<br />
• Kommunstyrelsens krisledningsnämnd, ledamöter <strong>och</strong> ersättare<br />
• Kommunchefen<br />
• Grundbemanning <strong>och</strong> ersättare i krisledningsstaben<br />
• Övriga verksamhetschefer <strong>och</strong> ersättare<br />
• Annan stabspersonal samt personer som kan ingå i staben eller serviceenheten<br />
• Operativ ledning vid Räddningstjänsten<br />
• Telefonnummer med mera till socialjour, tolkjour, larm- <strong>och</strong> kontaktvägar till el-, fjärrvärme-<br />
<strong>och</strong> vattenförsörjning samt till SOS Alarm (<strong>kommun</strong>ens larmcentral)<br />
Alla som ingår i krisledningsorganisationen ska ha en aktuell förteckning <strong>och</strong> ska, om någon kontaktuppgift<br />
ändras, snarast meddela ansvarig stabssekreterare för larmlistan aktuell uppgift.<br />
Aktuell larmlista för krisledningsorganisationen finns PC-baserad: klicka på G\Samarbete\Krisinformation.<br />
11
1. Inledning<br />
12<br />
Kommunikationsplan<br />
Kommunikationens inriktning <strong>och</strong> mål<br />
Alla människor i Sverige har rätt att få korrekt <strong>och</strong> allsidig information om sådant som gäller deras<br />
liv, miljö <strong>och</strong> den egendom de värdesätter. Detta gäller även de som inte förstår svenska, är hörselskadade<br />
eller av annan anledning har svårt att tillgodogöra sig information.<br />
En grundförutsättning för att <strong>kommun</strong>ikation ska vara trovärdig, uppfattas <strong>och</strong> begripas av så många<br />
som möjligt är att:<br />
• den utgår från människornas behov<br />
• den är öppen <strong>och</strong> sann<br />
• den lämnas snabbt <strong>och</strong> upprepas ofta<br />
• den är enkel <strong>och</strong> lättillgänglig<br />
• den är entydig, vilket underlättas av att den samordnas inom <strong>kommun</strong>en, mellan olika myndigheter<br />
<strong>och</strong> andra samverkande organ<br />
Målet för <strong>Nybro</strong> <strong>kommun</strong>s <strong>kommun</strong>ikationsinsatser vid en extraordinär händelse är att den ska bidra<br />
till att minska händelsen negativa konsekvenser för människor, miljö <strong>och</strong> egendom.<br />
2. Ansvarsfördelningen mellan länsstyrelsen <strong>och</strong> <strong>kommun</strong>en<br />
Länsstyrelsen ansvarar för:<br />
• <strong>kommun</strong>ikation med allmänheten i frågor som gäller hela länet<br />
• komplettering <strong>och</strong> anpassning av central myndighetsinformation<br />
• samordning av <strong>kommun</strong>ikationen inom länet<br />
Kommunen ansvarar för:<br />
• <strong>kommun</strong>ikation med allmänheten inom <strong>Nybro</strong> <strong>kommun</strong>s geografiska ansvarsområde enligt Lag<br />
(2006:544) om <strong>kommun</strong>er <strong>och</strong> landstings åtgärder inför <strong>och</strong> vid extraordinära händelser i fredstid<br />
<strong>och</strong> höjd beredskap<br />
• komplettering <strong>och</strong> anpassning av central <strong>och</strong> regional <strong>kommun</strong>ikation för att orientera om förhållande<br />
<strong>och</strong> åtgärder inom den egna <strong>kommun</strong>en<br />
3. Kommunikationsfunktionen uppgift <strong>och</strong> organisation<br />
Informationsfunktionen är bemannad med 30 medarbetare, vilket möjliggör treskift med<br />
• 1 informationsansvarig (arbetar mot krisledningsstaben <strong>och</strong> samverkar med de regionala krisinformationsaktörerna<br />
som <strong>kommun</strong>er, länsstyrelse, landsting med flera)<br />
• 1 skiftledare (leder krisredaktionen)<br />
• 3 redaktörer<br />
• 1 växeltelefonist<br />
• 4 <strong>kommun</strong>ikatörer
Övergripande uppgifter för <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen är att:<br />
• under krisledningsstaben leda <strong>kommun</strong>ikationsarbetet utåt, mot omvärlden <strong>och</strong> inåt, till den egna<br />
