3:lZ - Landstinget Dalarna

Landstingets revisorer029520 l0-02-15LandstingsstyrelsenGranskning av landstin gsstyrclscns beredningsprocessVi har under 2009 granskat landstingsstyrelsens ärendeberedning ochbeslutsunderlag. Syftet med gransknin gen har var it all bedöma ändamålsenlighetoch kvalitet i beredningen av Urenden inför styrelsen liksom i de beslut sunderlagsom används.En viktig del i granskningen, vid sidan av egna iakttagelser, utg örs av cn särskildgranskning utförd av KPMG.Beredningen av sådana ärenden som ska behandlas av styrelsen liksom kval iteteni dc beslutsunderlag som styrelsen ställs inför och i sin tur presenterar fårlandstingsfullmäktige kan beskri vas som en process med ett antal ingående delar.Delarna har ett gemensamt syfte i att säkerställa att de förtroendevalda fattarbeslut utifrån korrekta och oväldiga underlag och att bes lutsfattandet utövas icnlighe t med demokratiska spe lregler. Processen ska också genom att varatransparent säkerställa att medborgare, massmedia och andra intresserade ges fullinsyn i underlagen respekt ive vem som svarar för underlagen oc h de avväg ningarsom görs med anledning av dessa.Såväl våra egna iakttagelser som den genomförda granskningen visar attärendeberedningen och beslutsunderlagen inte enbart brister i ändamålsenlighetutan delvis, genom hela den aktuella processen, är behäftade med allvarligabrister.Vår bedömning är att bristerna sammantaget är av så allvarlig art att centralademokratiska värden har satts ur spel. Bristerna är också så frekventa ochallvarliga att dessa måste anses som systematiska, om än inte medvetna.Vi har tidigare haft anledning, bl a i en granskning 2003, att krit isera formerna förärendeberedningen. Den nu aktuella granskningen visar att styrel sen inte verkställtde åtgärder som då angavs i yttrandet över granskningen eller att åtgärder, so mt ex den ijuni 2009 fastställda ärend ehandboken, tagit oacceptabelt lång tid attutveckla. Det bör i samma nhanget poängteras att inga åtgärder heller, åtminstone

0296hitinti lls, vidtagits för att säkerställa att ärendehandbokens efterlevs iorganisationen .Den kritik mot ärendeberedningen och beslutsund erlagens kvalitet som vi geruttryck för i detta gransknin g-PM är av mycket allvarlig art. Detta bl a motbakgrund av att det inte kan uteslutas att medborgama undanhållits väsentliginformation som kan ha legat till grund för ställningstaganden i sakfrågor.Vi rekommenderar styrelse n att.,. oförd röjligen vidta åtgärder ämnade att säkerställa beslutsunderlagenskvali tet och en demokratisk och transparent ärendeberedning);. att i pågående översyn av förtroendemannaorganisationen noga övervägauppg ifter och roller för landstingsstyrelsens utskottVi emotser senast 20 l 0-03-28 styrelsens yttrande över vilka åtgärder som kommeratt vid tas och när dessa ska vara verkställda .Land stinget DalarnaRevisorernaGun DruggeArnc Pettersse nS ören SundinKåre OlssonLars-Erik Eriksson

ABCD0297Landstinget DalarnaGra nskn ing av ärendeberedning ochbeslutsunderlagRevisionsrapportKPMG AB20/0-0/-20An/al sidor: 2902ll10""'"tGAB. ..... S..

ABCD02%LlIIlI/.\ /ill gl'1 DatarnnArendeberedl/illg och beshus underlag20/0 -01-20In nehålll. Samman fattn ing2. Inledning 33. Revisionskollegiets bakgrund till projektet 34. Syfte och frågeställningar 45. Metoder och genomfårande 56. Avgränsningar och de fi nitioner 57. Föregående granskning 67.1 Utredarens iakttagelser och förslag 67.2 Landstingsstyrelsens yttrande över föregående granskningsrapport 78. Styrning och ledning kring beredning och beslutsunderlag 98.1 Lagaroch regler om beredning 98.1.1 Landstingsfullmäktige 98.1.2 Landstingsstyreisen 108.1.3 Nämnder 108. 104 Utskott 108.1.5 Delegeringsbestämmelser 108.2 Lagar och regler om beslutsunderlag Il8.3 Utskottens berednings- och beslutsbefoge nheter Il804 Huvudkontorets roll och uppdrag gällande ärendeberedn ing 158.5 System för dokument- och ärendehantering 168.6 Rutiner för ärcndchantcring och beredning 188.7 Sammanträden, underlag och beslut 208.7.1 Underlag för beslutsfattande 208.7.2 Skriftliga beslutsunderlag 208.8 Protokoll 238.9 Dokumentmallar 248.10 Instanser i ärend eberedningen 258.10.1 Tjänstemannaberedning i ledningsgrupper 258.10.2 Politisk beredning 258.10.3 Beredning/handläggning av uppdrag/init iativ 268.11 Stickprovav ärenden 28

ABeD02 99 Lfllu/stinget DIlIlIrIIIIÄrendeberedning och beslutsundertag2010-01 ·208. 11.18.11.28.1 1.38.11048.12Föriossningsvcrksamhct, sommaren 2009Riktli njer och anvisningar för intern kontrollÄrcndchandbok - administrativa ärenden inom Landstinget DalarnaÖppethållande vid vårdcentralerna i Malung och VansbroSammanfattade kommentarer utifrån genomförda stickprov2929303133

ABCD03 00LfIIlf/l lillget netamo.-irelldebereJllillg och iHsll1t:rnmierlag1010-0 1·]0I. Sammanfatt ningKPMG A B har fält i uppd rag av dc förtroe ndevalda revisorerna i Land stin get Dalarna altgenomfö ra ett granskningsprojekt med syfte att bedöma ända må lsenlighet oc h kval itet ilandstingsstyrelsens är endebered ning och beslutsunderlag. Gransk ningen har avgrän sats tillärendeberedning och beslutsunderlag inför landstingsstyrelsen och dess 6 utskott, samt dcunderlag som styrel sen pre senterar ror landstingsfullmäktige.Under 200 3 genomförde revisionen en granskning av beslutsunderlag och ärendeberedning ilandstinget. Granskningsrcsultatct visade bion. på brister i beredningsprocessen inrar pol itiskabeslut, att dct inte fanns några norm erande kvalite tskrav på beslutsundcrlag smul, att det inteheller fanns någon arti kulerad mekanism för h al iletssäkring av underlagen . Vidare konstateradesatt beredningsprocessen och bes lutsförbe redelserna fanns inbäddade i en orga nisationskullur därde n po litiska majori tetens företrädare och tjänstema nnaledningen samverkade mycket nära ochinfonnel1t. Granskningen resulterade i all revisionen lämnade ett antal förslag till utvec klings- ochförbättringsområden . vilka var ämnade att stärka beredningsprocessen och beslutsunderlage nskvalitet.Utifrån våra genomfö rda intervj uer oc h resultatet av tidigare gran skn ingar drar vi slutsatsen attdet under lång tid funnits e n kultur i landstinget SOlO innebu rit att hantering och bered ning avärenden och beslutsunderl ag inte fungerat ändamålsenligt. B1.a. har dct noterats att dc bes lutsunderlagSOlO landstingsstyrelsen ställs inror, och som också presenterar inför fullmäktige, hållcren myck et ojämn kvalitet.Föreli ggande grans kning har genomförts genom dokume ntstudie r av styran de dokument SOIllpolicys, planer oc h riktlinjer m.m. Vidare har drygt tjugo intervj uer genom förts med berördatj änstemän oc h förtroendevalda. Granskningen har även omfattat cu antal stickprov avbeslutsä renden.Utifrån gransknings resultatet fokuserar vi i sammanfattningen på områden som är centra la rör altge processerna som leder fram till en fullgod ärendeberedning möjlighete r att utvecklas. Irapporten lämnas många deta ljerade komme nlare r och rorslag med syftet alt utvecklaärendeberedningen. Vi re kommenderar att dessa iakttagelser snarast bea ktas. Avgöra nde rör alllyckas är dock att hela organisationen inscr alt en ändamålsenlig äre ndeberedning är nyckeln tillframgång i all verksamhet. Landstingsstyrelse n måste se till att äre ndeberedningen får rättdimensionering, status oc h resurser genom alt rikta ett uppd rag med största vikt till landstingsdirektören.Vi bed ömer att landstingsstyrelsens yttrande på den tidigare revisionsrapporten i vissa delar var"luddigt", Styrelse n behandlade inte revisionsrapportens rorslag oc h rekommendatione r genomalt fatta tyd liga beslut. Detta faktum bedömer vi som en sto r brist. Hur ska den verkställandeorganisationen kunn a verkställa otydliga beslut? Varför reage rar inte sar mua organisation redan iberedningsfasen när de upptäcker att beslutsförslagen blir oha nterliga att hantera i verkställig hetsperspektiv?Eller är det en pol itisk markering alt besluten är j ust ludd iga? Del konkreta beslu tsom genom gåend e finns i yttrandet är hänvisningen till att roller och uppdrag ska tyd liggörasmellan politisk ledning och landstingsdirektören geno m ett skriftligt avta l. Tanken var attlandstingsdirektöre n i sin lur sku lle teckna avtal med underlyda nde chefer. Vi kan genom

