Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

HandlingstypKlassificeringsstrukturStrukturenhetHandling som tillkommer genom att en aktivitetgenomförs upprepatEn handlingstyp kan till exempel vara ett inspektionsprotokolleller en videoupptagning från enkonferensStruktur som representerar verksamheten ochsom används för klassificering av handlingsslagKlassificeringsstrukturen omfattar myndighetenssamtliga verksamhetsområden och processer. Denersätter dagens förteckningsplan och är avsedd attanvändas vid ärenderegistrering och annan registrering.Del av klassificeringsstrukturEn strukturenhet kan representera ett verksamhetsområdeeller en process. Den kan även representeraen grupp av processer.Förvaringsenhet Mängd av handlingar som avgränsas genom sittförvarEn förvaringsenhet kan till exempel utgöras avhandlingar i en arkivbox, filer på en hårddisk,handlingar i en akt, handlingar i en dossier, ellerenstaka handlingar såsom en bildfil eller en karta.Förvaringsenheter kan vara såväl logiska somfysiska.För begreppen aktivitet, process, klassificeringsstruktur och strukturenhetse avsnitt 5 – Verksamhetsbeskrivningen. För övriga begrepp se avsnitt6 – Redovisning av myndighetens <strong>verksamhetsinformation</strong>.30
6 kap. ArkivredovisningArkivredovisningens funktion och omfattning1 § Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligtatt– förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar,– överblicka handlingsbeståndet,– söka och ta fram handlingar, och– hantera och förvalta handlingar.Av bestämmelsen i 1 § framgår syftet med arkivredovisningen. Paragrafenska fungera som kontrollinstrument för hur väl redovisningen fungerari sin helhet.Samband mellan verksamhet och handlingarDet är i myndighetens processer som handlingarna inkommer ochupprättas. För att arkivredovisningen ska fylla sin funktion ska sambandenmellan verksamhet och handlingar dokumenteras och redovisas i enklassificeringsstruktur.Överblicka handlingsbeståndetSambanden mellan myndighetens handlingar och deras förvaringredovisas i arkivförteckningen där myndighetens hela handlingsbeståndpresenteras. Integration mellan arkivredovisningssystem och andrasystem ska kunna ge åtkomst till de faktiska handlingarna.Söka och ta fram handlingarArkivredovisningen ska fungera som sökmedel för myndighetenshandlingar. Genom tidig klassificering och metadatahantering samtintegration med andra system och system för bevarande ska handlingarnakunna sökas och presenteras. Olika presentationsformer med olikasökingångar underlättar åtkomst. Arkivredovisningens intressenter kanha olika behov och förutsättningar. Den som söker handlingar ska kunnanå dessa utifrån sin kunskap om handlingarna eller om verksamheten.Hantera och förvalta handlingarArkivredovisningen ska även användas för att hantera och förvaltahandlingarna. I arkivredovisningen beskrivs sambanden mellan handlingaroch uppgifter om gallring, bevarande, dokumentation, strategierm.m. som möjliggör en god arkivhantering. Bestämmelser om hanteringav handlingar finns till exempel i <strong>Riksarkivet</strong>s föreskrifter om pappershandlingaroch elektroniska handlingar.31
Page 1: Redovisa verksamhetsinformationVäg
Page 4 and 5: Riksarkivets skrifter för offentli
Page 7 and 8: InnehållInledning 31. Varför redo
Page 9 and 10: 2Ettinsyns- och styrinstrument iinf
Page 11 and 12: Om arkivredovisningen samordnas med
Page 13 and 14: I arkivredovisningen finns uppgifte
Page 15 and 16: 4Övergripandebeskrivning avverksam
Page 17 and 18: 5VerksamhetsbeskrivningenSamband me
Page 19 and 20: från de uppgifter som rör handlin
Page 21 and 22: Arbetet med verksamhetskartläggnin
Page 23 and 24: nödvändigt att etablera rutiner i
Page 25 and 26: Ett verktyg för effektiv informati
Page 27 and 28: Behovet av att redovisa uppgifter o
Page 29 and 30: Som framgått tidigare så kan olik
Page 31: 8Kommentarer till arkivredovisnings
Page 35 and 36: 4 § Arkivredovisningen ska hållas
Page 37 and 38: Allmänna råd. Klassificeringsstru
Page 39 and 40: Med strukturenhetens namn avses ver
Page 41 and 42: edovisa samband mellan aktiviteter
Page 43: - beteckning på förvaringsenheten
Page 48: Från den 1 januari 2013 ska samtli

Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?