organisationen<br />
• upprätta <strong>och</strong> samordna <strong>kommun</strong>ikationskanaler med den egna organisationen, med medborgarna,<br />
med regionala aktörer (<strong>kommun</strong>er, länsstyrelse, landsting med flera), nationella organisationer<br />
<strong>och</strong> andra intressenter<br />
• <strong>kommun</strong>icera krisledningsstabens processade budskap till medborgarna, till regionala aktörer<br />
(<strong>kommun</strong>er, länsstyrelse, landsting med flera), nationella organisationer <strong>och</strong> andra intressenter<br />
Kommunikationsfunktionen har till uppgift att:<br />
• bidra till att krisledningsstabens lägesbild är uppdaterad genom att samla in (omvärldsbevaka)<br />
<strong>och</strong> bearbeta information från medborgarna, regionala aktörer (<strong>kommun</strong>er, länsstyrelse, landsting<br />
med flera), nationella organisationer, media <strong>och</strong> informationsflöden/informationsspridning<br />
genom sociala medier<br />
• förbereda, bearbeta <strong>och</strong> <strong>kommun</strong>icera information som ska distribueras inom den egna organisationen<br />
eller ut mot omvärlden<br />
• samverka med myndigheter <strong>och</strong> organisationer i frågor som rör information/<strong>kommun</strong>ikation<br />
• svara för mediakontakter genom att:<br />
o organisera presskonferenser<br />
o förbereda <strong>och</strong> <strong>kommun</strong>icera processad information från krisledningsnämnden<br />
o upprätta presscentra<br />
o ordna pressvisningar <strong>och</strong> intervjuer<br />
o samt inom rimliga gränser ge media det stöd som efterfrågas<br />
Dokumentation<br />
Kommunikationsfunktionen dokumentera händelser, beslut, insatser, <strong>kommun</strong>ikationsflöden med<br />
mera i WIS 2.0 (webbaserade informationssystemet).<br />
Skiftledaren utser en redaktör per arbetspass som ansvarar för dokumentationen som exempelvis bör<br />
innehålla uppgifter som:<br />
• vilka beslut som fattas<br />
• hur de förmedlas (<strong>kommun</strong>ikationskanaler)<br />
• <strong>kommun</strong>ikationens innehåll (budskap)<br />
• vem informationen riktar sig till (målgrupp)<br />
• när <strong>kommun</strong>ikationen genomförs<br />
• vem som <strong>kommun</strong>icerar (avsändare <strong>och</strong> mottagare)<br />
Alla inom <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen är ansvariga för att underlaget ges till den som ansvarar för<br />
dokumentationen. Dokumentation hanteras på ett sådant sätt att krisledningsstaben har den tillgänglig<br />
för analys under <strong>och</strong> efter händelsen.<br />
Arbetsplats<br />
Sajbersalen i <strong>kommun</strong>huset Balder är en lämplig lokal för <strong>kommun</strong>ikationsfunktionens redaktionella<br />
arbete ur ett säkerhetsperspektiv – avskildhet från media <strong>och</strong> allmänhet, ett tillgänglighetsperspektiv<br />
– finns på samma våningsplan i <strong>kommun</strong>huset <strong>och</strong> ett infrastrukturperspektiv – lokalen är till största<br />
delen utrustad med de verktyg som krävs.<br />
För att växeltelefonisterna inte ska arbeta ensamma placeras 1-2 <strong>kommun</strong>ikatörer per skift i Medborgarkontoret.<br />
Regional samverkan<br />
När informationsverksamheten är operativ meddelas vakthavande beslutsfattare på länsstyrelsen.<br />
Om <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen behöver förstärkas finns möjlighet att via länsstyrelsen utnyttja samverkansavtalet<br />
mellan länets <strong>kommun</strong>er.<br />
13
4. Roller<br />
Kommunikationsansvarig<br />
• ingår i krisledningsstaben<br />
• aktiverar <strong>kommun</strong>ikationsverksamheten <strong>och</strong> anpassar den efter rådande förhållandena<br />
• stödjer krisledningsstaben i budskapsformulering, strategiska <strong>kommun</strong>ikationsfrågor som rör<br />