ABCD03 01Lmll!Itillget Dalam"A"rrmll'lJt'r('c/lrillg och beshusunderlag1()J(}-OI·20gra nskningen konstatera att inga avtal i enlighet med andemeningen i yttrandet har kom mit tillstånd. Förutom en "ä rendehanteringsbok" kan vi inte se att styrelsen har tagit tillvara pårckommcndationcma i den tidigare revisionsrapporten och i övrigt inte fullföljt dc åtgärder mantidigare hade Iör avs ikt att genomfora.Vidare har vi konstaterat att utskottens roll i beredning av styrelsens ärenden är täml igen kraftl ös.och det är endast i ett fåta l ärenden där några av utskotten har lämnats beslutanderätt. Enligt våruppfattning är grundtanken med utskott att skapa en instans för politisk beredning. för att på såsäll både möjliggöra oc h säkerstä lla att ärenden är tillräckli gt förberedda innan dc lyfts tillbes lutande instans. Vi är dock medvetna om 31t det är fullmäkti gc som har fastställt gällandereglementen ror styrelsen och dess utskott. Likväl måste vi i demokratins namn lyfta frågan omdet inte är rim ligt att utskotten ska bereda i det närmaste samtliga ärenden som styrelsen skabehandla. Genom utskott som får i uppdrag att ta ansvar ror beredningsprocessen skulleberedni ngskvaliteten. med all sannolikhet, på ärenden som förel äggs styrelsen ror beslut öka. Vianser att man kan tolka utskottsorganisationen som en fonn av skenbcredning. Vi inrättar ett antalutskott dä r vi kan placera landstingsråd och övriga förtroende valda. men vi låter inte utskotten fånågra kon kreta uppgifter och de ska absolut inte lä någon makt. att besluta inom givna ramar, fårall makt ska kon trolleras av land stingsstyrelsen. Om inte utskotten görs mer delaktiga iprocesserna kommer landstingstyreisen att ra enormt svårt att hinna med att styra landstinget ialla dess beståndsdelar. Det innebär i förlängningen alt sannolikheten ökar för att t.ex .landstingets mycket kärva ekonomiska situation kommer att bestå.Huvudkentoret har utarbetat nya ärendehanteringsrutiner vilka dokumenterats i en ärendehandbok.Landstingsfullmäktige faststä llde ärende handboken ijuni 2009 .1 sam manha nget har vi docknoterat att utarbetandet av ärendehandboken pågått under ganska lång tid. Vår uppfattning är ändåpositiv i den bemärkelsen att ärendehandboken visar P:'I en hög ambitionsnivå, vad gä ller attåstndkommn e n ändamålsenlig och kvalitetssäkrad ärendehante ring i landstinget. Ävc n om detpågår förberedande åtgärder så kan vi konstatera all det ännu inte skett några direkt a insatser föralt implementera styrdo kumentet. Efterlevnaden är därmed fortfarand e margine ll. Vi menar attunsvariga chefer måste se till att handboken följs. Följs ändå inte hand boken måste högstalednin gen, med landstingsdirektören i spetsen, på ett tydligt sätt markera vad som gäller inomområdet.Genom vår granskning har vi konstaterat att det finns stora utvecklingsbehov inom granskningsområdet.Vid intervj uerna har vi ratt samstämmiga synpunkter som innebär att ingen är nöjd medärendeberedningen i ett generellt perspe ktiv. Inställningen och den rådande kulturen tillärendeberedning måste förä ndras. Efterso m beredning av ärenden är en central funktion i denrepresentativa de mokratiska processen, och en fårutsättning får effektivitet och god produktiviteti verksamheterna, är det högst rimligt att en mycket hög grad av professionali sm råder iärendebered ningens alla beståndsdelar. Eftersom alla de intervjuade haft synpunkter påärendeberedningen har vi ställt frågor om varför återkommande prob lem inte åtgärdats. Vi harmöts av påståenden so m kan tolkas som ,. att det är inte mitt bord/ansvar alt ra ordningen påprocesserna". Om flertalet har denna inställning oc h den högsta ledni ngen inte tar tillräckligainitiativ komm er naturligtvis den rådande kulturen att bestå.För bakomliggande bedö mningar och i övrigt hänvisar vi till revisionsrapporten i sin helhet.2

AB CD0302: Landstinget DalemuA'rl'lIdeb

ABCD03 03Lalld.flilrgel Da/am aÅrendeberedntng och beslutsunderlag20/0·01·2 04. Syfte och frågeställningarstyrelsens ärende­Syftet med granskningen var att bedöma ändamålsenlighet och kvalitetberedningen och beslutsunder lag.Grans kningen skulle primärt fokusera mot ärendeberedningen i skedet innan ett ärendeöve rlämnas till en politisk beredn ing samt i den eventuella dialog mellan tjänstemannaorganisationenoch förtroendemannaorganis ationen som fårs i och und er beredningen .Inom ramen för granskningen och det grund läggande syftet skulle bl.a. följande frågor beaktaseller belysas:• Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits med utgångspunkt i föregående granskning ochvilka effekter åtgärderna medfört.• Huvudkont oret oc h dess olika enhete rs roll i ärendeberedningen. Dess kompetens, ansvaroch befogenheter liksom ansvarsfördelning etc. få r ärendeberedning och beslutsunderlag iden samlade tjä nstemannaorganisationen.• Vilka arbetssätt. rutiner och metoder används får att säkerställa en kvalitativ ärendeberedningsom beakta r olika perspektiv från vilka ett ärende bör be lysas?• På vilka sätt initie ras nya ärenden i beslutsprocessen?5. Metoder och genomförandeGranskningen har geno mförts genom dokumentstudier och intervj uer . Inom ramen för uppdra gethar tillgängliga do kument , policys, planer och riktlinjer sam lats in oc h analyserats. Vidare hardrygt tjugo intervjuer genomförts med förtroendevalda och tjä nstemän.Vi har äve n genom fört ett antal stickprov av beslutsärcnde n. Följande ärendeakter har studerats(scavsnin8.II):••••Förlossningsve rksamhet, sommaren 2009.Riktl injer få r intern kontroll.Ä rendehandbok - admin istrativa ärenden inom Landstinget Dalarna.Öppethå llande vid vårdce ntralerna i Malung och Vansbro .Revisionsrapporten lir saklighetskontrollerad av landstingsdirektören och kanslichefen påhuvudkontoret.Gransknings uppdraget har utförts av Eva-Lena Kamperin och Magnu s Larsson, KPM G.4

ABe D03 04Lundstinget DI/lur/wArelJ(J.·berednillg och beslutsunderlag20/0-01·206. Avgränsningar och definitionerGranskningen har avgränsats till ärendeberedning och beslutsunderlag inför landstingsstyrelsenoch dess utskott, samt dc underlag styrelsen presenterar ror landstingsfullm äktige.Inom landstingsstyrc!scn finns följande utskott: finansutskott, personalu tskott. hälso- ochsj ukvårds utskott, se rvice utskott. samverkansutskott samt miljö- och trafikutskott.7. Föregående granskning7.1 Utreda rens iakttagelser och förslagUti från den före gående granskningen, Beshusunderlag och ärendeberedning i LandstingetDalarna - fö rutsättningar, ullläge och rekommendationer. har vi sammanfattat dc iakttagelseroch slutsatser som i rapp orten lyfts fram SOJll viktigast:xxxxDet finns brister i beredningsproeessen inför politiska beslut. Bland ann at råde r det enotillräcklig grad av formalis erin g och ror små inslag av politisk dialog i den tidigaberedn ingen .Det finns inga normerande kval itetskrav på beslutsunderlag och inte hel ler någon art ikuleradmekanism för kva litetssäkring av underlagen. Det föreligger därför en risk altbeslutsunderlagen håll er en låg och/eller ojämn kvalitetsnivå.Beredningsprocessen oc h beslutsförberedelserna är i stort inbäddade i en orga nisationskulturdär den politiska maj oritetens företrädare och tjänstemannaledningen sa mverkar mycket näraoch informe llt. Risk finns för att legitimitetsproblem uppstår samt alt rollerna suddas ut.Otillräck lig uppföljning av fattade beslut och förändringar.x Tjänstemannakåren bedö mas i allmänhet ha rätt kompetens, me n samo rdning och planeringav arbetsinsatse r i det nya kansliet måste ske på ett sätt så att denna kompetens kommer tillsin rätt.Utifrån granskningsresultatet lämnades ett antal förslag till utvecklings- och fö rbättringsområden.Nedan följer huvuddragen i rekommendat ionerna:xxEtt nytt konta kt och nya spelreg ler mellan politiker och tjän stemän bör formaliseras samtfölj as i praktisk handl ing.En gemensa m oc h tidig beredni ng for majoriteten och op positionen bö r skapas.x Beredningsfunktionell hos hälso- och sjukvårdens ledn ingsgrupp ses som en viktig faktor ochbör säkras.x En effektiv ärendeberednings- och plnncringsknpaci tet i land stingets kansli bör etableras somett stöd åt lednin gsgruppens arbete. Opera tivt ansvarig bör utses,5

ABeD03 05Laml.flitlge' DulanlQ..frelldebcredlling och beslutsunderlag10/04)1 ·1 0xMåldokument om kraven på beredning, beslutsunderlag och uppfdljning av beslut bö r tasfram . Mekan ismerna för kvalitetssäkring bör tydl iggöras.x Ribborna bör höj as gällande beslutsunderlag vid resursfördelningsbeslut. likaså bör precisionoch motiveringar för bättras vid verksamhetsplaner och budgetbeslut.7.2 Landstingsstyrelsens yttra nde över föregående granskningsrapportDen 8 mars 2004 yttrade sig land stin gsstyrelsen över revisions rapporten Beslutsunderlog ochärendeberedning i Landstinget Dalarna - förutsänningar. nuläge och rekannnendationer. samtde fört roendevald a revisorern as tillhörande följebrev.Av yttrandet framgår ett antal generella synpunkter. Sam mantaget uttrycker styrelsen att beredningsprocessen infår pol itiska beslut ständigt kan förbättras, framför allt vad gäller kvaliteten ibeslutsunde rlagen. I berednings- oeh beslutsprocessen finns dock ett flerta l perspektiv att tahänsyn till. De krav som inryms och ställs i beredni ngsförfarandet måste bl.a. bedömas utifrån detenskilda ärendets art och dc resurser som finns till förfogande.För att beslutsunder lagen ska hå lla en j ämn och hög standard uttrycker styrelsen att kvalitetskrav iolika avseende n bör stä llas, och att mekanismer för kvalitetskontro ll även bör etab leras. Uteftersådana principer anser sty relsen att berednings- och planeringsprocessen ska formas.Sammanfattningsvis lämnade landstingsstyrelsen följande kommen tarer till revisionsrapporten :)( Några av de påpekade bristerna i revisionsrapporten kan knytas till att granskningengeno mförandes under en intensiv period då såväl den politiska som tjänstemannaledningenför hä lso- oeh sj ukvården omgesta ltades.xxBristen på tidi g politisk dialog beror delvis på att planer ings utskottets arbetssätt var och ärfortfarande under utveckling.För alt motverka risken av att en nära och infonnel! samverkan me llan den politiskaledningen och tjänstemannaledn ingen, som enligt utredaren kan ge upphov tilllegitimitetsprob lem och att rollerna suddas ut, föreslår styrelsen alt ett nytt kontrak t och nyaspelregler för pol itiker och tjänstemän utvee klas.)( Informell och muntlig dialog i ett tidigt skede mellan politisk ledning ochtjä nstemann aledning är nöd vändig for att uppnå en effekti v beslutsprocess utan onöd igtidsspi llan.xBehov finns av att forma lisera och tydliggöra de övergripande inslage n i den politiskamaktutövni ngen över tjänstemanna ledningen. För att tydl iggöra respektive roll reglerasrelationen mellan politisk ledn ing och landstingsdirektören från och med i år i ett skriftligtavtal/uppdrag. De instrum ent som ligger till grund ror avta let med landstingsdirektörenkommer successivt att utvecklas, så att hela verksamheten ned till den en skildaverksa mhet sch efens ansvarsområde kan överblickas.6

