SAP R/3 in Baby Steps - Ãbo Akademi

“SAP R/3 in Baby Steps” 

Steg 1: Basdata 

Version 1.0 / Våren 2006: Tekniska fakulteten vid Åbo Akademi 

Innehåll: 

1. Introduktion 

2. Kundbasdata 

Skapa - s.2 

Ändra eller Visa – s.3 

3. Materialbasdata 

Skapa – s.4 

Ändra eller Visa – s.6 

4. Prisvillkor: s.6 

Försäljningspris - s.7 

Rabatter - s.8 

Ändra - s.8 

5. Leverantörbasdata 

Skapa – s. 8 

Ändra eller Visa - s. 

6. Info records 

Skapa - s.9 

Ändra - s.9 

Visa (leverantör)lista - s.10 

1. Introduktion 

Basdata (master data) innehåller alla data som behövs för att genomföra affärstransaktioner. 

Basdata lagras som basdataregister (master records) och de är relativt bestående data (ändras 

inte alltför ofta). Basdataregister är ett sätt att fördela data mellan olika avdelningar och 

organisatoriska enheter. Till exempel, leverantörens basdata innefattar leverantörens namn och 

adress som sedan kopieras till inköpsordern på basis av leverantörkoden (leverantörnumret) som 

matas in i inköpsordertransaktionen. Eftersom basdata kopieras automatiskt till transaktioner, kan 

upprätthållandet av basdata påverka den arbetsmängden som krävs för att processera 

transaktionerna, såsom inköpsorder. Om basdata är korrekt och aktuellt, blir arbetsbördan 

naturligtvis mindre, men om det finns fel i basdata, sprids effekten lätt till flera transaktioner längs 

processen. 

Denna lilla manual innehåller instruktioner om hur man skapar basdata för de grundläggade 

ingående och utgående processerna (inköp och försäljning) i Logistik-modulen av SAP R/3. Med 

hjälp av denna manual kan du skapa materialbasdata och leverantör- och kundbasdata. Utöver 

dessa berättar manualen hur man prissätter material och skapar så kallade info records. I denna 

manual antas det att basdata skapas i följande organisationsenheter: 

Company code: 1000 

Purchase organization: 1000 

Purchasing group: 007 

Plant: 1200 

Storage Location: 0002 

Sales organization: 1000 

Division: 00 

Distribution channel: 10

SAP in Baby Steps – Del I 

2. Kundbasdata 

Kundbasdata (customer master record) skapas om alla kunder som företaget har en affärsrelation 

med. Kundbasdataregister består av tre delar: 

- Allmänna uppgifter (general data) såsom 

namn och adress. Allmänna uppgifter om en 

kund är desamma oberoende av company 

code och försäljningsorganisation. Om man 

vill skapa eller ändra kundbasdata och anger 

bara kundnumret utan 

försäljningsorganisation eller company code, 

visas enbart dessa allmänna uppgifter. 

General data 

Company code 

data 

Sales and 

distribution 

- Företagsberoende data (company code 

data 

data) såsom avstämningskonto, kontovaluta. 

Företagsdata är relevant för redovisning. 

- Data för försäljning och distribution (sales and distribution data) såsom leveransprioritet 

och leveransvillkor. Denna kategori möjliggör att varor kan säljas via olika 

försäljningskanaler med olika villkor. 

För att skapa basdata (alla tre delar) för en ny kund, välj 

Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Business 

Partners – Customer – Create – Complete [transaktion XD01] 

Du borde nu se “Create Customer: Initial Screen”. Fyll i de fält som har omringats i följande bild 

(alltså ange: Account group: Sold-to-party, Customer: [ditt nya kundnummer] och Sales 

organization: 1000, Distribution channel: 10, Division: 00). 