målgrupp, informationskanaler, budskapsplattform, omvärldsanalys med mera<br />
• är beredd att agera i rollen som <strong>kommun</strong>ens talesperson<br />
• leder presskonferenser<br />
• samverkar med <strong>och</strong> stödjer skiftledaren i det operativa arbetet<br />
• uppdaterar <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen minst en gång i timmen om lägesbild <strong>och</strong> arbetet i krisledningsstaben<br />
• har samverkansansvaret i <strong>kommun</strong>ikationsfrågor med regionala aktörer som länsstyrelse <strong>och</strong> andra<br />
organisationer<br />
Skiftledaren<br />
• samverkar med <strong>kommun</strong>ikationsansvarig<br />
• leda <strong>kommun</strong>ikationsverksamhetens operativa arbete<br />
• kvalitetssäkra <strong>kommun</strong>ikationen<br />
• omvärldsbevakar<br />
• återkopplar till <strong>kommun</strong>ikationsansvarig/krisledningsstaben<br />
• ansvarar för att kontaktinformation som rör <strong>kommun</strong>ikationsaspekten finns tillgänglig<br />
Redaktören<br />
• anpassar de processade budskapen till aktuellt <strong>kommun</strong>ikationsverktyg <strong>och</strong> till målgrupp<br />
• publicerar <strong>och</strong> <strong>kommun</strong>icerar budskap i valda <strong>kommun</strong>ikationskanaler till valda målgrupper<br />
• återkopplar till skiftledaren<br />
• omvärldsbevakar<br />
• ansvarar för mediecentrum vid behov<br />
• dokumeterar verksamheten i WIS<br />
Växeltelefonisten<br />
• sköter ordinarie arbetsuppgift samt stödjer <strong>och</strong> avlastar <strong>kommun</strong>ikatörerna<br />
Kommunikatören<br />
• besvara förfrågningar <strong>och</strong> samla in information från allmänheten<br />
• omväldsbevakar<br />
• bemannar <strong>kommun</strong>ikationsdisk vid behov<br />
• stödjer andra <strong>kommun</strong>er <strong>och</strong> organisationer i informationsarbetet vid extraordinära händelser, när<br />
detta stöd efterfrågas enligt regionalt samverkansavtal<br />
5. Massmediekontakter<br />
Kommunikationsfunktionens uppgifter i förhållandet till media är att:<br />
• sammanställa <strong>och</strong> distribuera en enhetlig bild av händelsen<br />
• söka svar på medias frågor<br />
• organisera presskonferenser<br />
• organisera eventuellt presscentra<br />
• leda eventuella pressvisningar<br />
• boka intervjuer med beslutsfattare, insatsledare <strong>och</strong> andra <strong>kommun</strong>ala nyckelfunktioner<br />
• dokumentation i WIS<br />
• informationsansvarig kan få rollen som talesperson<br />
• återkoppla <strong>kommun</strong>ikationen med media till krisledningsstaben, som en del av omvärldsbevakningen<br />
14
Pressmeddelande<br />
Pressinformation/budskapsplattform processas genom krisledningsstaben <strong>och</strong> formuleras av informationsansvarig,<br />
skiftledare eller utpekad redaktör.<br />
Generella frågor som behöver besvaras i pressmeddelande är:<br />
• vad som har hänt<br />
• var det har hänt<br />
• när det har hänt<br />
• hur situationen har uppstått<br />
• vilka konsekvenser händelsen får<br />
• vad som görs för att mildra effekterna av händelsen<br />
• hur händelsen kan utvecklas (prognos)<br />
• vilka som ansvarar för att hantera händelsen (strategiskt <strong>och</strong> operativt)<br />
Fakta presenteras kortfattat i den ordning de bedöms viktiga. En budskapsplattform med tre argument<br />
är optimalt.<br />
Pressinformationen distribueras genom lämplig kanal till media.<br />
Information om pressmeddelandet <strong>kommun</strong>iceras med länsstyrelsens informationsavdelning om denna<br />
funktion är upprättad.<br />
Media är en primär informationskanal för allmänheten <strong>och</strong> bör därför användas som en av <strong>kommun</strong>ens<br />
prioriterade <strong>kommun</strong>ikationskanaler. Informations som kan vara intressant är:<br />