ABCD03 06LIlIIIJ.I'ri"K'" J)/llrtrllllA"rel1llebel'l!dJling och beshusunderlag20/0-01-20xxxPlaneringsutskottet Hrrätt forum for att öka inslaget av tidi g politisk dia log. Där kanevent uella politiska di rekti v for tjänstemannaberednin gen göras tyd liga och explicitformu lerade tjän stcmannnsynpunktcr efterfrågas av samtliga föret rädd a politiska partier.Fortsättningsvis ska information ges om ärenden till styrelsen i planeringsutskotte t. Dettainnebär också att principie llt viktiga förslag är avstämda mot den politiska majoriteten.För alt tyd liggöra spelreg ler, gemensam och tidig beredning och kva litetssäkring av ärendenhar kont aktmönster oc h ärendeberedni ng rör politiker och tjänstemän setts över. En plan harfastlagts for 2004. I september 2005 ska plan får 2005 fast läggas.Under landstingsdi rektörens ansvar pågår arbet et mcd att forma och bestäm ma hälso- ochsj ukvårdens ledningsgrupp och det nya kansliets roller. Flcra av dc synpunkter som lyfts [rami revisionsrap porten kommer i samband med detta att beaktas, bland annat vad gälle r kravetpå kvalitet och kvalitetskontroll i beredningsproecsscn.Kommenta rer:Vi bedömer attlandstingsstyre lsens ytt randc i vissa delar var " luddigt", Styrclscn behandlade interevisionsrapportens förslag och rekommendationer genom att fatta tyd liga beslut. Detta faktumbedö mer vi som en stor brist. I lur ska dcn verkställande organisationen kunna verkställa otydligabesl ut? Varför reagerar intc samma organisation redan i beredningsfasen när de upptäcker attbeslutsförsla gen blir ohanterliga att hantera i vcrkställighctspcrspc ktiv? Ellcr är dct en politiskmarkering att beslu ten lir j ust luddiga?Det konkreta beslut som genomgående finns i yttrandet är hänvisningen til l att rollcr och uppdragska tyd liggöra s mellan po litisk ledning och landstingsdirektöre n genom ett skriftligt avta l. Tankenvar att landstingsd irektören i sin tur skulle teckna avtal med underlydande chefer. Vi kan genomgra nskn ingen konstatera att inga avtal i enligh et med andemeningen i yttrandet har kommit tillstå nd. Förutom en ärend ehan teringsbok ( S0111 vi berärtar om längre fram i rapporten) kan vi intese att styre lsen har tagit tillvara på rekommendationerna i den tidi gare revisionsra pporten och iöv rigt inte fullföljt de åtgärder man tidigare hade för avsikt att genomföra.Vidare i granskningsrapporten kommer vi att redogöra för vidtagna åtgärder utifrån de nföregående granskningen, samt vilka eventuella effekter dessa har medfart .8. Styrning och ledning kring beredning och beslutsunderlag8.1 Lagar och regler om beredningKom munallagen (KL) innehåller huvudsakligen inte några for mella krav på berednin g. l ärendensom behandlas av fullmäkt ige finns dock regler 0111 beredningstvång. Au ärenden ska beredas äruppenbart, men den närmare innebörden är inte reglerad.Vidare finns det i realiteten inte något kommunal rättsligt beredningstvång får närunder oehutskott. Sådana regler är till största delen frivilliga att anta. Ärendeberedningen bestäm s dock till7

AB CD03 07LllIId.flilll:t:I /Jl/lllfUlIÅrendeberedning (Ich bcshnsumlerlag2010-0/·20stor del av förvalmingslagcn, där utöver kan äve n speciallagstiftning ställa krav på särskiltbcrcdniugsförfarnndc för nämn derna.8.1.1 Lan dstingsfullmäkt igeI kommunallagen reglera s beredningstvånget vad gäller fullmäktiges äre nden (KL 5 kap. 26-28§§). Dc ärend en som ska avgö ras av fullmäktige ska först ha be retts av någon nämnd varsverksamhetsområde ärendet berör, eller aven fullmäktigeberedning.Del finns dock undantag från bestämmelserna om beredn ingstvånget i KL 5 kap . 29~3 2 §§. menalla ärenden som inte omfattas av undantagen måste beredas. Till undantagen hör bland annal attfullmäktige får förrätta va l utan föregåe nde beredning.Beredningen syftar till att ge fullmäktige ett tillförlitligt och allsidigt belyst underlag inför beslut.I komm unallagen betonas delta genom att nämnder na och eventuella fullm äktigeberednin garfö rutsätts utform a förslag till beslut i de specifika ärendena . Dock finns inget krav på kvaliteten iberednin gen i kommunallagen, utan det är upp till fullmäktige att avgöra om bered ningen ger ettfullgott underlag rör beslutsfattandet.De strikta beredni ngskrav en gällande fullm äktiges ärenden visar tydligt att landstingen är politisktstyrda organ isationer. Ytte rst handlar det om att upprätthålla med borgarnas tortroende förlandstingsfullm äktiges beslut .8.1.2 Landstingssty relsenStyrelsen har genom lagstiftningen en särställning gentemot övriga nämnder genom sin styrandeoch samordnande ro ll. Landstingsstyrelsen ska bl.a. ha uppsikt över övriga nämnd ers förva ltningoch har den ledande rollen i beredningsprocessen. Styrcls en har därigenom det yttersta ansvaretför att se till att fullmäktige har ett beslutsunderlag i varje enskilt äre nde (KL 5 kap. 28 §). Dellainnebår att styrelsen inte far förbigås vid beredningen av fullmäktiges ärenden. Det år därförockså styrelsen som avgör när ett ärende ska tas upp i landstings fullmäktige.Då styrelsen kommun alrätts ligt är att anse som nämnd, gä ller vad som föreskrivs om nämnder ikomm unallagen , i tilläm pliga delar, även för landstingsstyrelsen.8.1 .3 NämnderDet finns inget kommunrättsligt berednin gstvång Vild gäller nämnder, utan sådana regler iir tillstörsta delen frivilliga för landstinget alt anta, vanligtvis genom bestämme lser i reglementet.Ärende beredningen i landstinget bestäms till stor del av förvaltnings lagen. Här finns bland annatuttryckliga bestämmelser om krav på enkel och snabb handläggning (FL 7 §). Vidare kanspeciallagstiftning ställa krav på särskilt beredni ngsförfarande mr nämn dern a.Av föra rbetena till kommunallagen framgår att huvudregeln är att en nämnd allt id far yttra sig iett ärende om det berör nämndens verksamhetsområde. Fullm äktige har do ck möjligheten att göraen begränsat urval bland berörda nämnder som har rätt att yttra sig (prop. 1990/9 1:117 s. 184).8

ABCD03 08LalU/slinget Dalarna..frl'ndebl'r('(il liIlK och beslutsunderlag2010-0/-208.1.4 UtskottEnligt kommuna llagen står det nämnderna fritt att inrätta utskott för bered ning av äre nden , ominte fullmäkti ge bestämt något annat (KL 6 kap. 20 §). Delta innebär i praktiken att omlandstingsfullm äktige geno m reglementet beslutat att en nämnd ska ha cu eller flera utskott, såkan inte nämnden inrätta ytterligare utskott eller avskaffa ett sådant.För utskotten finns inga lagkrav på beredning av beslutsförslag till nämnderna, men dc ärskyldiga att förhålla sig till samma beredningsregler so m nämnderna i dc fall utskotten fattarbeslut med st öd av delegering.8.1.5DclcgcringsbcsHimmclscrLandstin gstyreisen har faststä llt Bestämmelser om delegering. verkställighet och fördelning m'uppgifter enligt kommunal/agen samt arbets- och miljöuppgijter. Styrdokumc ntct gäller från denl juli 2009.I de allmänna riktlinjerna framgår att styrelsen fastställer resursti lldelnin gen i landstinget oeh attlandst ingsd irektören har som högsta verkställande tjänsteman det övergripande ansvaret får dendagliga drift en, ou se till att riktlinjer och regler efterlevs i organisationen samt rapporteraresultat et till styrelsen.Det framgår av styrdokumentet att det anger vilka roller, ansvar och befogenheter som finns ochvart i organisationen olika beslut fattas. Regelverket innehåller bl.a. tyd liggörande n mellan vadsom är att anse som rena verkställighetsbeslut och vad som iir beslut i enl ighet meddclcgcringsbcstämmclscmu. I sammanhanget framgår det att en beslut som fattas efter delegeringkänneteckna s av alt det finns alternativa lösningar och att beslutsfattandet måste föregås avnoggranna överväg anden oeh bedömn ingar. Verkställighetsbeslut å andra sidan är beslut där detinte inryms någon självständig beslutanderätt, utan fattas efter givna rikt linjer som b1.a. finns ilag, fullm äkti ges beslut oeh policys m.m. Finns det oklarheter vid verksrällan det så går ansvarettillbaka till den instans so m har den forme lla beslutanderätten.Styrclscns delegeringsbestämme lser inrymmer även regler om vilka typer av ärende n därbeslutanderätten inte kan delegera s, vilka utgår från komm una llagen 6 kap 34 §. Exempelvisframgår de t att de största principiella besluten och beslut i den direkta politiska processen (dvs .budgetar, landstingsplancr, hantering av motioner och interpellation er, principi ellt viktiga och förhela landst inget giltiga regler) är fårbehållna fullmäktige. Det framgår även att beslut om taxoroch avgiftsfinan siering hör till fullmäkt iges exklusiva beslutanderätt.I dokumentet stadgas också att fullmäktiges beslut om budget och landstingsplaner i sig attbetrakta som verkstä llighetsuppdrag till landstingsstyrelsen och nämnderna . Dessa verkställighelsuppdragvidarebefordras till och inom landstingsorganisatione n genom detalj fårdelning avbudgetar och andra direktiv. Detta sker parallellt med alt infonnation om antagna regler ochbegränsningar i verkställig hetsuppdraget vidarebefordras. Resultatet av dessa proce sser ska varaatt varje del av landstin gsorgani sationen tar ett preciserat ansvar och befogenhet er får sin de l avdet verkstäl lighet sansvar som komme r från fullmäktige.9

