Finns endast som nätversion - Arkistolaitos

Förkunskaper Åtgärd ResultatArbetsordning 6. Fastställande av personer som Antecknas i ABPLagar och förordningar ansvarar för handlingarnas förvaring i detaktiva skedet och fastställande av förvaringsplats6. Fastställande av personer som ansvarar förhandlingarnas förvaring i det aktiva skedet ochfastställande av förvaringsplatsFörkunskaperSom förkunskaper behövs• organisationens arbetsordning gällande de ansvariga personerna• organisationens datasystem• organisationens arkivutrymmen och• lagar och förordningar.Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att handlingarnas och datamaterialens tillgänglighet garanteras. Det här uppnåsgenom att handlingarnas och datamaterialens fysiska förvaringsplats antecknas i arkivbildningsplanen. På samma sättförutsätter offentlighetsförordningen att organisationen fastställer beslutanderätten som gäller utlämnande av handlingar.Därför utser organisationen de personer som ansvarar för förvaringen av handlingarna i deras aktiva skede och sombeslutar om bl.a. utlämnandet av sekretessbelagda uppgifter.I arkivbildningsplanen antecknas beträffande varje handlingsgrupp vilken arbetsenhet som arkiverar originalhandlingen. Påså sätt samlas inte duplikat av handlingar i arbetsrummen när man vet vilken arbetsenhet/funktionär/anställd som äransvarig för arkiveringen av handlingarna. Samtidigt undviker man att onödiga kopior placeras i slutarkivet. Ansvaret föröverlåtelsen av en handlingsgrupp är förknippad med tjänsteställningen eller befattningen, inte med person.SlutresultatSom slutresultat av den här åtgärden har de ansvariga personerna och förvaringsplatserna fastställts och uppgifternaantecknats i arkivbildningsplanen.