• beslut i krisledningsnämnd eller motsvarande, som är intressanta för <strong>kommun</strong>ens invånare<br />
• statistik<br />
• förberedande information som risker, hur invånarna varnas samt vad de kan gör för att skydda sig<br />
Dokumentation av presskontakter i ljud <strong>och</strong> bild kan var bra som underlag för analys <strong>och</strong> utvärdering.<br />
6. Presscentrum<br />
Öppnas vid behov i Kulturhuset Kristallen.<br />
Om behov föreligger utses en särskilt ansvarig som leder <strong>och</strong> ansvarar för arbetet i presscentrumet. I<br />
annat fall svarar <strong>kommun</strong>ikationsansvarig för att medias behov av <strong>kommun</strong>ikation <strong>och</strong> support tillgodoses<br />
– utifrån <strong>kommun</strong>ens behov <strong>och</strong> resurser. En redaktör bör avdelas till presscentret för att sköta<br />
kontakten mellan medias representanter <strong>och</strong> informationsansvarig/krisledningsstaben. Observera att<br />
den avdelade redaktören inte är en talesperson <strong>och</strong> ska därför bara <strong>kommun</strong>icerar krisledningsstabens<br />
processade budskap med media <strong>och</strong> allmänhet.<br />
Kommunikationsansvarig/talesperson leder presskonferenserna<br />
Före presskontakt:<br />
1. Krisledningsstaben beslutar om tid <strong>och</strong> plats för presskontakt samt vilka som skall medverka.<br />
2. Kommunikationsansvarig bjuder in till presskontakt enligt förutbestämd e-postlista eller utifrån insamlade<br />
kontaktuppgifter vid händelsen.<br />
3. Sänd information kring presskonferensen för kännedom till övriga berörda myndigheter <strong>och</strong> organisationer,<br />
som inte direkt medverkar vid presskontakten.<br />
4. Samla de som skall medverka en stund före presskontakten för genomgång av upplägg <strong>och</strong> budskapsplattform.<br />
5. Sammanställ mediakontaktlista för <strong>kommun</strong>ikation om presskonferenser, pressvisningar med mera.<br />
6. Samla fotograferna strax före presskontakten <strong>och</strong> låt dem under ”guidning” ta de bilder som de behöver.<br />
Notera vilka journalister <strong>och</strong> fotografer som är närvarande. Vid behov begär presslegitimation.<br />
7. Se till att förfriskningar/kaffe finns tillgängligt på presscentret.<br />
15
8. Delegera någon i personalgruppen som ansvarar för att journalister <strong>och</strong> fotografers servicebehov<br />
i möjligaste mån tillfredsställs.<br />
9. Undersök om någon tillgänglighetsaspekt behöver lösas – tolkhjälp, hörslinga med mera.<br />
Under presskontakten:<br />
1. Presskonferensen startas på utsatt tid.<br />
2. Tydlig presentation av de medverkande representanterna från politik, förvaltningar/myndigheter,<br />
med flera.<br />
3. Informationsansvarig inleder med en kort sammanfattning <strong>och</strong> orientering av läget samt leder <strong>och</strong><br />
fördelar medias frågor.<br />
4. Informationsansvarig ger möjlighet för de enskilda medieaktörerna att göra separata intervjuer<br />
efter presskonferensen.<br />
5. Meddela plats <strong>och</strong> tid för nästa presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras se till att<br />
alla medier får meddelande om detta i god tid via exempelvis e-post eller annan överenskommen<br />
<strong>kommun</strong>ikationsväg.<br />
6. Vid behov arrangeras visning av platsen för den extraordinära händelsen. Om detta inte är genomförbart<br />
bör bilddokumentation erbjudas media vid presskonferensen, om detta är möjligt.<br />
7. Upplysningscentral <strong>och</strong>/eller provisorisk informationsplats<br />
Informationsfunktionen öppnar <strong>och</strong> bemannar vid behov en upplysningscentral i Medborgarkontoret,<br />
i <strong>kommun</strong>huset Balder.<br />
Krisledningsstabens servicefunktion ansvarar för att trygghetspunkter öppnas vid behov. Trygghetspunkter<br />