ABCD0303[. //IIi/Mill!:!!l DutemuÄrendeberedning och bestutsunderlag2010-0/ -208.2 Lagar och regler om beslutsunderlagUtifrån kommunallagen finn s inga uttry ckli ga föreskr ifter om vilka do kument so m ska utgörasammanträdeshandlingar. I fråga om handlingarnas form oc h innehåll finn s därigenom möj ligbetentill lokala anpassningar, utifrån rådande föru tsättningar oc h behov.8.3 Utskottens berednings- och beslutsbefogenheterI Särskilt reglemente för tandstingsstyrelsen (10 §) uttrycks att det inom ram en för dess uppgiftersärskilt å ligger styrelsen att bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullm äktige.Undantaget är rev isorernas revisionsberättelser, valärenden oc h i övrigt enligt stadga nde i KL 5kap 29-32 §§.Som framgått i tid igare avsnitt är det enli gt kommunallagen fritt fram ror nämnderna/ styrel sen attinrätta utskott för beredning av äre nden, om inte fullmäktige bestämt något annat. Genom Särskiltreglemente fö r landstingsstyrelsen har fullmäktige bestämt att det inom styrelsen ska finna sutskott. Av 12 § fram går alt landstingsstyrelsen skall ha ett finansutskott, ett personalutskott. etthälso- och sj ukvårdsutskott. ett serviceutskott. ett samverkans utskott oc h ett miljö- ochtrafikutskott.IFina nsutskott-Hälso- och sjukvårdsutskottMilj B- och trafi kutskottIPCf; onalulskottISa mverkansurskonIServiceutskottI Allmänt reglemente för landstingsstyre lsen och övriga nämnder fastläggs alt styrdokumentetävcn gä ller får styrelsens ut skott i tillämpliga delar. Finns avvikande bestäm melser i särskildareg lementen gä ller doek dessa .Vad gäller beredning hänförligt till utskotten framgår bl.a. följande av reglementet (§ 12):Utskotten kan förbe reda ärenden inför landstingsstyrelsen.lngct av utskotten har rätt att fatta beslut ulan delegering från landstin gsstyrelsen.Utskotten kan förelägga landstings styrelsen forslag till beslut.10

ABCD0310Landstinget DUIUrIlllÄrendeberedning och beslutsundertag10JO·O/ -lOKo mmentarer:Vi noterar alt regl ementet föreskriver att utskotten kan förbereda ärenden inrar styre lsen. I vårmening kan innebörden av begreppcnjörbereda ge ntemot alt bereda d iskuteras.I oc h med begreppet kall förb ered a, är följde n alt utskotten inte har något direkt ansvar för altbereda/förbereda ärenden inför styrelsen, dvs. reglementet innehåller inget skall-krav fårberedning av ärenden, oc h utryckcr inte heller alt beredning i utskotten bör ske. Intentionen medreglementet s utformnin g i detta avseende sy ftar enli gt våra intervjuade till att det ska finnas enmöjlighet att förbigå utskotten i ärendehauterin gs- och beslutsprocessen, vilket också lyft s framso m betydande. Det vi i vilket fall kan konstatera är att fullmäktige, gen om reg lementet, harfastställt att det ska finnas utskotten inom styrelsen men att de inte ska ha rol len som obligatorisktberedande organ.Utskotten inom land st ingsstyre lsen har i allmänhet inte några beslutsbefoge nheter. vi lket oc ksåtyd ligt fram går i reg lementet for styrelsen (§ 12): " Inget av utskotten har rätt att fatta beslut utande legering från land stingsstyrclscn".Styrelsen har faststä llt Bestånnnelser 0 111 delegering, verkst ällighet och fördelning av uppgifterenligt konnnunaltagen sanu arbets- och miljöuppgifter. Genom styrels ens de lege ringsordning harfina nsut skottet, personalutsk ottet oe h miljö- oeh trafikutskottet rätt att fatta vissa beslut påstyrelsens vägnar. Detta innebär bl.a . att finansutskottet, me d vissa restriktioner, uppdras attbesluta i brådskande ekonomiska angelägen heter där styrelsens beslut inte kan avvaktas. Förpersona lutskottet med for delegeringsbestämmelserna bl.a. alt företräda landstinget vid tecknandeav land st ingsövergripande kollektivavtal. I fråga om miljö- oe h trafikutskottet innefattasbeslutanderätten i att fatta my nd ighet sbeslut gällande landsti ngets arkivhandlingar. Styrelsen haräven över läm nat viss beslutanderätt till persona lutskottets ordförande oeh samverkansutskottetsordfö rande. I övrigt är det endast finansutskottet som har ett uttryckligt beslutsmandat genomstyre lsens reglemente. Med vissa undantag går det ut på att fina nsutskottet "äger rätt att beslutaom åtgärder av icke strukture ll karaktär, för att hålla av fullm äktige antagen budget".Med an ledn ing av ovans tående kan vi konstatera att den beslutanderätt som styrelsen överläm nattill utskotten är mycket beg ränsad. Vår uppfattning är att gru ndsyftet mcd delegation avbes lutanderätt i huvudsak handlar om att avlasta den beslutande instansen med så kalladerutinärenden, dn delegation skapar utrymme for en mer omfattande behandling av betydelsefullareoeh stö rre ärenden. Delegation möjliggör oc kså en effektivare förvaltning genom attbeslutsvägarna blir kortare oc h handlä ggningen snabbare,Utifrån det grundläggende styrdokumen t som gäller för styrelsen oc h utskotten, dvs . allmänt oe hsärskilt reg lemente, anser vi dock att delegeringsordningen går hand i hand med fullmäktigesinte ntioner gällande utskottens ro ll. Enkelt uttryckt har utskotten inte lämnats några störremaktmedel. Som vi kon staterat är utskottens ro ll i bered ning av styrelsens ärenden tämligenkra ftlös oeh de t är endast i ett fåta l ärenden där några av utskotten har lämnats beslutanderätt. Vikonstaterar au hälso- oc h sjukv årdsutskottet. serviceutskottet och samverkansutsko ttet (medunda ntag från ordförande) inte har lämnats några beslutsbefogenheter via de legering frånsty relsen.\ \

ABCD03 11LWI(/stitlKC(DalarmtÅrendeberedning och beshusunderlag20W-nI·20Enligt vår uppfattnin g lir grundtanken med utskott Ur att skapa en instans rår politisk beredn ing,ror att på så sätt både möjliggöra och säkerställa alt ärenden är tillräckligt förberedda innan dclyfts till besluta nde instans. Utifrån genomförda intervjuer är vårt helhetsintry ck att dc flesta anseratt utskotten borde ha en mer framstående roll i fråga om beredning av styrelsens ärenden. Fleraupplever också utskotte n som mer eller mindre verkningslösa, då dc inte har någon "riktig"besl utanderä tt.Vi är med vetna om att det fullmäktige som har fastställt gällande reg lementen för styrelsen ochdess utskott . Likväl måste vi i demokratins namn lyfta frågan om det inte är rimligt att utskottenska bereda i det närmaste samtliga ärenden som styrelsen ska behand la. Genom utskott som får iuppdrag alt ta ansva r för beredningsprocessen skulle berednin gskvaliteten. med all sannolikhet.på ärenden som föreläggs styrelsen för beslut öka.En rorändring av beredningsprocessen kommer att ställa stora krav på landstingstyrclscn skansliavdelning. Vi anser att det enbart är positivt om det inom orga nisationen ställs högre kravpå just kansliet att bereda ärenden på ett sätt som lever upp till såväl externa som interna krav ochförväntningar. Om man inte vidtar fårän dringar i linje med vårt försla g kan man tolka hclautskottsorganisationen som en form av skenbcredning. Vi inrättar ett antal utskott där vi kanplacera landstingsråd och övriga förtroendevald a, men vi låter inte utskotten ta några konkretauppgifte r och dc ska absolut inte fä någon makt. att besluta inom givna ramar, får all makt skakontrollera s av landstingsstyrelsen. Om inte utskotten gä rs mer delaktiga i processcma kommerlandstingstyrelsen att ta enormt svårt att hinna med all styra landstinget i alla dess beståndsdelar.Det innebär i förlän gningen att sannolikheten ökar for alt Lex. landstingets mycket kärvaekonomiska situation konuner att bestå.För att ge utskotten en framstående roll som berednings- och beslutsinstan s bör dc styrdo kumentsom fastställer utskottens uppd rag och ansvar revideras. Det avgörande ställningstagandet ror aUåstadkomma en sådan förändring måste således ske av den högsta beslutande instansen ilandstinget. Vi rekommenderar att denna förändring genomförs snarast.I granskningen har vi även tagit del av utskottens samtliga protoko ll från 2009 , fram tilltidpunktcn för granskningens genomförande. Utifrån genomgången av protokoll en noterat vi attbeslursärenden förekommer, men på grund av dc ramar och befogenheter som lämnats utskottenär de av naturliga skäl relativt fä. Vi konstaterar även alt det är relativt ovanligt att ärenden väcksi utskottet för alt sedan fåras vidare till landstingsstyrelsen. Det förekommer även att styrelsenremitt erar ärende till utskotten får yttrande, men det är enligt vår bedömning mindre vanligt. Deärenden som utskotten bereder, och som fårs vidare till styrelsen avse r i huvudsak policys ochliknande styrdo kument (exempelvis placcringspolicy, kom pctcnspolicy, rchabilitcr-ingspolicy,mötes- och rcscpolicy).Av den textruta n som redovisas på sidan 10, gällande reglemen tets bestämmelser, kan vi ocksåutläsa att utskotten kan förelägga landstingsstyrelsen förslag till beslut. I § 12 framgår Uven attfrågor som avser större investeringar, ägarfrågor oeh viktigare ekonomiska ställningstaganden böralltid föreläggas finansutskottet före beslut i landstingsstyrelsen. Vidare finns särskildabestäm melser i regelverkets efterföljande paragrafer kring de respekti ve utskottens ansvar,uppdrag crc. (§§ 14-23).12

ABCD03 12 Lfllul.\'ti/lJ:e1 DIllamriArende beredning och beslutsunderlag10W-O/ ·208.4 Huvudkontorets roll och uppdrag gällande äreudeberedningHuvudkontoret (HK) är landstingets celltra la förvaltning . Landstingsdirektören lir förvaltningschefför huvu dkontoret. I Land stinget Dalarna har varje förvaltningschef en stabsorganisation,landstingsdirektörens stabsorganisation utgörs således av huvudkontoret.Va rje enhet inom huv udk on toret leds av en enhetschef. Exempe lvis leds eko nomienheten avekonomidi rektören och personalIlIR enheten leds av perso naldirektören . Samtliga enhete r ärdirekt understä lla landstingsdirektören. Landstingsdirektören är i sin tur den tjän steman som ärytterst ansva rig for all verksamhet inför styrelsen. Utöver att vara förvaltningsche f forhuvudkontoret är de ssutom landstingsdirektören även chef for samtliga förvaltningschefer ilandstinget, dock med unda ntag av revisionschefen och chefen for patie ntnämnden.Vid granskningens genomfö rande är huvudkontoret organiserat enligt följande:dUrveckfing._,EJ'" " I '-1IIstll: tetcr.._. HUV . UDKONTOR . ET _.....--,PersonatILäkemedelilKlin iskfors kning....Ka nsli- ochinformJlliunI[Samtliga en heter från huvudkont oret är representerade i en av Landstingsdirektörens ledningsgrupper,Ledningsgru pp Landstinget Dalarna (Lgr-LD), som i övrigt främst består avförval tningschefe rna i landstinget. Enligt uppgift bidrag enhetscheferna på huvudkontoret bl.n.med stöd och kom petens i frågor gällande personal och ekon om i m.m. Utöver Lgr-Ll) finnsdärutöve r en ledn ingsgrupp för huvud kontoret, vilken leds av kansl ichefen.Vad gäller äre ndehantering har vi uppfattat alt huvudkontoret i stort har till uppgift att vara enadministrativ stödfunktion, både mol politiken och mot förvaltningarna.Vi har i granskningsarbetet tagit del av en relativt nyligen genomförd utredning gällande huvudkontoretsorganisation. Land sti ngsdirekt ören utgör beställare av utredningen . (Genomlysning ochnutågesanatys. medf örslag liII organisering (H' Huvudkontoret, Landstinget Dalarna. MementotLedarskap. 30 j uni 2009). I rapporten konstateras bl.a. att det finns tyd liga brister inom om rådetmr styrning och ledning inom huvudkontoret. Ett av de forslag till åtgärde r som presenteras är altbeslutsprocessen måste utvecklas.\3

