Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

Uppgiften om handlingsslagets och de ingående handlingstypernasorganisation är både en hanteringsanvisning och sökväg till hurhandlingsslaget förvaras. Med organisation avses en redovisning av hurhandlingarna ordnas, organiseras och arkivläggs, t.ex. om handlingarpå olika medier förvaras separat. Det kan också avse uppgifter omsorteringsordning såsom ärendenummerordning, beslutsdatum ellerom handlingarna förvaras tillsammans med andra handlingsslag idossierer.För att markera eventuella begränsningar i tillgången till handlingarnaska redovisningen innehålla uppgifter om gallring och sekretess.17 § Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas skaföljande uppgifter anges:– typer av uppgifter som ingår i handlingstypen,– hur handlingstypen presenteras,– samband med andra handlingstyper,– i vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår, och– samband med dokumentation över systemet eller systemen.Med typer av uppgifter som ingår i handlingstypen avses sådanauppgifter som bygger upp och definierar informationen i handlingstypen.Andra benämningar på typer av uppgifter är t.ex. fält, fältnamn ochdataelementnamn. För insyn och förståelse ska uppgiftstyperna redovisasi klartext och inte som algoritmer som exempelvis SQL.Uppgiften om hur handlingstypen presenteras syftar till en redovisningav presentationssättet. Som exempel på olika presentationssätt förhandlingstyperna kan nämnas: webbformulär, rapport, inmatningsformuläroch standardmeddelande.Med uppgiften om samband med andra handlingstyper avses enbeskrivning av hur handlingstyperna hänger samman logiskt. Det kant.ex. handla om pappershandlingar som fungerar som underlag förinmatning i ett formulär. Redovisningen ska också innehålla namn påden databas eller databaser där handlingstypen ingår samt en hänvisningtill dokumentationen över systemet.Redovisning av förvaringsenheter18 § Följande uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i denutsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst ochhantering över tiden:40