är då också informationsplatser <strong>och</strong> informationsfunktionen distribuerar den information till<br />
allmänheten som efterfrågas i trygghetspunkterna.<br />
Syfte<br />
Upplysningscentralen <strong>och</strong>/eller de provisoriska informationsplatserna ska erbjuda en personlig kontaktmöjlighet<br />
för att:<br />
• utifrån den sammanställda, enhetliga informationen ge svar på allmänhetens frågor<br />
• ta emot <strong>och</strong> vidarebefordra upplysning från allmänheten<br />
• förmedla vanliga frågor till informationsenheten så att ett svar kan formuleras för FAQ-databasen<br />
• koppla samtal vidare eller hänvisa till aktuella myndigheter eller andra organisationer för ytterligare<br />
information (exempelvis sjukvård, polis, socialtjänsten, försäkringsbolag, jourhavande<br />
medmänniska med flera)<br />
Observera att polisen har registreringsansvar <strong>och</strong> ansvarar för förfrågningar om saknade personer.<br />
8. Extern <strong>och</strong> intern <strong>kommun</strong>ikation<br />
Skiftledaren, med hjälp av informationsfunktionens redaktörer, sammanställer <strong>och</strong> distribuerar information<br />
till allmänheten <strong>och</strong> till den egna organisationens medlemmar utifrån krisledningsnämndens lägesbild<br />
<strong>och</strong> direktiv. Här ska <strong>kommun</strong>ikationsperspektivet beaktas <strong>och</strong> möjligheten till dialog tas till vara.<br />
Kommunikationsansvarig <strong>och</strong> skiftledaren analyserar <strong>och</strong> planerar olika målgruppers behov av <strong>kommun</strong>ikation<br />
utifrån den uppkomna situationen. Information till utsatta målgrupper prioriteras.<br />
Kommunikationsplan extern information<br />
Av planen bör framgå:<br />
• målgruppen för <strong>kommun</strong>ikationsinsatsen<br />
• huvudbudskap<br />
• när <strong>kommun</strong>ikationsinsatsen genomförs<br />
16
• vem som är avsändare<br />
• hur <strong>kommun</strong>ikationen genomförs <strong>och</strong> vilka <strong>kommun</strong>ikationskanaler som ska användas<br />
• kostnader för <strong>kommun</strong>ikationsinsatsen<br />
Innehållet i informationen bör ta upp:<br />
• vad som har hänt<br />
• hur händelsen utvecklas<br />
• vad samhället gör för att minska effekten av det inträffade<br />
• konsekvensen av det inträffade<br />
• vad man kan göra för att skydda sig <strong>och</strong> sin egendom<br />
• vart man kan vända sig för att få mer information<br />
Kommunikationsplan intern information<br />
Följande bör ingå i den interna informationen:<br />
• orientering av läget/situationen<br />
• förväntad händelseutveckling<br />
• allmänna regler, säkerhetsbestämmelser, förordningar <strong>och</strong> så vidare<br />
• information från pressmeddelande/presskonferenser<br />
• erfarenhetsutbyte<br />
En informationsansvarig på varje förvaltning utses som vidarebefordrar information inom den egna<br />
förvaltningen.<br />
Kommunens chefskollektiv har ett gemensamt ansvar för att den interna informationen når ut till alla<br />
medarbetare.<br />
Kanaler för effektiv <strong>kommun</strong>ikation är exempelvis:<br />
• <strong>kommun</strong>ens webbplats<br />
• webbinformation hos samverkande organisationer i länet (länsstyrelse, <strong>kommun</strong>er med flera)<br />
• den nationella webbplatsen Krisinformation.se<br />
• sociala medier<br />
• intranätet<br />
• lokala, regionala <strong>och</strong> nationella medier som tidningar, radio <strong>och</strong> TV<br />
• informationsmöten<br />
• e-post<br />
• nyhetsbrev<br />
• internradio eller högtalaranläggning<br />
Kontaktlistor<br />
För kontakter inom den egna organisationen utnyttjas adressboken i Outlook.<br />
Kontaktlistor till media <strong>och</strong> regionala samverkansorganisationer upprättas i exelldokument, som finns<br />