ABeD03 '\ 3 Lamtstinget DutamuAreudeb erednillg och beshusunderlag2010·01-20Vad gä ller kansliet inom huvudkontoret så föreslå r utredaren alt "enheten bör renodlas somsekretariat och molor i politiska beredningsprocessen ", Här lyfts även fram au enheten ansvararfor många uppgifter och att utve cklingen av tyd lig service till dc polit iska organen är svår attdriva fulllut. Utredaren anser att huv udkont oret bör utgöra ett nav for land stin gets gemensammastrategiska arbete so m både kan ge stöd till politiken so m verksa mheterna. För att åstadkommadetta behöver utveckling ske inom flera områden , bl.a. i fråga om pro cesser och kompetens.Kommentarer:Utifrån vad so m redogjorts för ovan delar vi i stort utred arens iakttagelser och uppfattning. Iöv rigt har vi i gransk ningen också ställt frågor kring synen/uppfattninge n av tjänstemannakårenskompetens. Vår sammantagna bild är blandad. Dels ger våra intervj uade uttryck för en stor tillittill tjänstemännen, på grund av den kompetens de besitter. Dels ges uttryck for att kom pete nseninom vissa sakområden anses bristfällig. I sammanhanget har vi uppfattat alt det till synes rådervissa otydligheter vad gä ller ansvar och befogenheter inom tjän stem annak åren.8.5 System för dokument- och ärendehanteringInom huvudko ntorets kansliavdelning finns systemansvaret för land stingets dokument- ochärendehanteringssystem PACT. Diariosystemet PA CT eDia utgör "grundsys tcmct" får dok umen t­hanterin gen och har en ligt upp gift använts sedan SO·talet i Landstinget Dalarna. eDia innehållermånga funkti oner for dokumenthan tering, men inrymme r inte funktionen alt skapa eller planeraprocesser. Under 2006 initierades ett l'Ivstödsprojckt beträffande land stin gets ärendeberedningsprocess.Detta resulterade i att ett gemensamt l'T-stödssystcm sku lle användas, vilket också skulleutgöras av ett anta l webbascradc stödsystem so m finns inom PACT konceptet. Följande stödsystemhar bl.a . köpt s in ror att komplettera grundsystemet eDia:• PACT cColllm• PACT el-lan• PACT cl'oloPACT eComm lir ett "h andläggarvcrktyg'', och innchåller en funktion med så kal lad ele ktroni skfö ljesedel. Fö ljesedeln kan skickas SOlU en elektronisk Hink till ärendet, ut till ansvarighan dläggare. Handläggaren kan därefter själv lägga in nya sk rivelser oc h dok ument i ärendet.PACT ep /all är ett ärendeplaneringssystem som syftar till att bidra till en e ffektivareärendehantering. Det o mfattar planering av enskild a ärenden, mötesplanering som färdigaföredragni ngslisto r. Systemet innehåller även en uppföljningsfunktion samt en funktion förpåminnelser av viktiga händelser/aktivit eter. Förcträdelsevis är det sekreterama som kommer attarbeta i el' Ian .PACT et'oto är ett system får organisation av den politiska organisationen. Systemet innehålleruppgifter om fört roendevalda, men även informati on om sammanträdestide r, fördelningslistorgällande ka llelser etc. I c polo finns också möjligheten att lägga upp och beskriva den pol itiskaorganisationen och hur den är bemannad m.m.14

ABCD03\ 4LIIIII/~ ti"l: t:I I>ull/rl/I/Ärendeberedning och bcstutsvnderlug20J(J-O/·lOSystemen i PACT innehåller funktioner rör integrerad dokumenthantering. Dokument kankopplas till ett äre nde eller till en handlin g och blir på så sä tt tillgängliga direkt från respektivesystem. cPolo och planer ingssystemet cPlan kan samverka direkt med varandra. Via cPlan kancPolo samverka indirekt med diatiesystemet cDia.I PACT fin ns olika behörighetsnivåer som innehåller en avancerad informationsklassning. Dettainnebär att använda rna tilldelas olika roller i behörighetshameringen som sedan avgör vilkarättigheter respektive person har i det aktuella systemet. Detta medför som rege l att sekreterareoch regi stra torer har högst behörighet i systemet, som bl.a. innebär möjligheten atl öppna ochavsluta ärenden. Handläggarna kan exempelvis inte öppna upp ett nytt äre nde men de kan bl.a.komplettera ärendet med relevanta handlingar m.m.Komm entarer.För alt nå ut med information om stödsystemens funktioner oc h gällande rutiner är man frånförvaltninge n ense om an det behövs utbildningsinsatse r för att möjli ggöra en rätt och rikti ganvändning av sys temen och därigenom uppnå önskade effekter. V idare har vi noteraI att dekompletterande stödsystemen nyligen har installerats. Huvudkon toret planera r därför nu förutbildningsinsatser för att så snart som möjligt sätta systemen i drift.Enligt uppgift kommer utbildning i eCo/ll1ll att ske genom självstudier, s.k. "e -lcarning''. Dettainnebär att utbildningsmaterialet kommer att utgörs av totalt tre filme r som respektivehandläggare kommer att fä studera via sin egen dator. Enligt uppgift är filmerna under uturbetande.Målsättningen är att dc ska vara färdigställda till den I januari 20 10, rör att därefter varatillgängliga för användning. Vad gäller et'tan och et'oto så kommer dock traditione ll ledarleddutbildning att hållas. Utbildn ing för sekreterare i ei'km kontmer att hållas unde r dc första dagarnai mars 2010, ePalo kommer att sättas i skarpt driftsläge den 27 januari 2010 , utbildning införigångsättandet hålls den 22januar i 2010.8.6 Rutiner för ärendehantering och beredningUtifrån lf-stödsprojektet och införandet av stödsystemen inom PACT, har huvudkontoretgenomfört en översyn av de administrativa processerna. Detta har resulterat i utarbetandet av nyaärendehanterings rutiner vilka dokume nterats i en ärendehandbok. Land stingsfullm äktigefastställde den 15-16 juni 2009 styrdokumentet ..ircndehandbok: 2009 - Administrativa ärendeninom Landstinget Dalarna.Kanslichefen och dok umenthante ringsstrategen på huvudkontoret har varit ledande i framtagandetav hundboken. Landstinget s samtliga sekreterarfunktioner med anknytning till den politi skaärendehanteringen. har även varit involverade i utarbetandet av ärendehandboken. Enligt uppgifthar förslaget till handb ok förankrats i tjänstcmaunalcdningcn, innan den lämnats för politiskhanter ing.Målsättni ngen med ärendehandboken är all den ska utgöra ett stöd för främst handläggare ochsekretcrare i ärendehanterin gs- och berednin gsarbetet, men handboken riktar sig även till politikeroc h andra intressenter i beslutsprocessen. Handboken omfatta r ärenden som dels beslutas avpolitiska insta nser, dels inom tj änstemannaorganisationen.IS

ABCD03'\ 5'. //Ild.l·tillgel IlalamaJ rendeb.m 'dllillg och beslutsunderlag20/0·01-10Vidare besk river handboken regler och rutiner för hur tjänstemannaor gan isationen ska handläggaärenden i den polit iska ärende- och beslutsprocessen. Med hjälp av ärendehandboken är målsättningenatt hela ärcndchantcrings proccsscn, från postöppni ng till arkivläggning. kan komma althanteras mer effektivt, enhet ligt och på ett juridiskt korrekt sätt.Ansvaret får att ärendehandboken följs är ålagt respektive chef. Sekreterarna har i sin tur iuppdrag att skicka tillbaka beslutsförslag till handläggare om dok umenten inte uppfyll erärendehandbokens reg ler och rutiner. Vi har uppfattat au detta innebär ett ansvar få r respektivese kreterare att kontrollera om beslutsförslagen motsvarar regelverk ets krav. Det ålig ger dock intesekreterarna att bedöma sakinnehållet i beslut sunderlagen , 0 111 ärende t tir alt anse so m tillräckligtutrett eller om kvaliteten är att anse som fullgod m.m.Kommentarer:Landstingsfullmäktige fastst ällde ärendehandboken i juni 2009. I sammanhange t noterar vi dockatt utarbetandet av ärendehandboken har pågått under ganska lång tid. v år uppfattning är änd åposi tiv i de n bemärkelsen att ärendehandboken visar på cn hög ambitionsnivå, vad gällcr attåstadkomma en ändamålsenlig och kvalitetssäkrad ärendeh antering i landstin get. Det pågårplanering för att implementera styrdok umentet. Vi konstat erar dock att det ännu inte skett någradirek ta insatser for att implementera styrdokumentel. Efte rlevnaden lir därmed fortfarandemarginell. Vi har uppfattat att ansvaret fö r implementeringen å ligger huvudkontore t och desskanslienhet.Gcnom vår granskning har vi konstaterat alt det finns stora utvecklingsbehov inom grans kningsområdet.Vid intervjuerna har vi fått samstämmiga synpunkter so m innebär alt ingen är nöjd medärendeberedningen i ett generellt perspektiv . lnställningcn oc h den rådande kulturen tillärendeberedning m åste förändras. Eftersom beredning av ärenden är en centra l funktion i denrepresentativa demokratiska processen och en förutsättning får e ffektivitet och god produktivitet iverksambete rna är det högst rimligt alt en mycket hög grad av profe ssionalism råder i ärendeberedningens alla beståndsdelar.Eftersom a lla de intervjuade haft syn punkter på ärendeberedningen har vi ställt frågor om varforåterkommande prob lem inte åtgärdats. Vi har möts av påståe nden so m kan tolkas som " att det ärinte m itt bord/ansvar att få ordninge n på processerna". Om flertalet har denna instä llning och denhögsta led ning en inte tar tillräck liga initiativ kornmer naturligtv is den nidande kult uren att bestå.Ett praktexempe l so m belyser problematiken är beslutet om den så kallade ärendehandboken .Handboken fastställdes ror dry gt 6 månader sedan och vi har inte mu något exem pe l som tyder påatt någo n följe r handboken fu ll ut. Vi mena r att ansvariga chefer måste se till att handboken följs.Följs ändå inte handboken måste högsta lednin gen, med land stingsdircktörcn i spetse n, på etttyd ligt sätt mar kera vad som gäller inom området. Om inte ansvar utkrävs kommer ärend e­beredn ingen även fort sättningsv is attleva med stora brister.Vidare har vi informerats om alt rcv idcringar/uppdatcringar av ärendehandboken kornmer att ske.Bland annat ska dokumentet kompletteras med en Inledning, skriven av land stingsdirektören. Iövrigt är de t företrädelsovis redaktionella förändr ingar, bl.a. ska årta let -'2009" tas bort , då tankenär att sty rdok ument ska gälla över tid .\6