[ditt nya kundnummer] 

Kontogrupper (account groups) är ett sätt 

att dela in olika kundfunktioner. Valet 

av kontogrupp bestämmer bl.a. vilka 

formulär visas när kundbasdata skapas och 

vilka fält som måste fyllas i. ”Sold-toparty” 

är den generella/normala kunden: 

en person eller ett företag som beställer 

varor eller tjänster. Denna kontogrupp 

kan också utföra funktionerna av 

betalaren (payer), ta emot fakturan 

(bill-to-party) och ta emot leveransen 

(ship-to-party). 

Notera att ”Sold-to-party” inte är samma 

kontogrupp som ”Sold-to-party CRM-->R/3”. 

Tryck på Enter eller klicka på . 

Du borde nu se “Create Customer General Data”: 

2


De tre delarna av kundbasdata 

Etiketter (“tabs”) 

Ange de saker som du vet om kunden för olika delar av kundbasdata och etiketter (”tabs”). Du 

kan vänsterklicka på en etikett eller knapp för att flytta dig mellan olika tabs och ”delar”. 

Det krävs att du anger åtminstone följande: 

- i delen “General data” borde du välja etiketten ”Address” och fylla i Title, Name, Search 

term ½, Street/house number, Postal code/City, Country, Transportation zone, Language. 

Sedan väljer du etiketten “Control data” och fyller i “VAT reg.no”. 

- i delen Company code data” välj etiketten “Account management” och fyll i 

Recon.account, Sort key och Cash mgmt group. Välj sedan etiketten “Payment 

transactions” och fyll i Terms of payment. 

- i delen “Sales area data”, välj etiketten “Shipping” och fyll i Delivery priority, Shipping 

conditions och Delivering plant. Välj sedan etiketten “Billing document” och fyll i Incoterms, 

Terms of payment och Tax classification. 

Efter att du har angett de angivna uppgifterna för alla tre delar, spara kundbasdata. 

Om du senare vill ändra på kundbasdata, välj 


Partners – Customer – Change – Complete [XD02] 

Ange kundnumret i fältet Customer. Ange också company code, sales organization, distribution 

channel och division. Tryck sedan på enter. 

Om du senare vill visa existerande kundbasdata utan att ändra, välj 


Partners – Customer – Display – Complete [XD03] 

3


3. Materialbasdata 

Materialbasdataregistret innehåller all information som behövs för hanteringen och användningen 

av material och materiallager. I och med att materialbasdata används av flera 

systemkomponenter, undviker man onödig lagring av data. Materialbasdata behövs för flera olika 

funktioner, vilka representeras som ”vyer” (”views”) i SAP R/3. 

Mera om material master: http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/75/ 

ee1fa755c811d189900000e8322d00/frameset.htm. 

Materialbasdata kan skapas med transaktionen 

Logistics – Materials Management – Material Master – Material – 

Create (Special) – Trading goods [MMH1] 

Du borde nu se “Create Trading Goods (Initial Screen)”. 

Ange materialkoden och industrisektorn. 

Materialkod 

Industrisektor 

Tryck på enter för att komma vidare. 

I dialogrutan ”Select view(s)” borde du nu välja de funktionsområden som materialet kommer att 

användas i. Funktionerna (vyerna) väljs genom att klicka på den gråa rektangeln till vänster om 

funktionens namn. 

4 

Materialbasdata för olika funktioner 

skapas sällan av en och samma människa, 

utan data skapas i olika avdelningar. 

T.ex. en produktansvarig i försäljningen 

skapar materialbasdata om försäljningsrelaterade 

saker (och väljer t.ex. vyerna 

som börjar med ”Sales”) och någon som 

ansvarar för lagerhantering och – 

optimering skapar materialbasdata för 

vyerna Warehouse Management 1 och 2. De 

materialbasdata som är gemensamma (såsom 

namnet och mätenheten), kopieras från 

existerande vyer till de nyare. 

Till skillnad från detta, utgår denna 

manual från ”en implementeringsliknande 

situation” där alla nödvändiga 

materialbasdata skapas på samma gång. 

