Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

ärendemening, upprättandedatum, och registreringsdatum. Typerna avuppgifter är alltid desamma och avgör vilken sorts information handlingenska innehålla (ungefär som en blankett som inte fyllts i). Det faktiskainnehållet skiftar däremot från handling till handling.Det som ska redovisas är bl.a. vilka typer av uppgifter som ingår ihandlingstypen, hur handlingstypen presenteras samt i vilken databasden ingår i. Exempelvis kan en handlingstyp presenteras somett registreringsformulär eller en rapport. För ovanstående bildskulle redovisningen t.ex. innehålla: de inringade uppgiftstyperna,registreringsformulär (presentation) och ärendehanteringssystemet X(vilken databas handlingstypen ingår i).Långsiktig återsökningRedovisningen av en myndighets förvaringsenheter är en dokumentationöver det faktiska informationsbeståndet. Den ska möjliggöra åtkomst tillspecifika handlingsgrupper, ärenden eller handlingar nu och i framtiden.Det är också viktigt att redovisningens funktion som sökmedel hålleröver tid eftersom hela eller delar av handlingsbeståndet kan överlämnastill en annan myndighet eller till Riksarkivet. Därför är det nödvändigtatt lägga vikt vid att skapa stabila sökvägar och åtkomstnivåer tillinformationsbeståndet.FörvaringsenheterMed förvaringsenhet avses mängd av handlingar som avgränsasgenom sitt förvar. Hur en förvaringsenhet avgränsas beror bl.a. pååtersökningsbehoven. Begreppets användning kan skifta beroende påvilken typ av information som ska redovisas. Begreppet är neutralt ochkan avse såväl logiska som fysiska enheter. För pappershandlingar utgörofta arkivboxen tillsammans med innehållet en förvaringsenhet medanelektroniska handlingar i första hand avgränsas i logiska enheter.Förvaringsenheten kan i vissa avseenden jämföras med en rysk dockasom kan skalas uppåt i större delar eller neråt i mindre. Skalningen kanexempelvis gå från det specifika till det övergripande, t.ex. handling – akt– arkivbox. Uppgifter om att en förvaringsenhet kan ingå i en annan,eller att en förvaringsenhet innehåller en eller flera andra enheter, kanunderlätta åtkomsten.24