ABCD0316Lands/il/gel DulnmeArl'lItie!JaedlliIJI.: och beslutsunderlog201O-(J/-2(}8.7 Sa mmant rä den, underlag och heslu t8.7.1 Underlag fiir bes lutsfattandeÄrendehandboken innehåller även bestämmelser kring sammantriiden och beslut. Här framgår detuttryc kligen alt det är dc förtroendevalda som lir beslutande i alla politiska organ. Vad gällerunderlag för beslutsfattande så står del skrivet att dessa kan vara såväl muntliga som skriftliga. Ifråga Dill muntlig föredragn ing framgår det av dokumente t vad den föred ragande bör tänka på viden muntlig redovisning oc h vilken struktur som bör följas.Kommentarer:Enligt vårt synsätt är det att förde laktigt om ansvarig tjäns teman håller en muntlig föredragningsom eu komplement till det skr iftliga/formella utredningsunderlaget. Utifrån ärendehandlingarun.som vi förutsät ter har lämnats till dc förtroendevald i god tid före samm anträdet, ger en muntligföredragning politikerna bl.a. möjligheten att ställa frågor till den tjänsteman/bandläggare somutrett ärendet.Så som det är föreskrivet i handboken gör vi dock tolkningen att den muntliga fördragningen intenöd vändigtvis enbart behöver vara ett komplement till det dokumen terade beslutsunderlaget. Vian tar all detta även kan innebära att det är tillåtet alt endast muntlig information presenteras somunde rlag i ett beslutsärende. Vår uppfattni ng är dock att det inte lir förenligt med demokratiskaprincipe r att förtroendevald a ställs inför att fatta beslut på information som de lges i näraanslutning till - eller vid sarrunanträdet. Vår ståndpunkt är att dc förtroendevalda därigenom gårmiste 0111 möjligheten att sätta sig in i aktuellt ärende på tillbörligt sätt samt b1.a. möjligheten attförankra frågan med partiet och inhämta dess åsikter osv.8.7.2 Skrlftliga besl utsunderlagSom tidigare konstateras har det tidigare inte funnits några normerande ellcr faststä lldakvalitetskra v på beslutsunderlag. Det har hcller inte funnits någon fastställd rutin ellertillvägagångssätt för att kvalitetssäkra under lagen.Genom ärendehandboken har fullm äktige fattat beslut om underlagens innehåll och uppställning,vilket innebä r en förändring i förhållande till nuvaran de struktur, l-lär stadgas alt underlag till el!beslutsärende ska innehålla ett antal underrubriker. För respektive rubriceri ng finns sedan ett antalkriterier vad gällcr krav på innehå ll och förhållningssätt.17

ABCD03'\7L UlUJ.U;IIK"1 J)/I/Url/IlArendeberedning och beslutsunderlog1010-01-20Följande rubriceringar ska ingå i beslut sförslagen for nämndärenden.Beslllt.fllltder/agltjiillMell1fl1lI1uskril'l!/.\'l!I. Ordförandes förslag2. Sammanfattning3. Besk rivni ng av äre ndet och skitlen till färslaget4. Tjänsteutlåt anden5. Samverkan med fackliga organisationerL--6. Uppfölj ning-YvEnligt handboken så är det ordfö randen som ansvara för beslutsförslagen gäl lande nämndärenden.Del åligger därmed handläggarna att också stämma av beslu tsunderlaget med ordföra nden. Ihandboken följer ett antal råd och rekommendationer om hur besl utet och innebörden avdetsamma ska formuleras i tjän stemannaskrivelsen. Vidare framgår det av handboken alt tydligaoch relevanta bcs lutsundc rlag ska utarbetas i god tid inför beslu t.Sammanfattningen ska inleda äre ndet och syftar till att ge en bakgrundsbes krivning. Kortfattatska ärendebeskrivningen ge läsaren en närmare uppfa ttning o m vad saken gäl ler. För alt ärendetska få en rele vant belysning ingår det också i handläggn ingen att kontakta andra verksamheterinom Landstinget Dala rna . Av beslu tsunder laget bör det också framgå vilka som har getts tillfällealt yttra sig samt vilka synpunkter som lämnats.En stor förändring i fö rhållande till nuvarande hantering är att s.k. tjänsteut låtanden alltid skainhämtas vid ärendehandläggning. Detta innebär att ansvarig handläggare, i varje ärend e, skahämta in utlåtanden från 7 olika verksamheter/pro fessioner. Även om ett ärende bedömsokomplicerat och inte innehåller några uttryckliga konse kven ser, så ska det ändå framgå avskrivel sen att en såd an bedömning har skett. Vad vi upp fattat har han dlägga rna att sammanställadc 7 sta ndardutl åta ndena. Av sammanställningen ska det framgå vad som kräv s för att kunna fattabeslut som följer lagstiftningen och andra viktiga hänsynstaganden .Fullmäktige har genom handboken fastställt att följande " perspektiv" alltid ska beaktas i handläggningav ärenden:.:. Finansiering och eko nomi ska konsekvenser.:. Miljö.:. Jämställdhet och mångfald18

ABCDLlllrllstillgl!t Dar/millJrelldebl'redllilJg och beshusunderlag20 JO-OI- }().:. Barnkonsekven s.:. Jur idik.:. Folkhälsa.:. Konse kvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)Enligt uppgift inne bär bestäm melserna kring ovanstående att respektive tjänsteutlåtande skaundertecknas av den sakkunnige och ska "oredigcradc'' alltid diarieföras och bifogas till detaktuella ärend et.Från förvaltningen uppger man att det är ordförande som äger beslutsunderlage t och har därmedalltid rätt att påverka forslag till beslut. Ord föranden har dock inte möjlighet att ändra ellerpåve rka tjänsteutlåtanden a.Vid are fram går de t att handläggaren ansvarar nk alt information/förhandling sker med de fackligaorganisationerna och att redovisa utgången av densamma. Under rubriken Uppföljning skahandläggaren redogöra for hur och när ärendet ska följas upp samt vem som är ansvarig för attuppföljnin g sker.Komment a rer:Vi anser alt handboken mycket väl kan fungera som ett stöd för handläggarna i ärendehanteringsprocessenoch i frarnarbctandct av beslutsunderlag. Vår syn på hand läggarnas ansvarför beslutsförslagen överensstämmer i stort med vad som fastställs i ärendehandboken.Som vi redogjort för tidigare är det ålagt sekreterarna att skic ka tillbaka besl utsförslag tillhand läggare 0 111 dokumenten inte uppfyller ärendehan dbokens regler och rutiner. Vi har tolkatdetta som ett ansvar för att kontrollera om beslutsförslagen mo tsvarar regelverkets krav. Det ärdock inte sekreternrna uppgift att bedöma sakinnehållet i beslutsund erlagen. Utifrån våraintervj ucr har vi uppfattat att vissa ifrågasätter sekreteramas möj ligheter att leva upp till sittansvarsuppdrag i frågan.I övrigt gällande beslutsund erlag vill vi dock lyfta fram vår syn på vikten av att tydliggöra ochsärskilja olikhete rna i politikerrollen respektive tjänstemannarollen. Vi menar att skillnaden irollfördelningen också innebä r skillnader i producerade dokument.Vad gäller utarbetandet av beslutsund erlag så är vår grunduppfattning att varje enskild tjänstemanhar i uppdrag att på ett så obj ektivt sätt som möj ligt, bereda ärendet och lämna forslag till beslut. Isammanhanget ska handläggaren ta hänsyn till dc fastställda politiska målen samt övriga beslutoch riktlinjer m.m. I handläggaransvaret ingår att se till att äre ndet blir noggrant be lyst och allfakta oeh överväganden redovisas. Förvaltningens skrivelse/beslutsförslag bör utgöra ettopolitiskt dokument, dvs. ett tjänstemannaförslag.Vi anser alt politiken oc h dess instan ser inte bör besluta om ändringar i förvaltnin gens förslag,utan underlaget till beslut bör följa ärendet i oförändrat skick. (Ibland kan doek ändringar varabefogade, exempelv is vid faktafel). I beslutsprocessen kan de förtroen devalda tillföra politiska19

AB CD03 18Lmu/stillget DeturnaA"relldeberedl1ing och beslutsunderlag20/(J-O/-20aspekter so m kan göm alt den beredande/beslutande instansen s ställningstagande av viker fråntjänstcmaunaförslngct. Det polit iska ställningstagandet ska således framgå av protokollet.TjHI1 5tcs krivclsclbeslutsu Il tIcriaI:Protokoll" Opolitisktdokum ent ""Politisktdokum ent "Vidare menar vi att dc nya ärendehanteringsrutinerna medför att beslutsförslagen blir ensammanblandning av den ansvarige tj änstemannens utredn ing och de n politiska majoritetensmrslag till beslut. Vår uppfattning är alt detta har till följd att allsidigheten i ärendena gårförlorad. Rimligtvis borde bl.a . alternativa förslag till beslut presenteras i utredningen . Urdemo kratisk sy nvinkel anser vi inte att det är skäligt att en skrivelse från majori tete n utgör"huvudundcrlagct" i de ärenden som framläggs för beredande- oc h beslutande instanser .8.8 ProtokollGenom ärendehandboken fastställs vad som alltid ska framgå av upp rättade sammanträdesprotokoll. För varje en skilt ärende ska det bl.n. fram gå i vilken ord ning som ord förande tagit framförslag till beslut.Kommentarer:Utifrån ovanstående oeh granskningsresultatc t i övrigt. rekommenderar vi att dc handlingar somtillhör respektive ärende bör framgå av protokollet. Vi anser att en särskild rubrik, so m tillexem pel Beslutsunderlag eller Handlingar i årendct, bör infogas i protokollen/protokoll smallen.Rubriceringen syftar s åledes till att förteckna det beslut sunde rlag oeh de spec ifika handlingar somingår i ärendet.An beslutsunderlaget presomeras under en särskild rubrik ser vi so m förde laktigt ur fleraperspektiv. Bla nd annat anser vi att en sådan hanterin g kan fungera som en öve rskådliginformationskälla till hur ärendet har beretts/behandlats. Vidare me nar vi att detta skaparförutsättnin gar för en ändamå lsenlig och effektiv ärendehantering. då dc handlingar so mtillsammans bilda r det fullständiga beslutsunderlaget förtecknas . oc h SOI11 därför oc kså bör finnsregistrerade i den aktuella ärendeakten.Vi anser alt den rckommcudcrudc uppställningen av underlaget har ett betydande värde mrprotokollet, då det också informerar om vilke t beshusunderlag som legat till grund för dcförtr oen de valdas ställnings tagande i varje ensk ilt beslutsärende.20

