Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

3Vad är arkivredovisning?Arkivbeskrivning och arkivförteckningMyndigheten ska upprätta dels en arkivbeskrivning som ger informationom vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetensarkiv och om hur arkivet är organiserat, dels en systematiskarkivförteckning (6 § arkivlagen).I Riksarkivets föreskrifter används arkivredovisning som en samlingsbeteckningför arkivbeskrivningen och arkivförteckningen.Arkivbeskrivningen och arkivförteckningen har tidigare betraktatssom skilda instrument. Beskrivningen omfattade bl.a. uppgifter omarkivbildaren, arkivet, samband mellan verksamhet och viktigarehandlingsslag samt inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess ochgallring. Beskrivningen kunde utformas som löpande text och fungeradesom en introduktion till myndighetens arkiv. Förteckningen upptogarkivets hela handlingsbestånd, presenterade i en seriestruktur somutgick från handlingarnas form och funktion. Förteckningen fungeradesom sökmedel till arkivets minsta beståndsdelar, volymerna. Med dennya modellen för arkivredovisning suddas gränserna mellan de bådainstrumenten ut.Arkivredovisningens funktionArkivredovisningens funktion är att göra det möjligt att förstå sambandenmellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet,söka och ta fram handlingar samt hantera och förvalta handlingar. Föratt arkivredovisningen ska fylla sin funktion redovisas handlingarna ienlighet med en klassificeringsstruktur som representerar myndighetensverksamhet. Härigenom tydliggörs sambanden mellan handlingarna ochden verksamhet som de härrör från.Arkivredovisningen ger en överblick över hela handlingsbeståndet hosmyndigheten genom att den upptar samtliga handlingsslag, oberoendeav om handlingarna är registrerade på handlings- eller ärendenivå ellerom de hålls ordande på annat sätt, och oberoende av om handlingarnafinns på papper eller i ett verksamhetssystem hos myndigheten.10