SAP R/3 in Baby Steps - Ã bo Akademi

“SAP R/3 in Baby Steps”
Steg 1: Basdata
Version 1.0 / Våren 2006: Tekniska fakulteten vid Åbo Akademi
Innehåll:
1. Introduktion
2. Kundbasdata
Skapa - s.2
Ändra eller Visa – s.3
3. Materialbasdata
Skapa – s.4
Ändra eller Visa – s.6
4. Prisvillkor: s.6
Försäljningspris - s.7
Rabatter - s.8
Ändra - s.8
5. Leverantörbasdata
Skapa – s. 8
Ändra eller Visa - s.
6. Info records
Skapa - s.9
Ändra - s.9
Visa (leverantör)lista - s.10
1. Introduktion
Basdata (master data) innehåller alla data som behövs för att genomföra affärstransaktioner.
Basdata lagras som basdataregister (master records) och de är relativt bestående data (ändras
inte alltför ofta). Basdataregister är ett sätt att fördela data mellan olika avdelningar och
organisatoriska enheter. Till exempel, leverantörens basdata innefattar leverantörens namn och
adress som sedan kopieras till inköpsordern på basis av leverantörkoden (leverantörnumret) som
matas in i inköpsordertransaktionen. Eftersom basdata kopieras automatiskt till transaktioner, kan
upprätthållandet av basdata påverka den arbetsmängden som krävs för att processera
transaktionerna, såsom inköpsorder. Om basdata är korrekt och aktuellt, blir arbetsbördan
naturligtvis mindre, men om det finns fel i basdata, sprids effekten lätt till flera transaktioner längs
processen.
Denna lilla manual innehåller instruktioner om hur man skapar basdata för de grundläggade
ingående och utgående processerna (inköp och försäljning) i Logistik-modulen av SAP R/3. Med
hjälp av denna manual kan du skapa materialbasdata och leverantör- och kundbasdata. Utöver
dessa berättar manualen hur man prissätter material och skapar så kallade info records. I denna
manual antas det att basdata skapas i följande organisationsenheter:
Company code: 1000
Purchase organization: 1000
Purchasing group: 007
Plant: 1200
Storage Location: 0002
Sales organization: 1000
Division: 00
Distribution channel: 10

SAP in Baby Steps – Del I
2. Kundbasdata
Kundbasdata (customer master record) skapas om alla kunder som företaget har en affärsrelation
med. Kundbasdataregister består av tre delar:
- Allmänna uppgifter (general data) såsom
namn och adress. Allmänna uppgifter om en
kund är desamma oberoende av company
code och försäljningsorganisation. Om man
vill skapa eller ändra kundbasdata och anger
bara kundnumret utan
försäljningsorganisation eller company code,
visas enbart dessa allmänna uppgifter.
General data
Company code
data
Sales and
distribution
- Företagsberoende data (company code
data
data) såsom avstämningskonto, kontovaluta.
Företagsdata är relevant för redovisning.
- Data för försäljning och distribution (sales and distribution data) såsom leveransprioritet
och leveransvillkor. Denna kategori möjliggör att varor kan säljas via olika
försäljningskanaler med olika villkor.
För att skapa basdata (alla tre delar) för en ny kund, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Business
Partners – Customer – Create – Complete [transaktion XD01]
Du borde nu se “Create Customer: Initial Screen”. Fyll i de fält som har omringats i följande bild
(alltså ange: Account group: Sold-to-party, Customer: [ditt nya kundnummer] och Sales
organization: 1000, Distribution channel: 10, Division: 00).
[ditt nya kundnummer]
Kontogrupper (account groups) är ett sätt
att dela in olika kundfunktioner. Valet
av kontogrupp bestämmer bl.a. vilka
formulär visas när kundbasdata skapas och
vilka fält som måste fyllas i. ”Sold-toparty”
är den generella/normala kunden:
en person eller ett företag som beställer
varor eller tjänster. Denna kontogrupp
kan också utföra funktionerna av
betalaren (payer), ta emot fakturan
(bill-to-party) och ta emot leveransen
(ship-to-party).
Notera att ”Sold-to-party” inte är samma
kontogrupp som ”Sold-to-party CRM-->R/3”.
Tryck på Enter eller klicka på .
Du borde nu se “Create Customer General Data”:
2