ABCD0320 LandstingetDalarnaÄrendeberedning och beslutsunderlag2010-01-208.9 DokumentmallarKansIi- och informationsenheten inom Huvudkontoret har även ansvar för landstingetsdokumentmallar. För närvarande bedrivs ett utvecklingsarbete med att ta fram nya mallar. Dettaomfattar bland annat tjänsteutlåtande, kallelse och protokoll. Dokumenthanteringsstrategen är densom håller i utvecklingsarbetet. Vidare är bl.a. landstingets sekreterarefunktioner involverade iframtagandet av nya dokumentmallar.I ärendehandboken framgår att landstingets officiella mallar ska ha ett enhetligt utseende somöverensstämmer med den grafiska profilen. Det framgår även att dokument som är uppställda påett standardiserat och strukturerat sätt gör dem lättare att läsa och administrera. Enligt uppgiftutgår förslagen från de mallar som används av Region Skåne, som även använder PACT somdokument- och ärendehanteringssystem. Nuvarande dokumentmallar är dock inte integrerade medPACT, men är vad vi uppfattaten målsättning på sikt.Kommentarer:I granskningen har vi efterfrågatnär i tid dokumentmallarna kan komma att vara färdigställda föratt börja användas. Enligt uppgiftpågår utvecklingsarbetet för fullt och beräknas vara klart underjanuari 2010. I granskningen har vi även informerats om att det krävs att dokumentmallar förnämndadministrationen finns klaraför att stödsystemet ePlanska fungera.Kanslienhetens målsättning är att ärendehandboken ska kompletteras med exempel av delandstingsgemensamma dokumentmallarna, så snartdessa har färdigställt. Enligt uppgiftkommerärendehandboken att revideras så snartmallarna färdigställts.I övrigt kommer ytterligare redaktionella förändringar m.m. i handboken att ske i samband medrevideringen. Enligt uppgift kommer inte den reviderade versionen av handboken att lämnas tillfullmäktige för beslut. Kanslichefen godkänner den nya versionen8.10 Instanser i ärendeberedningen8.10.1 Tjänstemannaberedning i ledningsgrupperInom varje förvaltning finns ledningsgrupper. Landstingsdirektören har tre ledningsgrupper.Ledningsgrupp Landstinget Dalarna (Lgr-LD) och Landstingets Strategiska Ledningsgrupp.Därutöver finns en ledningsgrupp för Huvudkontoret, vilken dock leds av kanslichefen. Genomde nya ärendehanteringsrutinerna ska tjänstemannaberedningarna bl.a. gå igenom ärenden ochtexter till beslutsförslagen.Kommentarer:Utifrån våra intervjuer har vi uppfattat att ovanstående hantering i stort redan sker idag.Förändringen i förhållande till tidigare ordning är att fullmäktiges beslut om handboken innebäratt tjänstemannaberedningen blir att anse somett obligatoriskt beredandeorgan.2\

ABCD0321LandstingetDalarnaÄrendeberedning och beslutsunderlag2010-01-208.10.2 Politisk beredningAv bestämmelserna i ärendehandboken kan vi utläsa att "ordföranden ansvaraför planering ochupplägget infär varje sammanträde". Sekreterarna har i uppdrag att sammanställa de ärendensom bedöms vara fårdigberedda för beslut.RådsberedningDen så kallade rådsberedningen består av landstingsråden för majoritetspartierna och landstingsdirektören.Vid behov deltar även andra ledande tjänstemän. Rådsberedningen sammanträder iprincip varje måndag.Inför rådsberedningen upprättas dagordning och minnesanteckningar. Enligt uppgift ärdokumenten att anse som arbetsmaterial och diarieförs därmed inte, dvs. dokumentationen är inteoffentlig.Vad vi uppfattat fungerar rådsberedningen som en instans för att diskutera "stort som smått". Ihuvudsak handlar det om planering av ärenden inför andra politiska sammanhang/sammanträden.OppositionsrådsberedningSamma dag efter att rådsberedningen avslutats, träffar landstingsdirektören landstingsråden föroppositionsparterna. Vår uppfattning är att denna "beredning" mer att anse som ett"informationsforum", där landstingsdirektören underrättar oppositionsråden om kommandeärenden och vad som i övrigt "är på gång",Beredning inför utskoftsmöteInför varje utskottssammanträde hålls ett mer eller mindre formellt beredningsmöte. Ståendedeltagare är utskottets ordförande och vice ordförande samt ett antal tjänstemän.Vi har uppfattat att beredningarna anses vara av informell karaktär, där det som regel är ett bradiskussionsklimat där aktuella frågor, ärenden diskuteras och planeras.Kommentarer:Som även framgår i tidigare granskning är vår uppfattning att nuvarande beredningsmodell ärtydligt majoritetsanpassad. Målsättningen var sedan tidigare att finansutskottet (tidigareplaneringsutskottet) skulle utgöra forum för politisk dialog, men har av olika anledningar intefungerat.Som vi kunnat konstatera finns idag inget gemensamt beredningsforum med företrädare från bådemajoriteten och oppositionen. Med hänsyn till detta finns också ett generellt missnöje frånoppositionen kring hur beredningsförfarandet hanteras. Av genomförda intervjuer har vi uppfattatatt det i stort finns önskemål om en förändring av den politiska beredningsmodellen, både frånföreträdare för oppositionen som majoriteten.22

ABCD0322LandstingetDalarnaÄrendeberedning ochbeslutsunderlag2010-0/-20I överrensstämmelse med tidigare granskning rekommenderar vi starkt att en gemensam och tidigberedning med företrädare från både majoriteten och oppositionen införs och permanenteras.Vidare anser vi att det i sammanhanget liven lir betydelsefullt att fundera över den gemensammaberedningens arbetsformer, bl.a. ur ett offentlighetsperspektiv. Enligt vår uppfattning är det avstor betydelseatt landstingets verksamheter i så stor utsträckning som möjligt sker i öppnaformeroch under insynav bl.a. allmänheten.8.10.3 Beredning/handläggning av uppdrag/initiativEtt ärende kan initieras på flera olika sätt i beslutsprocessen. Vissa ärenden är till sin karaktärtydliga beslutsärenden, som exempelvis motioner. Det finns dock en mängd ärenden som initialtinte är att anse som beslutsärenden.Vad vi uppfattat är det relativt vanligt att ärenden initieras från förvaltningen och enskildatjänstemän. I regeln går det tillväga på så sätt att sakkunnigaIområdesansvariga tjänstemäninformerar politiken om händelser i verksamheten, förändringar och andra påverkande faktorerm.m., vilket kan leda till att ett uppdrag ges. Uppdragen till tjänstemännen kan ha olika karaktäroch innehåll. Exempelvis kan det innebära att inhämta mer information i en särskild fråga, vilketefter hand kan leda till ett konkretutredningsuppdrag, och i förlängningen ett beslutsärende.Ett initiativ från politiken kan till en början vara av mer eller mindre konkret innebörd. Det ärsåledes inte alltid självklart om initiativet kommer att leda till ett formellt beslutsärende. Ettinitiativ kan å ena sidan handla om frågeställningar av mer eller mindre substans, men det kanäven vara tydliga utredningsuppdrag där tjänstemännen har att ta fram ett underlag for politisktbeslut. Politiska initiativ kan således väckas på olika sätt, men även i olika instanser. Vad viuppfattat sker detta vanligtvis då majoritetsföreträdarna träffar tjänstemannaledningen i sambandmed rådsberedningen, men även i samband med utskottssammanträde och vid beredningstillfällenainför utskottsmöte.Ärenden initieras även från "omvärlden". Det kan exempelvis handla om yttranden på statligautredningar där landstinget utgör remissinstans, överklagan av ärenden m.m. Om ett ärendeinkommer/skapas via diariet är det i dagsläget registratorerna som huvudsakligen väljeransvarig/lämplig handläggare. Med de nya ärendehanteringsrutinerna är tanken att registratorernaiställetska fördela ärenden till respektive s.k. planeringsansvarig, som i sin tur har att beslutavemsom ska handläggaärendet.Den planeringsansvarige är vanligtvis chef inom den förvaltning eller enhet som utifrån ärendetsart är berörd. Handläggarna har i sin tur ansvar för att omedelbart kontakta den planeringsansvarigeomdet upptäcksatt ett ärendehar fördelats felaktigt, så att korrigering kan ske.Att vara planeringsansvarig innebär bl.a. ett ansvar for förvaltningens/enhetens ärendeplanering.Utöver att utse lämplig handläggare för utredning av enskilda ärenden så innefattas det iärendeplaneringen att ange val av planeringsprocess och beslutsväg, dvs. att man redan i dettaskede planerar in de beslutsinstanser ett ärende ska passera. Denna planeringsprocess ska delgesaktuell handläggare vid överlämningen av utredningsuppdraget. Av flera orsaker kan dockärendeplaneringen kommaatt ändras.23

