Redovisa verksamhetsinformation - Riksarkivet

4 § Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdaterasfortlöpande.För att kunna uppfylla kravet behöver myndigheterna skapa rutiner fören aktiv förvaltning av arkivredovisningen. Ändringar av olika slag skasuccessivt föras in i arkivredovisningen. Detta är av stor vikt särskiltdå arkivredovisningen fungerar som styrinstrument för myndighetensinformationshantering. Förvaltningen av arkivredovisningen skadokumenteras i arkivbeskrivningen och i dokumentationen. Särskildabestämmelser om uppdatering och aktualitet finns även i paragraferna6, 12, 13 och 14, som berör arkivbeskrivningen samt klassificeringsstrukturenmed processbeskrivningar.Arkivbeskrivningen5 § Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten,verksamheten, arkivet och arkivverksamheten:– myndighetens namn,– tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande),– myndighetens verksamhet,– myndighetens organisation,– sökmedel till arkivet,– inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring,– överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild,– överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet,och– arkivverksamhetens organisation.I 5 § anges krav på uppgifter som ska ingå i en arkivbeskrivning.Strecksatserna avser uppgifter som är obligatoriska. Ytterligare uppgifterkan anges vid behov.Uppgifter om myndighetens namn, tillkomst och även upphörande skaanges. Även andra uppgifter som exempelvis förändringar och historiskahändelser som har betydelse för förståelsen av verksamheten och arkivetkan anges.För beskrivning av myndighetens verksamhet och organisation kanarkivbeskrivningen innehålla uppgifter om de regelverk som styrverksamheten samt grafiska modeller av organisationsstrukturen.33