Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

InledningEn myndighets verksamhetsinformation är en viktig resurs såvälför den egna verksamheten som för allmänheten, företag och andraorganisationer. Informationen används i utbyte mellan myndigheteroch mellan myndigheten och enskilda i olika verksamhetsprocesser. Föratt hålla informationen sökbar och oförändrad, så att den kan användasav myndigheten och av andra, är det nödvändigt att arbeta aktivt medinformationshanteringen.Informationsmängderna tenderar att öka och bli mer komplexa än vad devar tidigare. För myndighetens del är det viktigt att ha verktyg för styrningav informationen som bidrar till en mer effektiv och rättssäker hantering.Genom kraven på klassificering och hantering utgör arkivredovisningenett viktigt styrmedel i informationshanteringen.Denna vägledning vänder sig till alla som arbetar med att hanteraoch strukturera de informationsmängder som uppkommer i enmyndighets verksamhet. Den behandlar arkivredovisningens olika delar:arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur och arkivförteckning.Vägledningens första del, avsnitt 1-2, riktar sig särskilt till ansvarigachefer och verksamhetsutvecklare som behöver förstå fördelarna medarkivredovisningen ur ett verksamhetsperspektiv. Den andra delen,avsnitt 3-7, förklarar arkivredovisningens olika beståndsdelar på ett merdetaljerat sätt. Efter varje avsnitt finns det hänvisning till de paragrafersom är relevanta (§). Vägledningen avslutas med kommentarer tillRiksarkivets föreskrifter där varje paragraf förklaras.Flera av de termer som används i arkivlagstiftningen kan uppfattas tillhöraen förvaltning som är pappersbaserad. För att underlätta kommunikationenmellan olika intressenter som berörs av arkiv- och informationsfrågoranvänds i vägledningen begreppet verksamhetsinformationsynonymt med allmänna handlingar och arkiv.3