Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

elateras till varandra. Följande modell illustrerar förhållandet mellanuppgiftsmängderna och de viktigaste begreppen.I arkivredovisningen görs en tydlig åtskillnad mellan å ena sidanhandlingarna och deras samband med verksamheten (grönt block) ochå andra sidan arkivläggningen och handlingarnas förvar (blått block).Åtskillnaden behövs då information och bärare har olika livslopp.I verksamhetsbeskrivningen ingår klassificeringsstruktur med tillhörandestrukturenheter som representerar verksamhetsområden och processersamt processbeskrivningar. I processbeskrivningarna beskrivs processergenom aktiviteter. Redovisning av verksamhetsinformation sker iarkivförteckningen. Den omfattar handlingsslag med tillhörandehandlingstyper och förvaringsenheter med samband till handlingsslag.Relationen mellan processer och handlingsslag, den röda tråden somhåller ihop de två redovisningsblocken, bör vara ett till ett. Handlingstyperrepresenterar de handlingar som inkommer till eller upprättas iaktiviteterna i myndigheternas verksamhet. Att relatera och redovisahandlingstyper i aktiviteter är dock inget krav enligt föreskrifternamen det kan vara nödvändigt om myndigheten vill automatiseraärendehanteringen.Övriga relationer är i regel en till många. Alla relationer mellanuppgiftsmängderna ska upprätthållas över tid. Exempelvis kan enmyndighet ha flera olika arkivbeskrivningar samtidigt, en aktuell ochen eller flera avslutade. Genom att tillföra uppgifter om datum ochversion kan aktualiteten över tid upprätthållas dels mellan de olikaversionerna av arkivbeskrivningar, dels mellan arkivredovisningensövriga uppgiftsmängder.§ Bestämmelser om arkivredovisningens funktion och omfattning finnsi RA-FS 2008:4, 6 kap. 1–4 §§.12