SAP in Baby Steps – Del I
De tre delarna av kundbasdata
Etiketter (“tabs”)
Ange de saker som du vet om kunden för olika delar av kundbasdata och etiketter (”tabs”). Du
kan vänsterklicka på en etikett eller knapp för att flytta dig mellan olika tabs och ”delar”.
Det krävs att du anger åtminstone följande:
- i delen “General data” borde du välja etiketten ”Address” och fylla i Title, Name, Search
term ½, Street/house number, Postal code/City, Country, Transportation zone, Language.
Sedan väljer du etiketten “Control data” och fyller i “VAT reg.no”.
- i delen Company code data” välj etiketten “Account management” och fyll i
Recon.account, Sort key och Cash mgmt group. Välj sedan etiketten “Payment
transactions” och fyll i Terms of payment.
- i delen “Sales area data”, välj etiketten “Shipping” och fyll i Delivery priority, Shipping
conditions och Delivering plant. Välj sedan etiketten “Billing document” och fyll i Incoterms,
Terms of payment och Tax classification.
Efter att du har angett de angivna uppgifterna för alla tre delar, spara kundbasdata.
Om du senare vill ändra på kundbasdata, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Business
Partners – Customer – Change – Complete [XD02]
Ange kundnumret i fältet Customer. Ange också company code, sales organization, distribution
channel och division. Tryck sedan på enter.
Om du senare vill visa existerande kundbasdata utan att ändra, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Business
Partners – Customer – Display – Complete [XD03]
3

SAP in Baby Steps – Del I
3. Materialbasdata
Materialbasdataregistret innehåller all information som behövs för hanteringen och användningen
av material och materiallager. I och med att materialbasdata används av flera
systemkomponenter, undviker man onödig lagring av data. Materialbasdata behövs för flera olika
funktioner, vilka representeras som ”vyer” (”views”) i SAP R/3.
Mera om material master: http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/75/
ee1fa755c811d189900000e8322d00/frameset.htm.
Materialbasdata kan skapas med transaktionen
Logistics – Materials Management – Material Master – Material –
Create (Special) – Trading goods [MMH1]
Du borde nu se “Create Trading Goods (Initial Screen)”.
Ange materialkoden och industrisektorn.
Materialkod
Industrisektor
Tryck på enter för att komma vidare.
I dialogrutan ”Select view(s)” borde du nu välja de funktionsområden som materialet kommer att
användas i. Funktionerna (vyerna) väljs genom att klicka på den gråa rektangeln till vänster om
funktionens namn.
4
Materialbasdata för olika funktioner
skapas sällan av en och samma människa,
utan data skapas i olika avdelningar.
T.ex. en produktansvarig i försäljningen
skapar materialbasdata om försäljningsrelaterade
saker (och väljer t.ex. vyerna
som börjar med ”Sales”) och någon som
ansvarar för lagerhantering och –
optimering skapar materialbasdata för
vyerna Warehouse Management 1 och 2. De
materialbasdata som är gemensamma (såsom
namnet och mätenheten), kopieras från
existerande vyer till de nyare.
Till skillnad från detta, utgår denna
manual från ”en implementeringsliknande
situation” där alla nödvändiga
materialbasdata skapas på samma gång.
Om materialet inte har skapats för en
funktion och man försöker använda
materialet i transaktioner som ingår i den
funktionen, visas ett felmeddelande som
konstaterar något i stil med ”Material not
maintained for...”. Material kan alltså
bara ”hanteras” på de sätt som definieras
i materialbasdata.

SAP in Baby Steps – Del I
Efter att du har valt de funktioner som du vill definiera materialbasdata för, tryck på Enter eller
klicka på .
.
Nu borde du se dialogrutan ”Organizational levels”.
Utöver att materialet görs tillgängligt för
vissa funktionsområden, måste materialet
skapas för specifika organisatoriska enheter.
(D.v.s., om materialet används i två olika
produktionsenheter – plants – måste
materialbasdata skapas skilt för dessa
produktionsenheter med olika plant-nummer.
Man kan förstås i detta fall kopiera
materialbasdata från den ena
produktionsenheten till den andra.)
Tryck sedan på enter eller klicka på
Ange koderna för de organisationenheter där
materialet T ska vara tillgängligt (alltså de som
anges t.ex. på första sidan av denna manual; de
organisationsenheter vars kod inte har angetts,
kan lämnas tomt).
Nu borde du se den första egentliga rutan av materialbasdata (se bilden nedan).
Du ser funktionerna/vyerna som etiketter (”tabs”). Fyll i de fält som du har fått uppgifter om. När
uppgifterna under en etikett har fyllts i, tryck på enter (på tangentbordet) för att fortsätta till
följande etikett.
Etikett (inte markerad,
alltså en vy som inte
valdes i dialogrutan
”select views”)
Markerad etikett,
alltså en vy som valdes
i dialogrutan ”select
views”.
Listar alla möjliga vyer
”Gå till följande vy”
ett fält med värdet “KG”
5