Om materialet inte har skapats för en 

funktion och man försöker använda 

materialet i transaktioner som ingår i den 

funktionen, visas ett felmeddelande som 

konstaterar något i stil med ”Material not 

maintained for...”. Material kan alltså 

bara ”hanteras” på de sätt som definieras 

i materialbasdata.


Efter att du har valt de funktioner som du vill definiera materialbasdata för, tryck på Enter eller 

klicka på . 

. 

Nu borde du se dialogrutan ”Organizational levels”. 

Utöver att materialet görs tillgängligt för 

vissa funktionsområden, måste materialet 

skapas för specifika organisatoriska enheter. 

(D.v.s., om materialet används i två olika 

produktionsenheter – plants – måste 

materialbasdata skapas skilt för dessa 

produktionsenheter med olika plant-nummer. 

Man kan förstås i detta fall kopiera 

materialbasdata från den ena 

produktionsenheten till den andra.) 

Tryck sedan på enter eller klicka på 

Ange koderna för de organisationenheter där 

materialet T ska vara tillgängligt (alltså de som 

anges t.ex. på första sidan av denna manual; de 

organisationsenheter vars kod inte har angetts, 

kan lämnas tomt). 

Nu borde du se den första egentliga rutan av materialbasdata (se bilden nedan). 

Du ser funktionerna/vyerna som etiketter (”tabs”). Fyll i de fält som du har fått uppgifter om. När 

uppgifterna under en etikett har fyllts i, tryck på enter (på tangentbordet) för att fortsätta till 

följande etikett. 

Etikett (inte markerad, 

alltså en vy som inte 

valdes i dialogrutan 

”select views”) 

Markerad etikett, 

alltså en vy som valdes 

i dialogrutan ”select 

views”. 

Listar alla möjliga vyer 

”Gå till följande vy” 

ett fält med värdet “KG” 

5


Det krävs alltså att du anger åtminstone följande data: 

- under etiketten “Basic data 1”: Material description (kommer till fältet till höger om 

materialkoden), Base unit of measure, Material group, Division, Gross weight, Weight unit 

och Net weight: (nettovikten vanligen mindre än bruttovikten…) 

- under etiketten “Sales org data 1”: Delivering plant, och Tax classification (en liten ruta i 

tabellen i nedre delen av formuläret) 

- under etiketten ”Sales: general/plant”: Availability check, Transp. Grp, Loading Grp 

- under etiketten “Purchasing”: Purchasing group 

- under etiketten “MRP 1”: MRP-type, Reorder point, MRP controller, Lot size 

- under etiketten “MRP 2”: Plnd delivery time, GR Processing time, SchedMargin key 

- under etiketten “MRP 3”: Period indicator 

- under etiketten “MRP 4”: (inga ändringar) 

- under etiketten “Plant data/Stor.1”: (inga ändringar) 

- under etiketten ”Warehouse Mgmt 1”: (inga ändringar) 

- under etiketten ”Warehouse Mgmt 2”: (inga ändringar) 

- under etiketten ”Accounting 1”: Valuation class, Price control och om du har valt ”S” som 

price control, fyll i Standard price, men fyll i Variable price om du har valt ”V” som price 

control. 

Om du vid någon transaktion får ett rött meddelande som konstaterar att ”Material not maintained 

for...”, betyder det oftast att materialbasdata saknar en funktion eller organisationsenhet. Om du 

inte har skapat materialbasdata för en funktion eller organisationsenhet där det skulle behövas, 

gör såsom ovan (alltså Create material master data), men välj bara den funktion och 

organisationsdel som du saknar. I detta fall (alltså om materialbasdata redan finns för vissa 

funktioner och skapas för andra), får man meddelandet “Material already exists and will be 

extended.” när man börjar skapa materialet för den nya funktionen/organisationsenheten. 