ABCD0323Lam/stillget Datarna,.i"relUleberednillg och beslutsunderlag10lO-01-20Kommentarer:Anledningen till förändringen nv rutine n är för alt ås tadkomma en S:'I tillräckl ig och fullgodutredning som möj ligt. Därför anser vi också att det är betydande att den handläggare som är altanse som mest lämpl ig och kompetent genomför utredningen. Cheferna inom respektive sak­/vcrksamhctsområde har troligtvis bättre kännedom om vem som kan vara lämplig handläggareän vad registratore rna rimligen har insikt om. Vad vi uppfattat syftar även förändringen till attansvariga chefer genom de tta tillvägagångssätt får en bätt re överblick och kännedom o m aktuellaärende n inom sina respektive ansva rsområde n.Vi ser positi vt på att utre dningsuppdragen lämnas bandläggarna via res pektive chef/s .k.planeringsan svarig. So m vi ser det med för detta även att utredningsuppdrag kan komma attlämnas från politiken via ansvarig cheftil l hand läggarna . Vi anser att det i sådana läge n är viktigtatt säk erställa informations överföringen gällande utredningsuppdra ge ts syfte, omfa ttning,inri ktnin g m.m. I oc h med att det i alla lägen så ledes inte iir sker någon direktkommunikationme llan politike n oc h an sva rig hand läggare, bör en rutin upprättas får att min imera risken fårfelto lkni nga r och missu ppfattningar gällande uppd raget.8.11 Stickprov av ärendenFör att skapa en helhetsbild av ärendeproces sen har vi genomfört ett an tal stickprov av beslutsärenden.Urvalet har skett av granskarna och har i stort skett utifrån genomgå ng av fullmäktigesprot oko ll och ut ifrån ärenden so m åte rkom mande har om nämn ts av de intervjuade.Vår målsättning har varit att följa ärendena geno m berednings- oc h beslu tsp rocessen. Vi hardärför inh ämtar dc en skild a ärendea kterna från diariet för ge nomgå ng.Följande ärenden har varit förem ål ror stickprovskont roll:För lossningsvcrksamhct, sommaren 2009.Rikt linjer mr intern kontro ll.Ärendehandbok - admini strativa ärend en inom Landstinget Dalarna.Öppeth ållande vid vårdce ntralerna i Malung oc h Van sb ro.Dc datum so m presen teras är när de respektive hand lingarna upprättats, i annat fall närdiarieföring skett. I flera fall har vi valt att samm anfatta beslutstexter m.m. , vilka dänned interedovisas bok stavligt. Vår avsikt har dock varit att inte ge avka ll på bes lutet s innebörd .Dc handl ingar so m bär namnet Beredningsmemorial utgör beslutsunderlag i det aktu ella ärendet.Stickprovsgranskningcn har inte omfattat en bedöm ning av bes lutsunderlage ls kvali tet.24

ABeD03 24Larulstinget DalarnaÄrendeberedning och beslutsundertag2010-0 1-208.11.1Fiirlossningsvcrksamhct, sommaren 2009Dnr: LD 09/00260Ärendeakten innehåller följande dokument:./ 2009·01-19 Landstingsstyre lsens protokollBeslut: Förlossningsverksamheten i Mora stän gs i 10 veckor under semesterperiodenjuni-augusti 2009. Under sommaren koncentreras verksamheten till Falun../ 2009-01 -29 Skrivelse och undertecknad protestli sta från pensionerade sjuksköterskor.,/ 2009-01-23 Skrivelse från medborgare med synpunkter./ 2009-0 l ~ 07 Utdrag ur MBL protokollKommentar:Utifrån de han dlingar som är diarieförda har ärendet inte passerat berört utskott for beredning. AvMB L-protokollet kan vi dock läsa oss till att ärendet har föredrag its i hälso- oc h sj ukvårdsutskottet.Denn a handling saknas dock i ärendeakten.Det finns inte heller något dokumenterat utredningsu nderlag i akten. Styrelsen s bes lut verkar tillsy nes vara fattat utifrån muntlig information.I samband med sty relsens beslut den 19juni 2009 lämnades ett skriftligt ytt rande från fåreträdarefå r oppositionen. Handlingen saknas i ärendeakten.8.11.2Riktlinjer och anvisningar Rir intern kontrollDm: LD 08/00384Ärendeakten innehåller följande doku ment:yl"2008·03-3 1 Landstingsstyrelsens protokollBes lut: Förslag till anvisningar till rikt linjer få r intern kontro ll fastställs, samt beslutom interna kontrollområden får 2008 . Anv isningarna för intern kontroll träder ikra ftfrån och med det budgetår som påbörjas den l janua ri 2008. Vidare gesekonomidirektören i uppdrag att kom municera och sprida information oman visn ingarna i landstingets organisation samt samorda internkontrollarbetet inomlandstinget.yl"2008·02·28 Anvisningar till riktlinjer får intern kontro llyl"2008·02· 18 Landstin gsfullmäktiges protokoll25

ABCD0325LandstingetDalarnaÅrendeberedning ochbes/u/sunder/og20UMJ-20Beslut: Förslag till riktlinjer för intern kontroll fastställs. Riktlinjerna träder i kraftfrån och med ingången av budgetåret 2008.2008-01-28 Landstingsstyrelsens protokollFörslag till LF: Förslag till riktlinjer för intern kontroll fastställs. Riktlinjerna träder ikraft från och med ingången av budgetåret 2008.Beslut: Ekonomidirektören ges i uppdrag att kommunicera och sprida informationom riktlinjerna i landstingets organisation.Kommentar:Utifrån de handlingar som är diarieförda i akten noterar vi att ärendet inte varit föremål förutskottsberedning, och det är inget som vi heller kan utläsa av protokollstexterna.Vidare noterar vi att dokumentet Riktlinjer för intern kontroll för Landstinget Dalarna, saknas iakten. Genom noteringar i protokollen och utifrån kontroll av de handlingar som publiceras pålandstingets hemsida samt lämnas de förtroendevalde, så konstaterar vi att riktlinjerna dockfunnits som underlag för fullmäktiges och styrelsen ställningstaganden.Vidare saknas en upprättad internkontrollplan som inbegriper de föreslagna kontrollområdena för2008.8.11.3 Ärendehandbok - administrativa ärenden inom Landstinget DalarnaDnr: LO 09/01230Ärendeakten innehåller följande dokument:0/ 2009-06-01 Landstingsstyrelsens protokollFörslag till LF: Förslag till ärendehandbok godkänns.0/ 2009-05-18 Utdrag ur MBL-protokoll0/ 2009-05-12 Utdrag ur protokoll för Ledningsgrupp Landstinget Dalarna0/ 2009-05-11 Ärendehandbok för administrativa ärenden inom Landstinget DalarnaKommentar:Då vi har kännedom om att fullmäktige beslutade om handboken 15-16 juni 2009 kan vi för detförsta konstatera att sammanträdesprotokollet saknas i akten. Utifrån övriga handlingar i ärendet26

ABCD032 6 Lananinget DutamuÄrendeberedning och beslutsunderlag20/0-01-20sil noterar vi att handboken inte varit föremål mrutskottsberedning. Ärendet har dock behandlats iLedn ingsgruppen Landstinget Dalarna.Vidare lir del exemplar av ärendeha ndboken som finns i akten stämplat med textenArbetsmaterial. Vi noterar också att handlingen inte är diarieförd. Den av fullmäkti ge fastställdavers ionen av handboken saknas i ärendeakten. Vi har dock fått fram att ären dehandboken funnitssom underlag för fullm äktiges oc h styrelsen beslut.8.1104Öppethållande vid v årdcentrale r na i Mulung och VallsbroDnr: LO 0910030 IÄrendeakten innehåller följand e do kumen t:./ 2009-06-23 Delegat ionsbeslut av landstingsdirektören./ 2009-06 -23 Landstingets yttrande i överklagat ärende med bilaga./ 2009-06 -15 Skrivclse och handlingar gällande lagligh etspr övnin g. Länsrätten .Uinsrätt ens beslut: Det finns inte skäl att förbj uda verkställighet av det överklagadebeslutet i avvaktan på domstolens slutgiltiga ställningstagande. Yrkandet ominhibit ion avslås därför../ 2009-06- 10 Skrivclsc från Länsrätten ung. begära n om handlingar./ 2009-06-05 Kopia på överklagande av beslut lämnat till Länsrätten./ 2009-06-0 1 Landstingsstyrelsens protokollBeslut bl.a. Överlåtelse till varje vårdcentral att besluta om öppethållande i sambandmed införandet av Hälsoval Dalarna. Jourverksamheten i Malung och Yansbroupphör den I j uli 2009 och samordnas med primärvårdsjouren i Mora../ 2009-06-0 I Reservat ion från fåreträdare for oppos itionen./ 2009-0 6-0 l Bere dnin gsmemoria l./ 2009-03 -30 Landst ingsstyrelsens protokollBcslut: Ärendet återremitteras för att bl.a. erhålla kostnadskon troll2009-02-02 Landstingsstyrelsens protokollBeslut: Landsti ngsdirektören ges i uppdrag att initiera en utredning om möjli gheternaalt införa utökat öppethållande vid vårdcentralerna i Malung och Yansbro.Utredningen ska presenteras senast den 30 mars 2009.27

ABCD0327I.am/slillget DaltlrllllArl'lIdebl'rec/llillg och bestmsundertagl O/ M U·202007-08 -2 7 Land stin gsstyrelsens protokol lIle slut b ion. :Vårdcentralerna i Maiung och Vansbro inför utökat öppethå llande varj e vardag lin kl19.00Vårdcentralerna i Malung och Vansbro turas om alt ha mottagningsverksamhet 5timmar lördagar, söndagar och helgdagar.Utökade öppethållunden enligt ovan inrars från den l september 2007../ 2007-08-27 Berednin gsmemorial0/ 2007-02-22 Utrednin g/förslag från Närsj ukvårdsche fen. ink!. bilagorKommentar:Utifrån dc handlingar som är diarieförda i akten noterar vi att ärendet inte varit förem ål forutskottsberedning. Vid are finn s det inte någon dia rie förd utredni ng som enligt styrelsens beslutskulle presemems senast den 30 mars 2009.8.12Sa mmunfa ttade kommen tarer utifrån genomförda stickprovVi konstatera r att det finns betydande brister i dc ärendeakter vi granskat. Bland annat finnsbrister i diarieföring av hand lingar, vilket bör åtgärdas.Sammanfattningsv is visar resultatet av vår stickprovskontroll följande:• Styrcls cns utskott sp rotokoll saknas i samtliga ärendeakter. Slutsatsen är att ärendenaantagligen inte passerat utskotten inför behandling i styrelsen, eller att dokum enten från dessasammanträden inte blivit registrerade i ärendeakterna. Genom en skrivning i ett MBLprotokollså är det endast i ett av de granskade ärendena där vi kan säkerställa attutskottsbehandlin g skett.• Vi konstatera att ett flertal handlingar saknas som en ligt vår bedömning borde finnasregistrerade i de aktuella ärendeakterna.• Till viss dcl saknas dokumcmcradc beslutsunder lag.• Avsaknad av uppdatcradc/t'rätt" versione r av fastställda dokum ent .Vid saklighetskontroll av revisionsrapporten har det framkommit att det i vissa ärenden upprättatsPowe rPoint presentationer, vilka troligtvis också lämnas landstingsstyrelsen och hänförs aktuelltärende. Utifrån genomförda stickprov konstaterar vi alt några sådana handlingar dock inteförekommer i granskade ärendea kter.28

ABCD03? 3l.am/stillget Dllltlrlll/Ärendeberedning och bestutsunderlag201O-0J·l OI sammanhanget konstaterar vi att handlin garnas utformn ing inte möj liggör att på ett öve r­gripande oc h enkelt sätt följa et! ärendes berednings- och beslutsväg. I rap porte n lyfter vi framförslag till utveck lings- oc h förbätt ringsmöjligheter på detta område, se avsn itt 8.8.KPM G AB, dag som ovanMagn us LarssonCe rtilierad kommuna l yrk esrev isorEva-Lena KumpcrinKonsult29