SAP in Baby Steps – Del I
Det krävs alltså att du anger åtminstone följande data:
- under etiketten “Basic data 1”: Material description (kommer till fältet till höger om
materialkoden), Base unit of measure, Material group, Division, Gross weight, Weight unit
och Net weight: (nettovikten vanligen mindre än bruttovikten…)
- under etiketten “Sales org data 1”: Delivering plant, och Tax classification (en liten ruta i
tabellen i nedre delen av formuläret)
- under etiketten ”Sales: general/plant”: Availability check, Transp. Grp, Loading Grp
- under etiketten “Purchasing”: Purchasing group
- under etiketten “MRP 1”: MRP-type, Reorder point, MRP controller, Lot size
- under etiketten “MRP 2”: Plnd delivery time, GR Processing time, SchedMargin key
- under etiketten “MRP 3”: Period indicator
- under etiketten “MRP 4”: (inga ändringar)
- under etiketten “Plant data/Stor.1”: (inga ändringar)
- under etiketten ”Warehouse Mgmt 1”: (inga ändringar)
- under etiketten ”Warehouse Mgmt 2”: (inga ändringar)
- under etiketten ”Accounting 1”: Valuation class, Price control och om du har valt ”S” som
price control, fyll i Standard price, men fyll i Variable price om du har valt ”V” som price
control.
Om du vid någon transaktion får ett rött meddelande som konstaterar att ”Material not maintained
for...”, betyder det oftast att materialbasdata saknar en funktion eller organisationsenhet. Om du
inte har skapat materialbasdata för en funktion eller organisationsenhet där det skulle behövas,
gör såsom ovan (alltså Create material master data), men välj bara den funktion och
organisationsdel som du saknar. I detta fall (alltså om materialbasdata redan finns för vissa
funktioner och skapas för andra), får man meddelandet “Material already exists and will be
extended.” när man börjar skapa materialet för den nya funktionen/organisationsenheten.
Om du märker senare att du vill ändra på existerande materialbasdata, välj transaktionen
Logistics – Materials Management – Material Master – Material –
Change – Immediately [MM02]
- Ange materialkoden, tryck på enter.
- Välj sedan de views som innehåller data som du vill ändra på (du kan välja flera om inte är
säker; man behöver inte ändra på någonting). Tryck på enter.
- Om du har valt andra funktioner än Basic data 1, måste du sedan ange
organisationsenhetsnummer. Tryck sedan på enter för att komma in till den första
funktionen som du valde.
Om du vill visa existerande materialbasdata, välj transaktionen
Logistics – Materials Management – Material Master – Material –
Display – Display Current [MM03]
Gör såsom ovan beskrivs för att ändra på materialbasdata.
4. Prisvillkor
Termen ”prissättning” i SAP betyder kalkylering av priser för kunder och leverantörer såväl som
kalkylering av kostnader för intern användning. ”Villkor” (Conditions) är omständigheter som råder
när ett pris räknas. Du kan exempelvis tänka på en situation där en specifik kund beställer en viss
mängd av en specifik produkt under en viss tidsperiod. Variablerna i detta exempel är kunden,
produkten, beställningsmängden och datum. Dessa variabler bestämmer vilket produktpriset för
kunden i den beställningen. Uppgifter om relationerna mellan dessa ”variabler” sparas som
basdata i form av villkorregister (condition records). Hurdan prissättning som skapas (=var i
systemet) bestämmer vilka variabler är relevanta (t.ex. för ett normalt försäljningspris är enbart
6

SAP in Baby Steps – Del I
produkten relevant, men i det tidigare exemplet fanns det fyra relevanta variabler/faktorer).
Villkortypen däremot bestämmer hur kalkylen ska utföras (t.ex. hur skatterna räknas för ett
normalt försäljningspris). Villkortyperna är parametrar som har definierats i
”implementeringsdelen” av SAP.
4.1 Försäljningspris
För att definiera ett allmänt försäljningspris för en produkt, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master data – Conditions –
Create [VK31]
Du borde komma till “Create Condition Records: Overview”.
På vänstra sidan av vyn, öppna
katalogen Prices och
dubbelklicka på Material price
(för att välja hurdant prisvillkor
ska definieras).
Dubbelklicka sedan på textraden
i kolumnen ”Variable key” i
tabellen eller klicka på den lilla
ikonen med en bild på ett vitt A4-
papper.
Du borde komma till “Create Condition Records: Fast Entry”.
Ange försäljningsorganisation
och distributionskanal.
Ange villkortypen (kolumnen
Co…), materialkoden för
ifrågavarande produkt
(kolumnen Material) och
priset (=Rate).
Tryck på enter (på tangentbordet).
Efter att du har tryckt på enter, borde prisets valuta (=kolumnen Unit) EUR, för (per) 1, mätenhet
av produkten (Unit of Measure, UoM) PC, ha kopierats till tabellen från annan basdata.
Spara.
Om du senare vill ändra på prissättningsvillkoret, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master data – Conditions –
Change [VK32]
7