Om du märker senare att du vill ändra på existerande materialbasdata, välj transaktionen 


Change – Immediately [MM02] 

- Ange materialkoden, tryck på enter. 

- Välj sedan de views som innehåller data som du vill ändra på (du kan välja flera om inte är 

säker; man behöver inte ändra på någonting). Tryck på enter. 

- Om du har valt andra funktioner än Basic data 1, måste du sedan ange 

organisationsenhetsnummer. Tryck sedan på enter för att komma in till den första 

funktionen som du valde. 

Om du vill visa existerande materialbasdata, välj transaktionen 


Display – Display Current [MM03] 

Gör såsom ovan beskrivs för att ändra på materialbasdata. 

4. Prisvillkor 

Termen ”prissättning” i SAP betyder kalkylering av priser för kunder och leverantörer såväl som 

kalkylering av kostnader för intern användning. ”Villkor” (Conditions) är omständigheter som råder 

när ett pris räknas. Du kan exempelvis tänka på en situation där en specifik kund beställer en viss 

mängd av en specifik produkt under en viss tidsperiod. Variablerna i detta exempel är kunden, 

produkten, beställningsmängden och datum. Dessa variabler bestämmer vilket produktpriset för 

kunden i den beställningen. Uppgifter om relationerna mellan dessa ”variabler” sparas som 

basdata i form av villkorregister (condition records). Hurdan prissättning som skapas (=var i 

systemet) bestämmer vilka variabler är relevanta (t.ex. för ett normalt försäljningspris är enbart 

6


produkten relevant, men i det tidigare exemplet fanns det fyra relevanta variabler/faktorer). 

Villkortypen däremot bestämmer hur kalkylen ska utföras (t.ex. hur skatterna räknas för ett 

normalt försäljningspris). Villkortyperna är parametrar som har definierats i 

”implementeringsdelen” av SAP. 

4.1 Försäljningspris 

För att definiera ett allmänt försäljningspris för en produkt, välj 

Logistics – Sales and Distribution – Master data – Conditions – 

Create [VK31] 

Du borde komma till “Create Condition Records: Overview”. 

På vänstra sidan av vyn, öppna 

katalogen Prices och 

dubbelklicka på Material price 

(för att välja hurdant prisvillkor 

ska definieras). 

Dubbelklicka sedan på textraden 

i kolumnen ”Variable key” i 

tabellen eller klicka på den lilla 

ikonen med en bild på ett vitt A4- 

papper. 

Du borde komma till “Create Condition Records: Fast Entry”. 

Ange försäljningsorganisation 

och distributionskanal. 

Ange villkortypen (kolumnen 

Co…), materialkoden för 

ifrågavarande produkt 

(kolumnen Material) och 

priset (=Rate). 

Tryck på enter (på tangentbordet). 

Efter att du har tryckt på enter, borde prisets valuta (=kolumnen Unit) EUR, för (per) 1, mätenhet 

av produkten (Unit of Measure, UoM) PC, ha kopierats till tabellen från annan basdata. 

Spara. 

Om du senare vill ändra på prissättningsvillkoret, välj 

Logistics – Sales and Distribution – Master data – Conditions – 

Change [VK32] 

7


4.2 Kund- och produktspecifika rabatter 

För att definiera ett prisvillkor på basis av vilket en specifik kund får rabatt när kunden köper en 

specifik produkt, välj 

Logistics – Sales and Distribution – Master Data – Conditions – 

Create [VK31] 

På vänstra sidan av vyn, dubbelklicka på Discounts/surcharges och på By Customer/Material 

Prices (för att välja hurdant prisvillkor ska definieras). 

Dubbelklicka sedan på textraden i kolumnen ”variable key” i tabellen eller klicka på den lilla 

ikonen med en bild på ett vitt A4-papper. 

Ange 

Sales organization: 1000 

Division: 00 

Customer: [ditt kundnummer] 

Och ange i tabellen 

Co(ndition type): K005 

Material: [din materialkod] 

Rate: [rabattens storlek] 

Spara. 