tillgängliga i G-katalogen. Kontaktinformationen uppdateras regelbundet av <strong>kommun</strong>ens informatör.<br />
I skarpt läge ansvarar skiftledaren för att aktuell kontaktinformation sammanställs <strong>och</strong> bearbetas.<br />
9. Checklista för <strong>kommun</strong>ikationsfunktionen<br />
I den extraordinära händelsens natur ingår att det oförutsedda <strong>och</strong> det oplanerade inträffar. Det är<br />
därför viktigt att det finns en mental förberedelse <strong>och</strong> flexibilitet för att att nå ut med organisationens<br />
budskap till berörd målgrupp.<br />
1. Efter beslut av krisledningsstaben att starta informationsfunktionen sammankallar informationsansvarig<br />
samtlig personal inom funktionen för information <strong>och</strong> lägesrapport.<br />
2. Efter analys av läget förbereds eventuell skiftgång.<br />
17
3. Kommunens växel organiseras för bemanning dygnet runt.<br />
4. Fax samt e-post kopplas så att samtliga förvaltningar/arbetsplatser inom den <strong>kommun</strong>ala verksamheten<br />
kan nås.<br />
5. Enhetlig information till allmänheten genom <strong>kommun</strong>ens webbplats <strong>och</strong> till den egna organisationen<br />
genom intranätet formuleras <strong>och</strong> publiceras. Det webbaserade informationssystemet (WIS 2.0)<br />
aktiveras <strong>och</strong> mappstrukturen synkroniseras med motsvarande struktur hos krisledningsstaben. Vid<br />
behov aktiveras det länsgemensamma kristelefonnumret.<br />
6. Kommunikationsverksamhetens arbete samordnas med krisledningsstaben genom <strong>kommun</strong>ikationsansvarig.<br />
7. Personal utses vid behov till att svara på allmänhetens frågor vid informationsdisk.<br />
8. Presskonferenser hålls exempelvis i sammanträdesrummet Björken eller i annan lämplig lokal<br />
som exempelvis Kulturhuset Kristallen, som kan bli aktuellt som presscentrum <strong>och</strong> som då förbereds<br />
för medias behov.<br />
9. Samverkansorganisationer <strong>och</strong> massmedia informeras om att informationsverksamhetens verksamhet<br />
har startats.<br />
Följande verksamheter kontaktas <strong>och</strong> samverkansformer fastställs:<br />
• <strong>kommun</strong>ikationsansvariga på samtliga förvaltningar inom <strong>kommun</strong>en<br />
• länsstyrelsen vakthavande beslutsfattare<br />
• frivilligorganisationernas samverkanspersoner<br />
• samverkande <strong>kommun</strong>er <strong>och</strong> myndigheter lokalt, regionalt <strong>och</strong> nationellt<br />
18
Bilagor<br />
Bilagorna till detta dokument finns i ”Krisledningspärm” placerad i anslutning till krisledningsstabens<br />
arbetsrum ”Eken” samt digitalt under G\samarbete\krisinformation\alla\krisledningspärm.<br />
Bilagor<br />
1. Krisledningsnämd <strong>och</strong> dess reglemente<br />
2. Stabens grundbemanning<br />
3. Operativa ledningens bemanning<br />
4. Uppstart av stabsarbete<br />
5. Stabsinstruktion<br />
6. Krissamredaktionens organisation<br />
7. Viktiga samhällsfunktioner<br />
8. Kris<strong><strong>kommun</strong>ikationsplan</strong><br />
9. WIS<br />
10. Riktlinjer för VMA, varnings- <strong>och</strong> informationsmeddelande<br />
11. Lokaler för krisledningsarbete<br />
12. Massmedia<br />
13. Kontaktlista Statliga samverkanspartners<br />
14. Kontaktlista Landstingssamverkan<br />
15. Kontaktlista Kommunsamverkan<br />
16. Kontaktlista Privata företag inkl. elbolag<br />
17. Övriga samverkanspartners<br />
18. Frivilliga resursgruppen<br />
19. Posomgruppen<br />
20. Instruktioner för <strong>kommun</strong>ikationsutrustning (Rakel, Videokonferens, osv.)<br />
Arbetsgruppernas flödesschema (arbetsinstruktioner)<br />
21. Krisledningsnämnd<br />
22. Analys<br />
23. Kommunikation<br />
24. Tekniskt ledningsstöd<br />
25. Operativt<br />
26. Service<br />
27. Samverkan<br />
19