SAP in Baby Steps – Del I
4.2 Kund- och produktspecifika rabatter
För att definiera ett prisvillkor på basis av vilket en specifik kund får rabatt när kunden köper en
specifik produkt, välj
Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Conditions –
Create [VK31]
På vänstra sidan av vyn, dubbelklicka på Discounts/surcharges och på By Customer/Material
Prices (för att välja hurdant prisvillkor ska definieras).
Dubbelklicka sedan på textraden i kolumnen ”variable key” i tabellen eller klicka på den lilla
ikonen med en bild på ett vitt A4-papper.
Ange
Sales organization: 1000
Division: 00
Customer: [ditt kundnummer]
Och ange i tabellen
Co(ndition type): K005
Material: [din materialkod]
Rate: [rabattens storlek]
Spara.
5. Leverantörbasdata
Leverantörbasdataregistret innehåller uppgifter om alla leverantörer som förser företaget med
varor eller tjänster. På samma sätt som kundbasdata, indelas leverantördata in i tre delar:
allmänna uppgifter, företagsspecifik data (behövs för redovisning, t.e.x för att kunna registrera en
inkommande faktura) och inköpsspecifik data (behövs för att kunna t.ex. registrera en
inköpsorder).
Mer om leverantörbasdata: Se http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/
01/a9b42d455711d182b40000e829fbfe/frameset.htm
För att skapa en ny leverantör, välj
Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data –
Vendor – Central – Create [XK01]
Du borde nu se “Create Vendor: Initial Screen”.
Ange
Vendor: [den nya leverantörkoden]
Company code: 1000
Purchasing org: 1000
Account group: 0001
För att kopiera från existerande leverantörbasdata, fyll i
fälten i området ”Reference”:
Vendor: [leverantörkoden för den gamla lev.]
Company code: 1000
Purch.organization: 1000
8

SAP in Baby Steps – Del I
Tryck på enter.
Du borde nu komma till den första egentliga skärmen med leverantörbasdata (Create Vendor:
Address).
Fyll i de fält som du har fått uppgifter om. Ändra på uppgifter som har kopierats från den gamla
leverantören enbart om de skiljer sig från uppgifter om den nya leverantören.
När uppgifterna under en skärm har fyllts i, tryck på enter (på tangentbordet) för att fortsätta till
följande skärm eller klicka på .
Spara till slut.
Om du behöver ändra leverantörbasdata senare, välj
Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data –
Vendor – Central – Change [XK02]
Ange leverantörkoden som Vendor. Ange också Company code och purch.organization. Kruxa i
de data som du vill se/ändra på.
Om du vill visa leverantörbasdata senare, välj
Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data –
Vendor – Central – Display [XK03]
6. Inköpsvillkor (info records)
För att skapa en så kallad info record, välj
Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – Info
Record – Create [ME11]
Först kommer du till ”Create Info Record: Initial Screen”. Ange
Vendor: [leverantörkoden av din nya leverantör]
Material: [materialkoden för din nya produkt]
Purchasing org: 1000
Plant: 1200
Du behöver inte ändra på data på ”Create Info Record: General Data”. Tryck på enter för att
fortsätta.
På ”Create Info Record: Purch. Organization Data 1” borde du ange (enligt de uppgifter som du
har fått: Plnd dely time (=planerad leveranstid), Purch.group (inköpsgrupp), Standard qty, Tax
code (finns på högra sidan) och Net price.
Spara.
Mera om inköpens info records: http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/75/
ee102f55c811d189900000e8322d00/frameset.htm
9

SAP in Baby Steps – Del I
Om du senare vill kolla vem som levererar vad (eller vad som levereras av vem), ta en titt på den
inforecord-baserade leverantörlistan:
Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – Info
Record – List Displays – By Vendor [ME1L]
(eller på motsvarande sätt By Material…[ME1M])
Ange leverantörens (eller materialets kod). (Du kan också ange både leverantören och
materialet).
Klicka sedan på Execute eller tryck på F8.
Du borde få fram över alla material som den valda leverantören förser företaget med
(eller alla leverantörer som det finns inforecord om för det utvalda materialet). Listan visar
också de viktigaste uppgifterna från info record (såsom anskaffningspriset).
Om du väljer en info record (kryss i rutan) och klickar på knappen med glasögon, ser du
hela info record. (Om du väljer pennan i stället för glasögon, kan du också ändra på den
valda info record.)
10