5. Leverantörbasdata 

Leverantörbasdataregistret innehåller uppgifter om alla leverantörer som förser företaget med 

varor eller tjänster. På samma sätt som kundbasdata, indelas leverantördata in i tre delar: 

allmänna uppgifter, företagsspecifik data (behövs för redovisning, t.e.x för att kunna registrera en 

inkommande faktura) och inköpsspecifik data (behövs för att kunna t.ex. registrera en 

inköpsorder). 

Mer om leverantörbasdata: Se http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/ 

01/a9b42d455711d182b40000e829fbfe/frameset.htm 

För att skapa en ny leverantör, välj 

Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – 

Vendor – Central – Create [XK01] 

Du borde nu se “Create Vendor: Initial Screen”. 

Ange 

Vendor: [den nya leverantörkoden] 


Purchasing org: 1000 

Account group: 0001 

För att kopiera från existerande leverantörbasdata, fyll i 

fälten i området ”Reference”: 

Vendor: [leverantörkoden för den gamla lev.] 


Purch.organization: 1000 

8


Tryck på enter. 

Du borde nu komma till den första egentliga skärmen med leverantörbasdata (Create Vendor: 

Address). 

Fyll i de fält som du har fått uppgifter om. Ändra på uppgifter som har kopierats från den gamla 

leverantören enbart om de skiljer sig från uppgifter om den nya leverantören. 

När uppgifterna under en skärm har fyllts i, tryck på enter (på tangentbordet) för att fortsätta till 

följande skärm eller klicka på . 

Spara till slut. 

Om du behöver ändra leverantörbasdata senare, välj 


Vendor – Central – Change [XK02] 

Ange leverantörkoden som Vendor. Ange också Company code och purch.organization. Kruxa i 

de data som du vill se/ändra på. 

Om du vill visa leverantörbasdata senare, välj 


Vendor – Central – Display [XK03] 

6. Inköpsvillkor (info records) 

För att skapa en så kallad info record, välj 

Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – Info 

Record – Create [ME11] 

Först kommer du till ”Create Info Record: Initial Screen”. Ange 

Vendor: [leverantörkoden av din nya leverantör] 

Material: [materialkoden för din nya produkt] 

Purchasing org: 1000 

Plant: 1200 

Du behöver inte ändra på data på ”Create Info Record: General Data”. Tryck på enter för att 

fortsätta. 

På ”Create Info Record: Purch. Organization Data 1” borde du ange (enligt de uppgifter som du 

har fått: Plnd dely time (=planerad leveranstid), Purch.group (inköpsgrupp), Standard qty, Tax 

code (finns på högra sidan) och Net price. 

Spara. 

Mera om inköpens info records: http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/75/ 

ee102f55c811d189900000e8322d00/frameset.htm 

9


Om du senare vill kolla vem som levererar vad (eller vad som levereras av vem), ta en titt på den 

inforecord-baserade leverantörlistan: 

Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – Info 

Record – List Displays – By Vendor [ME1L] 

(eller på motsvarande sätt By Material…[ME1M]) 

Ange leverantörens (eller materialets kod). (Du kan också ange både leverantören och 

materialet). 

Klicka sedan på Execute eller tryck på F8. 

Du borde få fram över alla material som den valda leverantören förser företaget med 

(eller alla leverantörer som det finns inforecord om för det utvalda materialet). Listan visar 

också de viktigaste uppgifterna från info record (såsom anskaffningspriset). 

Om du väljer en info record (kryss i rutan) och klickar på knappen med glasögon, ser du 

hela info record. (Om du väljer pennan i stället för glasögon, kan du också ändra på den 

valda info record.) 

10

SAP R/3 in Baby Steps - Ã bo Akademi

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?

SAP R/3 in Baby Steps - Ãbo Akademi