Teldok rapport 41 - Digitalisering i förbundsrepubliken

DIGITALISERING I FÖRBUNDSREPUBLIKEN
analyser görs arbetsgången på kontoret transparent och bildar basen för
en optimerad lösning.
Verktyg för kommunikationsanalys är PLAKOM (planeringsförfarande
för kommunikationskoncept) och MOSAIK (modulärt,
organisationsrelaterat system för analys och utformning av informationsbearbetning
och kommunikation). I processanalysen används en
annan form av MOSAIK och MIKADO (maskinellt stöd för kapadtetsoch
ekonomisk bedömning av dokumentbehandlingen).
I presentationen behandlades MOSAIK-konceptet exemplariskt för
alla verktyg. En kommunikationsanalys med MOSAIK baserar sig på
en utfrågning av alla personer som arbetar inom undersökningsfältet.
För det används ett frågeformulär med 30 frågor - angående företags
externa och interna kommunikationspartner, art av kommunikation,
användning av datoriserade hjälpmedel, negativa kännetecken
(belastningsproblem), eventuellt det undersökta kontorsarbetet samt
befintliga tekniska hjälpmedel.
Frågeformulären utvärderas med hjälp av en PC och resultaten
presenteras i form av datalistor och grafiska bilder (till exempel
kommunikationsstruktur, relationsnätverk och diagram över belastningsfaktorer
i det undersökta kontorsarbetet). På basis av denna information
är det sedan tänkt att man i så kallade "workshops"
(tillsammans med personer som är förtrogna med det undersökta
fältet) ska ta fram beslutsmogna förslag för såväl teknisk-organisatoriska
snabbåtgärder samt för fördjupade processtudier.
Ett resultat av processtudien är bland annat en kostnads-/intäktsanalys
där man jämför alternativa lösningar. Utöver kostnader och
besparingar kan man till exempel använda följande genomloppstid
och "effekter" för personalen.
Enligt Siemens har man till och med december 1987 genomfört 43
OECOS-undersökningar med sammanlagt 18 420 kontorsanställda. Av
dessa hör tio företag (6 490 personer) till verkstadsindustrin. Erfarenhetema
från dessa studier visade att de produktneutrala stegen (1+2)
tar från några dagar upp till drka sex månader beroende på fältets storlek
(30-1 800 personer).
Enligt Siemens kan de använda organisationsresurserna reduceras
med cirka 50 % och samtidigt förbättras planeringsresultatet när man
använder OECOS' systemdelar och de därtill hörande verktygen.
OECOS är ett consulting-koncept, där arbetet utförs av Siemens
medarbetare under samarbete med berörda i respektive företag genom
användning av mjukvaran för de ovan beskrivna verktygen.
Siemens ansats är intressant på det viset att man inte bara erbjuder
tekniska lösningar för befintliga kontorsmiljöer utan man kombinerar
också detta med förslag på organisatoriska lösningar. Syftet är att inte
bara stödja befintliga arbetssätt på kontoret med tekniska lösningar
utan att även förbättra och rationalisera kontorsarbetet. För det senare
krävs en grundläggande analys och det är detta som man erbjuder
kunden i form av OECOS. Man har insett att kontorsautomatisering
41